Hồi tưởng rất cần thiết để giải nén các dự án và cải thiện quy trình cho tương lai, và Microsoft Whiteboard giúp quy trình trở nên mang tính cộng tác và thú vị!
Khi việc lập kế hoạch, dự án, phân đoạn nước rút hoặc bất kỳ cột mốc quan trọng nào khác kết thúc, việc tổ chức một cuộc hồi tưởng là cách tốt nhất để rút ra những hiểu biết quan trọng về những gì đã diễn ra tốt đẹp, đồng thời khám phá ra những gì có thể cải thiện vào lần tới.
Các tính năng chính:
- Mẫu cho nhiều định dạng hồi tưởng
- Tương tác để cho phép mọi người lắng nghe ý kiến của mọi người
- Ghi chú dính nhiều màu sắc để sắp xếp phản hồi thành các danh mục
- Viết tay thông minh để dễ dàng trực quan hóa các chủ đề
- Xuất hình ảnh PNG để chia sẻ kết quả
Tại sao hồi tưởng lại quan trọng đối với một nhóm?
Nhìn lại thường được coi là một cuộc họp khác trên lịch, nhưng chúng đáng để dành thời gian và công sức vì một vài lý do:
1. Teams có thể cung cấp phản hồi thẳng thắn
Một cuộc họp hồi tưởng mời tất cả các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin chi tiết của họ khi kết thúc cột mốc. Điều gì đã diễn ra tốt đẹp? Điều gì đã không suôn sẻ như vậy? Chúng tôi có thể cải thiện điều gì? Hồi tưởng nên tạo cơ hội cho mọi người sử dụng bảng trắng để chia sẻ ý kiến của họ. Khuyến khích nhóm của bạn thẳng thắn và đặt những câu hỏi thăm dò để tìm ra nguyên nhân cốt lõi.
2. Thảo luận về điều tốt, điều xấu và xấu
Mặc dù bạn dễ dàng bị cuốn vào công việc và tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ, nhưng đôi khi chúng ta quên nói về cách hoàn thành công việc. Luôn có điều gì đó đằng sau hậu trường có thể gây căng thẳng cho mọi người và không phải mọi quy trình đều có thể hoạt động hiệu quả như dự kiến. Khi loại phản hồi này được đưa ra trong các cuộc hồi tưởng dự án, đã đến lúc nhóm phải giải quyết những thách thức này và làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp tốt nhất.
3. Nâng cao trò chơi hợp tác của bạn
Đặt nhịp độ để tiến hành các cuộc hồi tưởng thường xuyên trong nhóm của bạn. Nhóm càng đánh giá quy trình của họ và hành động dựa trên những cải tiến cần thực hiện, đầu ra càng tốt. Có nhiều phương pháp để chạy một cuộc xem trước. Các nhóm được khuyến khích sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để duy trì sự cộng tác mới mẻ và hiệu quả.
Cách tiến hành một phiên hồi tưởng thành công
Thực hiện các thao tác sau:
Chuẩn bị bảng trước
- Lên lịch cuộc họp trong Microsoft Teams.
- Điều hướng đến cuộc họp Teams và chọn Whiteboard từ danh sách ở đầu cuộc họp. Bạn cũng có thể thực hiện điều này bằng cách tạo bảng trắng và chia sẻ liên kết trong Windows App Bảng trắng hoặc trong trình duyệt ở whiteboard.office.com.
- Trong pa nen Tạo, chọn Mẫu>Hồi tưởng, rồi chọn một mẫu.
- Thêm các mục tiêu của bạn cho phiên làm việc, rồi đánh nhãn tất cả mọi thứ khác một cách phù hợp.
- Chia sẻ liên kết đến bảng nếu những người khác đang giúp bạn chuẩn bị.
Trong phiên
- Đảm bảo rằng tất cả người dự đều có liên kết cuộc họp Teams.
- Sau khi cuộc họp bắt đầu, hãy chia sẻ bảng trắng từ khay chia sẻ hoặc gửi liên kết tới bảng từ ứng dụng Whiteboard hoặc từ whiteboard.office.com.
- Giới thiệu mục tiêu của phiên và đảm bảo rằng mọi người đều quen với việc sử dụng Bảng trắng.
- Hãy cân nhắc cách bạn muốn tổ chức phiên (ví dụ: màu ghi chú dính dành riêng cho những người cụ thể, các phản ứng cụ thể đại diện cho các ý tưởng khác nhau, v.v.).
- Trong quá trình hồi tưởng, hãy khuyến khích sự tham gia bằng ghi chú dính và phản ứng.
- Sử dụng tính năng "Giơ tay" trong Teams để sắp xếp thứ tự phát biểu của người tham gia.
- Theo dõi thời gian để đảm bảo rằng phiên đang đi đúng hướng.
Sau phiên làm việc
- Gửi thư cho người dự bằng liên kết đến bảng trắng để mọi người đều có quyền truy nhập hoặc nhắc họ rằng bạn có thể truy nhập bảng trong bộ chọn bảng trắng của riêng họ.
- Nếu bạn muốn gửi ảnh chụp nhanh tóm tắt về bảng, bạn có thể xuất hình ảnh PNG để chia sẻ từ menu Cài đặt.
- Di chuyển công việc cho các bước tiếp theo vào công cụ theo dõi mà bạn chọn để thực hiện hành động và đo lường tiến độ.
Quá bận nên không thể tập hợp mọi người đến với nhau? Chạy phiên không đồng bộ
- Mở bảng trắng mới và chọn mẫu hồi tưởng thích hợp.
- Viết hướng dẫn rõ ràng trên bảng trắng.
- Nếu cần, hãy tạo chú giải để xác định ý nghĩa của một số màu sắc hoặc phản ứng ghi chú dính trên bảng.
- Chia sẻ bảng trắng qua liên kết qua Microsoft Teams hoặc email, rồi đưa ra ngày đến hạn để cung cấp phản hồi.
- Xuất hình ảnh PNG của bảng từ menu Cài đặt để chia sẻ tóm tắt các phát hiện với nhóm.
Các biện pháp tối ưu để hồi cứu
- Bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể tạo điều kiện cho một cuộc hồi tưởng.
- Lên lịch hồi tưởng vào cuối mỗi phân đoạn nước rút hoặc mốc thời gian.
- Hồi tưởng nên là cơ hội để thảo luận về thực tế một cách cởi mở, không sợ bị phán xét.
- Mục tiêu chính của một cuộc hồi tưởng là đưa ra cuộc họp với các thử nghiệm cải tiến sẽ được thử nghiệm trong giai đoạn chạy nước rút hoặc cột mốc sắp tới. Sau đây là một số ví dụ:
- Thử nghiệm các công cụ cộng tác mới để cải thiện hiệu quả cuộc họp với các thành viên nhóm từ xa.
- Cải thiện hiệu quả của việc tinh chỉnh tồn đọng sản phẩm.
- Điều chỉnh giới hạn băng thông nhóm để phản ánh tốt hơn tình trạng sẵn sàng của thành viên nhóm trong quá trình phân đoạn nước rút hoặc mốc thời gian (ví dụ: nếu không có đủ thời gian để giải quyết các lỗi hoặc sự cố khẩn cấp sắp tới).
Xem thêm
Hãy xem các hướng dẫn Whiteboard khác của chúng tôi để tìm hiểu thêm!