Hộp văn bản là điều khiển chuẩn trong Access được sử dụng để xem cũng như chỉnh sửa dữ liệu trên các biểu mẫu và báo cáo. Bạn có thể hiển thị các loại dữ liệu khác nhau trong hộp văn bản và cũng có thể sử dụng chúng để thực hiện các tính toán. Bài viết này giải thích cách tạo và sử dụng hộp văn bản, đồng thời cũng giải thích một số thuộc tính quan trọng của hộp văn bản.
Bạn muốn làm gì?
Thêm hộp văn bản được liên kết
Hộp văn bản được liên kết sẽ hiển thị dữ liệu từ một trường trong một bảng hoặc truy vấn. Trên một biểu mẫu, bạn có thể sử dụng hộp văn bản được liên kết với nguồn bản ghi có thể cập nhật để nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong một trường. Những thay đổi bạn thực hiện trong hộp văn bản sẽ được phản ánh trong bảng cơ sở.
Cách để nhanh chóng tạo hộp văn bản được liên kết là kéo một trường từ ngăn Danh sách Trường lên biểu mẫu hoặc báo cáo. Access sẽ tự động tạo một hộp văn bản cho các trường chứa những loại dữ liệu sau:
-
Văn bản Ngắn
-
Văn bản Dài
-
Số
-
Ngày/Giờ
-
Tiền tệ
-
Siêu kết nối
-
Được tính toán
Lưu ý: Kể từ Access 2013, các loại dữ liệu Văn bản đã được đổi tên thành Văn bản Ngắn và các loại dữ liệu Bản ghi nhớ đã được đổi tên thành Văn bản Dài.
Việc kéo các trường chứa loại dữ liệu khác sẽ tạo ra các loại điều khiển khác nhau. Ví dụ: nếu bạn kéo trường Có/Không từ ngăn Danh sách Trường vào một biểu mẫu hay báo cáo, Access sẽ tạo ra một hộp kiểm. Nếu bạn kéo trường Đối tượng OLE vào một biểu mẫu hay báo cáo, Access sẽ tạo ra một khung đối tượng được liên kết và nếu bạn kéo trường tệp đính kèm vào một biểu mẫu hoặc báo cáo, Access sẽ tạo ra một điều khiển tệp đính kèm.
Thêm hộp văn bản được liên kết vào một biểu mẫu hoặc báo cáo bằng cách kéo một trường từ ngăn Danh sách Trường
-
Mở biểu mẫu hoặc báo cáo trong dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo ở Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào dạng xem bạn muốn.
-
Ở tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có
-
Trong ngăn Danh sách Trường, bung rộng bảng có chứa trường bạn muốn được liên kết với hộp văn bản của mình.
-
Kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo hoặc biểu mẫu.
Để biết thêm thông tin về cách làm việc với ngăn Danh sách Trường, xem bài viết Thêm trường vào một biểu mẫu hoặc báo cáo.
Bạn cũng có thể thêm hộp văn bản được liên kết vào một biểu mẫu hoặc báo cáo bằng cách thêm hộp văn bản không liên kết trước tiên, rồi đặt thuộc tính Nguồn Điều khiển của hộp văn bản thành trường bạn muốn liên kết.
Thêm hộp văn bản không liên kết
Hộp văn bản không liên kết không được kết nối với trường trong bảng hoặc truy vấn. Bạn có thể sử dụng hộp văn bản không liên kết để hiển thị kết quả tính toán hoặc để chấp nhận thông tin đầu vào mình không muốn lưu trữ trực tiếp vào bảng. Đó là cách đơn giản nhất để thêm hộp văn bản không liên kết ở dạng xem Thiết kế.
-
Mở biểu mẫu hoặc báo cáo trong dạng xem Thiết kế bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem Thiết kế.
-
Ở tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển, bấm Hộp Văn bản.
-
Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn đặt hộp văn bản trong biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi bấm để chèn hộp văn bản.
Lưu ý: Access cũng sẽ đặt nhãn ở bên trái hộp văn bản, vì vậy, hãy để dành chỗ trống ở bên trái con trỏ để đặt nhãn. Bạn có thể đặt lại nhãn và hộp văn bản vào lúc khác. Bạn cũng có thể xóa nhãn bằng cách bấm vào nhãn đó, rồi nhấn DELETE.
Một cách khác để tạo hộp văn bản không liên kết là trước tiên tạo hộp văn bản được liên kết bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi xóa giá trị trong thuộc tính Nguồn Điều khiển của trường đó. Nếu bạn thực hiện như vậy trong dạng xem Thiết kế, hộp văn bản sẽ hiển thị "Không liên kết" thay cho tên trường. Trong dạng xem Bố trí, văn bản sẽ không còn hiển thị dữ liệu nữa — thực tế, văn bản sẽ trống.
Thêm hộp văn bản được tính toán
-
Mở biểu mẫu hoặc báo cáo trong dạng xem Thiết kế bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem Thiết kế.
-
Ở tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển, bấm Hộp Văn bản.
-
Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn đặt hộp văn bản trong biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi bấm để chèn hộp văn bản.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
Đặt con trỏ vào hộp văn bản, rồi nhập biểu thức giúp tính tổng.
Chọn hộp văn bản, nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính, rồi nhập biểu thức vào hộp thuộc tính Nguồn Điều khiển. Để sử dụng Trình tạo Biểu thức nhằm tạo biểu thức, hãy bấm vào
-
Lưu biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi chuyển sang dạng xem Biểu mẫu hoặc dạng xem Báo cáo để kiểm tra kết quả.
Để biết thêm thông tin về cách tạo biểu thức, xem bài viết Tìm hiểu cách dựng biểu thức.
GHI CHÚ:
-
Nếu bạn cần thêm chỗ trống để nhập biểu thức trong hộp thuộc tính ControlSource, nhấn SHIFT+F2 để mở hộp Thu phóng.
-
Nếu biểu mẫu hoặc báo cáo của bạn dựa trên một truy vấn, có thể bạn sẽ muốn đặt biểu thức vào truy vấn thay vì đặt vào một điều khiển được tính toán. Thực hiện như vậy có thể cải thiện hiệu suất và nếu bạn định tính tổng các nhóm bản ghi, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi sử dụng tên của trường được tính toán trong hàm tổng hợp.
Tìm hiểu về thuộc tính hộp văn bản
Dù tạo hộp văn bản bằng cách nào, bạn cũng sẽ cần đặt các thuộc tính nhất định sao cho hộp văn bản hoạt động và xuất hiện theo cách bạn muốn. Danh sách sau hiển thị một số thuộc tính hộp văn bản được sử dụng thường xuyên hơn và quan trọng hơn:
-
Tên Bạn nên đặt tên ngắn gọn, có ý nghĩa cho hộp văn bản để có thể dễ dàng nhận biết được nội dung trong hộp văn bản đó. Điều này giúp bạn dễ dàng tham chiếu tới hộp văn bản ở các biểu thức bạn có thể sử dụng trong các hộp văn bản khác. Một số nhà phát triển cơ sở dữ liệu muốn thêm tiền tố, như txt, vào tên hộp văn bản để họ có thể dễ dàng phân biệt những hộp văn bản này với những loại điều khiển khác—ví dụ: txt_Tên hoặc txt_Địa_chỉ.
Khi bạn tạo hộp văn bản được liên kết bằng cách kéo một trường từ ngăn Danh sách Trường, Access sẽ sử dụng tên trường làm tên hộp văn bản. Việc này thường khá hiệu quả nhưng nếu bạn dự định chỉnh sửa thuộc tính Nguồn Điều khiển và tạo biểu thức thì trước tiên bạn nên thay đổi tên hộp văn bản sao cho tên này khác với tên trường. Nếu không, Access có thể không xác định được bạn đang tham chiếu tới hộp văn bản hay tới trường trong bảng. Ví dụ: giả sử bạn có một báo cáo chứa hộp văn bản có tên là Tên, hộp văn bản này được liên kết tới một trường bảng có tên là Tên. Nếu bạn muốn cắt mọi dấu cách có thể đứng trước giá trị trong trường Tên, bạn có thể đặt thuộc tính Nguồn Điều khiển của hộp văn bản thành:
=Trim([First Name])
Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến #Lỗi xuất hiện trong hộp văn bản vì Access không thể xác định được biểu thức tham chiếu tới trường hay tới hộp văn bản. Để khắc phục sự cố này, hãy đổi tên các hộp văn bản sao cho chúng có tên duy nhất.
-
Nguồn Điều khiển Thuộc tính này sẽ xác định hộp văn bản được liên kết, không liên kết hay được tính toán.
-
Nếu giá trị trong hộp thuộc tính Nguồn Điều khiển là tên của trường trong bảng thì hộp văn bản sẽ được liên kết với trường đó.
-
Nếu giá trị trong Nguồn Điều khiển trống thì hộp văn bản là không liên kết.
-
Nếu giá trị trong Nguồn Điều khiển là một biểu thức thì hộp văn bản là hộp văn bản được tính toán.
-
-
Định dạng Văn bản Nếu hộp văn bản được liên kết với trường Văn bản Dài, bạn có thể đặt giá trị trong hộp thuộc tính Định dạng Văn bản thành Văn bản Có định dạng. Thao tác này cho phép bạn áp dụng nhiều kiểu định dạng với văn bản có chứa trong hộp văn bản. Ví dụ: bạn có thể áp dụng định dạng đậm cho một từ và gạch dưới cho một từ khác.
-
Có thể Phát triển Thuộc tính này đặc biệt hữu ích đối với các báo cáo dành cho hộp văn bản được liên kết với các trường Văn bản Ngắn hoặc Văn bản Dài. Cài đặt mặc định là Không. Nếu có quá nhiều văn bản hiển thị trong hộp văn bản, văn bản sẽ bị cắt bớt (cắt cụt). Tuy nhiên, nếu bạn đặt giá trị của hộp thuộc tính Có thể Phát triển thành Có, hộp văn bản sẽ tự động điều chỉnh kích cỡ dọc của mình để in hoặc xem trước toàn bộ dữ liệu có chứa trong hộp văn bản.
