Những điều cần cân nhắc về thiết kế khi cập nhật dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt không chỉ giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu mà còn dễ duy trì và cập nhật hơn. Cơ sở dữ liệu Access không phải là một tệp giống như tài liệu Microsoft Word hay bộ trang chiếu Microsoft PowerPoint. Thay vào đó, đó là một tập hợp các đối tượng—bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, v.v.—phải hoạt động cùng nhau để hoạt động đúng.

Người dùng nhập dữ liệu chủ yếu thông qua điều khiển. Những gì bạn thực hiện với điều khiển đã cho sẽ tùy thuộc vào loại dữ liệu được đặt cho trường bảng cơ sở, mọi thuộc tính được đặt cho trường đó và các thuộc tính được đặt cho điều khiển. Cuối cùng, hãy cân nhắc sử dụng các kỹ thuật cơ sở dữ liệu bổ sung như xác thực, giá trị mặc định, danh sách và tra cứu, cũng như cập nhật xếp tầng.

Để biết thêm thông tin về việc cập nhật dữ liệu từ quan điểm người dùng, hãy xem các cách để thêm, sửa và xóa bản ghi.

Trong bài viết này

• Thiết kế cơ sở dữ liệu ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu như thế nào
• Đặt giá trị mặc định cho trường hoặc điều khiển
• Sử dụng quy tắc xác thực để giới hạn dữ liệu
• Làm việc với các danh sách giá trị và trường Tra cứu
• Xóa dữ liệu khỏi một danh sách hoặc trường Tra cứu
• Loại dữ liệu ảnh hưởng đến cách thức bạn nhập dữ liệu như thế nào
• Thuộc tính trường bảng ảnh hưởng đến cách thức bạn nhập dữ liệu như thế nào
• Sử dụng các bản cập nhật xếp tầng để thay đổi giá trị khóa chính và ngoại
• Tại sao số ID đôi khi có vẻ bỏ qua một số
• Cập nhật hàng loạt dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Thiết kế cơ sở dữ liệu ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu như thế nào

Thông tin bạn giữ trong cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong các bảng, trong đó chứa dữ liệu về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như tài sản hoặc liên hệ. Mỗi bản ghi trong bảng chứa thông tin về một mục, chẳng hạn như một liên hệ cụ thể. Bản ghi được tạo thành từ các trường, như tên, địa chỉ và số điện thoại. Bản ghi thường được gọi là hàng và trường thường được gọi là cột. Các đối tượng này phải tuân theo tập hợp các nguyên tắc thiết kế hoặc cơ sở dữ liệu sẽ hoạt động kém hay lỗi hoàn toàn. Kết quả là các nguyên tắc thiết kế đó sẽ ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu. Xem xét những yếu tố sau:

• Bảng Access lưu trữ tất cả dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng. Số lượng bảng bạn sử dụng tùy thuộc vào thiết kế và tính phức tạp của cơ sở dữ liệu. Mặc dù bạn có thể xem dữ liệu trong một biểu mẫu, báo cáo hay trong kết quả do một truy vấn trả về, Access sẽ chỉ lưu trữ dữ liệu trong bảng và các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu được xây dựng trên cùng của những bảng đó. Mỗi bảng cần dựa trên một chủ đề. Ví dụ: bảng thông tin liên hệ doanh nghiệp không cần chứa thông tin bán hàng. Nếu có thì việc tìm và chỉnh sửa thông tin chính xác có thể trở nên khó khăn, nếu không phải là không thể.
• Kiểu dữ liệu Thông thường, mỗi trường trong bảng chỉ chấp nhận một loại dữ liệu. Ví dụ: bạn không thể lưu trữ ghi chú vào trường được đặt chấp nhận số. Nếu bạn cố gắng nhập văn bản vào một trường như vậy, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi. Tuy nhiên, đó không phải là một quy tắc cứng và nhanh chóng. Ví dụ: bạn có thể lưu trữ số (như mã bưu chính) trong trường được đặt thành loại dữ liệu Văn bản Ngắn nhưng bạn không thể thực hiện tính toán trên dữ liệu đó vì Access coi dữ liệu đó là một phần văn bản.
  Với một số trường ngoại lệ, các trường trong bản ghi chỉ cần chấp nhận một giá trị. Ví dụ: bạn không thể nhập nhiều địa chỉ vào trường địa chỉ. Điều này trái ngược với Microsoft Excel, cho phép bạn nhập mọi số lượng tên, địa chỉ hoặc hình ảnh vào một ô đơn, trừ khi bạn đặt ô đó để chấp nhận các loại dữ liệu bị giới hạn.
• Các trường đa giá trị Access cung cấp một tính năng được gọi là trường đa giá trị để đính kèm nhiều trang dữ liệu vào một bản ghi và để tạo danh sách chấp nhận nhiều giá trị. Bạn luôn có thể xác định danh sách đa giá trị vì Access sẽ hiển thị một hộp kiểm bên cạnh từng mục danh sách. Ví dụ: bạn có thể đính kèm một bộ trang chiếu Microsoft PowerPoint và mọi số lượng hình ảnh vào bản ghi trong cơ sở dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể tạo danh sách tên và chọn nhiều tên trong số đó nếu cần. Việc sử dụng trường đa giá trị dường như có thể vi phạm các quy tắc thiết kế cơ sở dữ liệu vì bạn có thể lưu trữ nhiều bản ghi cho mỗi trường bảng. Tuy nhiên, Access sẽ thực thi các quy tắc "không được biết" bằng cách lưu trữ dữ liệu trong các bảng ẩn đặc biệt.
• Sử dụng biểu mẫu Bạn thường tạo biểu mẫu khi muốn làm cho cơ sở dữ liệu dễ sử dụng hơn và giúp đảm bảo người dùng nhập dữ liệu chính xác. Cách bạn sử dụng biểu mẫu để chỉnh sửa dữ liệu phụ thuộc vào thiết kế của biểu mẫu. Biểu mẫu có thể chứa số điều khiển bất kỳ, chẳng hạn như danh sách, hộp văn bản, nút và thậm chí cả biểu dữ liệu. Lần lượt, từng điều khiển trên biểu mẫu sẽ đọc dữ liệu từ hoặc ghi dữ liệu vào trường bảng cơ sở.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thông tin cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu và Tạo bảng và thêm trường.

Đầu Trang

Đặt giá trị mặc định cho trường hoặc điều khiển

Nếu một số lượng lớn các bản ghi có chung giá trị cho một trường cho trước, chẳng hạn như thành phố hoặc quốc gia/vùng lãnh thổ, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đặt giá trị mặc định cho điều khiển liên kết với trường đó hoặc chính trường đó. Khi bạn mở biểu mẫu hoặc bảng để tạo bản ghi mới, giá trị mặc định của bạn sẽ xuất hiện trong điều khiển hoặc trường đó.

Trong bảng

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
2. Ở đầu dạng xem, chọn trường.
3. Ở cuối dạng xem, chọn tab Chung .
4. Đặt thuộc tính Giá trị Mặc định thành giá trị bạn muốn.

Trong một biểu mẫu

1. Mở biểu mẫu trong dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế.
2. Bấm chuột phải vào điều khiển bạn muốn làm việc rồi bấm Thuộc tính.
3. Trên tab Dữ liệu , đặt thuộc tính Giá trị Mặc định thành giá trị bạn muốn.

Đầu Trang

Sử dụng quy tắc xác thực để giới hạn dữ liệu

Bạn có thể xác thực dữ liệu trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access khi nhập bằng cách sử dụng quy tắc xác thực. Quy tắc xác thực có thể được đặt trong dạng xem thiết kế bảng hoặc biểu dữ liệu bảng. Có ba loại quy tắc xác thực trong Access:

• Quy tắc Xác thực Trường Bạn có thể sử dụng quy tắc xác thực trường để chỉ định tiêu chí mà tất cả các giá trị trường hợp lệ phải đáp ứng. Bạn không cần phải xác định trường hiện tại như một phần trong quy tắc trừ khi bạn đang sử dụng trường trong một hàm. Các hạn chế về loại ký tự được nhập trong một trường có thể dễ dàng thực hiện hơn với Dấu hiệu Nhập. Ví dụ: trường ngày có thể có quy tắc xác thực không cho phép giá trị trong quá khứ.
• Quy tắc Xác thực Bản ghi Bạn có thể sử dụng quy tắc xác thực bản ghi để chỉ định điều kiện mà tất cả các bản ghi hợp lệ phải đáp ứng. Bạn có thể so sánh các giá trị trên các trường khác nhau bằng quy tắc xác thực bản ghi. Ví dụ: bản ghi có hai trường ngày có thể yêu cầu các giá trị của một trường luôn phải đến trước các giá trị của trường kia (ví dụ: Ngày_Bắt_đầu phải trước Ngày_Kết_thúc).
• Xác thực trên biểu mẫu Bạn có thể sử dụng thuộc tính Quy tắc Xác thực của điều khiển trên biểu mẫu để chỉ định tiêu chí mà tất cả các giá trị nhập vào điều khiển đó phải đáp ứng. Thuộc tính điều khiển Quy tắc Xác thực hoạt động như quy tắc xác thực trường. Thông thường, bạn sử dụng quy tắc xác thực biểu mẫu thay vì quy tắc xác thực trường nếu quy tắc chỉ cụ thể với biểu mẫu đó và không cụ thể với bảng cho dù được sử dụng ở đâu.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng quy tắc xác thực.

Đầu Trang

Làm việc với các danh sách giá trị và trường Tra cứu

Có hai kiểu dữ liệu danh sách trong Access:

• Danh sách giá trị Những giá trị này chứa một bộ giá trị được mã hóa cố định mà bạn nhập theo cách thủ công. Các giá trị nằm trong thuộc tính Nguồn Hàng của trường.
• Trường tra cứu Các công cụ này sử dụng truy vấn để truy xuất giá trị từ một bảng khác. Thuộc tính Nguồn Hàng của trường này chứa một truy vấn thay vì danh sách giá trị được mã hóa cố định. Truy vấn sẽ truy xuất giá trị từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, trường tra cứu sẽ hiển thị các giá trị đó cho bạn dưới dạng danh sách. Tùy theo cách bạn đặt trường tra cứu, bạn có thể chọn một hoặc nhiều mục từ danh sách đó.
  Lưu ý Trường tra cứu có thể nhầm lẫn người dùng Access mới vì danh sách các mục sẽ xuất hiện tại một vị trí (danh sách mà Access tạo từ dữ liệu trong trường tra cứu) nhưng dữ liệu có thể nằm trong ở một vị trí khác (bảng có chứa dữ liệu).

Theo mặc định, Access hiển thị dữ liệu danh sách trong điều khiển hộp tổ hợp, mặc dù bạn có thể chỉ định điều khiển hộp danh sách. Một hộp tổ hợp mở ra để trình bày danh sách, rồi đóng lại sau khi bạn lựa chọn. Trái lại, hộp danh sách vẫn mở ở mọi thời điểm.

Để sửa danh sách, bạn cũng có thể chạy lệnh Sửa Mục Danh sách hoặc sửa dữ liệu trực tiếp trong thuộc tính Nguồn Hàng của bảng nguồn. Khi bạn cập nhật dữ liệu trong trường tra cứu, bạn sẽ cập nhật bảng nguồn.

Nếu thuộc tính Loại Nguồn Hàng của hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp của bạn được đặt thành Danh sách Giá trị, bạn có thể chỉnh sửa danh sách giá trị trong khi biểu mẫu đang mở ở dạng xem Biểu mẫu—tránh việc cần chuyển sang dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Bố trí, mở bảng thuộc tính và chỉnh sửa thuộc tính Nguồn Hàng cho điều khiển mỗi khi cần thực hiện thay đổi đối với danh sách. Để chỉnh sửa danh sách giá trị, thuộc tính Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị cho hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp phải được đặt thành Có.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo danh sách lựa chọn bằng cách dùng hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp.

Ngăn chỉnh sửa danh sách giá trị trong dạng xem Biểu mẫu

1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong Ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Bố trí.
2. Bấm vào điều khiển để chọn, rồi nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính.
3. Trên tab Dữ liệu của bảng thuộc tính, hãy đặt thuộc tính Cho phép Sửa Danh sách Giá trị thành Không.
4. Bấm Tệp, rồi bấm Lưu hoặc nhấn Ctrl+Ảnh

Xác định một biểu mẫu khác để sửa danh sách giá trị

Theo mặc định, Access sẽ cung cấp biểu mẫu tích hợp sẵn cho mục đích chỉnh sửa danh sách giá trị. Nếu bạn có một biểu mẫu khác mà bạn muốn sử dụng cho mục đích này, bạn có thể nhập tên của biểu mẫu trong thuộc tính Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách , như sau:

1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong Ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Bố trí trên menu lối tắt.
2. Bấm vào điều khiển để chọn, rồi nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính.
3. Trên tab Dữ liệu của trang thuộc tính, bấm vào mũi tên thả xuống trong hộp thuộc tính Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách .
4. Bấm vào biểu mẫu bạn muốn sử dụng để chỉnh sửa danh sách giá trị.
5. Bấm vào Tệp , rồi bấm Lưu hoặc nhấn ảnh Ctrl+S.

Kiểm tra trường tra cứu trong biểu mẫu

1. Mở biểu mẫu trong dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế.

2. Bấm chuột phải vào điều khiển hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp, rồi bấm Thuộc tính.

3. Trong bảng thuộc tính, bấm tab Tất cả, rồi xác định vị trí thuộc tính Loại Nguồn Hàng và Nguồn Hàng . Thuộc tính Loại Nguồn Hàng nên chứa Danh sách Giá trị hoặc Bảng/Truy vấn, còn thuộc tính Nguồn Hàng phải chứa danh sách các mục được phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc truy vấn. Để có thêm không gian, bấm chuột phải vào thuộc tính, rồi chọn Thu phóng hoặc nhấn Shift+F2.
   Thông thường, danh sách giá trị sử dụng cú pháp cơ bản này: "item";" mục";" mục"
   Trong trường hợp này, danh sách là một tập hợp các mục được đặt trong dấu ngoặc kép và phân tách bằng dấu chấm phẩy.
   Truy vấn chọn sử dụng cú pháp cơ bản này: SELECT [table_or_query_name].[ field_name**] TỪ [table_or_query_name]**.
   Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu đến một bảng hoặc truy vấn và một trường trong bảng hoặc truy vấn đó. Mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu đến bảng hoặc truy vấn. Đây là điểm chính cần ghi nhớ: Mệnh đề SELECT không nhất thiết phải chứa tên của một bảng hoặc truy vấn, mặc dù điều này được đề xuất, và mệnh đề phải chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn. Vì vậy, bạn luôn có thể tìm thấy bảng nguồn hoặc truy vấn nguồn cho trường tra cứu bằng cách đọc mệnh đề FROM.

4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.

   • Nếu bạn đang sử dụng danh sách giá trị, hãy chỉnh sửa các mục trong danh sách. Hãy đảm bảo bạn đặt mỗi mục trong dấu ngoặc kép và phân tách từng mục bằng dấu chấm phẩy.
   • Nếu truy vấn trong danh sách tra cứu tham chiếu đến một truy vấn khác, hãy mở truy vấn thứ hai đó trong Dạng xem Thiết kế (bấm chuột phải vào truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng và bấm Dạng xem Thiết kế). Lưu ý tên của bảng sẽ xuất hiện ở mục trên của trình thiết kế truy vấn, rồi thực hiện bước tiếp theo.
     Nếu không, nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một bảng, hãy lưu ý tên bảng, rồi đi đến bước tiếp theo.

5. Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu, rồi chỉnh sửa các mục danh sách nếu cần.

Kiểm tra trường tra cứu trong bảng

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

2. Trong mục trên của lưới thiết kế truy vấn, trong cột Kiểu Dữ liệu , bấm hoặc đặt tiêu điểm vào trường Văn bản, Số hoặc Có/Không bất kỳ.

3. Trong mục dưới của lưới thiết kế bảng, bấm vào tab Tra cứu , rồi xem các thuộc tính Loại Nguồn Hàng và Nguồn Hàng .
   Thuộc tính Loại Nguồn Hàng phải đọc Danh sách Giá trị hoặc Bảng/Truy vấn. Thuộc tính Nguồn Hàng phải chứa một danh sách giá trị hoặc một truy vấn.
   Danh sách giá trị sử dụng cú pháp cơ bản này: "item";" mục";" mục"
   Trong trường hợp này, danh sách là một tập hợp các mục được đặt trong dấu ngoặc kép và phân tách bằng dấu chấm phẩy.
   Thông thường, các truy vấn chọn sử dụng cú pháp cơ bản này: SELECT [table_or_query_name].[ field_name**] TỪ [table_or_query_name]**.
   Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu đến một bảng hoặc truy vấn và một trường trong bảng hoặc truy vấn đó. Mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu đến bảng hoặc truy vấn. Đây là điểm chính cần ghi nhớ: Mệnh đề SELECT không nhất thiết phải chứa tên của một bảng hoặc truy vấn, mặc dù điều này được đề xuất, và mệnh đề phải chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn. Vì vậy, bạn luôn có thể tìm thấy bảng nguồn hoặc truy vấn nguồn cho trường tra cứu bằng cách đọc mệnh đề FROM.

4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.

   • Nếu bạn đang sử dụng danh sách giá trị, hãy chỉnh sửa các mục trong danh sách. Hãy đảm bảo bạn đặt mỗi mục trong dấu ngoặc kép và phân tách từng mục bằng dấu chấm phẩy.
   • Nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một truy vấn khác, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy mở truy vấn thứ hai đó ở dạng xem Thiết kế (bấm chuột phải vào truy vấn và bấm Dạng xem Thiết kế). Lưu ý tên của bảng sẽ xuất hiện ở mục trên của trình thiết kế truy vấn, rồi thực hiện bước tiếp theo.
     Nếu không, nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một bảng, hãy lưu ý tên bảng, rồi đi đến bước tiếp theo.

5. Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu, rồi chỉnh sửa các mục danh sách nếu cần.

Đầu Trang

Xóa dữ liệu khỏi danh sách giá trị hoặc trường Tra cứu

Các mục trong danh sách giá trị nằm trên cùng một bảng như các giá trị khác trong một bản ghi. Ngược lại, dữ liệu trong trường tra cứu nằm trên một hoặc nhiều bảng khác. Để loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách giá trị, hãy mở bảng và chỉnh sửa các mục.

Việc loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách tra cứu cần thêm các bước bổ sung và những bước đó sẽ thay đổi tùy theo việc truy vấn cho danh sách tra cứu sẽ lấy dữ liệu ra khỏi bảng hay truy vấn khác. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một bảng, bạn phải xác định bảng đó và trường có chứa dữ liệu xuất hiện trong danh sách đó. Sau đó, bạn mở bảng nguồn rồi chỉnh sửa dữ liệu trong trường đó. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một truy vấn khác, bạn phải mở truy vấn thứ hai đó, tìm bảng nguồn và trường nơi truy vấn thứ hai lấy dữ liệu rồi thay đổi các giá trị trong bảng đó.

Loại bỏ dữ liệu khỏi một danh sách giá trị

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường bảng có chứa danh sách giá trị.
3. Trong mục dưới của lưới, bấm vào tab Tra cứu, rồi xác định vị trí của thuộc tính Nguồn Hàng.
   Mặc định, dấu ngoặc kép bao quanh các mục trong danh sách giá trị và dấu chấm phẩy phân tách từng mục: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
4. Nếu cần, hãy loại bỏ các mục khỏi danh sách này. Đừng quên xóa dấu ngoặc kép bao quanh mỗi mục đã xóa. Ngoài ra, không để dấu chấm phẩy ở đầu, không để các cặp dấu chấm phẩy đi liền nhau (;;) và nếu bạn loại bỏ mục cuối cùng trong danh sách, hãy xóa dấu chấm phẩy cuối cùng.
   Quan trọng Nếu bạn xóa một mục khỏi danh sách giá trị và các bản ghi trong bảng đã sử dụng mục được xóa đó, mục được xóa vẫn là một phần của bản ghi cho đến khi bạn thay đổi mục đó. Ví dụ: giả sử công ty của bạn có một nhà kho tại Thành phố A nhưng sau đó bán tòa nhà đó. Nếu bạn loại bỏ "Thành phố A" khỏi danh sách các nhà kho, bạn sẽ vẫn nhìn thấy "Thành phố A" trong bảng của mình cho đến khi thay đổi những giá trị đó.

Loại bỏ dữ liệu khỏi trường tra cứu

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường tra cứu.

3. Trong mục dưới của lưới thiết kế, bấm vào tab Tra cứu, sau đó xác định vị trí của thuộc tính Loại Nguồn Hàng và Nguồn Hàng.
   Thuộc tính Loại Nguồn Hàng sẽ hiển thị Bảng/Truy vấn và thuộc tính Nguồn Hàng phải chứa một truy vấn tham chiếu đến một bảng hoặc một truy vấn khác. Truy vấn cho trường tra cứu luôn bắt đầu với từ SELECT.
   Thông thường (nhưng không phải luôn luôn), một truy vấn chọn sẽ sử dụng cú pháp cơ bản này: SELECT [table_or_query_name].[ field_name*] FROM [table_or_query_name]*.
   Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu đến một bảng và đến một trường trong bảng đó; ngược lại, mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu đến bảng. Một điểm cần ghi nhớ: Mệnh đề FROM sẽ luôn cho bạn biết tên của bảng hoặc truy vấn nguồn. Mệnh đề SELECT có thể không phải lúc nào cũng chứa tên của bảng hoặc truy vấn, mặc dù chúng luôn chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn.

4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một truy vấn khác, hãy bấm vào nút Xây dựng (trên tab Dữ liệu của trang thuộc tính, bấm vào tiếp theo) để mở truy vấn đó ở cửa sổ Thiết kế. Lưu ý rằng tên của bảng sẽ xuất hiện ở mục trên của trình thiết kế truy vấn, rồi tiếp tục đến bước 5.
   • Nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một bảng, hãy lưu ý tên bảng, rồi tiếp tục đến bước 5.

5. Mở bảng nguồn trong Dạng xem Biểu dữ liệu.

6. Xác định vị trí trường có chứa dữ liệu được sử dụng trong danh sách tra cứu, rồi chỉnh sửa dữ liệu đó khi cần.

Đầu Trang

Loại dữ liệu ảnh hưởng đến cách thức bạn nhập dữ liệu như thế nào

Khi bạn thiết kế bảng cơ sở dữ liệu, bạn chọn loại dữ liệu cho từng trường trong bảng đó, một quy trình giúp đảm bảo nhập dữ liệu chính xác hơn.

Xem loại dữ liệu

Thực hiện một trong những thao tác sau:

Sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu

1. Mở bảng ở Dạng xem biểu dữ liệu.
2. Trên tab Trường , trong nhóm Định dạng , hãy xem giá trị trong danh sách Kiểu Dữ liệu. Giá trị thay đổi khi bạn đặt con trỏ vào các trường khác nhau trong bảng của bạn:
   

Sử dụng Cửa sổ thiết kế

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
2. Xem lưới thiết kế. Mục trên của lưới sẽ hiển thị tên và loại dữ liệu của từng trường bảng.
   

Loại dữ liệu ảnh hưởng đến việc nhập dữ liệu như thế nào

Loại dữ liệu bạn đặt cho mỗi trường bảng sẽ cung cấp mức kiểm soát đầu tiên cho loại dữ liệu được phép đưa vào một trường. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như trường Văn bản dài, bạn có thể nhập bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn. Trong các trường hợp khác, chẳng hạn như trường Số Tự động, cài đặt kiểu dữ liệu cho trường sẽ ngăn bạn nhập bất cứ thông tin nào. Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu mà Access cung cấp và mô tả cách chúng ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Kiểu dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính và Sửa đổi hoặc thay đổi cài đặt kiểu dữ liệu cho một trường.

Loại dữ liệu	Ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu
Văn bản Ngắn	Trường Văn bản Ngắn chấp nhận các ký tự văn bản hoặc số, bao gồm danh sách các mục được tách. Trường văn bản chấp nhận số lượng ký tự nhỏ hơn so với trường Văn bản dài—từ 0 đến 255 ký tự. Trong một số trường hợp, bạn có thể sử dụng các hàm chuyển đổi để thực hiện tính toán trên dữ liệu trong trường Văn bản Ngắn.
Văn bản Dài	Bạn có thể nhập số lượng lớn dữ liệu văn bản và số vào loại trường này, tối đa 64.000 ký tự. Ngoài ra, bạn đặt trường để hỗ trợ định dạng văn bản phong phú, bạn có thể áp dụng các loại định dạng bạn thường thấy trong các chương trình xử lý từ, như Word. Ví dụ: bạn có thể áp dụng những phông chữ và cỡ phông khác nhau cho các ký tự cụ thể trong văn bản của mình, đồng thời in đậm hoặc nghiêng các ký tự đó, v.v.. Bạn cũng có thể thêm các thẻ Ngôn ngữ Đánh dấu Siêu văn bản (HTML) vào dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chèn hoặc thêm trường văn bản có định dạng. Ngoài ra, trường Văn bản dài có một thuộc tính gọi là Chỉ Nối thêm. Khi bạn bật thuộc tính đó, bạn có thể chắp thêm dữ liệu mới vào trường Văn bản dài nhưng bạn không thể thay đổi dữ liệu hiện có. Tính năng này nhằm mục đích sử dụng trong các ứng dụng, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu theo dõi sự cố, nơi bạn có thể cần lưu giữ bản ghi vĩnh viễn mà vẫn không thể thay đổi. Khi bạn đặt con trỏ vào trường Văn bản dài với thuộc tính Chỉ Nối vào được bật, theo mặc định, văn bản trong trường sẽ biến mất. Bạn không thể áp dụng bất kỳ định dạng hoặc thay đổi nào khác cho văn bản. Giống như các trường Văn bản ngắn, bạn cũng có thể chạy các hàm chuyển đổi dựa trên dữ liệu trong trường Văn bản dài.
Số	Bạn chỉ có thể nhập các số vào loại trường này, đồng thời bạn có thể thực hiện tính toán trên các giá trị trong trường Số.
Số Lớn Lưu ý, các kiểu dữ liệu Số Lớn chỉ sẵn dùng trong phiên bản đăng ký Microsoft 365 của Access.	Bạn chỉ có thể nhập các số vào loại trường này, đồng thời bạn có thể thực hiện tính toán trên các giá trị trong trường Số Lớn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng kiểu dữ liệu Số lớn.
Ngày và Giờ	Bạn chỉ có thể nhập ngày và giờ vào loại trường này. Bạn có thể đặt dấu hiệu nhập cho trường (một chuỗi các ký tự bằng chữ và chỗ dành sẵn xuất hiện khi bạn chọn trường), bạn phải nhập dữ liệu vào các dấu cách và định dạng mà dấu hiệu cung cấp. Ví dụ: nếu bạn thấy dấu hiệu như MMM_DD_YYYY, bạn phải nhập 11/10/2017 vào các dấu cách được cung cấp. Bạn không thể nhập tên tháng đầy đủ hoặc giá trị năm có hai chữ số. Để biết thêm thông tin, hãy xem Kiểm soát định dạng mục nhập dữ liệu bằng dấu hiệu nhập. Nếu bạn không tạo dấu hiệu nhập, bạn có thể nhập giá trị bằng bất cứ định dạng ngày hoặc giờ hợp lệ nào. Ví dụ: bạn có thể nhập 11 Thg10 2017, 11/10/17, 11 Tháng Mười 2017, v.v. Bạn cũng có thể áp dụng định dạng hiển thị cho trường. Trong trường hợp đó, nếu không có dấu hiệu nhập, bạn có thể nhập giá trị ở hầu như mọi định dạng, tuy nhiên, Access sẽ hiển thị ngày tháng phù hợp với định dạng hiển thị. Ví dụ: bạn có thể nhập 11/10/2017 nhưng định dạng hiển thị có thể được đặt để hiển thị giá trị dưới dạng 11-Thg10-2017. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chèn ngày hôm nay.
Tiền tệ	Bạn chỉ có thể nhập giá trị tiền tệ vào loại trường này. Ngoài ra, bạn không phải nhập thủ công bất kỳ ký hiệu tiền tệ nào. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng ký hiệu tiền tệ (¥, £, $, v.v.) đã xác định trong cài đặt vùng Windows của bạn. Bạn có thể thay đổi ký hiệu tiền tệ này để phản ánh một loại tiền tệ khác, nếu cần.
AutoNumber	Bạn không thể nhập hay thay đổi dữ liệu trong loại trường này vào mọi thời điểm. Access sẽ gia tăng các giá trị trong trường Số Tự động bất cứ khi nào bạn thêm bản ghi mới vào bảng.
Được tính toán	Bạn không thể nhập hay thay đổi dữ liệu trong loại trường này vào mọi thời điểm. Kết quả của trường này được xác định bởi biểu thức bạn xác định. Access sẽ cập nhật các giá trị trong trường Được tính toán bất cứ khi nào bạn thêm hoặc chỉnh sửa bản ghi mới vào bảng.
Có/Không	Khi bấm vào một trường được đặt thành loại dữ liệu này, Access sẽ hiển thị hộp kiểm hoặc danh sách thả xuống, tùy theo cách bạn định dạng trường. Nếu bạn định dạng trường để hiển thị danh sách, bạn có thể chọn Có hoặc Không, Đúng hoặc Sai hay Bật hoặc Tắt từ danh sách, cũng tùy theo định dạng được áp dụng cho trường. Bạn không thể nhập các giá trị vào danh sách hay thay đổi các giá trị trong danh sách trực tiếp từ một biểu mẫu hoặc bảng.
Đối tượng OLE	Bạn sử dụng loại trường này khi muốn hiển thị dữ liệu từ tệp được tạo bằng một chương trình khác. Ví dụ: bạn có thể hiển thị tệp văn bản, biểu đồ Excel hoặc bộ trang chiếu PowerPoint trong trường Đối tượng OLE. Tệp đính kèm sẽ mang lại cách thức nhanh, dễ dàng và linh hoạt hơn để xem dữ liệu từ các chương trình khác.
Siêu kết nối	Bạn có thể nhập bất cứ dữ liệu nào vào loại trường này, đồng thời Access sẽ ngắt dòng dữ liệu trong một địa chỉ Web. Ví dụ: nếu bạn nhập giá trị vào trường, Access sẽ bao quanh văn bản của bạn bằng http://www.your_text**.com**. Nếu bạn nhập một địa chỉ Web hợp lệ, liên kết của bạn sẽ hoạt động. Nếu không, liên kết của bạn sẽ dẫn đến một thông báo lỗi. Ngoài ra, việc chỉnh sửa siêu liên kết hiện có cũng có thể khó khăn vì việc bấm vào một trường siêu liên kết bằng chuột sẽ khởi động trình duyệt và sẽ đưa bạn tới site được chỉ định trong liên kết. Để chỉnh sửa trường siêu liên kết, bạn hãy chọn một trường liền kề, sử dụng các phím TAB hoặc mũi tên để di chuyển tiêu điểm đến trường siêu liên kết, rồi nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.
Tệp đính kèm	Bạn có thể đính kèm dữ liệu từ các chương trình khác vào loại trường này, tuy nhiên, bạn không thể nhập hay nói cách khác là đưa vào dữ liệu văn bản hoặc số. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Đính kèm tệp và đồ họa vào các bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn.
Trình hướng dẫn Tra cứu	Trình hướng dẫn Tra cứu không phải là một loại dữ liệu. Thay vào đó, bạn sử dụng trình hướng dẫn để tạo ra hai loại danh sách thả xuống: danh sách giá trị và trường tra cứu. Danh sách giá trị sử dụng danh sách phân tách các mục mà bạn nhập theo cách thủ công khi sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu. Các giá trị đó có thể độc lập với mọi dữ liệu hoặc đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu của bạn. Ngược lại, trường tra cứu sẽ sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng khác trong cơ sở dữ liệu. Trường tra cứu sau đó sẽ hiển thị dữ liệu trong danh sách thả xuống. Theo mặc định, Trình hướng dẫn Tra cứu sẽ đặt trường bảng thành loại dữ liệu Số. Bạn có thể làm việc với các trường tra cứu trực tiếp trong bảng, cũng như trong biểu mẫu và báo cáo. Theo mặc định, các giá trị trong trường tra cứu sẽ xuất hiện trong loại điều khiển danh sách được gọi là hộp tổ hợp—danh sách có một mũi tên thả xuống: Bạn cũng có thể sử dụng hộp danh sách hiển thị một số mục với một thanh cuộn để xem thêm các mục: Tùy theo cách bạn đặt trường tra cứu và hộp tổ hợp, bạn có thể chỉnh sửa các mục trong danh sách và thêm mục vào danh sách bằng cách tắt thuộc tính Giới hạn Cho Danh sách của trường tra cứu. Nếu bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp các giá trị trong danh sách, bạn phải thêm hoặc thay đổi dữ liệu trong danh sách các giá trị được xác định trước hoặc trong bảng làm nguồn cho trường tra cứu. Cuối cùng, khi bạn tạo trường tra cứu, bạn có thể tùy chọn đặt trường đó để hỗ trợ nhiều giá trị. Khi bạn thực hiện điều đó, danh sách kết quả sẽ hiển thị một hộp kiểm bên cạnh từng mục danh sách, đồng thời bạn có thể chọn hoặc xóa nhiều mục khi cần. Hình sau đây minh họa một danh sách chứa nhiều giá trị thông thường: Để biết thông tin về việc tạo trường tra cứu đa giá trị và sử dụng các danh sách kết quả, hãy xem Tạo hoặc xóa trường đa giá trị.

Đầu Trang

Thuộc tính trường bảng ảnh hưởng đến cách thức bạn nhập dữ liệu như thế nào

Ngoài các nguyên tắc thiết kế kiểm soát cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các kiểu dữ liệu kiểm soát những gì bạn có thể nhập vào một trường nhất định, một số thuộc tính trường cũng có thể ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access.

Xem thuộc tính của trường bảng

Access cung cấp hai cách để xem các thuộc tính cho trường bảng.

Trong dạng xem Biểu dữ liệu

1. Mở bảng ở Dạng xem biểu dữ liệu.
2. Bấm vào tab Trường và sử dụng các điều khiển trong nhóm Định dạng để xem các thuộc tính của từng trường bảng.

Ở dạng xem Thiết kế

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
2. Ở phần dưới của lưới, bấm vào tab Chung , nếu chưa chọn.
3. Để xem các thuộc tính của trường tra cứu, hãy bấm vào tab Tra cứu.

Thuộc tính ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu như thế nào

Bảng sau đây liệt kê các thuộc tính có ảnh hưởng lớn nhất đến việc nhập dữ liệu và giải thích cách chúng ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu.

Thuộc tính	Vị trí trong lưới thiết kế bảng	Giá trị có thể	Hành vi khi bạn tìm cách nhập dữ liệu
Kích cỡ Trường	Tab Chung	0-255	Giới hạn ký tự chỉ áp dụng cho các trường được đặt thành loại dữ liệu Văn bản. Nếu bạn tìm cách nhập nhiều hơn số ký tự đã xác định, trường sẽ cắt các ký tự đó.
Bắt buộc	Tab Chung	Có/Không	Khi được bật, thuộc tính này sẽ buộc bạn phải nhập giá trị vào một trường, đồng thời Access sẽ không cho phép bạn lưu mọi dữ liệu mới cho đến khi bạn hoàn thành trường bắt buộc. Khi đã tắt, trường sẽ chấp nhận các giá trị null, nghĩa là trường có thể vẫn còn trống. Giá trị null không giống giá trị không. Không là một chữ số và "null" là một giá trị bị thiếu, không xác định hoặc không rõ.
Cho phép các chuỗi có độ dài bằng 0	Tab Chung	Có/Không	Khi đã bật, bạn có thể nhập chuỗi có độ dài bằng 0—chuỗi không chứa ký tự nào. Để tạo một chuỗi có độ dài bằng 0, bạn hãy nhập một cặp dấu ngoặc kép vào trường ("").
Được đánh chỉ mục	Tab Chung	Có/Không	Khi bạn lập chỉ mục trường bảng, Access sẽ ngăn bạn không cộng các giá trị trùng lặp. Bạn cũng có thể tạo chỉ mục từ nhiều trường. Nếu bạn làm như vậy, bạn có thể nhân đôi các giá trị trong một trường nhưng không phải trong cả hai trường.
Dấu hiệu Nhập	Tab Chung	Các tập hợp ký tự bằng chữ và ký tự chỗ dành sẵn được xác định trước hoặc tùy chỉnh	Dấu hiệu nhập buộc bạn phải nhập dữ liệu theo định dạng được xác định trước. Các dấu hiệu sẽ xuất hiện khi bạn chọn một trường trong một bảng hay một điều khiển trên biểu mẫu. Ví dụ: giả sử bạn bấm vào trường Ngày và xem tập hợp các ký tự sau đây: MMM-DD-YYYY. Đó là dấu hiệu nhập. Dấu hiệu nhập đó buộc bạn phải nhập các giá trị tháng dưới dạng từ viết tắt có ba chữ cái, như THG10 và giá trị năm dưới dạng bốn chữ số—ví dụ: 15-THG10-2017. Dấu hiệu nhập chỉ kiểm soát cách bạn nhập dữ liệu, chứ không phải cách Access lưu trữ hoặc hiển thị dữ liệu đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Kiểm soát định dạng mục nhập dữ liệu bằng dấu hiệu nhập vàĐịnh dạng trường ngày tháng và thời gian.
Giới hạn đối với Danh sách	Tab Tra cứu	Có/Không	Bật hoặc tắt thay đổi cho các mục trong trường tra cứu. Đôi khi, người dùng cố gắng thay đổi các mục trong trường tra cứu theo cách thủ công. Khi Access ngăn bạn thay đổi các mục trong một trường, thuộc tính này sẽ được đặt thành Có. Nếu thuộc tính này được bật và bạn cần thay đổi các mục trong danh sách, bạn phải mở danh sách (nếu bạn muốn chỉnh sửa danh sách giá trị) hoặc bảng có chứa dữ liệu nguồn cho danh sách (nếu bạn muốn chỉnh sửa trường tra cứu) và thay đổi các giá trị ở đó.
Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị	Tab Tra cứu	Có/Không	Bật hoặc tắt lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách của danh sách giá trị mà không phải của trường tra cứu. Để kích hoạt lệnh đó cho trường tra cứu, hãy nhập tên biểu mẫu hợp lệ vào thuộc tính Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách. Lệnh Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị xuất hiện trên menu lối tắt mà bạn mở bằng cách bấm chuột phải vào điều khiển hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp. Khi bạn chạy lệnh, hộp thoại Chỉnh sửa Mục Danh sách sẽ xuất hiện. Ngoài ra, nếu bạn chỉ định tên của một biểu mẫu trong thuộc tính Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách , Access sẽ bắt đầu biểu mẫu đó thay vì hiển thị hộp thoại. Bạn có thể chạy lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách từ các điều khiển hộp danh sách và hộp tổ hợp nằm trên biểu mẫu, cũng như từ các điều khiển hộp tổ hợp nằm trong các bảng và tập hợp kết quả truy vấn. Biểu mẫu phải được mở trong dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Duyệt; bảng và tập hợp kết quả truy vấn phải được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.
Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách	Tab Tra cứu	Tên biểu mẫu mục nhập dữ liệu	Nếu bạn nhập tên biểu mẫu mục nhập dữ liệu làm giá trị trong thuộc tính bảng này, biểu mẫu đó sẽ mở khi người dùng chạy lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách . Nếu không, hộp thoại Chỉnh sửa Mục Danh sách sẽ xuất hiện khi người dùng chạy lệnh.

Đầu Trang

Sử dụng các bản cập nhật xếp tầng để thay đổi giá trị khóa chính và ngoại

Đôi khi, có thể bạn sẽ cần cập nhật giá trị khóa chính. Nếu bạn sử dụng khóa chính đó làm khóa ngoại, bạn có thể tự động cập nhật thay đổi của mình thông qua mọi phiên bản con của khóa ngoại.

Với vai trò là một lời nhắc, khóa chính là giá trị nhận dạng duy nhất từng hàng (bản ghi) trong bảng cơ sở dữ liệu. Khóa ngoại là cột khớp với khóa chính. Thông thường, khóa ngoại sẽ nằm trong các bảng khác và các khóa đó cho phép bạn tạo mối quan hệ (liên kết) giữa dữ liệu trong các bảng.

Ví dụ: giả sử bạn sử dụng một số ID sản phẩm làm khóa chính. Một số ID sẽ nhận dạng duy nhất một sản phẩm. Bạn cũng có thể dùng số ID đó làm khóa ngoại trong bảng dữ liệu đơn hàng. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy mọi đơn hàng liên quan đến từng sản phẩm, vì vào bất cứ thời điểm nào, khi có người đặt đơn hàng cho sản phẩm đó, ID sẽ trở thành một phần của đơn hàng.

Đôi khi, các số ID đó (hoặc các loại khóa chính khác) thay đổi. Khi các số ID thay đổi, bạn có thể thay đổi giá trị khóa chính của mình và tự động xếp tầng thay đổi đó thông qua mọi bản ghi con liên quan. Bạn sẽ cho phép hành vi này bằng cách bật tính toàn vẹn tham chiếu và xếp tầng cập nhật giữa hai bảng.

Hãy nhớ những quy tắc quan trọng sau:

• Bạn chỉ có thể bật xếp tầng cập nhật cho trường khóa chính được đặt thành loại dữ liệu Văn bản hoặc Số. Bạn không thể sử dụng tính năng xếp tầng cập nhật cho các trường được đặt thành loại dữ liệu Số Tự động.
• Bạn chỉ có thể bật xếp tầng cập nhật giữa các bảng với mối quan hệ một-nhiều.

Để biết thêm thông tin về cách tạo quan hệ. xem Hướng dẫn về mối quan hệ bảng và Tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mối quan hệ.

Các thủ tục sau đây song hành với nhau và giải thích cách tạo mối quan hệ trước tiên, rồi bật cập nhật xếp tầng cho mối quan hệ đó.

Tạo mối quan hệ

1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.
2. Trên tab Thiết kế , trong nhóm Mối quan hệ , bấm Thêm Bảng (Hiện Bảng trong Access).
3. Chọn tab Bảng , chọn bảng bạn muốn thay đổi, bấm Thêm, rồi bấm Đóng.
   Bạn có thể nhấn SHIFT để chọn nhiều bảng hoặc bạn có thể thêm từng bảng riêng lẻ. Chỉ chọn những bảng trên phía "một" và "nhiều" của mối quan hệ.
4. Trong cửa sổ Mối quan hệ, hãy kéo khóa chính từ bảng trên phía "một" của mối quan hệ, rồi thả vào trường Khóa ngoại của bảng ở phía "nhiều" của mối quan hệ.
   Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Hình sau đây sẽ mô tả về hộp thoại:
   
5. Chọn hộp kiểm Thực thi Tính toàn vẹn Tham chiếu, rồi bấm Tạo.

Bật cập nhật xếp tầng trong khóa chính

1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.
2. Cửa sổ Mối quan hệ sẽ xuất hiện và hiển thị các kết nối (hiển thị dưới dạng các đường kết nối) giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình sau cho thấy mối quan hệ điển hình:
3. Bấm chuột phải vào đường nối giữa các bảng mẹ và con, rồi bấm Sửa Quan hệ.
   
   Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Hình sau đây sẽ mô tả về hộp thoại:
   
4. Chọn Xếp tầng Cập nhật các Trường Liên quan, đảm bảo rằng hộp kiểm Thực thi Tính toàn vẹn Tham chiếu được chọn, rồi bấm OK.

Đầu Trang

Tại sao số ID đôi khi có vẻ bỏ qua một số

Khi bạn tạo một trường được đặt thành kiểu dữ liệu Số Tự động, Access sẽ tự động tạo một giá trị cho trường đó trong mỗi bản ghi mới. Giá trị này được tăng dần theo mặc định, để mỗi bản ghi mới đều có số thứ tự sẵn dùng tiếp theo. Mục đích của kiểu dữ liệu Số Tự động là cung cấp một giá trị phù hợp để dùng làm khóa chính. Để biết thêm thông tin, xem mục Thêm, đặt, thay đổi hoặc loại bỏ khóa chính.

Khi bạn xóa một hàng khỏi bảng có chứa trường được đặt thành kiểu dữ liệu Số Tự động, giá trị trong trường Số Tự động cho hàng đó không phải lúc nào cũng được tự động tái sử dụng. Vì lý do đó, số mà Access tạo ra có thể không phải là số bạn mong đợi nhìn thấy và các khoảng trống có thể xuất hiện trong chuỗi số ID—đây là do thiết kế. Bạn nên chỉ dựa vào tính duy nhất của các giá trị trong trường Số Tự động chứ không phải trình tự của chúng.

Đầu Trang

Cập nhật hàng loạt dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Truy vấn Thêm, Cập nhật và Xóa là những cách hiệu quả để thêm, thay đổi hoặc loại bỏ hàng loạt bản ghi. Hơn nữa, việc cập nhật hàng loạt sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn để thực hiện khi bạn sử dụng các nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu tốt. Việc sử dụng truy vấn chắp thêm, cập nhật hoặc xóa có thể tiết kiệm thời gian vì bạn cũng có thể tái sử dụng truy vấn đó.

Quan trọng Sao lưu dữ liệu của bạn trước khi sử dụng những truy vấn này. Việc có bản sao lưu trong tay có thể giúp bạn nhanh chóng khắc phục bất kỳ lỗi nào mà bạn có thể vô tình mắc phải.

Chắp thêm truy vấn Dùng để thêm nhiều bản ghi vào một hoặc nhiều bảng. Một trong những mục đích sử dụng thường xuyên nhất của một truy vấn chắp thêm là để thêm một nhóm các bản ghi từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu nguồn vào một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu đích. Ví dụ: giả sử bạn có được một số khách hàng mới và cơ sở dữ liệu có chứa bảng thông tin về những khách hàng đó. Để tránh nhập dữ liệu mới đó theo cách thủ công, bạn có thể chắp thêm dữ liệu đó vào những bảng phù hợp thuộc cơ sở dữ liệu của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thêm bản ghi vào bảng bằng truy vấn chắp thêm.

Truy vấn cập nhật Dùng để thêm, thay đổi hoặc xóa một phần (nhưng không phải tất cả) của nhiều bản ghi hiện có. Bạn có thể nghĩ đến truy vấn cập nhật dưới dạng hình thức mạnh mẽ của hộp thoại Tìm và Thay thế. Bạn nhập tiêu chí chọn (được xem là chuỗi tìm kiếm) và tiêu chí cập nhật (được xem là chuỗi thay thế). Không giống như hộp thoại, truy vấn cập nhật có thể chấp nhận nhiều tiêu chí, cho phép bạn cập nhật số lượng lớn các bản ghi cùng lúc và cho phép bạn thay đổi các bản ghi trong nhiều bảng. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo và chạy truy vấn cập nhật.

Xóa truy vấn Khi bạn muốn xóa nhanh nhiều dữ liệu hoặc xóa một tập dữ liệu thường xuyên, xóa sẽ hữu ích vì các truy vấn giúp bạn có thể chỉ định tiêu chí để tìm và xóa dữ liệu một cách nhanh chóng. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cách thêm, sửa và xóa bản ghi.

Đầu Trang