Giới thiệu về truy vấn

• Truy vấn giúp bạn tìm và làm việc với dữ liệu của mình

• Tạo truy vấn chọn

• Tạo truy vấn tham số

• Tạo truy vấn tổng

• Tạo một truy vấn chéo bảng

• Tạo truy vấn tạo bảng

• Tạo truy vấn chắp thêm

• Tạo truy vấn cập nhật

• Tạo truy vấn xóa

Truy vấn giúp bạn tìm và làm việc với dữ liệu của mình

Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, dữ liệu bạn muốn trình bày thông qua biểu mẫu hoặc báo cáo thường nằm trên nhiều bảng. Truy vấn có thể kéo thông tin từ các bảng khác nhau và tập hợp thông tin đó để hiển thị trong biểu mẫu hoặc báo cáo. Truy vấn có thể là một yêu cầu về kết quả dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn hoặc để thực hiện hành động đối với dữ liệu hoặc cho cả hai. Truy vấn có thể cung cấp cho bạn câu trả lời cho một câu hỏi đơn giản, thực hiện tính toán, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau, thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu. Vì truy vấn rất linh hoạt nên có nhiều loại truy vấn và bạn sẽ tạo một loại truy vấn dựa trên tác vụ.

Tạo truy vấn chọn

Nếu bạn chỉ muốn xem lại dữ liệu từ một số trường nhất định trong một bảng hoặc xem lại dữ liệu từ nhiều bảng đồng thời hoặc có thể chỉ xem dữ liệu dựa trên một số tiêu chí nhất định, một loại truy vấn chọn sẽ là lựa chọn của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo truy vấn chọn đơn giản.

Tạo truy vấn tham số

Nếu bạn thường xuyên muốn chạy các biến thể của một truy vấn cụ thể, hãy cân nhắc sử dụng truy vấn tham số. Khi bạn chạy truy vấn tham số, truy vấn sẽ nhắc bạn nhập giá trị trường, rồi sử dụng các giá trị mà bạn cung cấp để tạo tiêu chí cho truy vấn của mình.

Tiếp tục từ ví dụ trước mà bạn học cách tạo truy vấn chọn trả về đơn hàng cho khách hàng ở Las Vegas, bạn có thể sửa đổi truy vấn chọn để nhắc bạn chỉ định thành phố mỗi lần bạn chạy truy vấn. Để theo dõi, hãy mở cơ sở dữ liệu mà bạn đã tạo trong ví dụ trước đó:

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào truy vấn có tên Đơn hàng theo Thành phố (mà bạn đã tạo trong mục trước đó), rồi bấm vào Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố, xóa Las Vegas, rồi nhập [Cho thành phố nào?].

   Chuỗi [ Cho thành phố nào?] là lời nhắc tham số của bạn. Dấu ngoặc vuông cho biết rằng bạn muốn truy vấn yêu cầu đầu vào và văn bản (trong trường hợp này là Cho thành phố nào ?) là câu hỏi mà lời nhắc tham số hiển thị.

   Lưu ý: Không phải dấu chấm (.) hoặc dấu chấm than (!) có thể được dùng làm văn bản trong dấu nhắc tham số.

3. Chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột Thành phố để kết quả truy vấn sẽ hiển thị thành phố.

4. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn nhắc bạn nhập giá trị cho Thành phố.

5. Nhập New York, rồi nhấn ENTER để xem các đơn hàng cho khách hàng tại New York.

   Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không biết mình có thể chỉ định những giá trị nào? Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện như một phần của lời nhắc:

6. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

7. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố , nhập Like [Cho thành phố nào?] &"*".

   Trong lời nhắc tham số này, từ khóa Like , dấu và (&), và dấu sao (*) được đặt trong dấu ngoặc kép cho phép người dùng nhập tổ hợp ký tự, bao gồm cả ký tự đại diện, để trả về nhiều kết quả. Ví dụ: nếu người dùng nhập *, truy vấn sẽ trả về tất cả các thành phố; nếu người dùng nhập L, truy vấn sẽ trả về tất cả các thành phố bắt đầu bằng chữ "L;" và nếu người dùng nhập *s*, truy vấn sẽ trả về tất cả các thành phố có chứa chữ "s".

8. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả , bấm Chạy và tại dấu nhắc truy vấn , nhập Mới, rồi nhấn ENTER.

   Truy vấn chạy, rồi hiển thị đơn hàng cho khách hàng tại New York.

Tạo truy vấn tổng

Hàng Tổng trong biểu dữ liệu rất hữu ích nhưng đối với các câu hỏi phức tạp hơn, bạn sử dụng truy vấn tổng. Truy vấn tổng là một truy vấn chọn cho phép bạn nhóm và tóm tắt dữ liệu, chẳng hạn như khi bạn muốn xem tổng doanh thu cho mỗi sản phẩm. Trong truy vấn tổng, bạn có thể sử dụng hàm Sum (hàm tổng hợp), để xem tổng doanh thu cho mỗi sản phẩm.

Sử dụng quy trình sau đây để sửa đổi truy vấn Tổng phụ Sản phẩm mà bạn đã tạo trong ví dụ trước đó để truy vấn tóm tắt tổng phụ sản phẩm theo sản phẩm.

1. Trên tab Trang đầu , bấm dạng xem >Dạng xem Thiết kế.

   Truy vấn Tổng phụ Sản phẩm mở ra ở dạng xem Thiết kế.

2. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Hiện/Ẩn, hãy bấm Tổng.

   Hàng Tổng được hiển thị trong lưới thiết kế truy vấn.

• Bạn có thể nhóm theo giá trị trường bằng cách sử dụng hàng Tổng trong lưới thiết kế.

• Bạn có thể thêm một hàng Tổng biểu dữ liệu vào kết quả của một truy vấn tổng.

• Khi bạn sử dụng hàng Tổng trong lưới thiết kế, bạn phải chọn hàm tổng hợp cho từng trường. Nếu bạn không muốn thực hiện tính toán trên một trường, bạn có thể nhóm theo trường.

• Trong cột thứ hai của lưới thiết kế, ở hàng Tổng , chọn Sum từ danh sách thả xuống.

• Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn chạy, rồi hiển thị danh sách các sản phẩm có tổng phụ.

• Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn. Để truy vấn mở.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Hiển thị tổng cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng hàng Tổng.

Đầu Trang

Hiển thị dữ liệu tổng hợp hoặc tổng hợp

Khi bạn sử dụng bảng để ghi lại các giao dịch hoặc lưu trữ thường xuyên xảy ra dữ liệu số, sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể xem lại dữ liệu đó ở dạng tổng hợp, chẳng hạn như tổng hoặc giá trị trung bình. Trong Access, bạn có thể thêm hàng Tổng vào một biểu dữ liệu. Hàng tổng là một hàng ở cuối biểu dữ liệu có thể hiển thị tổng hiện có hoặc giá trị tổng gộp khác.

1. Chạy truy vấn Tổng phụ Sản phẩm mà bạn đã tạo trước đó và để kết quả mở trong Dạng xem biểu dữ liệu.

2. Trên tab Trang đầu, hãy bấm Tổng. Một hàng mới sẽ xuất hiện ở cuối biểu dữ liệu, với từ Tổng trong cột đầu tiên.

3. Bấm vào ô ở hàng cuối cùng của biểu dữ liệu có tên là Tổng.

4. Bấm vào mũi tên để xem các hàm tổng hợp sẵn dùng. Vì cột chứa dữ liệu văn bản nên chỉ có hai lựa chọn: Không có vàĐếm.

5. Chọn Đếm. Nội dung của ô thay đổi từ Tổng thành số lượng giá trị cột.

6. Bấm vào ô liền kề (cột thứ hai). Lưu ý rằng mũi tên sẽ xuất hiện trong ô.

7. Bấm vào mũi tên, rồi bấm vào Tổng. Trường hiển thị tổng các giá trị cột.

8. Để truy vấn mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tạo một truy vấn chéo bảng

Bây giờ giả sử bạn muốn xem lại tổng phụ sản phẩm nhưng bạn cũng muốn tổng hợp theo tháng để mỗi hàng hiển thị tổng phụ cho một sản phẩm và mỗi cột hiển thị tổng phụ sản phẩm trong một tháng. Để hiển thị tổng phụ cho một sản phẩm và để hiển thị tổng phụ sản phẩm trong một tháng, hãy sử dụng tổng truy vấn chéo bảng.

Bạn có thể sửa đổi lại truy vấn Tổng phụ Sản phẩm để truy vấn trả về các hàng của tổng phụ sản phẩm và các cột của tổng phụ hàng tháng.

1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

2. Trong nhóm Thiết lập Truy vấn, bấm Thêm Bảng.

3. Bấm đúp vào Đơn hàng, rồi bấm vào Đóng.

4. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm Chéo bảng. Trong lưới thiết kế, hàng Hiển thị bị ẩn và hàng Chéo bảng được hiển thị.

5. Trong cột thứ ba của lưới thiết kế, bấm chuột phải vào hàng Trường, rồi bấm thu phóng trên menu lối tắt. Hộp Thu phóng sẽ mở ra.

6. Trong hộp Thu phóng, nhập hoặc dán nội dung sau : Tháng: "Tháng " & DatePart("m", [Ngày Đặt hàng])

7. Bấm vào OK.

8. Trong hàng Chéo bảng, chọn các giá trị sau từ danh sách thả xuống: Đầu đề Hàng cho cột đầu tiên, Giá trị cho cột thứ hai và Đầu đề Cột cho cột thứ ba.

9. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy, rồi hiển thị tổng phụ sản phẩm, được tổng hợp theo tháng.

10. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

    Để biết thêm thông tin về truy vấn chéo bảng, hãy xem mục Giúp đọc dữ liệu tóm tắt dễ dàng hơn bằng cách sử dụng truy vấn chéo bảng.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tạo bảng

Bạn có thể sử dụng truy vấn tạo bảng để tạo bảng mới từ dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác.

Ví dụ: giả sử bạn muốn gửi dữ liệu cho đơn hàng Chicago tới một đối tác kinh doanh ở Chicago có sử dụng Access để chuẩn bị báo cáo. Thay vì gửi tất cả dữ liệu đơn hàng, bạn muốn hạn chế dữ liệu mà bạn gửi đến dữ liệu cụ thể cho đơn hàng Chicago.

Bạn có thể xây dựng một truy vấn chọn có chứa dữ liệu đơn hàng Chicago, rồi sử dụng truy vấn chọn để tạo bảng mới bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

1. Mở cơ sở dữ liệu ví dụ từ ví dụ trước đó.

   Để chạy truy vấn tạo bảng, bạn có thể cần phải bật nội dung cơ sở dữ liệu.

   Lưu ý: Nếu bạn thấy thông báo bên dưới Dải băng về việc bật cơ sở dữ liệu, hãy bấm cho phép nội dung.Nếu cơ sở dữ liệu của bạn đã nằm ở một vị trí tin cậy, bạn sẽ không nhìn thấy Thanh Thông báo.

2. Trên tab Tạo , trong nhóm Truy vấn, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

3. Bấm đúp vào Chi tiết Đơn hàng vàĐơn hàng.

4. Trong bảng Đơn hàng , bấm đúp vào ID Khách hàng và Thành phố Vận chuyển để thêm các trường này vào lưới thiết kế.

5. Trong bảng Chi tiết Đơn hàng, bấm đúp vào ID Đơn hàng, ID Sản phẩm, Số lượng, Đơn Giá và Chiết khấu để thêm các trường này vào lưới thiết kế.

6. Trong cột Thành phố Vận chuyển của lưới thiết kế, bỏ chọn hộp trong hàng Hiển thị. Trong hàng Tiêu chí, nhập 'Chicago' (bao gồm dấu nháy đơn). Xác nhận kết quả truy vấn trước khi bạn sử dụng chúng để tạo bảng.

7. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

8. Nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.

9. Trong hộp Tên Truy vấn , nhập Truy vấn Đơn hàng Chicago, rồi bấm OK.

10. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

11. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Loại Truy vấn , hãy bấm Tạo Bảng.

12. Trong hộp thoại Tạo Bảng, trong hộp Tên Bảng , nhập Đơn hàng Chicago, rồi bấm OK.

13. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

14. Trong hộp thoại xác nhận, hãy bấm Có và xem bảng mới được hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng.

    Lưu ý: Nếu đã có một bảng có cùng tên mà bạn đã xác định, Access sẽ xóa bảng đó trước khi chạy truy vấn.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng truy vấn tạo bảng, hãy xem Tạo truy vấn tạo bảng.

Đầu Trang

Tạo truy vấn chắp thêm

Bạn có thể sử dụng truy vấn chắp thêm để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và thêm dữ liệu đó vào một bảng khác.

Ví dụ: giả sử bạn đã tạo bảng để chia sẻ với liên kết doanh nghiệp Chicago, nhưng bạn nhận ra rằng liên kết cũng hoạt động với các khách hàng trong khu vực Milwaukee. Bạn muốn thêm hàng có chứa dữ liệu khu vực Milwaukee vào bảng trước khi bạn chia sẻ bảng với cộng tác viên của bạn. Bạn có thể thêm dữ liệu khu vực Milwaukee vào bảng Đơn hàng Chicago bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

1. Mở truy vấn có tên là "Truy vấn Đơn hàng Chicago" mà bạn đã tạo trước đó trong dạng xem Thiết kế.

2. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Chắp thêm. Hộp thoại Chắp thêm sẽ mở ra.

3. Trong hộp thoại Chắp thêm, bấm vào mũi tên trong hộp Tên Bảng, chọn Đơn hàng Chicago từ danh sách thả xuống, rồi bấm OK.

4. Trong lưới thiết kế, trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố Tàu, xóa 'Chicago', rồi nhập 'Milwaukee'.

5. Trong hàng Chắp thêm vào , chọn trường thích hợp cho từng cột.

   Trong ví dụ này, các giá trị hàng Chắp thêm vào phải khớp với giá trị hàng Trường nhưng truy vấn chắp thêm không bắt buộc.

6. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Để biết thêm thông tin về truy vấn chắp thêm, xem mục Thêm bản ghi vào bảng bằng truy vấn chắp thêm.

Đầu Trang

Tạo truy vấn cập nhật

Bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để thay đổi dữ liệu trong bảng và bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để nhập tiêu chí để xác định hàng cần được cập nhật. Truy vấn cập nhật cho bạn cơ hội xem lại dữ liệu đã cập nhật trước khi thực hiện cập nhật.

Trong ví dụ trước đó, bạn chắp thêm hàng vào bảng Đơn hàng Chicago. Trong bảng Đơn hàng Chicago, trường ID Sản phẩm hiển thị ID Sản phẩm số. Để làm cho dữ liệu hữu ích hơn trong báo cáo, bạn có thể thay thế ID sản phẩm bằng tên sản phẩm, hãy sử dụng quy trình sau đây:

1. Mở bảng Đơn hàng Chicago trong dạng xem Thiết kế.

2. Trong hàng ID Sản phẩm, thay đổi Kiểu Dữ liệu từ Số thành Văn bản.

3. Lưu và đóng bảng Đơn hàng Chicago.

4. Trên tab Tạo , trong nhóm Truy vấn, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

5. Bấm đúp vào Đơn hàng và Sản phẩm Chicago.

6. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Cập nhật.

7. Trong lưới thiết kế, các hàng Sắp xếp và Hiển thị biến mất và hàng Cập nhật thành xuất hiện.

8. Trong bảng Đơn hàng Chicago , bấm đúp vào ID Sản phẩm để thêm trường này vào lưới thiết kế.

9. Trong lưới thiết kế, trong hàng Cập nhật thành của cột ID Sản phẩm, nhập hoặc dán nội dung sau: [Sản phẩm].[ Tên Sản phẩm]

   Mẹo: Bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để xóa giá trị trường bằng cách sử dụng chuỗi trống ("") hoặc NULL trong hàng Cập nhật thành.

10. Trong hàng Tiêu chí , nhập hoặc dán nội dung sau: [ID Sản phẩm] Like ([Sản phẩm].[ ID])

11. Bạn có thể xem lại những giá trị nào sẽ được thay đổi bằng truy vấn cập nhật bằng cách xem truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu.

12. Trên tab Thiết kế, bấm dạng xem > Dạng xem Biểu dữ liệu. Truy vấn sẽ trả về danh sách ID Sản phẩm sẽ được cập nhật.

13. Trên tab Thiết kế Truy vấn , hãy bấm Chạy.

    Khi mở bảng Đơn hàng Chicago, bạn sẽ thấy các giá trị số trong trường ID Sản phẩm đã được thay thế bằng tên sản phẩm từ bảng Sản phẩm.

Để biết thêm thông tin về truy vấn cập nhật, hãy xem Tạo và chạy truy vấn cập nhật.

Đầu Trang

Tạo truy vấn xóa

Bạn có thể sử dụng truy vấn xóa để xóa dữ liệu khỏi bảng và bạn có thể sử dụng truy vấn xóa để nhập tiêu chí để xác định hàng nào sẽ bị xóa. Truy vấn xóa cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại các hàng sẽ bị xóa trước khi bạn thực hiện thao tác xóa.

Ví dụ: giả sử trong khi bạn đang chuẩn bị gửi bảng Đơn hàng Chicago từ ví dụ trước, cho cộng tác viên kinh doanh Chicago của mình, bạn nhận thấy rằng một số hàng chứa một số trường trống. Bạn đã quyết định loại bỏ những hàng này trước khi gửi bảng. Bạn có thể chỉ cần mở bảng và xóa các hàng theo cách thủ công, nhưng nếu bạn có nhiều hàng cần xóa và bạn có tiêu chí xóa hàng nào, bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng truy vấn xóa.

Bạn có thể sử dụng truy vấn để xóa các hàng trong bảng Đơn hàng Chicago không có giá trị cho ID Đơn hàng bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

1. Trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào Đơn hàng Chicago.

3. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Xóa. Trong lưới thiết kế, các hàng Sắp xếp và Hiển thị biến mất và hàng Xóa xuất hiện.

4. Trong bảng Đơn hàng Chicago , bấm đúp vào ID Đơn hàng để thêm id này vào lưới.

5. Trong lưới thiết kế, trong hàng Tiêu chí của cột ID Đơn hàng, nhập Is Null.

6. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Để biết thêm thông tin về truy vấn xóa, hãy xem Tạo và chạy truy vấn xóa.

Đầu Trang