整理 Microsoft 365 中的文档和网站

视频：使用 Microsoft 365 共享文件和文件夹最常见的工作日挑战之一是组织适用于工作或学校的 OneDrive 以及 SharePoint 文档和网站。以下是在 OneDrive 中组织文档和网站以用于工作或学校的一些方法。

将文档存储在 OneDrive 中，用于工作或学校，或存储在工作组网站库中
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将文档存储在 OneDrive 中，用于工作或学校，或存储在工作组网站库中

有关将 OneDrive 用于工作或学校和团队网站（非常适合小型企业）的信息，请参阅设置 Microsoft 365 文件存储和共享。

OneDrive for work 或 school 是 Microsoft 365 中的个人文档库。在 OneDrive 中存储的工作或学校Files默认情况下是专用的，但你可以根据需要共享它们。你的团队网站就是由你组织中的特定人员共享的网站。

注意

适用于工作或学校的 OneDrive 不同于 OneDrive，OneDrive 旨在用于与工作区分开的个人存储。

你可以在 OneDrive 中存储多达 1 TB 的数据，供工作或学校使用。有关存储限制的详细信息，请参阅 SharePoint 限制。

若要转到 OneDrive 工作或学校或工作组网站库，请登录到 Microsoft 365，然后登录以下任一项：

在标题中选择“OneDrive”，然后单击屏幕一侧的“快速启动”栏中的“Files”。 .
选择页眉中的“网站”，再选择“团队网站”磁贴，然后选择屏幕侧边“快速启动”栏中的“文档”库。

注意

如果已自定义你的 SharePoint 网站，则侧面可能没有“快速启动”栏。

若要在 OneDrive 中为工作或学校或工作组网站文档库启动活动，请使用库上方 的“快速命令 ”栏中的选项，或者对单个文件使用省略号 (...) ：

使用 Office 365 中的快速命令栏启动OneDrive for Business或 SharePoint Online 工作组网站文档库中的活动。您可以：

创建新文档。
从计算机上传文档
同步 OneDrive for work or school to your computer for local access your files.
在其应用程序中查看和打开所选文件。
共享文件。有关详细信息，请参阅在 OneDrive 中为工作或学校共享文件。

右键单击文件，将弹出具有其他选项（例如，共享、下载、删除、移动或复制）的列表并获得指向文件的链接。有关更多提示，请参阅整理库中的文件。

查找文档

大多数公司都会创建大量文档，因此可能很难找到所需文档，甚至你自己创建的文档。 Microsoft 365 提供了多种快速查找所需文档的方法。

查找文档的方法通常取决于对文档的了解情况。例如，如果你正在关注文档、有人与你共享文档，或者你知道文档存储在 OneDrive 中用于工作或学校或团队网站库中，则有一些特定位置可供查看。

其他情况下，您可能希望通过名称搜索文档，甚至仅通过您认为文档中包含的词语搜索文档。在这种情况下，可以使用 OneDrive 中的工作或学校查询框搜索：

OneDrive 中的工作或学校文档。
其他人与您共享的文档。
您关注的网站中存储的文档。

“搜索”框位于 OneDrive for Work、School 或 SharePoint 网站的左上角或右上角。

Office 365中“一个驱动器查询框”的屏幕截图。在 SharePoint 中，还可以使用文档上方的“查找文件”或“搜索此网站”框。

若要查看在 Microsoft 365 中查找文档的方法摘要，请参阅在 Microsoft 365 中查找文件。

关注文档以使其日后易于查找

关注文档时，该文档会显示在 OneDrive for work 或 School 的“ 关注的文档” 列表中。

Microsoft 365 中关注的OneDrive for Business文档的屏幕截图。此外，如果你在个人资料中输入了有关自己的信息，例如“兴趣”和“询问我关于”字段的关键字，则有关你可能感兴趣的文档的建议会显示在“关注的文档”列表中。选择推荐的任何文档下方的“关注”，将把该文档添加到您的“关注的文档”列表中。