在 SharePoint 服务器 中规划文档集

应用对象
SharePoint Server 2013

总结： 了解 SharePoint 服务器 2013 中的文档集功能、如何管理文档集以及如何规划文档集内容类型。

本文介绍文档集，并提供有关如何将它们与 SharePoint 服务器 2016 文档管理解决方案集成的指南。

在本文中：

关于文档集

文档集 是 SharePoint 服务器 2016 中的一项功能，使组织能够管理单个可交付结果或 工作产品，其中可以包含多个文档或文件。 文档集是一种特殊类型的文件夹，它结合了唯一的文档集属性、文件夹和文档的属性和行为，并提供用户界面 (UI) 、元数据和对象模型元素，以帮助管理工作产品的各个方面。

对于许多组织中的团队和用户，需要一组文档或工作产品来更好地管理项目或可交付结果。 例如，法律团队可能需要收集、创建和管理与特定案例相关的各种文档、照片和音频文件。 或者，销售团队可能需要从各种来源编译文档，以创建和管理针对潜在客户的建议 (RFP) 请求。 文档集使这些团队和用户能够将这些文档集作为单个集合、可交付结果或工作产品进行管理。 然后，文档集所有者可以创建自定义欢迎页，该页面可以显示包含的项目和有关工作产品的重要信息。

在 SharePoint 服务器 2016 中，想要一致地创建和管理文档集的组织可以为他们通常创建的每个工作产品配置文档集内容类型。 然后，文档集内容类型可以定义已批准的内容类型、属性、默认项、列、工作流和策略。 然后，可以从父内容类型创建其他自定义文档集内容类型，每个类型继承父文档集内容类型的属性和设置。 将内容类型添加到库后，用户可以使用 “新建 ”命令创建继承文档集内容类型属性的文档集。 文档集内容类型提供其他设置，使你可以指定允许的内容类型、默认内容、共享列、欢迎页面列和默认欢迎页面视图。

有关内容类型的详细信息，请参阅 计划内容类型和工作流 (SharePoint 服务器 2010) 。

有关如何在 SharePoint 服务器 2016 中创建和管理文档集的详细信息，请参阅 SharePoint 服务器 2016 帮助中的 创建和配置新的文档集内容类型 。

管理文档集

SharePoint 服务器 2016 中的文档集与文件夹共享许多相同的属性和属性。 但是，在规划文档集解决方案时，应注意一些重要注意事项。

  • 文档集中可以存在的文档数量没有限制。 但是，显示加载时间可能会受到列表视图阈值的限制，默认情况下，该阈值设置为 5,000 个项目。 文档集中允许使用文件夹，但元数据导航不能在文档集中使用。 因此，在确定文档集中应存在多少项时，请务必考虑超出列表视图阈值和导航设计问题的可能性。 此外，在文档集中使用 “发送到” 功能时，文档集中所有文档的总和不能大于 50MB。 对于具有大量项的集合或工作产品，文档库中的文件夹结构可能是更好的解决方案。
  • 文档库中可以存在的文档集数量没有限制。 但是，可在列表中显示的文档集数将受到列表视图阈值的限制。
  • 使用共享元数据时，如果文档集中使用共享元数据的项目超过 10 个，则每隔 15 分钟由计时器作业运行一次元数据更新。 例如，如果库的顶层有 10 个文档，而文档集中有一个文档具有共享元数据，则时间作业将不会运行。 但是，如果添加另一个包含 9 个文档的文档集，计时器作业将运行。
  • 使用文档集路由时，发送给内容组织者的文档集将保留在放置库中，并由内容组织者处理计时器作业（默认情况下每天运行）移动到相应位置。

若要在网站集中使用文档集，必须启用文档集功能。

为网站集启用文档集功能

  1. 在 “网站设置” 页上的 “网站集管理”下，单击“ 网站集功能”。
  2. 在“ 功能 ”页上，对于 “文档集”，单击“ 激活”。

启用文档集功能后，可以创建文档集内容类型。

规划文档集内容类型

可以使用“分析文档使用情况”工作表为解决方案规划文档集内容类型，可以使用 文章在 SharePoint 2013 中识别用户和分析文档使用情况来完成此操作。 然后，可以使用 “内容类型”工作表 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) 来记录有关将在解决方案中使用的每种新文档集内容类型的决策。

使用内容类型工作表规划文档 集内容类型

  1. 在“内容类型”工作表的“内容类型”字段中输入 Document Set 。

  2. 输入将在其中定义新文档集内容类型的网站 URL。 请注意，内容类型在定义它们的网站以及该网站下的所有网站中都可用。

  3. 确定父内容类型 在内容类型工作表的“ 父内容类型” 字段中输入父文档集内容类型。 这将是核心文档集内容类型或已规划的自定义文档集内容类型。

  4. 确定文档集设置 在内容类型工作表中确定并指定以下文档集设置：

    1. 确定允许的内容类型 指定此文档集内容类型中允许的默认内容类型。
    2. 确定默认内容 如果要创建的文档集内容类型配置为在创建文档集的新实例时自动创建默认内容，则可以手动将文件添加到文档集。 只能添加文档集允许的内容类型的文件。
    3. 确定共享列 指定是否应自动将文档集的列值同步到集中包含的所有文档。
    4. 确定欢迎页列 指定应在每个文档集的欢迎页上显示哪些列。
    5. 确定欢迎页面视图 指定视图以在欢迎页上显示文档集的内容。

  5. 确定列和列顺序 在内容类型工作表的 “计划列” 表中：

    1. 输入从父内容类型继承的每个列。 在 “新建” 列中，为每个条目键入 No 。
    2. 对于每个附加列，请输入预定义列的名称或要创建的列的名称。 输入其他列的名称及其类型，并指示它们是否为新列。

  6. 在工作表的“ 计划模板 ”部分中，键入 None。

  7. 确定工作流 如果有与文档集内容类型相关的可用工作流，则可以选择将其与内容类型相关联。 然后，可以在该内容类型的任何列表项上启动工作流。 有关工作流规划的完整讨论，请参阅 规划工作流。 查看工作流并确定可用的工作流后，在内容类型工作表的 “计划工作流” 表中输入要与内容类型关联的每个工作流。 如果工作流不是从父内容类型继承的，请在 “新建？” 列中输入该信息。

  8. 确定策略 策略是一种内容的一组规则;策略功能提供每个规则的详细信息，例如是否可以打印内容类型的项，或者应审核对项的哪些操作。 有关策略规划的详细信息，请参阅 在 SharePoint 服务器 2013 中规划信息管理策略。 在查看策略并确定哪些策略功能和策略模板可用后，在内容类型工作表的 “规划策略 ”部分中，执行以下操作：

    1. 如果父内容类型具有策略设置，它们将在新内容类型中应用不变。 这可确保在设置策略后，在所有相关内容类型中强制实施策略。 如果当前内容类型从其父类型继承其策略设置，请在内容类型工作表的 “计划策略 ”部分中回答 Yes 以下问题：“策略是否在父内容类型中定义？”。
    2. 如果当前内容类型继承基于父内容类型的策略，请在“计划策略”部分的“记录策略名称”字段中，键入策略模板的名称。 同样，如果当前内容类型不继承策略，并且你想要应用策略模板，请在“计划策略”部分的“记录策略名称”字段中，键入策略模板的名称。
    3. 如果当前内容类型从父内容类型继承一个或多个单独的策略功能，请在工作表的“计划策略”部分的“功能”表中输入每个策略功能。 相反，如果当前内容类型不继承策略，并且你想要将策略功能与当前内容类型相关联，请在 “功能 ”表中输入这些策略功能。 请注意，不能将单个策略功能和按名称的策略关联到内容类型。

工作表

使用以下工作表记录本文中讨论的信息：

确定用户并分析 SharePoint 服务器 2010 (文档使用情况) SharePoint 服务器 2010 (规划内容类型和工作流)