使用 Word 的郵件合併功能來發送大量郵件

要透過郵件合併發送大量電子郵件，您必須已安裝相容 MAPI 的電子郵件程式，如 Outlook 或 Gmail。

以下流程假設你已經在 Microsoft Word 中建立了要發送的訊息。

準備你的主要文件

• 前往 >郵件 開始郵件 合併>電子郵件。
  

建立你的郵件名單

郵件列表是你的資料來源。 欲了解更多資訊，請參閱 可用於郵件合併的資料來源。

小技巧

• 如果你沒有郵件列表，可以在郵件合併時建立一個。
• 如果你用 Excel 試算表作為資料來源，請將郵遞區號/郵遞區號格式化成文字，以避免自動刪除前置的零。 欲了解更多資訊，請參閱 Excel 中的格式化郵件合併號碼、日期及其他數值。
• 如果你想用 Outlook 聯絡人作為清單來源，請確保 Outlook 是你的預設電子郵件程式，且版本與 Word 相同。

將您的郵件名單連結到您的電子郵件

確保你的資料來源有電子郵件地址欄位，並且每個收件人都有一個電子郵件地址。

1. 前往 郵件>選擇收件人。
2. 選擇資料來源。 欲了解更多資訊，請參閱 可用於郵件合併的資料來源。
3. 選擇 檔案>儲存。

想了解更多關於編輯、排序或過濾郵件列表的資訊，請參閱 郵件合併：編輯收件人。

在電子郵件中加入個人化內容

1. 請前往>郵件問候專線。
2. 選擇一種格式。
3. 選擇 [確定] 以插入合併欄位。
4. 選擇 檔案>儲存 。

您可以從資料來源新增其他欄位至您的電子郵件訊息。 欲了解更多資訊，請參閱 「插入郵件合併欄位」。

想了解如何修正地址或其他欄位中缺少的部分，請參閱 郵件合併：匹配欄位。

若要更改合併內容的字型、大小或間距，請選擇合併欄位名稱並進行必要的修改。

預覽與結尾

1. 選擇 預覽結果，然後選擇 「下一 ，或選擇 「上一 ，以查看信中正文中的姓名與地址。
   

2. 選擇 完成 & 合併>發送電子郵件。
   

3. 在 [收件者] 方塊中，選擇郵件清單中的電子郵件地址欄或欄位。

   注意

   Word 會向每個電子郵件地址發送一封獨立訊息。 你不能抄送或密送其他收件人。 你不能新增附件，但可以附上連結，

4. 在 [主旨列] 方塊中，輸入訊息的主旨列。

5. 在 郵件格式 框中，選擇 HTML (預設設定) ，或選擇純 文字 ，將文件作為電子郵件正文發送。

6. 在 「傳送紀錄」中，請選擇以下一項：

   • [所有記錄] (預設)。
   • [目前的記錄]，只有在您畫面上可檢視的記錄會傳送訊息。
   • [寄件者] 與 [收件者] 只會傳送一個範圍的記錄。

7. 選擇 [確定] 以執行合併列印。

將個人化訊息儲存 (可選)

前往 檔案>儲存。 當您儲存主文件時，您也會儲存資料來源的連線。 若要重複使用，請開啟文件，並在提示保留資料來源的連線時回答 [是]。

另請參閱

• 使用合併列印建立並傳送大宗郵件、標籤和信封

要透過郵件合併發送大量電子郵件，您必須已安裝相容 MAPI 的電子郵件程式，如 Outlook 或 Gmail。

在 Word 建立主文件

1. 前往 Mailings>開始 郵件合併>Email 訊息。
   
2. 在 Word 裡，建立你打算發送的電子郵件。

建立你的郵件名單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

祕訣

• 如果你沒有郵件列表，可以在郵件合併時建立一個。
• 如果你用的是 Excel 試算表，請把郵遞區號欄位格式化成文字，避免自動刪除前置零。 欲了解更多相關資訊，請參閱 Excel 中的格式化郵件合併號碼、日期及其他值。
• 如果你想使用 Outlook 聯絡人，請確保 Outlook 是你的預設郵件程式，且版本與 Word 相同。

將您的郵件名單連結到您的電子郵件

確保你的資料來源有電子郵件地址欄位，並且每個收件人都有一個電子郵件地址。

1. 前往 郵件>選擇收件人。
2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。
3. 選擇 檔案>儲存。

了解如何編輯、排序或篩選你的郵件列表，請點此： 郵件合併：編輯收件人。

新增與格式化合併欄位

1. 到郵件>插入合併欄位，然後選擇要新增的欄位。
   
2. 新增並格式化你想在郵件中包含的欄位，然後選擇 確定。

預覽與傳送

1. 請前往>郵件預覽結果查看電子郵件內容。
   
   要瀏覽每封電子郵件，請使用 「Mailings 」標籤上的左右箭頭按鈕。
2. 若要新增或移除合併欄位，請再選取 [預覽結果] 一次。
3. 準備好後，請前往>郵件完成& 合併>合併至電子郵件。
   如果您未選擇預設電子郵件程式，無法使用合併至電子郵件。
4. 選擇 [收件者] 合併欄位、主旨，以及要以文字、HTML 還是附件傳送。 當你以附件形式發送時，郵件中沒有正文;相反地，訊息會以附加文件的形式發送。
5. 選取 [將郵件合併至 Outbox]。