Microsoft Access 資料庫中的報表可讓您檢視、格式化及摘要列出資訊。 例如，您可以為所有連絡人建立簡易的電話號碼報表，或建立不同地區及期間的總銷售額摘要報表。
從這篇文章中，你將獲得 Access 中報告的概覽。 你也會學習建立報告的基本技巧，以及如何使用排序、分組、摘要資料等選項，以及如何預覽和列印報告。
本文內容
Access 中的報表概觀
報表有什麼作用？
報表是資料庫物件，在您想要針對下列任何用途呈現資料庫中的資訊時很實用：
- 顯示或散發資料摘要。
- 封存資料的快照集。
- 提供個別記錄的詳細資料。
- 建立標籤。
報表的組成部分
雖然可以建立不顯示資料的「未綁定」報表，但就本文而言，我們假設報表綁定於資料來源，例如資料表或查詢。 報表的設計分成數個區段，您可以在 [設計檢視] 中檢視。 了解每個區段的運作方式有助您建立更佳的報表。 例如，您選擇放置計算控制項的區段會決定 Access 計算結果的方式。 下列清單摘要列出區段類型及其用法：
| 節 | 區段列印時的顯示方式 | 可使用此區段之處 |
|---|---|---|
| 報表首 | 報表的開頭。 | 報表首用於一般可能出現在封面頁上的資訊，例如商標、標題或日期。 您將使用 Sum 彙總函數的計算控制項放置在報表首時，計算的是整份報表的總計。 報表首會列印在頁首之前。 |
| 頁首 | 每頁的頂端。 | 頁首用於在每一頁上重複報表標題。 |
| 群組首 | 每個新記錄群組的開頭。 | 群組首用來列印群組名稱。 例如，在依產品群組的報表中，可以使用群組首來列印產品名稱。 您將使用 Sum 彙總函數的計算控制項放置在群組首時，計算的是目前群組的總計。 根據您新增的群組層級數目，報表上可以有多個群組首區段。 如需建立群組頁首及頁尾的詳細資訊，請參閱＜新增群組、排序或合計＞一節。 |
| 詳細資料 | 針對記錄來源中的每個資料列出現一次。 | 您可以在此處放置構成報表主體的控制項。 |
| 群組尾 | 每個新記錄群組的結尾。 | 使用群組尾來列印群組的摘要資訊。 根據您新增的群組層級數目，報表上可以有多個群組尾區段。 |
| 頁尾 | 每頁的結尾。 | 使用頁尾來列印頁碼或每頁的資訊。 |
| 報表尾 | 報表的結尾。 註： 在設計檢視中，報告頁尾顯示在頁面頁尾下方。 不過，在所有其他檢視 (例如 [版面配置檢視] 或是列印或預覽報表時)，報表尾會顯示在頁尾的「上方」，緊跟在最後一個群組尾或最後一頁的詳細資料行後。 |
報表尾用來列印報表合計或整份報表的其他摘要資訊。 |
你會發現，當你的資料庫擁有良好設計的表格結構和關聯時，製作有意義的報告會容易許多。 如需規劃及設計資料庫的簡介，請參閱資料庫設計的基本概念一文。
在 Access 中建立報表
您可以依循下列步驟，為您的 Access 桌面資料庫建立報表：
步驟 1：選擇記錄來源
報表的記錄來源可以是資料表、具名查詢或內嵌查詢。 記錄來源必須包含要顯示在報表中的所有資料列和資料欄。
如果資料是來自現有的資料表或查詢，請在 [瀏覽窗格] 中選取資料表或查詢，然後繼續進行步驟 2。
如果記錄來源尚不存在，請執行下列其中一項：
步驟 2：選擇報表工具
報表工具位於功能區 [建立] 索引標籤上的 [報表] 群組中。 下表說明這些選項：
| 工具 | 描述 |
|---|---|
| 報表 | 建立簡單表格式報表，其中包含您在 [瀏覽窗格] 中所選取之記錄來源的所有欄位。 |
| 報表設計 | 在 [設計檢視] 中開啟一個空白報表，並新增所需的欄位及控制項。 |
| 空白報表 | 在 [版面配置檢視] 中開啟一個空白報表，並且顯示 [欄位清單]，您可以在其中新增欄位到報表。 |
| 報表精靈 | 顯示多步驟精靈，讓您指定欄位、群組/排序層級，以及版面配置選項。 |
| 標籤 | 顯示精靈，以便您選取標準或自訂標籤大小，以及要顯示的欄位及欄位的排序方式。 |
步驟 3：建立報表
點擊你想使用的工具按鈕。 如果出現精靈，請依照精靈中的步驟操作，並在最後一頁點擊 完成 。
Access 以版面檢視顯示報告。格式化報表以獲得您想要的外觀：
- 調整欄位和標籤的大小，方法是選取欄位和標籤，然後拖曳邊緣縮放到您需要的大小。
- 移動欄位，方法是選取欄位及其標籤 (如果存在)，然後拖曳至新位置。
- 在欄位上按一下滑鼠右鍵，然後使用捷徑功能表上的命令，來合併或分割儲存格、刪除或選取欄位，以及執行其他格式設定工作。
此外，您可以使用以下各節所述的功能，讓報表更具吸引力且容易閱讀。
新增群組、排序或合計
若要在桌面資料庫的報表中新增群組、排序或合計，最快的方式是以滑鼠右鍵按一下要套用群組、排序或合計的欄位，然後按一下捷徑功能表上所要的命令。
您也可以在 [版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中開啟報表，然後使用 [群組、排序與合計] 窗格新增群組、排序或合計：
- 如果「群組、排序與總計」面板尚未開啟，請在 報告設計 標籤的「 群組與總計 」群組中點選「 群組 & 排序」。
- 按一下 [新增群組] 或 [新增排序]，然後選取您要群組或排序的欄位。
- 在群組或排序行上，按一下 [較多] 以設定較多選項及新增合計。
如需群組、排序與合計的詳細資訊，請參閱建立群組報表或摘要報表一文。
使用設定格式化的條件來醒目提示資料
Access 中有工具可讓您在報表中醒目提示資料。 你可以為每個控制點或控制組新增條件格式規則，在客戶報告中也可以加入資料條來比較資料。
要在控制項中加入條件格式：
以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的報表，然後按一下 [版面配置檢視]。
選擇所需的控制項，並在「 格式 化」標籤中的 「控制格式化 」群組中，點選 「條件格式化」。
秘訣
若要選取多個控制項，請按住 CTRL 鍵並按一下控制項。
按一下 [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊中的 [新增規則]。
在 [新增格式化規則] 對話方塊中，選取 [選取規則類型] 下的值：
- 若要建立針對每個記錄個別評估的規則，請選取 [檢查目前記錄中的值或使用運算式]。
- 若要建立使用資料橫條比較記錄的規則，請按一下 [和其他記錄比較]。
在 [編輯規則描述] 下，指定何時套用格式設定及應套用何種格式設定的規則，然後按一下 [確定]。
若要為相同的控制項或一組控制項建立其他規則，請重複步驟 4 之後的程序。
自訂色彩和字型
請嘗試使用 [應用程式佈景主題] 選項來自訂色彩與字型。
- 在導覽窗格中右鍵點擊報表，然後點擊 版面檢視，即可在版面檢視中開啟報表。
- 在 報表版面設計 標籤中，點選 主題 ，並將游標指向畫廊中的各個主題，預覽效果。 按一下佈景主題以便選取，然後儲存報表。
- 使用 [色彩] 或 [字型] 圖庫個別設定色彩或字型。
新增商標或背景影像
您可以新增標誌或背景影像至報表，且若您更新影像，則無論影像是用於資料庫的何處，都會自動更新。
若要新增或移除影像：
- 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下報表，然後按一下 [版面配置檢視]。
- 在報告中，點選你想加入圖片的位置，然後在 報表版面設計 標籤的 頁首/頁尾 群組中點選 標誌。
- 瀏覽至影像，然後按一下 [開啟]。 Access 隨即會新增影像至報表。
- 若要移除影像，請以滑鼠右鍵按一下影像，然後從捷徑功能表按一下 [刪除]。
若要新增背景影像：
- 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下報表，然後按一下 [版面配置檢視]。
- 在 [格式] 索引標籤上，按一下 [背景] 群組中的 [背景影像]。
- 從 [影像藝廊] 清單中選取影像或按一下 [瀏覽]，選取影像，然後按一下 [確定]。
預覽及列印報表
預覽報表
以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的報表，然後按一下 [預覽列印]。 您可以使用 [預覽列印] 索引標籤上的命令，來執行下列任何一個動作：
- 列印報表
- 調整頁面大小或版面配置
- 放大或縮小，或一次檢視多個頁面
- 重新整理報表中的資料
- 將報表匯出成其他檔案格式。
按一下 [關閉預覽列印]。
列印報告
若要列印報表而不預覽：
以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的報表，然後按一下 [列印]。 報表會傳送到您的預設印表機。
注意
若選取 [瀏覽窗格] 中的報表，並從 [檔案] 索引標籤選取 [列印]，就可以選取其他列印選項，例如頁數及份數，並且能指定印表機。
- 若要開啟對話方塊以便您選取印表機、指定份數等，請按一下 [列印]。