Bộ lập lịch Web của Microsoft Lync là chương trình trên web mà bạn có thể dùng để tạo Cuộc họp Lync nếu bạn không có Microsoft Outlook hoặc bạn đang dùng hệ điều hành không dựa trên Windows. Với Bộ lập lịch Web, bạn có thể tạo các cuộc họp mới, thay đổi các cuộc họp hiện có và gửi thư mời bằng chương trình email ưa thích của mình.
Nhóm hỗ trợ của công ty bạn cung cấp cho bạn tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập vào Bộ lập lịch Web.
Trong bài viết này
Tạo Cuộc họp Lync
Lync Meetings hỗ trợ cả các cuộc họp trực tuyến và các cuộc gọi hội nghị. Người dự có thể gia nhập bằng máy tính để xem nội dung bản trình bày hoặc tham gia qua điện thoại hoặc âm thanh.
-
Đi đến https://sched.lync.com và đăng nhập vào Bộ lập lịch Web bằng ID người dùng và mật khẩu của bạn.
-
Bấm vào Tạo Cuộc họp Mới.
-
Trong hộp Chủ đề, nhập một chủ đề cho cuộc họp.
-
Bạn có thể để địa điểm họp là Cuộc họp Trực tuyến hoặc điền một địa điểm, chẳng hạn như một phòng họp, nếu có cả người tham dự trực tiếp.
-
Nhập một thông báo ngắn hoặc chương trình họp vào hộp Thư, (tùy chọn).
-
Chọn múi giờ của cuộc họp trên menu thả xuống.
-
Chọn ngày/giờ Bắt đầu và Kết thúc của cuộc họp.
-
Theo mặc định, tất cả mọi người, kể cả những người ở ngoài công ty của bạn đều có thể bỏ qua phòng đợi, là một khu vực chờ ảo để bạn tiếp nhận hoặc từ chối truy nhập. Để biết thêm thông tin về cách thay đổi tùy chọn, hãy xem Truy nhập và Diễn giả.
-
Theo mặc định, bất kỳ ai được mời trong cơ quan của bạn đều có quyền diễn giả. Để biết thêm thông tin về cách thay đổi tùy chọn, hãy xem Truy nhập và Diễn giả.
-
Dưới Thư mời và Âm thanh, hãy thêm tên người dự vào hộp có sẵn, phân tách bằng dấu chấm phẩy (;).
-
Bấm Kiểm tra tên để xác nhận rằng bạn nhập tên chính xác. Đối với những người được mời là người bên ngoài công ty, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ, chẳng hạn như mailto:contoso@contoso.com.
Lưu ý: Bộ lập lịch Web không kiểm tra việc người tham dự có thể dự họp hay phòng hội thảo có sẵn dùng hay không.
-
Nếu tài khoản của bạn được cài đặt với một Nhà cung cấp Dịch vụ Hội nghị Âm Thanh, thư mời họp sẽ gồm có số điện thoại miễn phí, số tính phí và mã số người tham dự. Người dự họp có thể sử dụng hệ thống âm thanh trên máy tính, hoặc gọi điện để dự họp, tùy sở thích của họ.
-
Bấm Lưu.
Gửi thư mời cho người dự họp
Để gửi thư mời họp, hãy chọn một trong những cách sau đây:
Gửi thư mời bằng chương trình email của bạn
Bằng cách này, bạn sao các chi tiết cuộc họp từ Bộ lập lịch Web và dán vào thư mời họp mà bạn soạn bằng bất kỳ chương trình email nào.
Mẹo: Bạn cũng có thể truy nhập thông tin cuộc họp bằng cách bấm vào Xem Thông tin Tham gia Cuộc họp trên trang chi tiết cuộc họp Bộ lập lịch Web.
-
Khi bạn tạo xong lịch họp, hãy bấm Lưu.
-
Cửa sổ chứa thông tin cuộc họp mở ra.
-
Tô sáng chi tiết cuộc họp, bao gồm URL cuộc họp, số tham dự hội nghị âm thanh và ID hội nghị.
-
Bấm chuột phải vào văn bản, rồi chọn Sao chép.
-
Mở bất kỳ chương trình email nào và soạn yêu cầu họp thường xuyên.
-
Dán chi tiết cuộc họp trực tuyến Lync (đã sao ở bước 4) vào thư mời.
-
Thêm người dự, xác minh ngày/giờ họp, nhập chương trình họp và gửi thư mời.
Gửi thư mời bằng iCalendar
iCalendar cho phép người dùng các hệ thống email khác nhau trao đổi thông tin lịch. Người nhận thư mời iCalendar phải có phần mềm được hỗ trợ để mở và trả lời thư mời họp.
-
Trong phần Cuộc họp của Tôi, hãy chọn cuộc họp theo chủ đề, rồi bấm Xuất dưới dạng iCalendar.
-
Bấm vào Mở khi chương trình email của bạn nhắc.
Lưu ý: iCalendar có mọi thông tin bạn đã thêm vào khi xếp lịch họp, chẳng hạn như thông báo, người dự, địa điểm, ngày giờ họp.
-
Khi mục lịch mở ra, hãy chuyển tiếp cho những người bạn đã thêm vào làm người dự khi lên lịch cho cuộc họp.
-
Người được mời lúc này có thể mở tệp iCalendar bằng chương trình email ưa thích của họ, chẳng hạn Outlook, Notes, iCal, v.v.
Truy nhập và Diễn giả
Các tùy chọn truy nhập và Diễn giả mặc định là tối ưu đối với các cuộc họp nhóm điển hình. Bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn họp để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của mình, hình thức họp hay người tham dự.
Ở phần Truy nhập và Diễn giả trên trang chi tiết họp, hãy chọn ai có thể bỏ qua phòng chờ và ai có thể tham dự cuộc họp với tư cách diễn giả.
Ai sẽ được bỏ qua phòng chờ
|
Các Tùy chọn Truy nhập |
Điều gì sẽ xảy ra |
Được đề xuất khi... |
|
Chỉ có người tổ chức (khóa) |
Chỉ có người tổ chức được bỏ qua phòng chờ. Mọi người khác sẽ phải đợi ở phòng chờ cho đến khi được mời vào. |
Bạn không muốn mọi người nhìn thấy nội dung trước khi họp, hoặc bạn đang thảo luận về thông tin mật. |
|
Những người tôi mời từ công ty của mình |
Những người không có tài khoản trên mạng của bạn và những người không được mời sẽ phải đợi ở phòng chờ cho đến khi được mời vào. |
Bạn đang thảo luận về thông tin mật và bạn muốn chỉ cho phép những người cụ thể từ công ty của bạn tham dự. |
|
Những người từ công ty tôi |
Những người không có tài khoản trên mạng của bạn sẽ phải đợi ở phòng chờ cho đến khi được mời vào. |
Tất cả người dự đều có tài khoản trên mạng của cơ quan bạn và bạn không thảo luận về thông tin mật. |
|
Tất cả mọi người, kể cả những người bên ngoài công ty của tôi |
Không ai đợi ở phòng chờ. |
Bạn mời những người tham dự ở bên ngoài và không thảo luận những thông tin mang tính bảo mật. |
Quan trọng: Ngay cả khi phòng chờ được bật, những người dự gọi điện tham gia cuộc họp sẽ tự động bỏ qua phòng chờ.
Ai là diễn giả
|
Các Tùy chọn Diễn giả |
Ai là diễn giả |
Được đề xuất khi... |
|
Chỉ có người tổ chức |
Chỉ có người xếp lịch họp. |
Các bài trình bày mà ở đó người dự không phải tương tác với nội dung cuộc họp. Bạn có thể chỉ định những diễn giả khác trong cuộc họp. |
|
Những người từ công ty tôi |
Những người được mời có tài khoản trên mạng của bạn. |
Các buổi làm việc nhóm trong nội bộ, ở đó tất cả người dự có thể chia sẻ và điều chỉnh nội dung cuộc họp. |
|
Tất cả mọi người kể cả những người ngoài công ty tôi (không hạn chế) |
Mọi người mà bạn mời. |
Các buổi làm việc nhóm với những người không có tài khoản trên mạng của bạn. |
|
Những người tôi chọn |
Bạn và những người dự mà bạn chọn. |
Các bản trình bày có nhiều hơn một diễn giả cụ thể. |
Lưu ý: Không thể mời người dự bên ngoài hoặc danh sách phân phối làm diễn giả bằng Tùy chọn người tôi chọn. Bạn có thể chỉ định mọi người làm diễn giả khi ở trong phòng họp.
Tham dự một cuộc họp
Bạn có thể sử dụng nối kết đến cuộc họp trong thư mời để đăng nhập vào cuộc họp hoặc bấm vào tab Tham gia Cuộc họp trong Bộ lập lịch Web để bắt đầu cuộc họp.
-
Dưới Cuộc họp của Tôi, hãy bấm vào cuộc họp của bạn.
-
Trên trang chi tiết họp, bấm tab Tham gia Cuộc họp.
-
Lync sẽ mở ra để bạn đăng nhập vào cuộc họp.
Xem hoặc sửa các cuộc họp hiện có của bạn
Bạn có thể xem tất cả các cuộc họp bạn đã tổ chức ở tab Cuộc họp của Tôi trong Bộ lập lịch Web. Hãy nhớ rằng Bộ lập lịch Web chỉ liệt kê các buổi họp bạn đã tổ chức, không liệt kê các cuộc họp bạn được mời tham dự.
-
Bấm vào một cuộc họp để mở trang chi tiết họp, trong đó có bản tóm tắt về cuộc họp, một số tab có thể thao tác và thông tin họp.
-
Bấm Sửa.
-
Thực hiện những thay đổi cần thiết rồi bấm Lưu.
-
Bấm OK trên thông báo thành công và xác minh thông tin đã điều chỉnh.
Quan trọng: Khi bạn cập nhật một cuộc họp, bạn cần phải gửi thông tin đã cập nhật theo cách thủ công cho người được mời. Bộ lập lịch Web không tự động cập nhật lịch của bạn.
-
Nếu bạn đã sử dụng iCalendar để gửi thư mời, hãy bấm Xuất dưới dạng iCalendar một lần nữa để mở thư mời và gửi cập nhật.
-
Nếu bạn đã sao chi tiết cuộc họp Lync trong một thư mời họp thường xuyên, hãy mở thư mời, cập nhật các chi tiết họp mới và gửi lại cho người dự.
Xóa bỏ hoặc hủy bỏ một cuộc họp
Cuộc họp của bạn sẽ hết hạn 14 ngày sau thời gian kết thúc theo lịch, nhưng bạn có thể xóa bỏ cuộc họp nếu bạn muốn dọn dẹp Bộ lập lịch Web hoặc hủy bỏ cuộc họp của mình.
-
Ở dưới tab Cuộc họp của Tôi, bấm vào cuộc họp bạn muốn xóa bỏ.
-
Trên trang chi tiết họp, bấm tab Xóa bỏ Cuộc họp.
-
Bấm Có trong hộp xác nhận.
Quan trọng: Bạn sẽ cần phải gửi thông báo hủy cho người dự, vì Bộ lập lịch Web không tự động cập nhật lịch của bạn.
-
Nếu bạn đã sử dụng iCalendar để gửi thư mời, hãy mở thư mời và bấm Hủy bỏ. Thao tác này sẽ gửi thông báo hủy cho người nhận.
-
Nếu bạn đã sao chi tiết cuộc họp Lync trong một thư mời họp thường xuyên, hãy mở thư mời rồi bấm Hủy bỏ để gửi thông báo hủy cho người được mời.
