收集签名工作流详述

SharePoint 产品附带的工作流是可用于自动执行业务流程的功能，使其更加一致和更高效。 您可以使用 SharePoint 收集签名工作流将在 Excel、Word 或 InfoPath 中创建的文档路由到一个或多个用户以获取其签名。

有关详细信息，请参阅 SharePoint 附带的工作流概述。

如果只需完成收集签名工作流任务 只需转到 COMPLETE 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他段。

SharePoint 工作流包括：

• 高效且一致 收集签名工作流会自动路由文档、分配签名任务并跟踪其进度。 可以从中心状态页监视和调整工作流中的活动，并且工作流运行中的事件历史记录将在完成后保留 60 天。
• 减少工作量 收集签名工作流为你和你的同事节省时间和麻烦，同时简化和标准化签名流程。

下面是收集签名工作流的非常简单版本的示意图。

使用本文的提示

本文中的信息以可展开的段的形式提供。

如果只需完成收集签名工作流任务 只需转到 COMPLETE 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他段。

如果要添加、启动、监视和维护工作流 如果你还不熟悉这些任务，你可能会发现，在你第一次设计和添加工作流时，通过本文逐个细分的方式工作会很有用。 熟悉信息和文章布局后，即可直接转到任何回访时所需的细分市场。

有关图形的注释 此系列工作流文章中的屏幕图像和概念图通常基于审批工作流类型。 但是，只要有必要明确概念或说明，本文中的图像和图表都已针对“收集签名”工作流进行了自定义。

有关打印本文的一句话 这是一篇长文章。 如果只想打印所选段，请确保打印时 仅 展开这些段。 (此外，如果要在打印副本中包含完整的图形，请以横向而不是纵向打印。)

关于搜索的一句话 在搜索本文中的任何文本或术语之前，请确保已展开要搜索的所有段。

详细了解收集签名工作流

收集签名工作流是一项 SharePoint 产品功能，用于将 Word、Excel 或 InfoPath 中创建的文档或表单路由到一个或多个人员进行签名。 工作流可自动执行、简化和标准化整个过程。

SharePoint 产品附带的基本收集签名工作流充当模板。 使用此模板，可以将一个或多个“收集签名”工作流添加到网站。 添加的每个工作流都是基本收集签名工作流的唯一 版本 ，每个工作流都有自己的专用工作方式，具体取决于添加时指定的设置。

收集签名工作流可为我做什么？

• 首次将“收集签名”工作流添加到列表、库或网站集时，可以指定要包含的参与者数，并指示其任务是在串行 () 中逐个分配的，还是同时 (并行) 。 你甚至可以决定是否将参与者的任务划分为两个或更多单独的阶段。 每次 在文档中手动 启动工作流时，都可以修改其中任何设置。
• 工作流将任务分配给每个指定的参与者。 每个参与者在几种可能的响应中做出选择： (签名或不) 文档签名、重新分配签名任务或删除任务。
• 运行工作流时，可以监视进度，并根据需要 () 单个中央工作流状态页进行调整。
• 工作流完成后的 60 天内，工作流 (或 工作流实例) 运行过程中发生的所有工作流事件列表仍可在“工作流状态”页上获取，以供非正式参考。

收集签名工作流 不能 做什么？

收集签名工作流不用于收集文档的审批和拒绝，也不用于控制网站的网页发布。 如果要添加参与者批准或拒绝其审阅的文档的工作流，请参阅文章 “所有关于审批工作流”。

此外，收集签名工作流并非旨在收集反馈。 如果要使用工作流来收集有关文档的反馈，请参阅文章 “关于收集反馈工作流的一切”。

还可以使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 进一步自定义 SharePoint 产品中包含的任何工作流。

谁可以使用此类工作流？

添加工作流默认情况下，必须具有“管理列表”权限才能 添加 工作流。 (默认情况下，“所有者”组具有“管理列表”权限;“成员”组和“访问者”组不 )

启动工作流此外，默认情况下，必须具有“编辑项”权限才能 启动 已添加的工作流。 (默认情况下，“成员”组和“所有者”组都具有“编辑项目”权限;“访问者”组不 )

或者，所有者可以选择配置特定的工作流，以便 只能 由“所有者”组的成员启动它们。 (为此，请在关联表单的第一页上选择“需要管理列表权限才能启动此工作流检查”框。)

使用数字签名有什么好处？

越来越多的商业交易正在以电子方式进行。 因此，数字签名越来越多地用于对其交易的信赖方进行法律约束。 数字签名用于验证对文档进行签名的人员的身份，并确认在将数字签名应用于文档后内容未修改。 数字签名提供基于加密技术的安全性，并帮助缓解与电子业务交易相关的风险。 通过对数字签名的改进，Office 旨在满足全球企业和公共部门实体的信息安全需求。

若要创建数字签名，必须具有一个数字证书，该证书向信赖方证明你的身份，并且应从信誉良好的证书颁发机构 (CA) 获取该证书。 如果没有数字证书，Microsoft还有提供数字证书和其他高级签名的合作伙伴。

如何规划、添加、运行和维护此类工作流？

以下是基本阶段：

• 在工作流运行之前， (计划、添加、启动)
  在添加工作流之前，请规划要添加工作流的位置， (单个列表或库，或者针对整个网站集) 及其工作方式的详细信息。 添加并配置工作流后，具有必要权限的任何人都可以在特定文档上启动工作流。 还可以将工作流设置为 自动运行。 可以基于两个触发事件之一或两个来激活自动运行：在列表或库中 添加 或 创建 任何文档时，或者当列表或库中的任何文档 发生更改时。
• 工作流运行 (完成时，监视、调整)
  运行工作流时，各个参与者将完成分配的任务。 同时，可以从该特定工作流实例的中心“工作流状态”页监视工作流的进度。 可以在工作流运行时从同一页对工作流进行调整;如有必要，可以从那里取消或终止工作流。
• 工作流运行后 (查看、报告、更改)
  工作流完成后，可以在“工作流状态”页上查看运行 (或 实例) 的整个历史记录，最长为 60 天。 如果有任何关于工作流功能方式的更改，可以打开并编辑首次添加工作流时完成的关联表单。

以程图从添加新工作流的人员的角度说明了这些阶段。

规划新的收集签名工作流

在此段中，我们确定在添加收集签名工作流版本之前需要做出的决策和需要组合的信息。

如果已熟悉如何添加此类工作流，并且只需提醒特定步骤，则可以直接转到本文的相应 ADD 段 (列表/库 或 网站集) 。

模板和版本

SharePoint 产品中包含的工作流充当主 模板 ，你添加到列表、库和网站集的特定单个工作流基于这些模板。

例如，每次添加“收集签名”工作流时，实际上都会添加常规的“收集签名”工作流模板的一个 版本 。 为每个版本指定其自己的名称和自己的设置，在添加该特定版本时，可以在关联表单中指定这些名称。 这样，就可以添加多个工作流，每个工作流都是基于“收集签名”工作流主模板的版本，但每个版本命名并针对你将使用的特定方式进行了定制。

在此图中，添加了三个基于审批工作流模板的工作流： 一个用于单个库中 的所有 内容类型，一个用于单个库中的 单个内容类型， 另一个用于整个 网站集中的单个内容类型。

关联表单简介

每当基于包含的工作流模板之一添加新的工作流版本时，您都填写 关联表单 以指定希望新版本的工作方式。

在下一部分中，你将找到一系列问题，这些问题将为你完成关联表单做好准备。 不过，首先，请花一两点时间查看窗体及其字段。

关联表单的第一页

关联表单的第二页

此第二页上的字段也显示在 启动窗体上，每次手动启动工作流时都会显示该表单，并且只能在该时间针对该单次运行进行编辑。

九个问题要回答

获得本部分中所有问题的答案后，即可添加工作流。

这是正确的工作流类型吗？

本文涉及菜单中显示为 “收集签名 - SharePoint 2010”的工作流模板。 如果不确定此工作流类型是否是最佳选择，请参阅本文的 LEARN 部分。 有关可用的其他工作流模板的详细信息，请参阅 关于 SharePoint 附带的工作流一文。

请务必知道，此处讨论的类型的签名行只能在 Word、Excel 或 InfoPath 中创建的文档中插入。

一个列表或库，还是整个网站集？ (和) 一种内容类型还是所有内容类型？

什么是内容类型？

存储在 SharePoint 列表或库中的每个文档或其他项都属于一种或另一种 内容类型。 内容类型可以与 Document 或 Excel 电子表格一样基本和通用，也可以与 法律合同 或 产品目录规范一样高度专业化。 SharePoint 产品中默认提供某些内容类型，但你可以自定义这些内容类型，并添加自己创建的其他内容类型。

你可以使新版本的收集签名工作流仅在单个列表或库中可用，也可以使其在整个网站集中可用。

• 如果为单个列表或库添加工作流，则可以将其设置为 在所有内容类型 上运行或 仅在单个内容类型上运行。
• 但是，如果为整个网站集添加工作流， 则必须 将其设置为仅在单个网站内容类型上运行。
• 在所有情况下，运行收集签名工作流的每个文档都必须是在 Word、Excel 或 InfoPath 中创建的文件。

什么是好名字？

为工作流版本指定一个名称，该名称：

• 明确指示其用途。
• 请清楚地将其与其他工作流区分开来。

示例

假设你是一组编辑者的成员。 你的组希望使用两个不同的收集反馈工作流：

• 你将对自己的组成员提交的每个文档运行第一个工作流。 此工作流仅从组的经理那里收集反馈。
• 你将对自己组外部的人员提交的每个文档运行第二个工作流。 此工作流 从组的任一成员 收集反馈。

可以将第一个工作流命名为 “提交反馈内部” ，将第二个工作流命名为“ 外部提交反馈”。

任务列表和历史记录列表：现有还是新？

你可以让工作流使用网站的默认“任务”列表和“历史记录”列表，使用 其他 现有列表，或者仅请求此工作流的新列表。

• 如果网站将具有许多工作流，或者某些工作流将涉及许多任务，请考虑为每个工作流请求新列表。 (管理超长列表是降低性能的一项操作。与一个很长的列表相比，系统可以更快、更轻松地维护多个较短的列表。)
• 如果此工作流的任务和历史记录将包含要与常规列表分开的敏感或机密数据，则应 明确 指示需要此工作流的新单独列表。 添加工作流后，请确保为新列表设置了适当的权限。

谁添加签名行，何时添加？

签名行可以插入文档中的两个时间之一：

• 在文档上启动工作流之前。
• 在工作流启动后，但在第一个参与者将其签名添加到签名行之前。

向文档添加数字签名是一个两步过程：

1. 首先，有人在文档正文中 插入签名行 。
   
2. 然后有人 将其签名添加到 插入的行。
   

请记住这一点 从第一个参与者将其签名添加到文档的那一刻起，文档将被锁定，无法进行编辑。 在该时间点之后对文档的任何进一步更改（添加其签名的其他签名者除外）都会使已添加的所有签名失效或删除。 并且，由于插入签名行将计为文档中的更改，因此在第一个参与者将其 实际签名添加到 其中一行 之前 ，所有 签名 行必须都已存在于文档中。

因此，有三种简单的方法来回答这个问题：

• 对于任一类型的开始 文档基于已有签名行的模板或表单，因此无需为每个单独的工作流运行添加签名行。
• 对于手动启动 启动工作流的人员在启动工作流 之前 插入所有所需的签名行。
• 对于自动启动 打开文档的第一个参与者在添加自己的签名 之前 插入所有所需的签名行。

下面是要点的快速图形摘要。

如何 (以及由谁) 启动此工作流？

工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动，或采用以下任一方式：

• 在特定文档上手动启动“收集签名”工作流时，会显示另一个窗体 ，即初始表单。 初始表单仅包含 关联 表单的第二页的设置。 这样，如果启动工作流的人员只想更改当前实例 (的任何设置) ，则可以在单击“ 开始”之前执行此操作。
• 当然，通过自动启动，没有机会显示初始表单，因此使用关联表单中指定的默认设置，而不会进行任何更改。

下图显示了手动启动和自动启动之间的差异。

在初始表单中所做的任何更改 仅在 工作流的当前实例期间应用。 若要更改工作流的 永久默认设置 ，请编辑原始 关联 表单，如本文的 CHANGE 部分中所述。

手动启动

如果允许手动启动，则具有必要权限的任何人都可以随时对任何符合条件的文档启动工作流。

手动启动的优点是，你和你的同事 只能在 你选择时运行工作流，并且每次运行该工作流时，你都有机会使用初始表单更改某些设置。

当然，使用手动启动时，必须记住在适当的时候运行工作流。

自动启动

可以将工作流设置为由以下任一事件或每个事件自动启动：

• 在列表中或库中创建或上传到新文档。
• 已存储在列表或库中的文档已更改。

自动启动的优点是没有人需要记住来启动工作流。 每次发生触发事件时，它都会运行。

收集签名工作流自动启动的特殊注意事项

与其他某些包含的工作流不同，在“收集签名”工作流启动后 ，无法 添加更多任务。 当工作流自动启动时，它仅分配已在默认设置中指定的签名任务。 在工作流运行期间，确实可以 重新分配 其中每个任务，但不能创建和分配 其他 任务。 换句话说，收集签名工作流应仅在事先知道参与者的标识或至少知道人数时自动运行。

自动启动后，可以删除或取消已分配的任务，但请注意，取消任务不会从文档中删除关联的签名行。

下面是使用自动启动的三种方案。 请注意，在每个方案中：

• 工作流在库上运行，用户可将需要签名的文档上传到该库。
• 分配的一组人员签名任务随时间推移是稳定的，无需在每次工作流启动时查看或编辑。

当然，在这些方案中，如果上传的项目是已包含相应签名行的文档或表单，则工作流参与者无需在工作流运行期间插入签名行。

方案 1：单个任务、单一签名者

新的费用声明需要由 Anna 签名，因此 Anna 会创建一个名为 New Expense Claims 的库。 组织中的任何人都可以创建或上传声明。

Anna 创建了一个工作流，并为其指定了相同的名称： New Expense Claims。 工作流在每个新文档上自动运行，只向 Anna 分配一个签名任务。

方案 2：多个任务、多个签名者

这一次，合同需要由安娜 和 西恩 和 弗兰克签署，由他们三个人签署。

Sean 创建名为 Contracts for Signatures 的库。 她创建了名为 Signatures (annaANDseanANDfrank) 的收集签名工作流。 工作流在每个新文档上自动运行，将一个签名任务分配给这三个人。

打开文档的第一个签名者在添加自己的签名之前插入 所有三 个签名者的签名行。

方案 3：多个任务，单一签名者

在此版本中，合同需要由 Anna 、 Sean 或 Frank 签署，只有三者中的 一个 签署。

Sean 创建名为 Contracts for Signature 的库和名为 Signature (annaORseanORfrank) 的工作流。 她还创建了一个名为 annaORseanORfrank 的邮件列表或通讯组，其中包含所有三个邮件列表或通讯组。

同样，工作流在库中的每个新文档上自动运行，但这次它只向 annaORseanORfrank 组分配一个签名任务。

此类任务称为 组任务，其工作方式如下：工作流向组的每个成员发送电子邮件任务通知，但只创建单个任务，组的任何单个成员都可以代表整个组声明并完成该任务。

有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。

继承自此内容类型的内容类型是否也获取此工作流？

将工作流添加到整个网站集的内容类型时，可以选择同时将工作流添加到网站集中的所有其他内容类型，这些内容类型 继承 自要向其添加工作流的内容类型。 (请注意，如果仅为单个列表或库添加工作流，则不会显示此选项。)

参与者：哪些人，按什么顺序？

需要为要向其分配签名任务的每个人提供姓名或电子邮件地址。

组任务还是个人任务？ 如果将任务分配给组或通讯组列表，则会分配一个 组任务 ：该组 的每个 成员将收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。

一个阶段还是多个阶段？可以选择只有一个阶段的签名任务，也可以选择有多个阶段。 如果有多个阶段，则会逐个执行阶段。

并行评审还是串行评审？对于任何一个阶段的参与者，可以选择同时为其所有签名任务分配 (并行) ，或者按指示的顺序在串行) 中逐个 (分配其任务。 例如，如果其中一个签名者是文档的真正决策者，并且如果决策者决定不签名，则其他任何签名者都无法完成其签名任务，则串行选项可能很有用。

示例

此简单方案说明了多个阶段和串行任务分配的一些优点：

假设 Frank 正在为合同库添加新的“收集签名”工作流。 因为弗兰克是真正的决策者，他想成为第一个签署每份合同的人。 如果他决定 不 签名，则不会为 Anna 和 Sean 分配签名任务。 Frank 可以通过以下两种方式之一进行设置：

• 使用串行评审弗兰克设置了一个单系列阶段，他是第一个参与者，安娜和西恩是第二和第三个。
  以下是弗兰克如何设置他的单阶段连续评论。
  
• 通过使用两个阶段如果 Frank 希望安娜和 Sean 同时分配其任务，以便 Sean 不必等待 Anna 添加她的签名，然后她可以添加自己的签名，他可以在工作流中设置两个阶段。 第一个阶段仅包括自己的签名任务，第二个阶段是包含 Anna 和 Sean 任务的并行阶段。 如果第一个阶段未完成，则第二阶段不会启动。
  以下是弗兰克如何设置他的两阶段并行评论。
  

下面是这两种解决方案的关系图。 在这两个版本中，如果 Frank 未完成其签名任务，则任务永远不会分配给 Anna 或 Sean。

需要通知谁？

在 “抄送” 字段中，在关联表单的第二页上，可以为每次启动或结束此工作流时应收到通知的任何人输入姓名或地址。

• 在此处输入名称 不 会导致将工作流任务分配给该人员。
• 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
• 当工作流自动启动时， 最初添加工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

仅为一个列表或库添加收集签名工作流 ()

如果还不熟悉添加工作流，你可能会发现，在继续执行此细分中的步骤之前，先查看本文前面的 LEARN 和 PLAN 段很有用。

开始之前

在添加工作流之前，需要先处理两个事项：

Email 为了使工作流发送电子邮件通知，必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。

权限 SharePoint 产品默认设置要求您具有“管理列表”权限，以添加列表、库或网站集的工作流。 (默认情况下，“所有者”组具有“管理列表”权限;“成员”组和“访问者”组不会。有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)

添加工作流

请按以下步骤操作：

1. 打开要为其添加工作流的列表或库。

2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。
   选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。

3. 在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”。

4. 在“工作流设置”页上，指定要运行工作流的单个 内容类型，或 指定所有内容类型) 的所有 (，然后单击“ 添加工作流”。

   注意

   收集签名工作流只能在 Word、Excel 或 InfoPath 中创建的文档上运行。

   

   1. 完成关联表单的第一页。
      (说明遵循插图。)

	内容类型 将默认选定内容保留为 “全部”，或选择特定的内容类型。
	工作流 选择 “收集签名 - SharePoint 2010 ”模板。 注意： 如果列表中未显示 “收集签名 - SharePoint 2010 ”模板，请与 SharePoint 管理员联系，了解如何为网站集或工作区激活它。 如果您具有网站集权限，请参阅 启用 SharePoint 工作流模板。
	名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此列表或库的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。
	任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击“ 任务 (新) 创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 可以选择现有历史记录列表，或单击“ 新建历史记录列表 ”以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	启动选项 指定启动此工作流的方式。 有关各种选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。

1. 如果此窗体中的所有设置都按所需方式进行，请单击“ 下一步”。
2. 完成关联表单的第二页。
   (说明遵循插图。)
   每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会显示关联表单的第二页中的所有选项，以便您可以针对该实例更改这些选项。

	分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。 如果任务一次分配一个， (串行) 按希望分配任务的顺序输入名称或地址。 如果同时分配所有任务，则 (并行) 名称或地址的顺序并不重要。 如果包含组或通讯组列表 将分配组任务：组 的每个 成员将收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
	Order 指定是应以串行) (一次分配一个任务，还是同时分配所有任务， (并行) 。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
	添加新阶段 添加除刚刚配置的第一个阶段以外的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的“ 分配到 ”字段，然后按 Ctrl+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	CC 输入每次工作流开始或结束时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时， 最初添加工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

1. 如果按所需方式在此页中拥有所有设置，请单击“ 保存 ”以创建工作流。

SharePoint 产品将创建新的工作流版本。

下一步做什么？

如果已准备好启动并测试新工作流，请转到本文的 START 部分。

你将在本文的 INSERT 段中找到有关在文档中插入签名行的说明。

为整个网站集添加收集签名工作流 ()

如果还不熟悉添加工作流，你可能会发现，在继续执行此细分中的步骤之前，先查看本文中的 LEARN 和 PLAN 段很有用。

开始之前

在添加工作流之前，需要先处理两个事项：

Email为了使工作流发送电子邮件通知，必须为网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。

权限 SharePoint 产品默认设置要求您具有“管理列表”权限，以添加列表、库或网站集的工作流。 (默认情况下，“所有者”组具有“管理列表”权限;“成员”组和“访问者”组不会。有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)

添加工作流

请按以下步骤操作：

1. 转到网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。

2. 单击 “ ，然后单击“ 网站设置”。
   在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中，单击然后单击“网站内容”。 在“网站内容”中，单击“ 网站设置”。

3. 在“网站设置”页上的“ Web 设计库”下，单击“ 网站内容类型”。
   

4. 在“网站内容类型”页上，单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。

   注意

   收集签名工作流只能在 Word、Excel 或 InfoPath 中创建的文档上运行。

   

   1. 在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击“ 工作流设置”。
      
   2. 在“工作流设置”页上，单击“ 添加工作流 ”链接。
      
   3. 完成关联表单的第一页。
      (说明遵循插图。)

	工作流 选择 “收集签名 - SharePoint 2010 ”模板。 注意： 如果列表中未显示 “收集签名 - SharePoint 2010 ”模板，请与 SharePoint 管理员联系，了解如何为网站集或工作区激活它。 如果您具有网站集权限，请参阅 启用 SharePoint 工作流模板。
	名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此网站集的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。
	任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击“ 任务 (新) 创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 可以选择现有历史记录列表，或单击“ 新建历史记录列表 ”以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	启动选项 指定启动此工作流的方式。 有关各种选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	更新列表和网站内容类型？ 指定是否应将此工作流添加到与) 从 此 内容类型继承的所有其他网站和列表内容类型关联的 (。 完成所有附加添加的操作可能需要很长时间才能完成。 如果想要将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断，则在运行此操作之前，请确保自己是每个网站或子网站中的“所有者”组的成员。

1. 如果此页面中的所有设置都按所需方式进行，请单击“ 下一步”。
2. 完成关联表单的第二页。
   (说明遵循插图。)
   每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会显示关联表单的第二页中的所有选项，以便您可以针对该实例更改这些选项。

	分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。 如果任务一次分配一个， (串行) 按希望分配任务的顺序输入名称或地址。 如果同时分配所有任务，则 (并行) 名称或地址的顺序并不重要。 如果包含组或通讯组列表 将分配组任务：组 的每个 成员将收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
	Order 指定是应在串行) 中 (一次分配此阶段的任务，还是同时分配所有任务， (并行) 。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
	添加新阶段 添加除刚刚配置的第一个阶段以外的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的“ 分配到 ”字段，然后按 Ctrl+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	CC 输入每次工作流开始或结束时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时，启动工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时，最初添加工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

1. 如果按所需方式在此页中拥有所有设置，请单击“ 保存 ”以创建工作流。

SharePoint 产品将创建新的工作流版本。

下一步做什么？

如果已准备好启动并测试新工作流，请转到本文的 START 部分。

你将在本文的 INSERT 段中找到有关在文档中插入签名行的说明。

插入签名行

在工作流参与者可以添加其签名之前，必须在文档中插入签名行。 插入行和添加签名本身是两个单独的操作。

请务必记住：

• 将签名添加到任何签名行后，文档将被锁定，无法进行任何进一步的更改， 除非 向现有签名行添加更多签名。
• 如果在添加第一个签名后进行了任何更改，则已添加的所有签名都将失效或从文档中删除。
• 插入和删除签名 行 被视为文档中的更改。
• 因此，在第一个参与者添加其 签名之前，必须已完成签名 行 的所有添加和删除操作。

下面是所有这些操作的快速图形摘要。

插入或删除签名行 (Word 或 Excel)

若要在 Word 或 Excel 中插入签名行，请执行以下操作：

1. 在文档或工作表中，单击以找到要插入签名行的光标。

2. 在“ 插入 ”选项卡上的“ 文本 ”组中，单击“ 签名行”。

3. 在“ 签名设置 ”对话框中，填写以下四个字段中的任何、全部或全部：

   • 建议的签名人
     签名人的全名。
     (显示在已完成的 signature 中。)
   • 建议的签名人职务
     (显示在已完成的 signature 中。)
   • 建议的签名人电子邮件地址
     (未 显示在已完成的 signature 中。)
   • 向签名者提供的说明
     签名者的任何有用或必要的信息。
     (未 显示在已完成的 signature 中。)
     

4. 仍然在同一对话框中，选择或清除以下检查框：

   • 允许签名人在“签名”对话框中添加注释
     允许签名者键入其签名目的。
     (签名者 类型不会显示在 已完成的签名中。)
   • 在签名行中显示登录日期
     添加签名的日期。
     (显示在已完成的 signature 中。)

5. 单击“确定”。

重复相同的过程以添加更多签名行。

删除 Word 或 Excel 中的签名行：

1. 单击签名行将其选中。
2. 按 DELETE。

(InfoPath) 插入或删除签名行

在 InfoPath 中 插入 签名行：

1. 在窗体中，单击以找到要插入签名行的光标。

2. 在功能区的“ 开始 ”选项卡上的“ 控件 ”组中，单击“ 签名行”。

3. 单击签名行以将其选中，然后右键单击它，然后在快捷菜单上单击“ 签名行属性”。

4. 在“ 签名行属性 ”对话框中的“ 常规 ”选项卡上，完成以下四个字段中的任何、全部或全部字段：

   • 签名者在签名前将看到的消息
     签名者的任何有用或必要的信息。
     (未 显示在已完成的 signature 中。)
   • 签名者名称
     (显示在已完成的 signature 中。)
   • 签名者标题
     (显示在已完成的 signature 中。)
   • 签名者电子邮件地址
     (未 显示在已完成的 signature 中。)
     

5. 对“ 大小 ”选项卡和“ 高级 ”选项卡进行任何所需的调整。

6. 单击“确定”。

删除 InfoPath 中的签名行：

• 单击控件将其选中，然后按 DELETE。

下一步做什么？

如果已准备好测试新工作流，请转到本文的 START 部分。

如果要完成工作流任务，请转到 (或返回本文的 COMPLETE 部分) 。

启动收集签名工作流

有关签名过程的提醒：必须在第一个参与者将其签名添加到签名行之前对文档进行所有更改（包括签名行的所有插入和删除）。 (有关详细信息，请参阅本文中的 PLAN 段。)

此外，请确保工作流将向其分配任务的人员了解如何添加其签名并完成其任务表单。 他们可能会发现本文中的 COMPLETE 段很有用。

启动工作流的两种方法 工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动，或采用以下任一方式：

• 由具有必要权限的任何人随时手动操作。
• 每当发生指定的触发事件时，即每当将文档添加到列表或库中时和/或每当列表中已有的文档以任何方式更改时，自动执行。
  (在原始添加和配置工作流期间，在关联表单的第一页中指定触发事件。有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。)

工作流 无法在 当前签出的任何文档上启动。 (在启动工作流 后 ，可以签出文档;但在签出文档后，在该文档再次签入之前，无法启动 进一步 的工作流。)

自动启动工作流

如果工作流配置为自动启动，则每次发生触发事件时，工作流都会在触发该工作流的文档上运行。

启动时，工作流会分配第一个任务，并向每个被分配者发送任务通知。 同时，它还向最初添加工作流的人员以及关联表单第二页的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送 (不同于任务通知的开始) 通知。

如果在触发操作启动工作流之前文档中尚不存在必要的签名 行 ，则必须在将第一个 签名 添加到文档之前插入它们。

手动启动工作流

有关权限的说明 通常，必须具有“编辑项目”权限才能启动工作流。 (默认情况下，“成员”组和“所有者”组都具有此权限，但“访问者”组没有。但是，所有者还可以根据工作流选择，要求启动工作流的人员具有“管理列表”权限。通过选择此选项，所有者实质上可以指定只有他们和其他所有者可以启动特定的工作流。有关详细信息，请参阅本文的 Learn 部分。)

从两个位置开始

可以从以下两个位置之一手动启动工作流：

• 从存储文档的列表或库中。
• 从文档本身内部，在创建文档的 Microsoft Office 程序中打开。 (请注意，这必须是完整的已安装程序，而不是 Web 应用程序版本。)

此段中的其余两个部分提供了这两种方法的说明。

从列表或库手动启动

1. 向文档添加所有必要的签名行，或与工作流参与者一起排列，以确保在任意参与者将其签名添加到其中一行之前，所有 签名 行都存在于文档中。

2. 转到要在其中运行工作流的文档所在的列表或库。

3. 单击项名称前面的图标以选择该项目，然后在功能区的“Files”选项卡上的“工作流”组中，单击“工作流”。
    

4. 在“工作流： 文档名称” 页上的“ 启动新工作流”下，单击要运行的工作流。
   

5. 在初始窗体中，进行要应用于工作流的此特定实例的任何更改。

   注意

   此处在初始表单中所做的更改 仅在 工作流的当前实例期间使用。 如果要在每次运行工作流时进行应用的任何更改，或者想要更改未在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。

	分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。 如果一次分配一个任务 按任务分配顺序输入名称或地址。 如果同时分配所有任务 名称或地址的顺序并不重要。 如果包含组或通讯组列表 将分配组任务：组 的每个 成员将收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
	Order 请确保每个段中的任务一次分配一个， (串行) 或同时分配所有任务 (并行) 的规范是你所需的。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
	添加新阶段 在当前配置的一个或多个阶段之外添加所需的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的“ 分配到 ”字段，然后按 Ctrl+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	CC 进行所需的任何添加或删除操作。 请记住： 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时，启动工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时，最初添加工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

1. 在初始表单中按所需方式拥有所有设置时，单击“ 启动 ”启动工作流。

工作流分配第一个任务，同时向你和在初始表单的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送开始通知。

从 Microsoft Office 程序内手动启动

1. 向文档添加所有必要的签名行，或与工作流参与者一起排列，以确保在任意参与者将其签名添加到其中一行之前，所有 签名 行都存在于文档中。

2. 在计算机上安装的 Office 程序中打开文档。

   注意

   在 Microsoft Office 程序的 Web 应用程序版本中打开文档时，无法使用此方法。 它必须在计算机上 以程序的完整已安装 版本打开。

3. 在打开的文档中，单击“ 文件 ”选项卡，单击“ 保存 & 发送”，然后单击要在文档上运行的工作流。

4. 如果看到以下消息，指出工作流需要签入文件，请单击“Check In”按钮。
   (如果未看到此消息，请转到步骤 5.)

5. 单击大“ 开始工作流 ”按钮。

6. 在“更改工作流”页上的“初始”窗体中，进行要应用于工作流的此特定实例的任何更改。

   注意

   此处在初始表单中所做的更改 仅在 工作流的当前实例期间使用。 如果要在每次运行工作流时进行应用的任何更改，或者想要更改未在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。

	分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。 如果一次分配一个任务 按任务分配顺序输入名称或地址。 如果同时分配所有任务 名称或地址的顺序并不重要。 如果包含组或通讯组列表 将分配组任务：组 的每个 成员将收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
	Order 请确保每个段中的任务一次分配一个， (串行) 或同时分配所有任务 (并行) 的规范是你所需的。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
	添加新阶段 在当前配置的一个或多个阶段之外添加所需的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的“ 分配到 ”字段，然后按 Ctrl+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	CC 进行所需的任何添加或删除操作。 请记住： 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时，启动工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时，最初添加工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

1. 如果初始表单中的设置按所需方式进行设置，请单击“ 启动 ”以启动工作流。

工作流分配第一个任务，同时向你和在初始表单的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送开始通知。

下一步做什么？

• 如果这是第一次运行此工作流，其他参与者是否需要信息和帮助才能完成其分配的任务？ (他们可能会觉得本文的 COMPLETE 部分很有用。)
• 此外，最好检查参与者是否正在接收其电子邮件通知，特别是通知不会受到垃圾邮件筛选器的错误处理。
• 当然，你可能有一个或多个工作流任务需要自己完成。 有关详细信息，请转到本文的 COMPLETE 部分。
• 同时，若要了解如何跟踪工作流当前实例的进度，请转到本文的 MONITOR 部分。

完成收集签名工作流任务

如果这是你第一次在收集签名工作流中分配任务，你可能会发现在完成任务之前完整查看文章的这一部分会很有用。 这样，你就会知道可能向你开放的所有选项。

首先，确保你已获得正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此，在开始之前，请确保已分配的任务确实是“收集签名”工作流任务，而不是某些其他类型的工作流的任务。

在以下任何位置查找 此文档需要签名 的文本：

• 在任务通知的 “主题 ”行中
  
• 在要审阅的文档中的消息栏上
  
• 在“工作流状态”页上的任务标题中
  

如果你在这些位置看不到“此文档需要你的签名文本”，请与启动或最初添加工作流的人员检查，以了解它基于哪个工作流模板，或者它是否是自定义工作流。

但是，如果你的任务 是 收集签名任务，请继续阅读！

过程概述

在工作流中分配任务时，通常可以通过以下三种方式之一了解该任务：

• 你会收到电子邮件任务通知。
• 打开Microsoft Office 文档，并看到一个消息栏，通知你已分配了相关任务。
• 您检查 SharePoint 网站，并发现当前已为你分配了一个或多个任务。

当你发现你已分配了收集签名工作流任务时，通常会执行两项操作：

• 查看文档 打开并查看文档，然后 (签名或不) 。
• 完成任务 完成并提交任务表单。

因此，完成任务通常涉及以下三项：

• 以电子邮件) 接收的通知消息 (
• 为签名提交的文档 (打开然后签名，或者不)
• 打开、完成和提交的任务表单 ()

下面是这三个项目的外观。

从任务通知消息访问文档和任务表单

(请注意，如果任务不是分配给你个人，而是分配给你所属的整个组或通讯组列表，则应在完成任务之前 声明 该任务。有关详细信息，请参阅此段中的 “在完成组任务之前声明组任务 ”部分。)

请按以下步骤操作：

1. 在任务通知消息的“ 若要完成此任务 说明”中，单击指向文档的链接。
2. 在打开的文档中，单击消息栏上的“ 打开此任务 ”按钮。

从列表或库中访问文档和任务表单

(请注意，如果任务不是分配给你个人，而是分配给你所属的整个组或通讯组列表，则应在完成任务之前 声明 该任务。有关详细信息，请参阅此段中的 “在完成组任务之前声明组任务 ”部分。)

请按以下步骤操作：

1. 在存储要审阅的文档的列表或库中，单击与文档和工作流关联的 “正在进行” 链接。
2. 在“工作流状态”页上，单击任务的标题。
3. 在任务窗体的 “此工作流任务应用于 ”消息栏中，单击指向文档的链接。

签署文档

请注意，如果任务不是亲自分配给你，而是分配给你所属的整个组或通讯组列表，则应在完成任务之前 声明 该任务。 有关详细信息，请参阅此段中的“ 在完成组任务之前声明组任务 ”部分。

另请注意，如果签名行是为特定用户设置的，并且你在以 其他用户 身份登录时对其进行签名，则差异可能在签名行中可见。 在此示例中，为 Frank Martinez 设置了签名行，但签名是由以 Anna Lidman 身份登录的人添加的。

在以下示例中，文档是在 Word 中创建的。

请注意文档顶部的三个黄色消息栏：

标记为最终此消息栏告诉你，至少有一个人已在签名行上添加了他们的签名。

签名 可以单击“ 查看签名 ”按钮打开“ 签名 ”窗格。 在“ 请求的签名”下，单击名称旁边的箭头，然后在下拉菜单上单击“ 签名”。

如果看到有关第三方数字签名服务提供商的消息，请单击“ 确定 ”继续。 (若要避免将来看到消息，请选择“检查”框。)

此时会打开“ 签名 ”对话框。

若要对文档进行签名，只需在大 X 旁边的框中键入你的姓名，单击“签名”，然后在“签名确认”对话框中单击“确定”。

请记住：如果你的姓名在 “请求的签名 ”列表中多次出现，则有多个签名行可供你添加签名。 使用相同的过程添加每个签名。

工作流任务准备好完成并提交任务表单时，单击“工作流任务”消息栏中的“打开此任务”按钮。

完成并提交任务表单

收集签名工作流任务的任务窗体如下所示。

请注意，前两个控件 (删除项目 和 此工作流任务适用于文档标题) 在从要签名的文档内部打开时 不会 显示在任务窗体中。 仅当任务窗体直接从任务通知消息或“工作流状态”页上的“任务”列表打开时，它们才会显示。

	删除项目 若要从工作流的当前实例中删除此任务，请单击此处的链接。 删除任务不会删除要签名的文档。 已删除的任务不再显示在“工作流状态”页的 “任务” 区域中。 (但是，删除操作仍记录在页面的 “历史记录 ”区域中。) 注意：如果未启动此工作流实例，可能需要在删除任务之前与启动工作流的人员（如果自动启动，则最初添加该工作流的人员）检查。
	此工作流任务适用于文档标题 若要打开要签名的文档，请单击此处的链接。
	状态、请求者、合并注释、截止日期 不能编辑或更改这四个字段中的条目，但可能会发现其中的信息很有用。 请注意，“ 合并注释 ”框包含已在此工作流的同一实例中完成其任务的参与者在表单中提交的所有注释。 同样，在提交自己的表单后，在“ 批注 ”框中包含 (4) 的任何文本也将出现在后续参与者的 “合并批注 ”框中。
	批注 在此处输入的任何文本都将记录在工作流历史记录中，并且也会显示在“ 合并注释” 字段中， (3) 供后续参与者使用。
	标志 在对文档进行签名并键入要在 “注释” 字段中提供的任何反馈后，单击此按钮提交表单并完成任务。
	取消 若要关闭任务窗体而不保存任何更改或响应，请单击此按钮。 任务将保持不完整并分配给你。
	重新分配任务 若要将此任务重新分配给其他人，请单击此按钮。 有关页面的插图，你将在其中输入重新分配的详细信息，有关进一步的说明，请转到此段中的第 7 部分， 将任务重新分配给其他人。 注意： 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。

在完成组任务之前声明组任务 (可选)

如果只将单个任务分配给你所属的整个组，则该组的任何成员都可以代表整个组声明并完成该单个任务。

在打开文档并签名 之前 声明任务。 声明任务后，任务就会分配给你，并且组的其他成员无法完成该任务。 (这样，只有一个人执行必要的工作。)

1. 在“工作流状态”页上，指向分配给组的任务的名称，直到出现箭头。
2. 单击箭头，单击 “编辑项目” ，然后在任务窗体中单击“ 声明任务” 按钮。
   

刷新“工作流状态”页时，可以看到任务不再分配给组，而是现在专门分配给你。

稍后，如果想要在不完成任务的情况下再次将任务发布到组，请使用相同的步骤返回到任务窗体，但现在单击“ 发布任务 ”按钮。

将任务重新分配给其他人 (可选)

如果希望其他人完成已分配给你的工作流任务，请单击工作流任务窗体中的“ 重新分配任务 ”按钮。

将显示此窗体。

	将任务重新分配到 输入要向其分配此任务的人员的姓名或地址。 若要将此任务分配给工作流的启动者，或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加此工作流的人员，请将此字段留空。
	新建请求 提供要向其分配任务的人员完成该任务所需的任何信息。 (在此处输入的任何文本都将添加到 “合并批注 ”区域中。)
	新建工期 执行以下三项操作之一： 保留现有截止日期 将此字段留空。 完全删除截止日期 键入数字 0。 指定新的截止日期 在此处键入一个数字，然后在以下字段中指定持续时间单位。 两个条目共同确定更改任务到期前的时间段。 请注意，默认情况下，不会为收集签名任务分配截止日期或任务持续时间。
	新的工期单位 如果要指定新的任务工期，请将此字段与 “新建工期 ”字段结合使用，以标识任务到期前的时间段。 (例如： 3 天 、 1 个月 或 2 周。)

表单完成后，单击“ 发送”。 任务标记为 “已完成”，新任务将分配给现在负责该任务的人员，并发送任务通知。

你提供的任何新信息都包含在新任务通知的 委托 文本中， (下图中的第 1) 。

同时，所有这些更改都会在“工作流状态”页的 “任务 ”和“ 历史记录 ”部分进行跟踪和显示，如下所示。

监视、调整或停止正在运行的收集签名工作流

可以从中监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的“工作流状态”页。

首先，我们将向你展示如何访问该页面，然后演示如何使用你在此处找到的选项和信息。 最后，我们将向你展示另外两个页面，你可以在其中获取其他监视信息。

访问“工作流状态”页

在项所在的列表或库中，单击所需项和工作流的 “正在进行” 链接。

在此示例中，项是名为“主题演讲稿”的文档，工作流为“审批 3”。

此时会打开“工作流状态”页。

• 如果列表或库包含大量项目，则可以使用排序和/或筛选来更快地找到要查找的项目。 如果你发现你以相同的方式重复排序和/或筛选，你可能会发现创建一个可自动执行该特定排列的自定义视图很有用。
• 若要访问“工作流状态”页，还可以单击“已启动”电子邮件通知中的“ 查看此工作流的状态 ”链接，或单击“已完成”电子邮件通知中的“ 查看工作流历史记录 ”链接，了解感兴趣的特定实例。

使用“工作流状态”页监视工作流进度

在这里，在“工作流状态”页每个部分的插图下，你将找到该部分回答的监视问题。

“工作流信息”部分

已回答的问题：

• 谁启动了此工作流实例？
• 此实例是何时启动的？
• 此实例中的最后一个操作何时发生？
• 此实例在哪个项上运行？
• 此实例的当前状态是什么？

任务部分

已回答的问题：

• 已创建和分配哪些任务，其当前状态是什么？
• 哪些任务已经完成，每个任务的结果是什么？
• 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么？ (请注意，默认情况下，不会为收集签名任务分配截止日期或任务工期。)

已删除的任务和尚未分配的任务 不会出现 在此部分中。

“工作流历史记录”部分

已回答的问题：

• 此工作流实例中已发生哪些事件？
• 请注意，此区域中 不会 显示逾期任务和过期任务通知。

取消或结束此工作流运行

有两种方法可以在正常完成之前停止正在运行的工作流实例：

• 取消工作流 所有任务都将取消，但会保留在“工作流状态”页的 “任务” 区域中。
• 结束此工作流 将取消所有任务，并从“工作流状态”页的 “任务” 区域删除。 (它们仍反映在“工作流历史记录”区域中。)

下面提供了这两种方法的说明。

取消 (所有任务都已取消，但同时保留在“任务”列表和“历史记录”)

如果不再需要工作流的当前实例，则可以将其取消。

默认情况下，此过程可由启动此工作流实例的人员 或 具有“管理列表”权限的任何人执行。 (“所有者”组默认具有“管理列表”权限;“成员”组和“访问者”组不 )

• 在“工作流状态”页上的“工作流可视化效果”正下方的区域中，单击“ 取消所有收集签名任务” 链接。

所有当前任务都已取消，工作流以“ 已取消”状态结束。 取消的任务仍同时列在 “任务” 区域和 “工作流历史记录 ”区域中。

结束 (从“任务”列表中删除但保留在“历史记录”) 中的所有任务

如果发生错误，或者工作流停止且无法响应，则可以结束该错误。

默认情况下，此过程只能由具有“管理列表”权限的人员执行。 (“所有者”组默认具有“管理列表”权限;“成员”组和“访问者”组不 )

• 在“工作流状态”页上，在“工作流可视化效果”正下方的区域，单击“ 结束此工作流 ”链接。

工作流创建的所有任务都会被取消，并且将从“工作流状态”页上的 “任务” 区域删除，不过这些任务仍反映在 “工作流历史记录 ”区域中。 工作流以“ 已取消”状态结束。

了解在项上运行的工作流

在任何项目的“工作流”页上，可以找到该项目上当前运行的工作流列表。

1. 转到存储项的列表或库。
2. 指向项的名称，单击出现的箭头，然后在下拉菜单中单击“ 工作流 ”。
3. 在“工作流： 项目名称” 页上的 “正在运行的工作流”下，可以找到项上当前运行的工作流实例列表。

监视整个网站集的工作流

网站集管理员可以一目了然地查看：

• 网站集中当前存在基于每个工作流模板的工作流数。
• 每个工作流模板本身当前在网站集中是处于活动状态还是处于非活动状态。
• 网站集中当前正在运行基于每个工作流模板的工作流版本的实例数。

操作方式如下：

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。
2. 单击 “设置” 图标 ，然后单击“ 网站设置”。
   在“网站设置”页上的“ 网站管理”下，单击“ 工作流”。
   

此时会打开“工作流”页，其中显示信息。

下一步做什么？

如果这是此工作流版本首次运行，则可能需要使用本文 的 REVIEW 部分中的说明查看实例中的事件，并发现工作流是否按预期运行。

查看收集签名工作流结果并创建报告

工作流实例完成后，可以查看其历史记录中记录的事件。 (可以在实例完成后最多 60 天内访问任何实例的记录。)

还可以跨实例运行有关工作流的总体性能的报告。

查看最新实例中的事件

只要某个项保留在同一列表或库中，并且在同一项目上再次运行同一工作流之前，就可以从列表或库访问最新实例的历史记录。

若要查看任何项上运行工作流的最新实例的“工作流状态”页，请执行以下操作：

• 在项所在的列表或库中，单击所需项和工作流的状态链接。

在此示例中，项是标题为 主题演讲稿 的文档，工作流为 “新建文档审批”。

在“工作流状态”页上， “工作流历史记录 ”部分位于底部附近。

长达 60 天的访问实例历史记录

如果想要在同一项上再次运行同一工作流 后 查看实例的历史记录，该怎么办？

事实上，可以从两个入口点之一（列表或库或工作流完成通知）执行此操作最多 60 天。 (60 天是 SharePoint 产品保留工作流任务历史记录的时长。)

从列表或库中

1. 转到存储项的列表或库。
2. 单击项名称前面的图标以选择该项目，然后在功能区的“Files”选项卡上的“工作流”组中，单击“工作流”。
3. 在“工作流： 项目名称” 页上的“ 已完成的工作流”下，单击要查看的工作流实例的名称或状态。
   
   此时会打开该实例的“工作流状态”页。

从工作流完成通知

• 打开要查看的实例的工作流完成通知，然后单击“ 查看工作流历史记录 ”链接。

此时会打开该实例的“工作流状态”页。

为了保留所有完成通知，可能需要创建 Outlook 规则。 设置规则，将主题行中文本已完成的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。 (请确保 Outlook 规则 复制 传入邮件，并且不会简单地 移动 它们，否则它们也不会显示在收件箱中。)

创建工作流性能报告

若要了解其中一个工作流版本在一段时间内和多个实例的一般执行情况，可以创建两个预定义报表中的一个或两个报表：

• 活动持续时间报告 使用此报表可以查看工作流 中 每个活动完成所花费的平均值，以及完成该工作流的每个完整运行或 实例 所花费的时间。
• 取消和错误报告 使用此报表可查看工作流是否经常取消或在完成之前遇到错误。

为工作流创建可用的报表

1. 在列表或库中，在该工作流的 “状态” 列中，单击任何状态信息链接。
   
2. 在“工作流状态”页上的“ 工作流历史记录”下，单击“ 查看工作流报告”。
   
3. 找到要查看其报表的工作流，然后单击要查看的报表的名称。
   
4. 在“自定义”页上，保留或更改将创建报表文件的位置，然后单击“ 确定”。
   
   将创建报表并将其保存到指定位置。
5. 报表完成后，可以单击下图中显示的链接进行查看。 否则，单击“ 确定 ”完成并关闭对话框。 (稍后，当你准备好查看报表时，你将在上一步中指定的位置找到它。)
   

下一步做什么？

如果工作流按照所需方式运行，则可以开始使用它。

如果想要更改其工作方式，请参阅本文的 CHANGE 部分。

创建工作流性能报告

若要了解其中一个工作流版本在一段时间内和多个实例的一般执行情况，可以创建两个预定义报表中的一个或两个报表：

• 活动持续时间报告 使用此报表可以查看工作流 中 每个活动完成所花费的平均值，以及完成该工作流的每个完整运行或 实例 所花费的时间。
• 取消和错误报告 使用此报表可查看工作流是否经常取消或在完成之前遇到错误。

为工作流创建可用的报表

1. 在列表或库中，在该工作流的 “状态” 列中，单击任何状态信息链接。
   
2. 在“工作流状态”页上的“ 工作流历史记录”下，单击“ 查看工作流报告”。
   
3. 找到要查看其报表的工作流，然后单击要查看的报表的名称。
   
4. 在“自定义”页上，保留或更改将创建报表文件的位置，然后单击“ 确定”。
   
   将创建报表并将其保存到指定位置。
5. 报表完成后，可以单击下图中显示的链接进行查看。 否则，单击“ 确定 ”完成并关闭对话框。 (稍后，当你准备好查看报表时，你将在上一步中指定的位置找到它。)
   

下一步做什么？

如果工作流按照所需方式运行，则可以开始使用它。

如果想要更改其工作方式，请参阅本文的 CHANGE 部分。

更改、禁用或删除收集签名工作流

运行新收集签名工作流的第一个实例并查看结果后，可能需要对工作流的配置方式进行一个或多个更改。

此外，你可能在将来的不同时间想要对配置进行进一步更改。

最后，你可能在某个时候希望禁用工作流的时间较短或更长，但不能删除它，或者你可能确实选择完全删除它。

更改工作流的永久设置

若要对现有工作流的设置进行永久更改，请打开并编辑最初用于添加它的关联表单。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

1. 打开运行工作流的列表或库。

2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。

   注意

   选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。

3. 在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”。

4. 在“工作流设置”页上的 “工作流名称 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。

   注意

   如果所需的“收集签名”工作流未显示在列表中，则它可能仅与一种内容类型相关联。 此列表中出现的工作流由位于列表正上方 的“显示此类型的工作流关联 ”控件控制。 (请参阅插图。) 单击下拉菜单中的内容类型选项，以发现哪个选项显示所需的工作流。 当所需的工作流显示在列表中时，单击工作流的名称。

5. 在最初用于添加工作流的同一个两页关联表单中，进行和保存所需的更改。
   有关关联表单中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段和相应的 ADD 段 (列表/库 或 网站集) 。

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。
2. 单击 “设置” 图标 ，然后单击“ 网站设置”。

在“网站设置”页上的“ 库”下，单击“ 网站内容类型”。

1. 在“网站内容类型”页上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
   
2. 在所选内容类型的页面上，在“设置”下， 单击“工作流设置”。
   
3. 在“工作流设置”页上的 “工作流名称 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
4. 在最初用于添加工作流的同一个两页关联表单中，进行和保存所需的更改。
   有关关联表单中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段和相应的 ADD 段 (列表/库 或 网站集) 。

禁用或删除工作流

如果工作流仅在一个列表或库中运行

1. 打开运行工作流的列表或库。
2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。
   选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。
3. 在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”
4. 在“工作流设置”页上，单击“ 删除工作流 ”链接。
5. 使用“删除工作流”页上的窗体可禁用、重新启用或删除工作流。
   

窗体中有五列：

• 流程 工作流的名称。
• 实例 当前在项上运行的工作流实例数。
• 允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
• 无新实例 允许任何当前正在运行的工作流实例完成的选项，但通过使工作流无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。若要稍后重新启用工作流，请返回到此页，然后选择 Allow.)
• 删除 从列表或库中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都会立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 逆。)

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。
2. 单击 “设置 ，然后单击“ 网站设置”。
   在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中，依次单击“ 设置 、“ 网站内容”和“ 网站设置”。
3. 在“网站设置”页上的“Web Designer库”下，单击“网站内容类型”。
   
4. 在“网站内容类型”页上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
   
5. 在所选内容类型的页面上，在“设置”下，单击“ 工作流设置”。
6. 在“工作流设置”页上，单击“ 删除工作流 ”链接。
7. 使用“删除工作流”页上的窗体可禁用、重新启用或删除工作流。
   

下一步做什么？

如果已进行任何更改，请运行工作流的测试实例，以双重检查更改的效果。

窗体中有五列：

• 流程 工作流的名称。
• 实例 当前在项上运行的工作流实例数。
• 允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
• 无新实例 允许任何当前正在运行的工作流实例完成的选项，但通过使工作流无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。若要稍后重新启用工作流，请返回到此页，然后选择 Allow.)
• 删除 从网站集中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都会立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 逆。)

进一步自定义

有多种方法可以进一步自定义 SharePoint 产品中包含的工作流。

甚至可以从头开始创建自定义工作流。

可以使用以下任何或所有程序：

• SharePoint Designer 2013 自定义工作流表单、操作和行为。
• Microsoft Visual Studio 生成自己的自定义工作流操作。

有关详细信息，请参阅Microsoft软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。