Làm thế nào để sử dụng kết hợp thư để tạo thư mẫu trong Word 2000

Trộn thư là gì?

Trộn thư là một tính năng trong Word. Với kết hợp thư, bạn có thể nhập mẫu thông tin (chẳng hạn như thư mẫu) với các thông tin khác nhau như (cơ sở dữ liệu tên) và địa chỉ của khách hàng. Bằng cách này, bạn có thể tài liệu sẽ gần như chính xác giống: chất tài liệu là giống nhau cho mỗi khách hàng, nhưng mỗi tài liệu được tuỳ chỉnh cho một cá nhân cụ thể trong cơ sở dữ liệu.

Có ba thành phần chính để kết hợp thư:

• Tài liệu chính có chứa thông tin mẫu: văn bản và đồ họa. Tài liệu chính cũng xác định dạng tài liệu được kết hợp kết quả; Ví dụ: mẫu thư, phong bì hoặc nhãn.

• Nguồn dữ liệu chứa thông tin khác nhau: danh sách tên và địa chỉ, ví dụ.

• Tài liệu đã trộn có hợp mẫu văn bản và thay đổi thông tin.

Tài liệu chính chứa mẫu văn bản và đồ họa mà bạn muốn trong mỗi phiên bản của tài liệu đã trộn. Trong tài liệu chính bạn chèn hướng dẫn đặc biệt, được gọi là trường hợp, để cho biết mà bạn muốn thông tin khác nhau xuất hiện. Khi bạn nhập thông tin trong nguồn dữ liệu với tài liệu chính, thay đổi thông tin thay thế trường kết hợp với thông tin cá nhân. Kết quả là tài liệu đã trộn có hợp mẫu văn bản và thông tin khác nhau.


Nguồn dữ liệu chứa thông tin (chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại) thay đổi với mỗi phiên bản của tài liệu. Thông thường, bạn có thể lưu trữ dữ liệu trong tài liệu Word; Tuy nhiên, Word cũng chấp nhận các định dạng khác. Ví dụ: nguồn dữ liệu có thể là một bảng tính Microsoft Excel, cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc tệp biến phân tách bằng dấu phẩy (CSV).


Nguồn dữ liệu được thiết lập với một dòng tiêu đề (còn được gọi là một bản ghi tiêu đề) và bản ghi dữ liệu. Dòng tiêu đề là mục đầu tiên trong nguồn dữ liệu. Nó chứa tên trường xác định thông tin khác nhau. Bản ghi dữ liệu chứa thông tin cá nhân. Mỗi bản ghi dữ liệu này bao gồm một hoặc nhiều trường, tùy thuộc vào bao nhiêu thông tin khác nhau, bạn phải cho mỗi cá nhân. Tập tin làm một dữ liệu hồ sơ.

Trình kết hợp thư có bốn bước chính:

1. Mở hoặc tạo tài liệu chính.

2. Mở hoặc tạo nguồn dữ liệu.

3. Chỉnh sửa tài liệu chính.

4. Thực hiện kết hợp.

Quy trình sau sẽ giải thích cách tạo thư mẫu, đính kèm thư vào nguồn dữ liệu, định dạng và kết hợp các tài liệu. Quy trình để tạo được kết hợp phong bì hoặc nhãn là tương tự. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết phù hợp được liệt kê trong các
Bài viết phần của bài viết này.

Bước 1: Mở hoặc tạo tài liệu chính

1. Nếu bạn có tài liệu chứa mẫu văn bản mà bạn muốn sử dụng, mở. Hoặc, nếu bạn muốn tạo thư mẫu mới và không có tài liệu trống hiện được hiển thị, bấm mới trên thanh công cụ tiêu chuẩn .

2. Trên menu công cụ , bấm kết hợp thư.

3. Vùng tài liệu chính của hộp thoại Trợ giúp trộn thư , bấm tạo.

4. Bấm vào chữ mẫu.
   
   Bạn được nhắc để sử dụng cửa sổ tài liệu chính hoặc tạo tài liệu chính mới. Bấm vào cửa sổ. Tài liệu hiện có tài liệu trộn thư chính.
   
   
   Word sẽ trở về trợ giúp kết hợp thư.

5. Truy cập bước 2: mở hoặc tạo nguồn dữ liệu.

Bước 2: Mở hoặc tạo nguồn dữ liệu

Khi bạn mở hoặc tạo một nguồn dữ liệu bằng cách sử dụng trợ giúp kết hợp thư, bạn yêu cầu Word sử dụng bộ cụ thể thông tin khác nhau để kết hợp của bạn. Sử dụng một trong các phương pháp sau để đính kèm tài liệu chính vào nguồn dữ liệu.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu chính

Trong bước 1, bạn đã chọn để mở tài liệu hiện tại hoặc tạo mới. Sử dụng một trong các phương pháp sau, dựa trên các lựa chọn mà bạn đã tạo ở bước 1.

Bước 4: Thực hiện kết hợp

1. Trên menu công cụ , bấm kết hợp thư.

2. Trong nhập dữ liệu với tài liệu, bấm kết hợp.

3. Trong hộp thoại kết hợp , bấm Kết hợpvà chọn tài liệu mới để hiển thị các tài liệu được kết hợp trên màn hình. In tài liệu đã trộn, bấm in trên menu tệp .
   
   Chú ý: trong Kết hợp với hộp chọn in nếu bạn muốn gửi tài liệu được kết hợp máy in không đầu tiên xem trên màn hình.

4. Bấm kết hợp.

Bảng thuật ngữ

Mẫu. Thông tin chung được lặp lại trong mỗi thư mẫu, thư nhãn, phong bì hoặc danh mục.

Trường dữ liệu. Danh mục thông tin trong nguồn dữ liệu. Trường dữ liệu tương ứng với một cột thông tin trong nguồn dữ liệu. Tên của mỗi trường dữ liệu được liệt kê trong dòng đầu tiên (dòng tiêu đề) nguồn dữ liệu. "Mã thư" and "Họ" là ví dụ về tên trường dữ liệu.

Ghi dữ liệu. Bộ đầy đủ các thông tin liên quan trong nguồn dữ liệu. Bản ghi dữ liệu tương ứng với một dòng thông tin trong nguồn dữ liệu. Thông tin về một khách hàng trong danh sách khách hàng là một ví dụ về bản ghi dữ liệu.

Dữ liệu nguồn. Nguồn dữ liệu là một tập tin chứa dữ liệu khác nhau trong mỗi bản sao của tài liệu đã trộn. Ví dụ: một nguồn dữ liệu có thể bao gồm tên và địa chỉ của mỗi người nhận thư mẫu.

Ngăn cách bằng. Tệp văn bản có trường dữ liệu tách (hoặc ngăn cách) bằng các ký tự hoặc dấu phẩy, và dữ liệu bản ghi phân cách bằng dấu phân đoạn.

Dòng tiêu đề. Đầu tiên hàng (hoặc ghi) trong nguồn dữ liệu kết hợp thư. Dòng tiêu đề chứa tên trường cho các loại thông tin trong nguồn dữ liệu; Ví dụ: "Tên" và "Thành phố." Dòng tiêu đề cũng có thể được lưu trữ trong tài liệu riêng biệt được gọi là nguồn tiêu đề.

Tài liệu chính. Hoạt động kết hợp thư, tài liệu có chứa văn bản và đồ họa vẫn giữ nguyên cho mỗi phiên bản của tài liệu đã trộn; Ví dụ: trở lại địa chỉ và nội dung thư mẫu.

Trường trộn. Giữ chỗ bạn chèn vào tài liệu chính. Các trường hợp hướng dẫn Microsoft Word biết nơi chèn thông tin cụ thể từ nguồn dữ liệu. Ví dụ: nhập kết hợp trường "thành" để cho Word chèn tên thành phố, như "Paris," được lưu trữ trong trường dữ liệu thành phố.

Tài liệu Merged. Tài liệu được tạo ra bằng cách trộn dữ liệu từ nguồn dữ liệu vào tài liệu chính.

Tài nguyên bổ sung

Tài nguyên hỗ trợ kết hợp thư trong Word

Để biết thêm chi tiết về trộn thư, bấm Trợ giúp Microsoft Word trên menu Trợ giúp , nhập kết hợp thư trong hỗ trợ Office hoặc thuật sĩ trả lời rồi sau đó bấm Tìm kiếm để xem các chủ đề trở lại.

Bài viết

Để biết thêm thông tin về trộn thư, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

212322 làm thế nào để: thiết kế và thiết lập dữ liệu kết hợp thư trong Microsoft Word 2000

212017 làm thế nào để: sử dụng kết hợp thư để tạo phong bì trong Word 2000

212034 làm thế nào để: tạo thư nhãn bằng cách sử dụng kết hợp thư trong Word 2000

212029 làm thế nào để: tạo nhãn tuỳ chỉnh hoặc sửa đổi một nhãn sẵn có trong Word 2000

212012 WD2000: làm thế nào để áp dụng văn bản để bắt đầu trong cùng một dòng nhập thư

211363 WD: làm thế nào để xác định nhiều điều kiện với IF lồng nhau

212314 làm thế nào để: sử dụng nguồn dữ liệu Excel cho kết hợp thư trong Word 2000

214183 làm thế nào để: sử dụng kết hợp thư với một truy vấn tham số truy cập trong Word 2000

211190 làm thế nào để: sử dụng Access 2000 dữ liệu trong Word 2000

211206 làm thế nào để: sử dụng sổ địa chỉ nhận Outlook trong kết hợp thư trong Microsoft Word

212379 WD2000: làm thế nào để chuyển đổi WordPerfect 6.x dữ liệu tệp sổ địa chỉ

212334 WD2000: làm thế nào để chuyển đổi dữ liệu trong một cột vào bảng

211702 WD2000: làm thế nào để chuyển đổi dữ liệu WordPerfect trộn

214827 WD: làm thế nào để sử dụng lồng nếu lĩnh vực thư trộn tài liệu

264722 WD2000: làm thế nào để ngăn chặn dòng trống trong kết hợp thư

211303 cách sử dụng kết hợp thư để tạo danh sách được sắp xếp theo loại trong Word 2000

211293 làm thế nào để: thay đổi giao hoặc trả lại địa chỉ định dạng trong Word 2000

212078 làm thế nào để: thêm một hình ảnh hoặc biểu tượng cho mỗi nhãn trong Word 2000

212358 WD2000: nguồn dữ liệu kết hợp không thể đính kèm hoặc kết hợp

212263 WD2000: thông báo lỗi: Word không thể mở < tệp Name.doc > như dữ liệu hoặc tiêu đề nguồn vì tài liệu chính hoạt động trộn thư

212125 WD2000: thông báo lỗi: ' lỗi. Tham khảo nguồn không tìm thấy ' với trống yêu cầu hoặc Fillin trường

211729 WD2000: ErrMsg: "Từ có thể không nhập liệu chính với nguồn dữ liệu vì dữ liệu hồ sơ bị trống hoặc bản ghi dữ liệu không phù hợp với tuỳ chọn truy vấn của bạn."

242339 WD2000: viết sai chính tả không gắn cờ khi kiểm tra chính tả thư nhập tài liệu Word

211437 WD2000: trộn thư chính và dữ liệu tài liệu không được lưu trong nền

240854 WD2000: giới hạn của chuyển đổi WordPerfect 5.x tài liệu

211727 WD2000: liệu trộn thư chính khôi phục tài liệu Word bình thường

189196 WD2000: thông báo lỗi: "< tên tệp tài liệu chính > là tài liệu chính trộn thư" sử dụng Outlook 97 hoặc rỗi

212354 WD2000: ký tự định dạng trong nguồn dữ liệu không được giữ lại sau khi kết hợp

212068 WD2000: thay đổi trường hợp không áp dụng đối với trường hợp nhất

220250 WD2000: thông báo lỗi: trường được đặt vào quá sâu trong trộn thư

211322 WD2000: không thể thay đổi tên trường mặc định trong trợ giúp trộn thư

214157 WD2000: không thể thay thế tất cả bản sao của MERGEFIELD không hợp lệ

211651 WD2000: trống xuất hiện nếu trường trống trong kết hợp thư

264892 WD2000: dòng trống không bị trong kết hợp thư có điều kiện

270623 OLEXP: làm thế nào để sử dụng sổ địa chỉ nhận Outlook trong quá trình trộn thư

192258 cách thực hiện trộn thư với danh sách liên hệ của bạn trong Outlook 2000