在 SharePoint 中规划内容类型和工作流

总结： 了解如何将内容类型和工作流集成到 SharePoint 2013 文档管理解决方案中。

本文介绍内容类型和工作流，并提供有关如何计划将它们集成到 SharePoint 服务器 2016 文档管理解决方案中的指南。 内容类型是一个可重用的元数据集合， (列) 、工作流、行为以及 SharePoint 服务器 2016 列表或文档库中某个类别的项目或文档的其他设置。 内容类型使你能够以集中、可重用的方式管理信息类别的设置。 工作流允许您将业务流程附加到 SharePoint 服务器 2016 中的项目。

在本文中：

• 内容类型概述
• 规划文档内容类型
• 计划列表内容类型
• 规划工作流
• 工作表

在使用本文附带的 内容类型和工作流规划 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) 工作表来规划内容类型和工作流之前，请确保已阅读 了在 SharePoint 2013 中标识用户和分析文档使用情况 ，并已完成与该文章关联的“分析文档使用情况”和“文档参与者”工作表。

内容类型概述

内容类型定义列表项、文档或文件夹的属性。 每个内容类型都可以指定以下内容：

• 要与其类型的项关联的属性。
• 要与其类型的项关联的元数据。
• 可从其类型的项启动的工作流。
• 要与其类型的项关联的信息管理策略。
• 文档内容类型的文档模板 () 。
• 自定义功能。

可以将内容类型与列表或库相关联。 执行此操作时，指定列表或库可以包含该内容类型的项，并且该列表或库中的 “新建” 命令将允许用户创建该类型的新项目。

文档库和列表可以包含多个内容类型。 例如，库可以包含与项目相关的文档和图形。 当列表或库包含多个内容类型时，以下情况适用：

• 默认情况下，该列表或库中的 “新建” 命令允许用户在创建新项时从所有可用的内容类型中进行选择。 内容类型所有者可以将 “新建” 命令配置为仅显示某些内容类型。
• 将显示与所有可用内容类型关联的列。

可以在网站的内容类型库中定义自定义内容类型。 必须直接或间接地从核心内容类型（如文档或项）派生自定义内容类型。 在网站中定义自定义内容类型后，该网站和该网站下的所有网站中都提供了自定义内容类型。 若要使内容类型在整个网站集中最广泛可用，请在顶级网站的内容类型库中定义它。 在 SharePoint 服务器 2016 中，还可以在托管元数据服务实例中定义的内容类型中心内创建自定义内容类型。 在内容类型中心创建内容类型时，该内容类型将可用于其他网站集，这些网站集是与该托管元数据服务实例关联的 Web 应用程序的一部分。

例如，如果组织使用特定的合同模板，则可以在网站集中顶级网站的内容类型库中创建一个内容类型，用于定义该合同的元数据、合同模板以及查看和完成合同所需的工作流。 然后，将合同内容类型关联到的网站集中的任何文档库都将包含所有这些功能，并使作者能够基于模板创建新合同。

在基于 SharePoint 服务器 2016 的网站中，每个默认列表项或库项（如联系人、任务或文档）在网站的内容类型库中具有相应的核心内容类型。 规划内容类型时，可以使用这些核心内容类型定义作为起点，并根据需要基于现有内容类型的新内容类型。

内容类型被组织成一个层次结构，允许一个内容类型从另一个内容类型继承其特征。 这种继承使文档类能够跨组织共享特征，并使团队能够针对特定网站或列表自定义这些特征。

例如，企业中的所有用户可交付文档可能需要一组元数据，例如帐号、项目编号和项目经理。 通过创建所有其他客户可交付结果文档类型继承的顶级客户可交付结果内容类型，可以确保所需信息（如帐号和项目编号）将与组织中客户可交付文档的所有变体相关联。 请注意，如果内容类型所有者将另一个必需列添加到顶级 Customer Deliverable 内容类型，则内容类型所有者可以将更改传播到继承自该内容类型的所有内容类型，这将向所有客户可交付结果文档添加新列。

属性与 Office 2016 集成

在 Microsoft Office 系统中，当用户从 SharePoint 服务器 2016 文档管理服务器编辑文档时，文档信息面板会显示在文档顶部。 文档信息面板在服务器上显示文档属性的可编辑形式。

SharePoint 服务器 2016 可以轻松地自定义内容类型的属性窗体。 配置内容类型时，可以开始InfoPath 2016，这将生成基于内容类型的属性的默认属性表单。 如果未定义自定义窗体，默认窗体包含InfoPath 2016将使用的相同控件、布局和架构。 然后，可以像任何其他InfoPath 2016窗体一样自定义和部署窗体。 例如，可以将公司徽标、字体和配色方案添加到窗体中;将其连接到自定义数据源;添加条件逻辑;和 根据用户角色设计可供用户使用的表单功能。

除了在文档信息面板中编辑属性，使用Word 2016的作者还可以将服务器上定义的属性插入其文档中。 例如，如果文档属性包含项目经理名称，则可以将此名称插入到标题页、页脚或文档中使用该名称的任何其他位置。 如果向项目分配了新的项目经理，则可以在文档管理服务器上更新 Project Manager 属性。 此更新的项目经理名称将反映在插入到文档中的此属性的每个实例中。

对内容类型使用元数据

元数据是有关文档的信息，用于对内容进行分类和分类。 元数据与内容类型关联为列。 元数据可以通过将文档与作者、主题、受众、语言等相关联来提供有关文档的上下文信息。 与属性不同，元数据存储为列，可由 SharePoint 搜索引擎编制索引和搜索。

在网站集级别添加的元数据可以与内容类型相关联。 通过将元数据与内容类型结合使用，所有以后的内容类型都可以从网站集级别的父内容类型继承部分或全部元数据。 然后，可以在较低级别添加其他元数据，例如单个文档。

列模板

与内容类型关联的每个元数据项都是一列，列是列表中用于存储信息的位置。 列表或库通常以图形方式显示为信息列。 但是，根据与列表关联的视图，列可以以其他形式显示，例如日历显示中的天。 在与列表或库关联的窗体中，列显示为字段。

可以定义要在多个内容类型中使用的列。 为此，请在列模板库中创建它们。 网站集中的每个网站中都有一个列模板库。 与内容类型一样，在网站的“列模板”库中定义的列在该网站及其下的所有网站中均可用。

文件夹内容类型

文件夹内容类型定义与列表或库中文件夹关联的元数据。 将文件夹内容类型应用于列表或库时，该列表或库中的 “新建” 命令将包含文件夹内容类型，这样用户就可以创建该类型的文件夹。

可以在列表或库中定义仅在特定内容类型的文件夹中可用的视图。 如果希望文件夹包含特定类型的文档，并且希望该文件夹中的视图仅显示与该文件夹中包含的文档类型相关的列，这将非常有用。

通过使用 SharePoint 产品对象模型，您可以自定义文件夹内容类型的 New 命令，以便在用户创建该类型的新文件夹时，根据存储在服务器上的模板预填充多个文件和文档。 例如，这对于实现要求多个文件为单个可交付结果文档贡献的复合文档类型非常有用。

文档集 是 SharePoint 服务器 2016 中的一项功能，可用于使用 Office 2016 管理跨多个文档的可交付结果。 文档集是用于管理单个可交付结果或 工作产品的特殊类型的文件夹，可包含多个位置中的多个文档。 通过使用 SharePoint 服务器 2016 提供的可扩展模板创建文档集。 还可以自定义文档集模板，以表示与组织相关的工作产品。 文档集还包括版本控制，使你可以捕获整个文档集在其生命周期的各个阶段的状态。 有关文档集的详细信息，请参阅 文档集规划 (SharePoint 服务器 2010) 。

规划文档内容类型

规划文档内容类型的第一个阶段是查看“ 分析文档使用情况 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) 工作表”中列出的每种文档类型，以确定现有内容类型是否适用于此类文档。 每个文档内容类型应直接从核心文档内容类型继承其设置，或继承自文档内容类型的内容类型。 这可确保文档类型的基本列（如标题和创建者）存在，并且可以将模板与内容类型相关联。 如果核心内容类型 (（如文档) ）已足够，请在“分析文档使用情况”工作表的“内容类型”列中输入内容类型名称。

有关更改核心内容类型的信息，请下载白皮书“编辑预定义内容类型和网站栏的指导” (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922) 。

计划列表内容类型

列表内容类型的元素包括与内容类型关联的元数据列，以及可在该内容类型的项上运行的工作流。 使用列表内容类型定义一种对解决方案唯一的列表项。 例如，在支持专业人员调查和解决客户技术问题的客户呼叫中心解决方案中，可以使用列表内容类型来标准化每个支持事件的数据，并使用工作流跟踪事件。

规划工作流

工作流 在 SharePoint 服务器 2016 中的文档、网页、表单和列表项上实现业务流程。 它们可以与库、列表或内容类型相关联。

在文档管理中，使用工作流将文档从一个人路由到另一个人，以便他们都可以完成其文档管理任务，例如审阅文档、批准其发布或管理其处置。 此外，使用自定义工作流将文档从一个网站或库移动到另一个站点或库。 例如，可以设计工作流，以便在计划存档文档时将文档从一个网站复制到另一个网站。

SharePoint 服务器 2016 包括三态工作流，可用于管理通过三种状态或阶段跟踪项状态的业务流程。 SharePoint 服务器 2016 还包括满足文档管理需求的以下工作流：

• 收集反馈 发送文档以供审阅。
• 批准 发送文档以供审批，通常作为发布文档的先决条件。
• 配置 管理文档过期和处置。
• 收集签名 路由文档以供签名。

如果要在使用该内容类型时使工作流可用，则工作流与内容类型相关联。 例如，采购订单内容类型可能需要经理的批准才能完成交易。 若要确保“审批”工作流在启动采购订单时始终可用，请创建一个“采购订单”内容类型，并将“审批”工作流与其关联。 然后将“采购订单”内容类型添加到将存储采购订单的任何文档库。

若要规划文档管理解决方案的工作流，请分析计划实现的每个文档内容类型，并确定必须可用于针对该类型的内容运行的业务流程。 然后确定必须提供给该内容的工作流。

下面是一个示例表，用于分析合同内容类型的工作流。

合同流程	合同工作流
查看草稿。	收集反馈
获得经理和法律顾问的批准。	审批
解决未解决的问题。	问题跟踪
获取签名。	收集签名

有关详细信息，请参阅 SharePoint 2013 中的工作流。

工作表

使用以下工作表记录本文中讨论的信息：

• 内容类型和工作流规划工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

SharePoint 2013 中的工作流在 SharePoint 服务器 2013SharePoint 2013 中为 IT 专业人员配置工作流