Các kiểu nội dung trong SharePoint rất cần thiết để quản lý siêu dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán trong toàn tổ chức của bạn. Mọi phần nội dung trong SharePoint đều được tạo từ một kiểu nội dung. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu rõ kiểu nội dung là gì, cách tạo, phát hành và quản lý các kiểu nội dung một cách hiệu quả.
Loại Nội dung là gì?
Loại nội dung trong SharePoint là tuyển tập có thể dùng lại gồm các mẫu, siêu dữ liệu (cột), dòng công việc, hành vi và các thiết đặt khác cho một thể loại mục hoặc tài liệu. Một kiểu nội dung kéo một mục và thông tin về mục lại với nhau. Mục đó có thể là một trong nhiều loại tệp khác nhau, tài liệu, sổ làm việc excel hoặc thậm chí là chỉ báo trạng thái của báo cáo tiến độ. Đó cũng có thể là một danh sách hoặc một thư mục. Một loại nội dung liên kết mục này với siêu dữ liệu chính hoặc thông tin khác như mẫu hoặc chính sách duy trì. Nó cho phép bạn quản lý các cài đặt cho một danh mục thông tin theo cách tập trung, có thể tái sử dụng.
Loại nội dung mặc định và tùy chỉnh
SharePoint bao gồm nhiều kiểu nội dung dựng sẵn theo mặc định. Bạn có thể dùng các kiểu nội dung được xác định trước, chẳng hạn như Tài liệu Trống hoặc Thông báo mà không có bất kỳ thay đổi nào hoặc bạn có thể tạo kiểu nội dung tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của tổ chức.
Các loại nội dung mặc định
Đây là danh sách ngắn chỉ một số kiểu nội dung mặc định trong SharePoint. Còn nhiều hơn nữa, bạn có thể xem bằng cách xem trang Thiết đặt Site trên site SharePoint.
- Kiểu nội dung tài liệu: Trang Cơ bản, Tài liệu, Biểu mẫu, Nối kết và Trang Wiki
- Kiểu nội dung thư mục: Thư mục, Thảo luận và Nhiệm vụ Tóm tắt
- Kiểu nội dung danh sách: Thông báo, Sự kiện, Liên hệ, Vấn đề, Nối kết, Đặt trước, Nhiệm vụ và nhiều nội dung khác
Đây chỉ là một ví dụ trong hàng loạt các loại nội dung sẵn có. Để xem các kiểu mặc định sẵn dùng trên site của bạn, hãy làm theo các bước sau:
Xem tất cả các kiểu nội dung mặc định
Lưu ý
Tối thiểu bạn cần phải có vai trò chủ sở hữu trang để xem tất cả các kiểu nội dung mặc định trên trang SharePoint.
- Chọn danh sách bạn muốn làm việc trên Khởi động Nhanh hoặc chọn Thiết đặt Nút
- Chọn Thông tin site.
- Sau đó chọn Xem tất cả cài đặt site.
- Chọn các loại nội dung Site bên dưới Bộ sưu tập Web Designer.
- Trên trang Bộ sưu tập loại nội dung , bạn sẽ thấy các loại nội dung (chẳng hạn như báo cáo, hình ảnh hoặc tài liệu), các loại nội dung mẹ (như tài liệu, mục hoặc Tài nguyên Đa phương tiện) và nguồn (thường là site hiện tại của bạn).
Để hiểu mối quan hệ giữa các kiểu nội dung tích hợp với nhau, hãy xem SharePoint trong cấu trúc phân cấp loại nội dung mặc định của Microsoft 365.
Hãy xem Thêm loại nội dung vào danh sách hoặc thư viện
Các kiểu nội dung tùy chỉnh
Các kiểu nội dung tùy chỉnh có thể giúp người dùng dễ nhất quán hơn. Mặc dù có nhiều kiểu nội dung dựng sẵn, bạn có thể muốn tạo kiểu nội dung tùy chỉnh cho tổ chức của bạn. Mỗi tổ chức có những yêu cầu riêng và loại nội dung khác nhau. Ví dụ: có thể có hợp đồng chính thức, báo cáo, đề xuất bán hàng, đặc tả thiết kế, thủ tục công ty, v.v. Bạn có thể tạo các kiểu nội dung riêng biệt để giúp quản lý sự đa dạng này.
Các kiểu nội dung có thể được xác định cho hầu hết mọi mục trong SharePoint. Điều này bao gồm các tài liệu và các tệp khác, mục danh sách, tệp phương tiện và thư mục. Bạn có thể xác định các thuộc tính sau đây cho mỗi kiểu nội dung. Các thuộc tính này được tự động liên kết mỗi khi có người tạo một tài liệu mới hoặc tệp khác thuộc một kiểu nội dung cụ thể.
- Mẫu tài liệu, nếu đó là tài liệu
- Chính sách Quản lý Thông tin nêu rõ các chính sách duy trì và kiểm tra
- Các cột (siêu dữ liệu) được liên kết với nội dung
- Dòng công việc mà các mục thuộc kiểu nội dung này có thể dùng
- Tính năng tùy chỉnh
Ví dụ: bạn có thể xác định kiểu nội dung Hợp đồng Kinh doanh và thêm nó vào thư viện mà nhóm của bạn sử dụng. Sau đó, bất kỳ khi nào ai đó muốn tạo một đề xuất bán hàng, họ chỉ cần chọn Hợp đồng bán hàng từ menu Tài liệu mới .
Một loại nội dung tài liệu như Hợp đồng Kinh doanh này có thể có các thuộc tính sau:
Mẫu cho tài liệu
Cột liên kết với nội dung, trong đó mỗi cột biểu thị một mục siêu dữ liệu. Ví dụ: danh sách sau đây hiển thị một số siêu dữ liệu tài liệu thường được sử dụng:
- Nhân viên bán hàng
- Công ty khách hàng
- Số đơn đặt hàng
và vân vân...
Yêu cầu tự động hiển thị Ngăn Thông tin Tài liệu và thu thập thông tin bắt buộc mỗi khi người dùng tạo một tệp mới thuộc loại này
Thiết đặt Quản lý Thông tin nêu rõ chính sách duy trì, việc có thể kiểm tra chính sách đó hay không, v.v
Tạo loại nội dung tùy chỉnh
Để tạo một kiểu nội dung site tùy chỉnh, bạn luôn bắt đầu từ một kiểu nội dung hiện có, cho dù bạn đang dùng một thể loại hiện có hay bạn muốn tạo một thể loại mới. Bạn có thể chọn từ bộ sưu tập lớn các kiểu nội dung site xác định trước trong bộ sưu tập kiểu nội dung. Loại nội dung site mới kế thừa tất cả các thuộc tính của loại nội dung mẹ, chẳng hạn như mẫu tài liệu, thiết đặt chỉ đọc hoặc cột. Sau khi tạo nó, bạn có thể thay đổi bất kỳ thuộc tính nào trong số này. Ví dụ, bạn có thể muốn sử dụng một mẫu khác với mẫu được chỉ định trong mẫu mẹ.
Để tạo kiểu nội dung tùy chỉnh, hãy làm theo các bước sau:
Tạo loại nội dung tùy chỉnh
- Chọn danh sách bạn muốn làm việc trên Khởi động Nhanh hoặc chọn Thiết đặt Nút
- Chọn Thông tin site, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt site.
- Chọn các loại nội dung Site bên dưới Bộ sưu tập Web Designer.
- Trên trang Bộ sưu tập loại nội dung , chọn + Tạo loại nội dung.
- Trên pa-nen Tạo kiểu nội dung , điền vào Tên và Mô tả cho kiểu nội dung tùy chỉnh của bạn.
- Chọn Sử dụng thể loại hiện có hoặc Tạo thể loại mới.
- Bên dưới Loại Nội dung Mẹ, hãy chọn một loại nội dung mẹ, chẳng hạn như Loại Nội dung Tài nguyên Kỹ thuật số hoặc Loại Nội dung Tài liệu. Bên dưới kiểu nội dung mẹ, hộp thả xuống sẽ thay đổi. Chọn kiểu nội dung mẹ cụ thể hơn. Ví dụ, nếu bạn chọn Loại Nội dung Thư mục, bạn có thể thu hẹp nó vào Thảo luận, Thư mục hoặc Nhiệm vụ Tóm tắt trong hộp này.
- Chọn Tạo.
Phát hành kiểu nội dung
Các kiểu nội dung được xác định cho một site và áp dụng tại site và các site con của nó. Nhưng đôi khi bạn muốn dùng một kiểu nội dung cụ thể trên nhiều site hoặc trong nhiều tuyển tập site. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể sử dụng mẫu tiêu chuẩn cho các tài liệu yêu cầu siêu dữ liệu tiêu chuẩn. Vì bạn muốn tất cả người dùng trong công ty đều sử dụng loại nội dung này cho tài liệu, nên bạn nên phát hành trên toàn bộ tuyển tập trang. Hoặc, có thể bộ phận kỹ thuật tạo một loại nội dung cho đặc tả thiết kế và muốn phát hành loại nội dung này chỉ cho các tuyển tập site kỹ thuật.
Vì các loại nội dung bao gồm siêu dữ liệu, nên loại nội dung và siêu dữ liệu được liên kết rất chặt chẽ. Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý trong SharePoint giúp bạn có thể phát hành một loại nội dung lên các site nơi nó được sử dụng. Các site và tuyển tập site là một phần của dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý được gọi là "site của người đăng ký".
Phải tạo và cấu hình một dịch vụ siêu dữ liệu được Quản lý một cách rõ ràng. Để bao gồm phát hành kiểu nội dung, người quản trị phải xác định một tuyển tập site cụ thể làm hub. Các tuyển tập site và ứng dụng được kết nối có thể đăng ký với các kiểu nội dung trên hub. Bằng cách cấu hình các dịch vụ siêu dữ liệu được Quản lý, bạn có thể quản lý tập trung các loại nội dung. Các loại nội dung được tạo ra tại site hub và bất kỳ cập nhật nào cũng có thể được tự động phân phối đến site người đăng ký.
Xem Phát hành kiểu nội dung từ hub phát hành nội dung để biết thêm thông tin về phát hành kiểu nội dung.