Lưu ý
Nội dung và các bước trong bài viết này áp dụng cho Word cho Microsoft 365 và các phiên bản trên máy tính khác của Word dành cho Windows và máy Mac.
Trong tài liệu được phối, trường MergeRec hiển thị vị trí thứ tự của bản ghi dữ liệu hiện tại. Số này phản ánh bất kỳ sự phân loại hoặc lọc nào bạn đã áp dụng cho nguồn dữ liệu trước khi phối. Bạn có thể sử dụng trường Phối Bản ghi để đánh số từng tài liệu được phối trong phối thư, theo thứ tự bạn đã sắp xếp nguồn dữ liệu.
Ví dụ: nếu một cơ sở dữ liệu nhân sự có chứa 2.000 bản ghi, giá trị của trường MergeRec sẽ nằm trong khoảng từ 1 đến 2.000. Tuy nhiên, để gửi thư mẫu đến những nhân viên kỷ niệm 5 năm làm việc tại công ty của bạn, bạn sẽ lọc nguồn dữ liệu, tạo ra một bộ bản ghi nhỏ hơn nhiều, như 500.
Nếu bạn đã sử dụng toàn bộ cơ sở dữ liệu để phối, giá trị MergeRec trong thư của một nhân viên cụ thể có thể là 1.000. Tuy nhiên, với bộ lọc có hiệu lực, giá trị MergeRec của chính nhân viên đó sẽ không vượt quá 500.
Giá trị của trường MergeRec cho một bản ghi dữ liệu cũng bị ảnh hưởng bởi thứ tự sắp xếp của nguồn dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn sắp xếp danh sách gửi thư của mình theo thứ tự bảng chữ cái theo thứ tự tăng dần, một tên bắt đầu bằng A sẽ có số MergeRec thấp. Tuy nhiên, nếu bạn sắp xếp cùng danh sách theo thứ tự bảng chữ cái theo thứ tự giảm dần thì tên tương tự sẽ có số MergeRec cao hơn.
Cú pháp
Khi bạn xem trường Phối Bản ghi trong tài liệu, cú pháp trông như sau:
{ MERGEREC }
Lưu ý
Mã trường cho trường biết phải hiện những gì. Kết quả trường là những nội dung hiển thị trong tài liệu sau khi đánh giá mã trường. Để chuyển giữa việc xem mã trường và kết quả của mã trường, hãy nhấn Alt+F9.
Hướng dẫn
Bạn có thể sử dụng trường Phối Bản ghi trong tài liệu hoặc như là một phần của phối thư.
Để sử dụng trường Phối Bản ghi trong tài liệu, hãy thực hiện như sau:
- Trên tab Chèn , trong nhóm Văn bản , bấm Phần Nhanh, rồi bấm Trường.
- Trong danh sách Tên trường , hãy chọn Phối Bản ghi.
- Bấm vào OK.
Để sử dụng trường MERGEREC như một phần của phối thư, trong khi bạn đang thiết lập phối thư, hãy thực hiện như sau:
- Trên tab Gửi thư , trong nhóm Viết & Chèn Trường , bấm Quy tắc, rồi bấm Phối Bản ghi #.
Ví dụ
Ví dụ sau đây sử dụng trường Phối Bản ghi cạnh trường Ngày in để tạo các số hóa đơn duy nhất. Khi tài liệu chính được phối với nguồn dữ liệu, số kết quả từ trường Phối Bản ghi được chắp thêm vào các số biểu thị ngày và thời gian in hóa đơn.
Số Hóa đơn: { PRINTDATE \@ "MMddyyyyHHmm" }{ MERGEREC }
Đối với hóa đơn thứ mười hai, được in lúc 9:46 ngày 13 tháng 2 năm 2007, tài liệu trông như thế này:
Số Hóa đơn: 02132007094612