Tách cơ sở dữ liệu Access

Trong bài viết này

• Tổng quan

• Trước khi bạn bắt đầu

• Tách cơ sở dữ liệu

• Phân phối cơ sở dữ liệu phía trước

• Thay đổi cơ sở dữ liệu phía sau mà bạn sử dụng

Tổng quan

Khi bạn tách cơ sở dữ liệu, bạn sắp xếp lại thành hai tệp - một cơ sở dữ liệu phần cuối bao gồm bảng dữ liệu và một cơ sở dữ liệu phần đầu bao gồm tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu khác như bảng truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Mỗi người dùng tương tác với dữ liệu bằng cách sử dụng bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu.

Để tách một cơ sở dữ liệu, bạn sử dụng Trình hướng dẫn Bộ tách Cơ sở dữ liệu. Sau khi tách cơ sở dữ liệu, bạn phải phân phối cơ sở dữ liệu ngoại vi cho người dùng của mình.

Trước khi bạn bắt đầu

Trước khi bạn tách một cơ sở dữ liệu, hãy cân nhắc những điều sau đây:

• Bạn nên luôn sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi tách. Nếu bạn tách một cơ sở dữ liệu, rồi quyết định rằng bạn không muốn tách cơ sở dữ liệu, bạn có thể khôi phục bản gốc từ bản sao dự phòng của mình.

• Việc tách cơ sở dữ liệu có thể mất nhiều thời gian. Bạn nên thông báo cho người dùng để họ không sử dụng cơ sở dữ liệu trong khi bạn tách cơ sở dữ liệu. Nếu người dùng thay đổi dữ liệu trong khi bạn tách cơ sở dữ liệu, những thay đổi này sẽ không được phản ánh trong cơ sở dữ liệu phía sau.

  Mẹo: Nếu người dùng thay đổi dữ liệu trong khi bạn tách cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu mới vào cơ sở dữ liệu phía sau sau khi hoàn tất.

• Mặc dù việc tách cơ sở dữ liệu là một cách để chia sẻ dữ liệu nhưng tất cả những người sử dụng cơ sở dữ liệu phải có phiên bản Microsoft Office Access tương thích với định dạng tệp của cơ sở dữ liệu phía sau. Ví dụ: nếu tệp cơ sở dữ liệu phía sau sử dụng định dạng tệp .accdb, người dùng không thể truy nhập dữ liệu bằng Access 2003.

• Bạn có thể muốn sử dụng định dạng tệp Access cũ hơn cho cơ sở dữ liệu phía sau nếu bạn sử dụng các tính năng không còn được hỗ trợ. Ví dụ: nếu bạn sử dụng trang truy nhập dữ liệu (DAP); bạn có thể tiếp tục sử dụng chúng nếu cơ sở dữ liệu phía sau có định dạng tệp trước đó hỗ trợ DAP. Sau đó, bạn có thể sử dụng định dạng tệp mới với cơ sở dữ liệu phía trước để người dùng của bạn có quyền truy nhập vào những lợi ích của định dạng mới. Lưu ý rằng bạn không thể thay đổi dữ liệu trong Trang Truy nhập Dữ liệu bằng Access 2010 trở lên.

Đầu Trang

Tách cơ sở dữ liệu

1. Trên máy tính của bạn, hãy tạo một bản sao của cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tách. Bắt đầu với tệp cơ sở dữ liệu trên ổ cứng cục bộ của bạn, không phải trên chia sẻ mạng. Nếu tệp cơ sở dữ liệu hiện được chia sẻ từ ổ đĩa cứng cục bộ của bạn, bạn có thể để tệp đó ở vị trí hiện tại.

2. Mở bản sao của cơ sở dữ liệu nằm trên ổ đĩa cứng cục bộ của bạn.

3. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Di chuyển Dữ liệu , bấm vào Cơ sở dữ liệu Access. Trình hướng dẫn Tách Cơ sở dữ liệu khởi động.

4. Bấm Tách Cơ sở dữ liệu.

5. Trong hộp thoại Tạo Cơ sở dữ liệu Phía sau, hãy chỉ định tên, loại tệp và vị trí cho tệp cơ sở dữ liệu phía sau.

   Lưu ý: 

   • Cân nhắc sử dụng tên mà Access đề xuất. Tên này giữ nguyên tên tệp gốc và cho biết rằng cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu phía sau bằng cách chèn _be vào tên, ngay trước phần mở rộng tên tệp.

   • Không thay đổi loại tệp trừ khi một số người dùng sẽ sử dụng phiên bản Access cũ hơn để truy nhập dữ liệu.

   • Bạn có thể nhập đường dẫn đến vị trí mạng trong hộp Tên Tệp, trước tên tệp. Ví dụ: nếu vị trí mạng cho cơ sở dữ liệu phía sau là \\server1\share1\ và tên tệp cho cơ sở dữ liệu phía sau là MyDB_be.accdb, bạn có thể nhập \\server1\share1\MyDB_be.accdb vào hộp Tên Tệp.

   • Vị trí bạn chọn phải sẵn dùng cho tất cả những người sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu. Vì ánh xạ ổ đĩa có thể khác nhau, bạn nên chỉ định đường UNC của vị trí thay vì sử dụng chữ cái của ổ đĩa được ánh xạ.

6. Khi trình hướng dẫn hoàn tất, trình hướng dẫn sẽ hiển thị một thông báo xác nhận.

Cơ sở dữ liệu của bạn hiện đã được tách. Cơ sở dữ liệu phía trước là tệp mà bạn đã bắt đầu (bản sao của cơ sở dữ liệu chung ban đầu) và cơ sở dữ liệu phía sau nằm trong vị trí mạng mà bạn đã chỉ định ở bước 5 của quy trình này.

Phân phối cơ sở dữ liệu phía trước

Sau khi phân tách cơ sở dữ liệu, bạn sẽ phân phối cơ sở dữ liệu ngoại vi cho người dùng của mình để họ có thể bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu.

Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

• Gửi thông điệp email đến người dùng cơ sở dữ liệu và đính kèm tệp cơ sở dữ liệu phía trước vào thư. Bao gồm mọi hướng dẫn sẽ giúp người dùng của bạn dễ dàng bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu ngoại vi ngay lập tức.

• Lưu tệp cơ sở dữ liệu phía trước vào một vị trí mạng mà tất cả người dùng cơ sở dữ liệu đều có thể truy nhập, rồi gửi cho người dùng của bạn một thông điệp email xác định vị trí mạng cùng với bất kỳ hướng dẫn nào khác mà họ có thể cần để truy nhập cơ sở dữ liệu.

• Phân phối tệp cơ sở dữ liệu phía trước bằng cách sử dụng phương tiện di động, chẳng hạn như CD-ROM hoặc ổ đĩa USB. Nếu bạn tự cài đặt tệp, bạn có thể kiểm tra tệp để đảm bảo tệp hoạt động. Nếu người dùng phải cài đặt tệp, bạn nên đưa vào tài liệu giải thích cho họ những việc họ phải làm để cài đặt tệp và liên hệ với ai nếu họ gặp khó khăn.

Đầu Trang

Thay đổi cơ sở dữ liệu phía sau mà bạn sử dụng

Bạn có thể di chuyển cơ sở dữ liệu phía sau hoặc sử dụng cơ sở dữ liệu phía sau khác bằng cách sử dụng Trình quản lý Bảng được Liên kết.

Nếu bạn muốn di chuyển cơ sở dữ liệu phía sau của mình, trước tiên hãy tạo một bản sao của cơ sở dữ liệu đó đến vị trí mới, rồi làm theo quy trình này.

1. Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết , hãy bấm Trình quản lý Bảng được Nối kết.

2. Trong Trình quản lý Bảng được Liên kết, hãy chọn các bảng trong cơ sở dữ liệu phía sau hiện tại.

   Mẹo: Nếu bạn chưa liên kết với bất kỳ cơ sở dữ liệu nào khác, hãy bấm Chọn Tất cả.

3. Chọn hộp kiểm Luôn kiểm tra vị trí mới, rồi bấm OK.

4. Duyệt đến và chọn cơ sở dữ liệu phía sau mới.

Đầu Trang