Office 365 tuân thủ tài chính

Ngành tài chính là một phần rất quy định của hầu hết nền kinh tế. Một số quy định cục bộ, quốc gia và khu vực áp dụng cho doanh nghiệp trong ngành tài chính Dịch vụ.

Dưới dạng doanh nghiệp nhỏ, có thể tốn kém và phức tạp để tuân thủ với các quy định. Office 365 giúp dễ dàng hơn và có thể chấp nhận bằng cách cung cấp cho bạn tất cả các công cụ bên phải ở một nơi để giúp tuân thủ đáp ứng tài chính ngành công ty của bạn.

Bảo vệ lời đe dọa trực tuyến và bảo mật Email

Sử dụng Office 365 nâng cao lời đe dọa bảo vệ (ATP), vốn sẽ tự động duyệt qua tất cả các đi vào và thư đến email cũng như phần đính kèm email. Dùng một chống phần mềm có hại để phát hiện nếu có bất kỳ nối kết độc hại hoặc đáng ngờ. Nếu en email chứa nối kết như vậy, ATP dừng người dùng từ việc bấm vào chúng.

Ngoài ra, Office 365 cũng duyệt qua tất cả các siêu kết nối trong tệp Word, Excel và Powerpoint. Điều này đảm bảo rằng tất cả phần mềm độc hại tiềm năng đã ngừng trước khi nó có thể truy nhập dữ liệu của bạn và lây nhiễm hoặc đánh cắp nó. Nó cũng sẽ đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của online liên lạc và dữ liệu liên quan của bạn.

Kiểm tra hộp thư và hoạt động theo dõi

Hộp thư của công ty của bạn chứa thông tin người dùng doanh nghiệp và nhạy cảm. Vì vậy thật quan trọng để đảm bảo rằng không có người trái phép truy nhập thông tin này. Hộp thư của tính năng ghi nhật ký kiểm nghiệm cho phép bạn theo dõi người truy nhập hộp thư và các hoạt động họ thực hiện.

Bạn có thể xác định người dùng và hoạt động bạn muốn theo dõi. Ví dụ, bạn có thể quyết định theo dõi khi email xóa bỏ hoặc di chuyển hay không. Bạn cũng có thể xác định theo dõi các hoạt động của người quản trị, người dùng, người sở hữu và người khác truy nhập hộp thư hay không.

Sau khi bạn bật tính năng này, tất cả các mục nhập Nhật ký được lưu trữ trong hộp thư. Mỗi mục bao gồm địa chỉ IP, tên máy chủ và chi tiết khác. Nếu email được di chuyển từ vị trí ban đầu của nó, mục nhập Nhật ký bao gồm các thư mục đích. Theo mặc định, tất cả các mục nhập Nhật ký được giữ lại cho 90 ngày. Bạn có thể sửa đổi các thiết đặt nếu bạn muốn lưu trữ chúng cho một khoảng thời gian dài hơn.

Email và mã hóa dữ liệu

Một công cụ rất hiệu quả để đạt được bảo mật email là mã hóa. Mã hóa đảm bảo rằng chỉ một người được ủy quyền thể giải mã và đọc email. Ngay cả khi một người trái phép truy cập email được mã hóa, nhưng không thể giải mã và đọc nó. Tương tự, bạn cũng có thể cải thiện mức độ bảo mật dữ liệu được lưu trữ của bạn, chẳng hạn như tài liệu, bằng cách mã hóa chúng.

Office 365 cho phép bạn mã hóa email cũng như các hình thức của dữ liệu số. Điều này sẽ thêm một tầng bổ sung của chứng khoán. Bạn có thể sử dụng mã hóa như là một phần của chiến lược rộng hơn bảo vệ dữ liệu của bạn.

Trung tâm khám phá điện tử

Doanh nghiệp ngay hôm nay xử lý, xử lý và lưu trữ một phạm vi lớn các thông tin điện tử. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để đưa ra quyết định tốt hơn là một doanh nghiệp. Nhưng đó cũng sẽ giúp bạn khó hơn cho bạn để xác định, định vị, tìm kiếm và tìm thông tin liên quan khi cần thiết.

khám phá điện tử là một tính năng Office 365 nâng cao. khám phá điện tử có thể tìm kiếm trên tất cả các loại thông tin được lưu trữ điện tử (ESI). Tính năng này cho phép bạn thu thập, lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu liên quan nhiều nhất từ nhiều nguồn. Bạn có thể tìm kiếm trong các cấu phần Office 365 khác nhau bằng cách dùng khám phá điện tử. Các cấu phần bao gồm Skype for Business, site SharePoint Online, hộp thư Exchange Online, Microsoft nhóm và nhóm Office 365.

khám phá điện tử cũng có thể xác định bài đăng truyền thông xã hội, thư thoại, trò chuyện thư, word xử lý tệp, bảng tính và văn bản SMS. Bạn có thể sau đó lưu trữ và lưu trữ dữ liệu này theo cách tương thích bằng cách dùng Office365.

Doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải tình huống pháp lý mà bạn cần tìm và cung cấp ESI liên quan để căn cứ. khám phá điện tử giúp nó dễ dàng hơn cho bạn bằng cách cho phép bạn tìm kiếm, định vị và thu thập thông tin này trong một chỗ. Bạn có thể sắp xếp kết quả tìm kiếm trong những trường hợp khác nhau và chia sẻ với bên liên quan khác nhau.

Khám phá Điện tử Nâng cao

Khám phá điện tử nâng cao cho phép bạn lưu trữ các bản sao trùng lặp của dữ liệu trong một vị trí riêng biệt trong một định dạng dễ dàng có thể tải xuống và cũng cho phép cho chỉ mục để nhanh chóng và dễ dàng khám phá dữ liệu.  Dùng chức năng học từ máy thông minh để xác định chính xác các loại dữ liệu. Nó cũng phân tích dữ liệu phi cấu trúc và đào bới qua nó tìm các thông tin liên quan cho bạn.

Bằng cách sử dụng khám phá điện tử nâng cao, bạn có thể đảm bảo rằng dữ liệu của tổ chức của bạn được lưu trữ theo cách nó có thể dễ dàng tìm kiếm khi yêu cầu.

Xác thực đa yếu tố

Mật khẩu truyền thống đã được dùng để xác thực người dùng trong dịch vụ trực tuyến. Nhưng mật khẩu dễ dàng bị xâm phạm. Tất cả các chuyên gia bảo mật đồng ý MFA đáng kể có thể cải thiện kỹ thuật số bảo mật.

MFA dùng nhiều phương pháp xác thực và thêm nhiều tầng bảo mật. Nó được dùng để nâng cao bảo mật của hệ thống doanh nghiệp, hộp thư, tài liệu quan trọng và bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào yêu cầu một lần đăng nhập.

Không có nhiều cách thêm MFA. Những mục này bao gồm:

• Điện thoại: Khi bạn đăng nhập, bạn nhận được một cuộc gọi hoặc tin nhắn văn bản với mã xác nhận.

• Ứng dụng: Bạn tải xuống ứng dụng di động. Khi bạn đăng nhập, bạn sử dụng ứng dụng để tạo một mã. Mã này rồi cho phép bạn đăng nhập vào một dịch vụ trực tuyến.

Office 365 đi kèm với chức năng để cho phép xác thực đa yếu tố. Bạn có thể sử dụng MFA để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền truy nhập vào dịch vụ Office 365 của bạn. Điều này bảo vệ dữ liệu nghiệp vụ quan trọng từ rơi vào tay sai. Nó cũng sẽ giúp bạn tuân thủ với bảo mật dữ liệu và tính toàn vẹn quy định.

Ngăn ngừa Mất Dữ liệu

Tính năng Office 365 dữ liệu lỗ ngăn chặn (DLP) có thể dùng với dễ dàng để ghi lại tất cả liên lạc liên quan điện tử và đảm bảo rằng thông tin mật không truy nhập được bởi người trái phép. DLP đảm bảo rằng các tài liệu của tổ chức của bạn và thông tin quan trọng không rỉ. Bạn có thể chọn từ các chính sách DLP khác nhau trong Office 365 bảo mật & Trung tâm tuân thủ.

Ví dụ, nếu một người tại tổ chức của bạn tìm cách gửi email với thông tin cá nhân, bạn có thể chặn email hoặc cảnh báo cho người đó về tính năng này. Tương tự, bạn có thể phát hiện và giám sát thông tin như số thẻ tín dụng và các số an sinh xã hội. DLP có thể xác định thông tin nhạy cảm trên tất cả các dịch vụ Office 365 mà tổ chức của bạn sử dụng.

Bằng cách dùng DLP, bạn có thể chỉ cần chặn bất kỳ email nào gửi thông tin như vậy. Bạn cũng có thể ngăn không cho người dùng tải dữ liệu nhạy cảm với điện toán đám mây lưu trữ hoặc bất kỳ dịch vụ trực tuyến khác.

Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng không rỉ bên ngoài tổ chức của bạn. Tài chính quy định từ SEC và các căn cứ giữ một kinh doanh chịu trách nhiệm cho dữ liệu dò. Bằng cách chặn dò như vậy, bạn có thể tuân thủ quy định tài chính hiệu quả hơn.

Quản lý thiết bị di động

Nhân viên hôm nay sử dụng nhiều thiết bị di động, bao gồm iPhone, Android, iPad và Windows Phone. Họ sử dụng các thiết bị để truy nhập Office 365 hộp thư và các dịch vụ trực tuyến.

Office 365 cung cấp quản lý hoàn chỉnh các thiết bị di động (MDM). Với tính năng này, bạn có thể xem lại mỗi thiết bị và xem nếu nó là tuân thủ với các chính sách tổ chức. Nếu đó là tuân thủ, bạn có thể đăng ký thiết bị sao cho nó có thể truy nhập vào dịch vụ Office 365. Sau khi một thiết bị được đăng ký, bạn có thể xem lại thường xuyên để đảm bảo nó được giữ nguyên tuân thủ.

Bạn cũng có thể thêm và thay đổi chính sách bảo mật áp dụng cho các thiết bị này. Nếu một thiết bị đăng ký sẽ được đánh cắp hoặc mất, bạn có thể xoá sạch từ xa để Hãy chắc chắn quan trọng dữ liệu không chia thành tay sai.

MDM đảm bảo rằng tất cả các nhân viên hoặc nhân viên tại tổ chức của bạn truy cập Dịch vụ trực tuyến trong một cách bảo mật.

Tuân thủ liên tục

Tài chính quy định thay đổi và cải tiến xoay với thời gian. Điều này có nghĩa là tổ chức của bạn có thể cần phát triển chiến lược tuân thủ của nó theo thời gian. Điều này được gọi là tuân thủ liên tục. Tuân thủ liên tục có nghĩa là bạn theo dõi và xem lại vị trí tuân thủ của bạn thường xuyên. Bạn cũng áp dụng mới CNTT tiêu chuẩn và công nghệ để bảo đảm bảo mật và tuân thủ của hệ thống của bạn.

Office 365 có nhiều hơn 1000 điều khiển và kiểm tra tại chỗ. Những mục này cho phép Dịch vụ Office 365 để cải tiến xoay và thay đổi nhanh chóng bất cứ khi nào mới quy định hoặc tiêu chuẩn được tạo ra. Office 365 cũng là tuân thủ với nhiều tiêu chuẩn toàn cầu quan trọng và quy định. Dịch vụ Office 365 có thể giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu và quy trình của bạn luôn tuân thủ với những quy mới và tiêu chuẩn.

Microsoft giá Office 365 và dữ liệu sản phẩm khác thường xuyên. Nó phát triển sản phẩm bằng cách thực hiện các khách hàng mới và ngành chuẩn để giúp bạn đảm bảo đang diễn ra tuân thủ.

Kết luận

Với các tính năng ở trên, bạn có thể ghi lại, thu thập, lưu trữ và núm điều khiển dữ liệu trong một cách an toàn và bảo mật. Bạn cũng có thể xác định và thực hiện việc tuân thủ chính sách sử dụng Office 365.

Office 365 hoạt động trên nhiều thiết bị. Đây là vô cùng dễ sử dụng và cung cấp cho bạn đầy đủ quyền điều khiển được kết nối thiết bị và dữ liệu tổ chức.