本主题提供有关使 PowerPoint 演示文稿可访问和解锁内容（包括残障人士）的分步说明和最佳做法。
PowerPoint 具有许多内置功能，可帮助具有不同能力的人阅读和创作演示文稿。 例如，本主题介绍如何在创建演示文稿时使用辅助功能检查器来解决辅助功能问题。 你还将了解如何向图像添加替换文字，以便使用屏幕阅读器的用户能够收听图像的全部内容。 在向受众共享或呈现幻灯片之前，还可以阅读有关如何使用幻灯片设计、字体、颜色和样式来最大程度地提高幻灯片的包容性。
本主题内容
- 使 PowerPoint 演示文稿易于访问的最佳做法
- 工作时检查辅助功能
- 创建辅助幻灯片
- 避免使用表
- 向视觉对象中添加替换文字
- 创建可访问的超链接文本并添加屏幕提示
- 使用易于访问的字体格式和颜色
- 在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨
- 以其他格式保存演示文稿
- 使用屏幕阅读器测试辅助功能
使 PowerPoint 演示文稿易于访问的最佳做法
下表包含创建可供残障人士访问的 PowerPoint 演示文稿的主要最佳做法。
| 要修复的内容 | 如何查找 | 修复原因 | 修复方法 |
|---|---|---|---|
| 包括带任意视觉对象的可选文字。 | 若要查找缺失的可选文字，请使用辅助功能检查器。 | 替代文本可帮助看不到屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。 | 向视觉对象中添加替换文字 |
| 确保可按指定的顺序阅读幻灯片内容。 | 使用辅助功能检查器查找读取顺序可能有误的幻灯片。 尝试使用屏幕阅读器浏览幻灯片。 |
屏幕阅读器按添加到幻灯片的顺序读取幻灯片元素，这可能与内容的显示顺序大不相同。 |
设置幻灯片内容的阅读顺序 使用内置幻灯片设计实现非独占阅读顺序、颜色等 |
| 添加有意义且准确的超链接文本和屏幕提示。 | 若要确定超链接文本作为独立信息是否有意义，请直观地扫描演示文稿中的幻灯片。 | 使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 提示： 还可以添加光标悬停在包含超链接的文本或图像上时显示的屏幕提示。 |
创建可访问的超链接文本并添加屏幕提示 |
| 确保颜色不是传达信息的唯一方式。 | 选择“ 开始>设置 > ”“辅助 > 功能颜色筛选器”。打开 “颜色筛选器 ”开关，然后选择“ 灰度”。 直观地扫描演示文稿中的每张幻灯片，了解颜色编码的实例。 | 失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。 |
使用可访问的演示文稿模板 使用内置幻灯片设计实现非独占阅读顺序、颜色等 |
| 对文本和背景色使用足够高的对比度。 | 若要查找颜色对比度不足的内容，请使用辅助功能检查器。 还可以在演示文稿中查找难以阅读或难以与背景区分开来的文本。 |
文本和背景之间的强烈对比度使视力低下或色盲的人更容易查看和使用内容。 |
使用易于访问的字体颜色 使用内置幻灯片设计实现非独占阅读顺序、颜色等 |
| 为每张幻灯片提供唯一的标题。 | 若要查找没有标题的幻灯片，请使用辅助功能检查器。 | 失明、视力低下或阅读障碍的People依靠幻灯片标题进行导航。 例如，通过略读或使用屏幕阅读器，他们可快速浏览幻灯片标题列表，然后直接转到想要了解的幻灯片。 |
为每张幻灯片指定标题 隐藏幻灯片标题 |
| 如果必须使用表，请仅为数据创建简单的表结构，并指定列标题信息。 | 若要确保表不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表，请使用 辅助功能检查器。 | 屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数，持续跟踪它们在表中的位置。 屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。 |
避免使用表 使用表标题 |
| 使用较大的字号（18 磅或更大）、无衬线字体和充足的空白区域。 | 若要查找与字体或空白区域相关的潜在问题，请查看幻灯片中看起来很拥挤或模糊不清的区域。 | 有阅读障碍People描述文本合并或扭曲。 |
使用可访问的演示文稿模板 使用易于访问的字体格式和颜色 |
| 使有视力或听力障碍的人能够访问视频。 |
对白字幕通常包含对话脚本（或翻译）。 隐藏式字幕通常还会描述音频提示，例如出现在屏幕外的音乐或音效。 视频说明 就是视频关键可视元素的音频描述。 这些说明插入到节目对话的自然停顿中。 视频说明使盲人或弱视人士更容易访问视频。 |
在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨 | |
| 创建演示文稿的辅助 PDF 或其他文件格式。 | 将辅助功能标记包含在演示文稿中创建的 PDF 文件。 这些标记使屏幕阅读器和其他辅助技术能够阅读和导航文档。 还可以以可移植到盲文阅读器的格式保存演示文稿。 |
以其他格式保存演示文稿 |
工作时检查辅助功能
辅助功能检查器是一种工具，用于审查内容并标记遇到的辅助功能问题。 它解释了为什么每个问题都可能是残障人士的潜在问题。 辅助功能检查器还建议如何解决出现的问题。
在 PowerPoint 中，辅助功能检查器在创建演示文稿时自动在后台运行。 如果辅助功能检查器检测到辅助功能问题，则会在状态栏中收到提醒。
若要手动启动辅助功能检查器，请选择“ 查看>检查辅助功能”。 “ 辅助功能 ”窗格随即打开，你现在可以查看和修复辅助功能问题。 有关详细信息，请转到 使用辅助功能检查器改进辅助功能。
创建辅助幻灯片
以下过程介绍如何使 PowerPoint 演示文稿中的幻灯片易于访问。 有关详细信息，请转到 视频：创建具有辅助阅读顺序的幻灯片 和 视频：为阅读障碍患者设计幻灯片。
使用可访问的演示文稿模板
使用一个可访问的 PowerPoint 模板，确保所有受众都可以访问幻灯片设计、颜色、对比度和字体。 其设计方式还可让屏幕阅读器更轻松地阅读幻灯片内容。
- 若要查找可访问的模板，请选择“新建文件>”。
- 在 “搜索联机模板和主题” 文本字段中，键入 accessible templates 并按 Enter。
- 在搜索结果中，选择合适的模板。
- 在模板预览中，选择“ 创建”。
为每张幻灯片指定标题
实现包容性的一个简单步骤是在每张幻灯片上都有一个独特的描述性标题，即使它不可见。 使用屏幕阅读器的视觉障碍人士依赖于幻灯片标题来知道哪张幻灯片是哪张幻灯片。
使用 辅助功能 区确保每张幻灯片都有标题。 有关说明，请转到 标题幻灯片并展开“使用辅助功能区为幻灯片标题”部分。
隐藏幻灯片标题
可以将标题置于幻灯片外。 这样，幻灯片具有辅助功能的标题，但可以节省幻灯片上的空间以用于其他内容。 有关说明，请转到 标题幻灯片并展开“在幻灯片上放置标题，但使标题不可见”部分。
如果希望隐藏所有或多个幻灯片标题，可以修改幻灯片母版。 有关说明，请转到 标题幻灯片并展开“系统地隐藏幻灯片标题”部分。
还原幻灯片设计
如果已移动或编辑幻灯片上的占位符，则可以将幻灯片重置为其原始设计。 所有格式 (例如字体、颜色、效果) 返回到模板中分配的内容。 还原设计可能还有助于查找需要唯一标题的标题占位符。
- 要还原所选幻灯片的所有占位符，请在“开始”选项卡上的“幻灯片”组中，选择“重置”。
设置幻灯片内容的阅读顺序
一些有视觉障碍的人使用屏幕阅读器来阅读幻灯片上的信息。 创建幻灯片时，按逻辑阅读顺序放置对象对于屏幕阅读器用户了解幻灯片至关重要。
使用辅助功能检查器和 阅读顺序 窗格设置屏幕阅读器读取幻灯片内容的顺序。 当屏幕阅读器读取幻灯片时，它会按对象在“ 阅读顺序 ”窗格中列出的顺序读取对象。
有关如何设置阅读顺序的分步说明，请转到 使用阅读顺序窗格使幻灯片更易于阅读。
使用内置幻灯片设计实现非独占阅读顺序、颜色等
PowerPoint 具有内置的预设计幻灯片设计，其中包含文本、视频、图片等占位符。 其中还包含所有格式，如主题颜色、字体和效果。 为了确保幻灯片易于访问，内置布局的设计使使用辅助技术（如屏幕阅读器）的用户和看到的用户的阅读顺序相同。 有关详细信息，请转到 视频：在幻灯片中使用辅助颜色和样式。
在“ 视图 ”选项卡上，选择“ 普通”。
在“ 设计 ”选项卡上，执行以下一项或两项操作：
- 展开 “主题” 库，然后选择所需的幻灯片版式。 PowerPoint 会自动将此布局应用于演示文稿。
- 选择“ 设计理念 ”，然后选择一个预先设计的设计。
避免使用表
通常，如果可能，请避免使用表，并用其他方式呈现数据，例如带有标题的段落。 对于使用“放大镜”的用户来说，宽度固定的表可能难以阅读，因为此类表强制将内容设置为特定大小。 这使得字体非常小，这会强制放大镜用户水平滚动，尤其是在移动设备上。
如果必须使用表，请遵循以下准则，确保表尽可能易于访问：
- 避免使用固定宽度表。
- 请确保表在所有设备（包括手机和平板电脑）上正确呈现。
- 如果表中有超链接，请编辑链接文本，使其有意义，并且不会中断句中。
- 确保使用放大镜轻松阅读幻灯片内容。 例如，在移动设备上查看，确保用户无需在手机上水平滚动幻灯片。
- 使用表标题。
- 使用 沉浸式阅读器 测试辅助功能。
使用表标题
屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数，持续跟踪它们在表中的位置。 如果表嵌套在另一个表中，或者单元格被合并或拆分，屏幕阅读器将丢失计数，并且无法在该点之后提供有关该表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。 仅对数据使用简单的表结构，并指定列标题信息。 屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。
若要确保表不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表，请使用 辅助功能检查器。
- 将光标置于表中的任意位置。
- 在“ 表格设计 ”选项卡上的“ 表格样式选项” 组中，选中“ 标题行 ”复选框。
- 键入列标题。
向视觉对象中添加替换文字
替换文字可帮助使用屏幕阅读器的用户了解幻灯片视觉对象中的重要内容。 可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。
在替换文字中，简要描述图像、其意图以及有关图像的重要内容。 屏幕阅读器向看不到内容的用户朗读说明。
提示
要撰写优秀的替换文字，请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字不应长于一两个短句，大多数情况下，一些经过深思熟虑的字词即可实现。 请勿将周围的文本内容重复为替换文字，也不要使用引用图像的短语，例如“图形”或“图像”。有关如何编写替换文字的详细信息，请转到 编写有效替换文字需要知道的一切。
避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果使用包含文本的图像，请重复幻灯片中的文本。 在此类图像的替换文字中，提及文本的存在及其意图。
Microsoft 365 中的 PowerPoint for PC 通过使用云中的智能服务自动生成照片、库存图像和 PowerPoint 图标的替换文字。 始终检查自动生成的替换文字，以确保它们传达正确的消息。 如有必要，请编辑文本。 对于图表、SmartArt、屏幕截图或形状，需要手动添加替换文字。
有关如何添加或编辑替换文字的分步说明，请转到 向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加可选文字和 视频：改进 PowerPoint 中的图像辅助功能。
提示
- 在 “替换文字 ”窗格中，拼写错误在单词下用红色波浪线标记。 若要更正拼写，请右键单击该单词，然后从建议的替代项中进行选择。
- 在 “替换文字 ”窗格中，还可以选择“ 生成说明”， 让我Microsoft云支持的智能服务为你创建说明。 可在替换文字字段中看到结果。 请记住删除 PowerPoint 添加的任何注释，例如“自动生成的说明”。
若要查找缺失的可选文字，请使用辅助功能检查器。
注意
对于音频和视频内容，除了替换文字外，为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。
创建可访问的超链接文本并添加屏幕提示
使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如，避免使用链接文本，例如“单击此处”、“查看此页面”、“转到此处”或“了解详细信息”。请改为包含目标页面的完整标题。 还可添加屏幕提示，将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时，将显示该屏幕提示。
提示
如果超链接的目标页上的标题提供了页面上的内容的准确摘要，请将其用于超链接文本。 例如，此超链接文本与目标页上的标题匹配： 编写有效替换文字所需的全部内容。
有关如何创建超链接和屏幕提示的分步说明，请转到 向幻灯片添加超链接。
使用易于访问的字体格式和颜色
可访问的字体不会排除或减慢任何阅读幻灯片的人的阅读速度，包括弱视或阅读障碍者或盲人。 正确的字体可提高演示文稿中文本的易读性和可读性。
有关如何在 PowerPoint 中更改字体的分步说明，请转到 更改演示文稿中的字体 或更改 PowerPoint 中的默认字体。
使用易于访问的字体格式
若要降低阅读负载，请选择熟悉的无衬线字体，例如 Arial 或 Calibri。 避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。
有视力障碍的人可能会错过特定颜色传达的含义。 例如，为颜色编码的超链接文本添加下划线，以便色盲用户知道文本已链接，即使他们看不到该颜色。 对于标题，请考虑使用粗体或较大的字体。
使用易于访问的字体颜色
下面是一些可供参考的思路：
- 演示文稿中的文本应在高对比度模式下可读。 例如，使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。 例如，黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。
- 使用预先设计的 Office 主题 来确保幻灯片设计可访问。 有关说明，请转到 使用辅助演示文稿模板 或使用 内置幻灯片设计实现包容性阅读顺序、颜色等。
- 使用辅助功能检查器，分析演示文稿并查找颜色对比度不足的内容。 它发现形状、表格或 SmartArt 中具有不透明颜色的带或不带突出显示或超链接的文本的颜色对比度不足。 在其他情况下，它找不到颜色对比度不足的情况，例如透明文本框中的文本或幻灯片背景顶部的占位符，或者非文本内容中的颜色对比度问题。
在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨
PowerPoint 支持播放具有多个音轨的视频。 它还支持在视频文件中嵌入隐藏字幕和对白字幕。
目前，只有 PowerPoint for Windows 支持插入和播放存储在独立于视频的文件中的隐藏式字幕或字幕。 对于 PowerPoint (的所有其他版本（例如 PowerPoint for macOS 或移动版) ），隐藏式字幕或字幕在插入 PowerPoint 之前必须编码到视频中。
支持隐藏字幕和对白字幕的视频格式因所用的操作系统而异。 每个操作系统都有相关设置，用于调整隐藏字幕或对白字幕的显示方式。 有关详细信息，请转到 PowerPoint 支持的隐藏式字幕文件类型。
使用 压缩媒体 或 优化媒体兼容性 功能时，隐藏式字幕、字幕和备用音轨不会保留。 此外，将 演示文稿转换为视频时，隐藏式字幕、字幕或嵌入视频中的备用音轨不会包含在保存的视频中。
在所选视频上使用“将媒体另存为”命令时，所保存的视频文件中将保留视频中嵌入的隐藏字幕、对白字幕和多个音轨。
若要通过视频访问 PowerPoint 演示文稿，请确保以下各项：
- 视频包括一个音轨，其中包含视频说明（如果需要），适合盲人或视力低下的用户。
- 包含对话的视频还包括隐藏式字幕、带内隐藏式字幕、开放字幕，或对失聪或听觉困难用户采用受支持的格式的字幕。
有关详细信息，请参阅在 PowerPoint 中向媒体添加隐藏式字幕或字幕。
以其他格式保存演示文稿
你可以以屏幕阅读器轻松阅读或移植到盲文阅读器的格式保存演示文稿。 有关说明，请转到 视频：以其他格式保存演示文稿 或 创建可访问的 PDF。 在将演示文稿转换为其他格式之前，请确保运行辅助功能检查器并修复所有报告的问题。
使用屏幕阅读器测试辅助功能
当演示文稿准备就绪并且你已运行辅助功能检查器以确保它是包容性的，你可以尝试使用屏幕阅读器（例如“讲述人”）导航幻灯片。 讲述人附带 Windows，因此无需安装任何内容。 例如，这是在导航顺序中发现问题的一种附加方法。
- 启动屏幕阅读器。 例如，若要启动“讲述人”，请按 Ctrl+Windows 徽标键+Enter。
- 按 F6，直到焦点（蓝色矩形）位于幻灯片内容区域。
- 按 Tab 键导航幻灯片中的元素，并根据需要修复导航顺序。 若要将焦点移开幻灯片内容，请按 Esc 或 F6。
- 退出屏幕阅读器。 例如，若要退出“讲述人”，请按 Ctrl+Windows 徽标键+Enter。
另请参阅
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