保存文件
默认情况下，Office 将文件保存在默认工作文件夹中。
在“ 文件 ”菜单上，选择“ 保存”，或在 
+ S。
提示
或者，可以单击窗口左上角的 “保存” 图标。
如果是第一次保存文档，则必须输入文件名。
另存为其他文件名或计算机上的其他位置
若要将当前打开的文档保存为与当前文件不同的新文件名或不同的文件名，请使用 “另存为”。
- 在“文件”菜单上，选择“另存为”。
- 如果要将文件保存在当前文件夹以外的文件夹中，请导航到该文件夹。
- 在“ 另存为 ”框中，输入其他文件名。
- 选择“保存”。
保存到联机服务上的其他位置
Office 允许您将文件保存在 OneDrive 和 SharePoint 提供的联机文件夹中。 如果你的帐户允许你访问这些服务，则可以保存和访问存储在这些服务上的文件，就像在计算机上存储的文件一样。
SharePoint 服务和适用于工作或学校的 OneDrive 通常由雇主或组织提供，但你可以自行使用 OneDrive。 有关这些服务的详细信息，请参阅 另请参阅 部分。
若要将文件保存到默认文件夹以外的联机位置，请使用 “共享”。 可以将 Word、Excel 或 PowerPoint 中的文件直接保存到 OneDrive 和 SharePoint 服务上的文件夹。
注意
如果在保存到联机位置时遇到问题，请确保已连接到 Internet，并且已登录到 SharePoint 或 OneDrive。 如果使用的是公司网络，请验证网络连接是否正常工作。
保存到 OneDrive
- 在计算机上，选择“文件共享>>保存到 OneDrive”。
- 如果这是你第一次尝试访问 OneDrive，请键入Microsoft帐户和密码，然后选择“ 登录”。
- 在“另存为”框中，输入文档的名称。
- 在 “个人文件夹” 或 “共享文件夹”下，选择要保存文档的文件夹，然后选择“ 保存”。
保存到 SharePoint
- 从计算机中选择“文件共享>>保存到 SharePoint”。
- 若要添加 SharePoint 网站，请单击“ 添加位置
”，输入 SharePoint 库的 URL，然后选择“ 添加”。
- 在 “另存为”框中，输入文档的名称。
- 在“ 最近的位置 ”或“ 保存的位置”下，选择要在其中保存文档的 SharePoint 库，然后选择“ 保存”。
创建和保存工作簿时，Word、Excel 和 PowerPoint 会自动以 Open XML 格式保存文件。 但是，可以将文件保存为其他格式或更改默认文件格式。
在 Office for mac 中保存文件
更改用于保存文件的默认文件格式
将文件另存为网页 (Word，Excel 仅)
将文件另存为纯文本 (Word 仅)
仅将文件另存为 JPEG (PowerPoint)
仅) powerPoint (将文件另存为电影
(2011 Office for Mac 2011) 的默认文件格式，以 Open XML 格式保存文件
- 创建一个文件，或者打开要保存的文件。
- 在“文件”菜单上选择“另存为”。
- 在“另存为”框中，键入文件的名称。
- 在“格式”弹出菜单上，确保已选择Word文档 (.docx) 、PowerPoint 演示文稿 (.pptx) 或 Excel 工作簿 (.xlsx) ，具体取决于所使用的 Office 程序。
- 选择“保存”。
以 Office 2004 for Mac 文件格式保存文件
重要
使用 Office for Mac 2011 中的功能创建的某些项目在以 Office 2004 for Mac 或更早版本的文件格式保存文档时，其行为可能会有所不同。 请使用“兼容性报告”，以免使用可能与早期版本 Office 的行为有所不同的新 Office 功能。
创建一个文件，或者打开要保存的文件。
在“文件”菜单上选择“另存为”。
在“另存为”框中，键入文件的名称。
在“格式”弹出菜单上，根据所使用的 Office 程序，单击“Word 97-2004 文档 (.doc) ”、“PowerPoint 97-2004 演示文稿 (.ppt) ”或 Excel 97-2004 工作簿 (.xls) 。
注意
如果打开，之后保存使用 Office 2004 for Mac 或更低版本创建的文件的副本，应用程序将自动使用正确的文件格式保存文件。
选择“保存”。
将文件另存为 PDF
可以将文档另存为 PDF，以保留文档格式并使文档可读但不可编辑。 使用这种文件格式保存文档之后，需要使用 Adobe Reader 才能查看该文档。
注意
从 Office 2011 创建的 PDF 文件仅限于可打印内容。 换句话说，如果内容在打印时不显示，在 PDF 中也不会显示。
- 创建一个文件，或者打开要保存的文件。
- 在“文件”菜单上选择“另存为”。
- 在“另存为”框中，键入文件的名称。
- 在“ 格式” 弹出菜单上，选择“ PDF”。
- 选择“保存”。
更改保存文件的默认文件格式
可以更改Microsoft 365 Mac 版始终保存文档的文件格式。 例如，如果通常与其他使用早期版本Microsoft 365 Mac 版的用户共享文档，则可能希望始终以该版本中使用的文件格式保存文档。
在 Word 和 PowerPoint 中：
- 打开任何文件或创建一个新文件。
- 在“文件”菜单上选择“另存为”。
- 选择 “选项”，然后在“ 将 [程序] 文件另存为 ”弹出菜单上，选择所需的文件格式。
在 Excel 中：
- 打开任何文件或创建一个新文件。
- 在 “Excel ”菜单上，选择“ 首选项”。
- 在 “共享和隐私”下，选择“ 兼容性
。
- 在“ 转换”下，在“ 以此格式保存文件” 弹出菜单上，选择所需的文件格式。
如果要更改默认文件格式以使用 Office 2004 for Mac 或更早版本，请选择 “Excel 97-2004 工作簿 (.xls) ”。
将文件另存为网页 (Word，Excel 仅)
可以将文件另存为网页，以便将文件转换为 Web 浏览器可读的文件格式。 但是，转换结果由文件中的内容类型决定。 Microsoft 365 for Mac 将文件的格式设置为最接近的等效 Web 格式。 因此，网页看起来可能与原始文件大相径庭。 例如，许多文字效果（如动画文本、浮雕文本或空心文本）将变为纯文本或底纹文本。
注意
建议在 Web 浏览器中预览文件，以确保结果符合你的要求。 要执行此操作，请在“文件”菜单上单击“网页预览”。
- 创建一个文件，或者打开要保存的文件。
- 在“ 文件 ”菜单上，选择“ 另存为网页”。
- 在“另存为”框中，键入文件的名称。
- 选择“保存”。
将文件另存为纯文本 (Word 仅)
可以将文档另存为纯文本，这样就可以被许多文本编辑程序打开。 但是，以纯文本保存文档不能可靠地保留文档的格式、布局或其他特性。
- 创建一个文件，或者打开要保存的文件。
- 在“文件”菜单上选择“另存为”。
- 在“另存为”框中，键入文件的名称。
- 在“ 格式” 弹出菜单上，选择“ 纯文本” (.txt) 。
- 选择“保存”。
仅将文件另存为 JPEG (PowerPoint)
如果将演示文稿另存为 JPEG，每张幻灯片都将变为图片。 然后，如果将演示文稿发布到网站上，演示文稿更易于查看。
- 创建文件或打开要保存的文件。
- 在“ 文件 ”菜单上，选择“ 另存为图片”。
- 在“另存为”框中，键入文件的名称。
- 选择“保存”。
仅) powerPoint (将文件另存为电影
要在未安装 PowerPoint 的计算机上运行演示文稿，可以将演示文稿另存为影片 (.mov) 文件。 然后就可以在支持 QuickTime 影片的任何应用程序中播放该影片。
- 创建一个文件，或者打开要保存的文件。
- 在“ 文件 ”菜单上，选择“ 另存为影片”。
- 在“另存为”框中，键入文件的名称。
- 选择“保存”。
自动恢复可帮助你恢复在电源故障或其他在编辑文件时中断你的问题后正在编辑的文件。 自动恢复保存文件信息的频率越高，故障后恢复就越完整。
但是，使用自动恢复不能取代定期保存文件或在编辑完文件时保存文件。 例如，在每次重大更改) 之后，将文件的多个版本保存到不同的文件名 (，以便在必要时可以查看或返回到早期版本，
如果在失败后，你选择在打开后不保存已恢复版本的文件，该文件将被删除，并且未保存的更改将丢失。 如果保存恢复文件，它将替换原始文件，除非指定新的文件名。
- 在“Word”、“PowerPoint”或“Excel”菜单上，单击“首选项”。
- 选择“保存”。
- 在“ 自动恢复 ”框中，输入所需的分钟数作为保存自动恢复信息之间的间隔。
应用程序每次保存自动恢复信息时，都会等待此处指定的分钟数，然后再再次保存自动恢复信息。
创建用于早期版本 Word 的文档
在 Word for Mac 2011 中打开使用 Word（Word for Mac 或 Word for Windows）早期版本创建的文档时，将打开兼容模式。 将在文档窗口的标题栏中显示“[兼容模式]”。 兼容模式表示文档是使用 Word 早期版本创建或早期文件格式保存的。 兼容模式下不能使用 Word 2011 中的新增功能或改进功能。 但是，用户仍可以通过使用与早期文件格式兼容的功能来编辑文档。
可以在兼容模式下工作，也可以将文档转换为 Word 2011 文件格式。 如果使用 Word 2011 格式保存，文档版式将显示为好像使用 Word 2011 创建的一样，而文件格式则从 .doc 变为.docx。 在这种格式下，可以访问 Word 2011 中的新增功能和改进功能。 但是，使用早期版本 Word 的任何用户可能无法或很难编辑文档中使用新增功能或增强功能创建的部分。
在兼容模式下具有不同行为的文档元素
在兼容模式下工作时，下表中列出的元素可能会永久改变。 即使以后将文档转换为 Word 2011，也不能将其转换回 Word 2011 元素。
|
Word 2011 元素 |
在兼容模式下的行为 |
| 书目 |
转换为静态文本。 |
| 阻止作者 |
有关其他作者在文档中的何处进行了编辑的信息将永久丢失。 |
| 引文 |
转换为静态文本。 |
| 高级版式功能 |
使用 .doc 文件格式保存文档时，将删除支持字体的所有高级版式功能，如连字。 |
| 打开 XML 嵌入对象 |
永久转换成静态内容。 |
| 内容控件中的占位符文本 |
转换为静态文本。 |
| 文本框相对位置 |
转换为绝对位置。 |
| 文本框文本对齐方式 |
所有尚未顶部对齐的文本将转换为顶部对齐文本。 |
| 文本效果 |
反射、发光、三维格式和三维旋转之类文本效果将会丢失。 |
| 表格中的可选文字 |
永久删除表格中的可选文字。 |
| 主题、主题颜色、主题字体和主题效果 |
永久转换成样式。 如果以后在 Word 2011 中打开该文件，将不能使用主题自动更改该样式。 |
| 跟踪移动 |
转换为删除和插入。 |
| 艺术字 |
转换为静态文本。 |
在兼容模式下工作时，下表中列出的文档元素可能会改变。 但是，如果以后将文档转换为 Word 2011，可以将其转换为 Word 2011 元素。
|
Word 2011 元素 |
在兼容模式下的行为 |
| SmartArt 图形 |
转换为图像，且不能编辑。 |
| 图表 |
转换为图像，且不能编辑。 |
| 形状和文本框 |
转换为 .doc 文件格式支持的效果。 |
| 公式 |
在兼容模式下的文档中显示为不能编辑的图像。 文档使用 Word 2011 文件格式时，可编辑公式。 |
打开兼容模式
可以通过使用兼容模式创建与早期版本 Word 兼容的新文档。
- 打开一个新文档。
- 在“文件”菜单上选择“另存为”。
- 在“另存为”框中，键入文档的名称。
- 在“格式”弹出菜单中，选择“Word 97-2004 文档 (.doc) ”，然后选择“保存”。
将在标题栏中文档名称后显示“[兼容模式]”。
从兼容模式转换文档
“转换文档”命令会清除兼容性选项，所以文档版式会显示为就像是在 Word 2011 中创建的。 如果文件是 .doc 格式，则“转换文档”命令还会将文件升级为 .docx 格式。 转换文档后，可以访问 Word 2011 中的新增功能和增强功能。 但是，使用早期版本 Word 的用户可能无法或很难编辑文档中使用 Word 2011 的新功能或增强功能创建的特定部分。
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