Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo Access, bạn có thể lưu thứ tự sắp xếp với đối tượng đó. Nếu bạn sắp xếp dữ liệu ở một trong các đối tượng này và sau đó lưu đối tượng, thứ tự sắp xếp có hiệu lực khi bạn lưu đối tượng sẽ tự động được lưu cùng với đối tượng. Bạn có thể xác định xem thứ tự sắp xếp đã lưu có hiệu lực hay không khi đối tượng được mở tiếp theo.
Đối với các truy vấn và báo cáo, bạn cũng có thể xác định thứ tự sắp xếp mặc định. Thứ tự sắp xếp mặc định được áp dụng cho dữ liệu trong truy vấn hoặc báo cáo khi không có thứ tự sắp xếp nào khác được xác định.
Bạn muốn làm gì?
Tìm hiểu về thứ tự sắp xếp đã lưu
Có hai loại thứ tự sắp xếp đã lưu:
-
Đã áp dụng lần cuối Thứ tự sắp xếp được áp dụng gần nhất là thứ tự sắp xếp có hiệu lực khi đối tượng được lưu lần cuối. Bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo đều có thể có thứ tự sắp xếp được áp dụng lần cuối.
-
Mặc định Thứ tự sắp xếp mặc định được tích hợp vào thiết kế của truy vấn hoặc báo cáo. Thứ tự sắp xếp mặc định được áp dụng khi không có thứ tự sắp xếp nào khác được xác định.
Thứ tự sắp xếp được áp dụng lần cuối
Khi bạn lưu bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo trong khi sắp xếp dữ liệu, thứ tự sắp xếp sẽ tự động được lưu khi bạn lưu đối tượng. Điều này được gọi là thứ tự sắp xếp được áp dụng lần cuối. Khi bạn tạo thứ tự sắp xếp, bạn thực sự đang thay đổi thiết kế của đối tượng.
Nếu bạn muốn thứ tự sắp xếp được áp dụng gần nhất tự động áp dụng vào lần tiếp theo khi bạn mở đối tượng, hãy đặt thuộc tính Thứ tự Theo Khi Tải của đối tượng thành Có. Để đặt thuộc tính này, hãy thực hiện các bước sau đây khi đối tượng đang mở trong cửa sổ Thiết kế.
-
Nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính.
Bước này là không cần thiết nếu bảng thuộc tính đã được hiển thị.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Nếu đối tượng là bảng hoặc truy vấn, trên tab Chung của bảng thuộc tính, đặt thuộc tính Thứ tự Theo Khi Tải thành Có.
-
Nếu đối tượng là một biểu mẫu hoặc báo cáo, trên tab Dữ liệu của bảng thuộc tính, hãy đặt thuộc tính Thứ tự Theo Khi Tải thành Có.
-
Lưu ý: Bạn có thể ngăn không cho áp dụng thứ tự sắp xếp được áp dụng gần nhất bằng cách đặt thuộc tính Thứ tự Theo Khi Tải thành Không.
Thứ tự sắp xếp mặc định
Vì thứ tự sắp xếp được áp dụng gần nhất có thể thay đổi bất cứ khi nào có ai đó sắp xếp một đối tượng và sau đó lưu nó, bạn có thể muốn xác định thứ tự sắp xếp mặc định. Thứ tự sắp xếp mặc định là một phần trong thiết kế của đối tượng và không thay đổi khi áp dụng thứ tự sắp xếp khác.
Bạn chỉ có thể xác định thứ tự sắp xếp mặc định cho một truy vấn hoặc báo cáo. Mặc dù thứ tự sắp xếp mặc định không được ghi đè theo thứ tự sắp xếp hiện tại hoặc áp dụng gần nhất, thứ tự sắp xếp này chỉ có hiệu lực khi thứ tự sắp xếp hiện tại hoặc áp dụng gần nhất được loại bỏ.
Xác định thứ tự sắp xếp mặc định cho một truy vấn
-
Mở truy vấn trong dạng xem Thiết kế.
-
Bấm đúp vào trường bạn muốn dùng để sắp xếp.
Trường sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế.
-
Trong lưới thiết kế, bỏ chọn hộp trong hàng Hiển thị của trường mà bạn đã thêm.
-
Trong hàng Sắp xếp , xác định xem bạn có muốn sắp xếp trường theo thứ tự tăng dần hay không (trước tiên là các giá trị nhỏ nhất; A-to-Z) hoặc theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất trước tiên; Z-to-A).
-
Nếu bạn muốn sắp xếp theo nhiều trường, hãy thêm trường sắp xếp bổ sung bằng cách lặp lại các bước từ 2 đến 4.
Lưu ý: Khi bạn sắp xếp theo nhiều trường, kết quả ban đầu sẽ được sắp xếp theo trường đầu tiên mà bạn đã xác định, rồi theo trường tiếp theo mà bạn đã xác định, v.v. Ví dụ: nếu bạn sắp xếp theo Họ, rồi theo Ngày_Sinh, tất cả các bản ghi có giá trị Họ là Dow sẽ xuất hiện trước các bản ghi có giá trị Họ của Stevens, bất kể giá trị của Ngày_Sinh. Sau đó, các bản ghi bên trong mỗi trường Họ sẽ được sắp xếp theo giá trị trong trường Ngày sinh.
-
Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.
Lưu ý: Để loại bỏ thứ tự sắp xếp mặc định khỏi truy vấn, hãy loại bỏ các trường sắp xếp khỏi lưới thiết kế truy vấn.
Xác định thứ tự sắp xếp mặc định cho báo cáo
-
Mở báo cáo trong Dạng xem Báo cáo hoặc Dạng xem Bố trí.
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao trên menu lối tắt.
Một tab tài liệu mới sẽ xuất hiện, chứa một lưới thiết kế và một cửa sổ trong đó bạn có thể chọn một trường để sắp xếp.
-
Trong cửa sổ, bấm đúp vào trường bạn muốn sử dụng để sắp xếp.
Trường sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế.
-
Trong lưới thiết kế, trong hàng Sắp xếp, hãy xác định xem bạn có muốn sắp xếp trường theo thứ tự tăng dần hay không (giá trị nhỏ nhất trước tiên; A-to-Z) hoặc theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất trước tiên; Z-to-A).
-
Nếu bạn muốn sắp xếp theo nhiều trường, hãy thêm trường sắp xếp bổ sung bằng cách lặp lại các bước từ 2 đến 4.
Lưu ý: Khi bạn sắp xếp theo nhiều trường, kết quả ban đầu sẽ được sắp xếp theo trường đầu tiên mà bạn đã xác định, rồi theo trường tiếp theo mà bạn đã xác định, v.v. Ví dụ: nếu bạn sắp xếp theo Họ, rồi theo Ngày_Sinh, tất cả các bản ghi có giá trị Họ là Dow sẽ xuất hiện trước các bản ghi có giá trị Họ của Stevens, bất kể giá trị của Ngày_Sinh. Sau đó, các bản ghi bên trong mỗi trường Họ sẽ được sắp xếp theo giá trị trong trường Ngày sinh.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Bật /tắt Bộ lọc.
Lưu ý: Để loại bỏ thứ tự sắp xếp mặc định khỏi báo cáo, hãy loại bỏ các trường sắp xếp khỏi lưới thiết kế.
