讓您的 Mac Outlook 電子郵件對身心障礙者無障礙

本主題將逐步說明如何讓您的電子郵件訊息無障礙，並解鎖內容給所有人，包括身心障礙者。

例如，你在撰寫電子郵件時學會如何運用無障礙檢查器來解決無障礙問題。 你也會學會如何在圖片中加入替代文字，讓使用螢幕閱讀器的人能清楚聽懂圖片內容。 你也可以閱讀如何使用字型、顏色和樣式，最大化電子郵件的包容性，然後再發送。

本主題內容

讓 Outlook 電子郵件無障礙的最佳實務

下表列出了建立 Outlook 電子郵件、讓身心障礙者都能輕鬆取得的關鍵最佳實務。

要修正的內容 為什麼要修正 如何修正
避免常見的無障礙問題，例如缺少替代文字 (替代文字) 及低對比度顏色。 讓每個人都能輕鬆閱讀你的 Outlook 郵件。 在使用 Outlook 工作時檢查無障礙功能
如果必須使用表格，請建立一個簡單的資料表結構，並指定欄位標頭資訊。 螢幕助讀程式會計算表格儲存格，來追蹤它們在表格中的位置。
螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。		 使用表格標題
避免使用表格
在所有視覺效果中包含替代文字。 替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。 在視覺效果中新增替代文字
新增有意義的超連結文字和工具提示。 使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 新增可存取的超連結文字與螢幕提示
針對文字與背景色彩，請使用足夠的對比。 文字與背景的強烈對比，讓低視力或色盲者更容易看見並使用內容。 使用易於存取的字型格式
確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。 視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。 使用易於存取的字型色彩
使用字型格式和內建清單。 將電子郵件中的資訊組織並結構成易於閱讀、瀏覽和快速瀏覽的小單元。 使用項目符號清單
使用編號清單
使用易於存取的字型格式
使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型，以及足夠的空白區域。 為了減輕閱讀負擔，請使用熟悉的無襯線字體，如 Arial 或 Calibri。
有閱讀障礙的使用者理解文字的方式，會使他們難以辨別單字字母與字詞。		 使用易於存取的字型格式
調整句子與段落之間的空間

頁面頂端

在 Outlook 中工作時檢查協助工具

無障礙檢查器是一種檢視你內容並標記無障礙問題的工具。 它解釋了為什麼每個問題對身心障礙者來說都可能是潛在的問題。 無障礙檢查器也會建議你如何解決出現的問題。

在 Outlook 中，撰寫電子郵件時，無障礙檢查器會在背景自動執行。

  1. 在 Outlook 中，撰寫或回覆電子郵件時，請選擇 「檢查無障礙」。 如果您在工具列上沒有看到按鈕，則必須手動新增。 選擇 更多 (查看更多項目) >自訂工具列。 然後將 [檢查協助工具] 按鈕拖放到工具列。

    秘訣

    在 Outlook中，您也可以從郵件視窗頂端的 [郵件提示] 存取 [協助工具檢查程式]。 如果您的其中一個郵件收件者已設定接收無障礙電子郵件的喜好設定，則會顯示協助工具 [郵件提示]。

    無障礙面板打開了。 它列出分為警告、錯誤和提示的協助工具問題。 如需分類的詳細資訊，請移至協助工具檢查程式的規則。
    Mac 版 Word 中的 [協助工具檢查程式] 窗格，顯示結果清單。

  2. 若要檢閱並解決結果，請選取類別和問題。 在選取的問題下，您會找到受此問題影響的所有項目和物件。 選取項目和物件，以查看您應修正問題的原因，以及變更內容所需採取的步驟。

頁面頂端

避免使用表格

一般來說，盡量避免使用表格，並用其他方式呈現資料，例如段落、標題和橫幅。 固定寬度的表格對使用放大鏡的人來說可能較難閱讀，因為這類表格會強制內容被限制在特定大小。 這使得字體非常小，迫使放大鏡使用者在行動裝置上必須橫向捲動。

如果你必須使用桌子，請遵循以下指引，確保你的桌子盡可能無障礙：

  • 避免使用固定寬度的表格。
  • 確保表格在所有裝置上都能正確渲染，包括手機和平板。
  • 如果你的表格中有超連結，請編輯連結文字，讓它們合理且不會在句子中斷。
  • 確保郵件用放大鏡很容易閱讀。 例如，將郵件草稿寄給自己，並在行動裝置上查看，確保用戶不必在手機上橫向滑動郵件。
  • 使用表格標頭。

頁面頂端

使用表格標題

螢幕助讀程式會計算表格儲存格，來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中，或儲存格經過合併或分割處理，螢幕助讀程式就無法計算儲存格，進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者，誤以為表格已經沒有內容了。 僅使用簡單的資料表結構，並指定欄位標頭資訊。 螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

為了確保資料表中沒有分割儲存格、合併儲存格或巢狀資料表，請使用 無障礙檢查器。

要指定表格中的標頭列：

  1. 將游標放在表格中的任何位置。
  2. 在 表格設計 標籤中，選擇 標頭列 勾選框。
  3. 輸入欄標題。

Mac 版 Outlook 中的標頭列勾選框。

頁面頂端

在視覺效果中新增替代文字

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。 螢幕閱讀器會閱讀文字，向無法看到圖片的使用者描述圖片。 撰寫替代文字時，請簡要描述圖片並說明其意圖。

關於如何為視覺添加替代文字的逐步說明，請前往「 為形狀、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件新增替代文字」。

想了解更多如何撰寫替代文字的資訊，請參考 「撰寫有效替代文字所需的一切」。 視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

若要尋找遺失的替代文字，請使用協助工具檢查程式。

注意

  • 音訊與影片內容，除了替代文字外，還可為聽障或聽障人士提供隱藏式字幕。
  • 避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果必須使用帶有文字的圖片，請在電子郵件中重複該文字。

頁面頂端

新增可存取的超連結文字與螢幕提示

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應清楚傳達與目的地相關的正確資訊。 例如，避免使用像「點此」、「查看此頁」、「前往此處」或「了解更多」等連結文字。請附上目的地頁面的完整標題。 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

  1. 選擇你想加入超連結的文字，右鍵點擊文字，然後選擇 連結。 您選取的文字會出現在 [顯示的文字] 方塊中。 這就是超連結文字。
  2. 如有需要，請變更超連結文字。
  3. 在 [位址] 方塊中，輸入目的地 URL。
  4. 選取 [工具提示] 按鈕，然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

秘訣

如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要，請在超連結文字中使用此標題。 例如，這個超連結文字與目標頁面的標題相符： 用 Microsoft 模板創造更多。

Outlook 超連結的螢幕提示

頁面頂端

使用易於存取的字型格式

無障礙字型不會排除或減慢閱讀電子郵件的人的閱讀速度，包括視力低下、閱讀障礙者或盲人。 合適的字體能提升電子郵件的可讀性與可讀性。

選擇熟悉的無襯線字體，如 Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字，以及過多斜體或底線。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。 例如，新增底線到色彩編碼的超連結文字中，以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。 針對標題，請考慮新增粗體或使用較大的字型。

  1. 選取您的文字。
  2. 在格式功能區中，提供字型類型、大小、樣式和顏色的選項，選擇你的格式選項。

Outlook 中的格式功能區

頁面頂端

使用易於存取的字型色彩

電子郵件中的文字應該在高對比模式下可讀，讓所有人，包括視障者都能清楚看到。

例如，在色譜上反向端使用明亮色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分色彩。 

要找出色彩對比不足，請使用 無障礙檢查器。

為了確保高對比模式下文字顯示良好，請使用字體顏色的 自動 設定。

  1. 選取您的文字。
  2. 選擇 訊息> 字型顏色。
  3. 選取 [自動]。

Mac 版 Outlook 中字型的自動色彩設定。

頁面頂端

建立無障礙清單

為了讓螢幕閱讀器更容易閱讀您的電子郵件，請將郵件中的資訊組織成小塊，如項目符號或有序清單。

使用項目符號清單

使用 [項目符號] 按鈕建立項目符號清單。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。
  2. 選取 [郵件] 索引標籤。
  3. 在 [段落] 群組中，選取 [項目符號] 按鈕。
  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

在 Mac 版 Outlook 的子彈庫中可用的子彈式樣式選項。

頁面頂端

使用編號清單

使用編號按鈕建立編號清單。

  1. 將游標放在電子郵件中的任何位置。
  2. 選取 [郵件] 索引標籤。
  3. 在 [段落] 群組中，選取 [編號] 按鈕。
  4. 在編號清單中輸入每個步驟。

在 Mac 版 Outlook 的編號函式庫中提供編號樣式選項。

頁面頂端

調整句子與段落之間的空間

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

為了減輕閱讀負擔，你可以增加句子和段落之間的留白。 

  1. 選取文字，以滑鼠右鍵按一下文字，然後選取 [段落]。
    [段落] 對話方塊隨即開啟，顯示 [縮排與行距] 索引標籤。
  2. 在 間距設定中，選擇你想要的間距選項，然後按 確定。

Mac 版 Outlook 中的段落對話框。

頁面頂端

另請參閱

讓您的 Windows 或行動裝置 Outlook 電子郵件對身心障礙者無障礙

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援

Microsoft 盡最大的努力為所有客戶提供最佳的體驗。 如果您有身心障礙或無障礙相關問題，請聯絡 Microsoft 殘障服務 台尋求技術協助。 殘疾人士 Answer Desk 支援小組受過許多常用輔助技術的訓練，並可提供英文、西班牙文、法文和美國手語的協助。 請移至 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 網站，了解您所在地區的連絡人詳細資料。

如果您是政府、商業或企業用戶，請聯絡 企業殘障諮詢台。