Để có thể gửi email hàng loạt thông qua phối thư, bạn phải cài đặt một chương trình email tương thích MAPI, chẳng hạn như Outlook hoặc Gmail.
Quy trình sau đây giả định rằng bạn đã có thư mà bạn dự định gửi đã được tạo để mở trong Microsoft Word.
Chuẩn bị tài liệu chính của bạn
- Đi đến Gửi thư Bắt>đầu Thư>Email Phối Thư.
Thiết lập danh sách gửi thư của bạn
Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.
Mẹo
- Nếu bạn không có danh sách gửi thư, bạn sẽ có thể tạo một danh sách trong quá trình phối thư.
- Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel làm nguồn dữ liệu, hãy định dạng mã ZIP/mã bưu chính dưới dạng văn bản để tránh tự động xóa mọi số không đứng đầu. Để biết thêm thông tin, xem mục Định dạng số, ngày phối thư và các giá trị khác trong Excel.
- Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook làm nguồn danh sách, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn và có cùng phiên bản với phiên bản Word.
Liên kết danh sách gửi thư của bạn với thư email
Hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu của bạn có một cột cho địa chỉ email và có địa chỉ email cho mọi người nhận dự kiến.
- Đi tới Gửi thư>Chọn Người nhận.
- Chọn nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.
- Chọn Lưu>Tệp.
Để tìm hiểu thêm về chỉnh sửa, sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư của bạn, hãy xem phối thư: Chỉnh sửa người nhận.
Thêm nội dung được cá nhân hóa vào thư email
- Đi tới Dòng Lời>chào gửi thư.
- Chọn một định dạng.
- Chọn OK để chèn trường phối.
- Chọn Lưu>Tệp .
Bạn có thể thêm các trường khác từ nguồn dữ liệu vào thư email của mình. Để biết thêm thông tin về điều này, hãy xem mục Chèn trường phối thư.
Lưu ý
Sau khi chèn trường, bạn sẽ cần định dạng email của mình theo cách thủ công.
Để tìm hiểu cách khắc phục bất kỳ phần nào bị thiếu trong địa chỉ của bạn hoặc các trường khác, hãy xem Phối thư: Khớp Trường.
Để thay đổi phông chữ, kích cỡ hoặc dãn cách của nội dung được phối, hãy chọn tên trường phối và thực hiện các thay đổi cần thiết.
Xem trước và hoàn tất
Chọn Xem trước Kết quả, rồi
chọn nút bản ghi Tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc nút bản ghi Trước đó cho kết quả xem trước phối thư để xem tên và địa chỉ trong nội dung thư của bạn.
Chọn Kết & Phối>Gửi Thư Email.
Trong hộp Đến , chọn cột hoặc trường địa chỉ email từ danh sách gửi thư của bạn.
Lưu ý
Word gửi một thư cá nhân đến từng địa chỉ email. Bạn không thể CC hoặc BCC người nhận khác. Bạn không thể thêm phần đính kèm, nhưng bạn có thể bao gồm các nối kết,
Trong hộp Dòng chủ đề, nhập dòng chủ đề cho thư.
Trong hộp Định dạng thư, chọn HTML (thiết đặt mặc định) hoặc chọn Văn bản thuần để gửi tài liệu dưới dạng nội dung của thư email.
Bên dưới Gửi bản ghi, chọn một trong các tùy chọn sau:
- Tất cả bản ghi (mặc định).
- Bản ghi hiện tại chỉ có thể xem bản ghi trên màn hình của bạn được gửi thư.
- From và To chỉ gửi một phạm vi bản ghi.
Chọn OK để chạy phối thư.
Lưu thư được cá nhân hóa (tùy chọn)
Đi tới Lưu>Tệp. Khi bạn lưu tài liệu chính, bạn cũng lưu kết nối của tài liệu đó đến nguồn dữ liệu. Để sử dụng lại, hãy mở tài liệu và trả lời Có khi được nhắc giữ kết nối với nguồn dữ liệu.
