通过使用查询统计数据的个数

本文介绍如何在 Access 中统计查询返回的数据。 例如，在窗体或报表上，可以对一个或多个表字段或控件中的项目进行计数。 还可以计算平均值并查找最小值、最大值、最早值和最新值。 Access 还提供了一种名为“汇总行”的功能，该功能可用于在不更改查询设计的情况下统计数据表中的数据。

您要做什么？

• 了解统计数据的方法
• 使用“总计”行统计数据
• 使用总计查询对数据进行计数
• 聚合函数引用

了解统计数据的方法

可以使用该 Count 函数计算字段或值列中的项目数。 该 Count 函数属于一组称为 聚合函数的函数。 使用聚合函数计算数据列并返回单个值。 除了 之外，Access 还提供了多个聚合函数 Count，例如：

• Sum，添加一列数字。
• Average，以计算数字列的平均值。
• Maximum，以查找字段中的最大值。
• Minimum，以查找字段中的最小值。
• Standard Deviation，以测量值与平均值的分布范围。
• Variance，以度量列中所有值的统计方差。

Access 提供两种向查询添加 Count 聚合函数和其他聚合函数的方法：

• 在“数据表”视图中打开查询，并添加“总计”行。 借助“总计”行，可以在查询结果集的一个或多个列中使用聚合函数，而无需更改查询设计。
• 创建总计查询。 总计查询计算记录组之间的分类汇总。 例如，如果要按城市或季度对所有销售额进行小计，则可以使用总计查询按所需类别对记录进行分组，然后对销售数据进行求和。 相反，“总计”行计算数据) 的一列或多列 (字段的总计。

有关使用其他聚合函数的方法的详细信息，请参阅 文章在数据表中显示列总计。

以下部分中的步骤说明了如何添加“总计”行以及如何使用总计查询来计数数据。 请记住，该 Count 函数比其他聚合函数适用于更多的数据类型。 例如，可以对除包含复杂重复标量数据的字段（如多值列表字段）以外的任何字段类型进行运行 Count 。

相反，许多聚合函数仅适用于使用特定数据类型的字段。 例如，该 Sum 函数仅适用于设置为“数字”、“小数”或“货币”数据类型的字段。 有关每个函数所需的数据类型的详细信息，请参阅本文后面的 聚合函数参考 。

有关数据类型的一般信息，请参阅 修改或更改为字段设置的数据类型一文。

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使用“总计”行统计数据

向查询添加“总计”行的方法如下：在“数据表”视图中打开查询，添加行，然后选择 Count 函数或其他聚合函数，如 Sum、 MinimumMaximum、 或 Average。 本节中的步骤介绍如何创建基本选择查询并添加“总计”行。

创建基本选择查询

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。
2. 双击要在查询中使用的一个或多个表，然后单击“ 关闭”。 选定的一个或多个表在查询设计器的上半部分显示为窗口。 下图显示了查询设计器中的典型表：
3. 双击要在查询中使用的表字段。 您可以包括包含描述性数据（如名称和说明）的字段，但必须包括包含要计数的值的字段。 每个字段显示在查询设计网格的列中。
4. 在 “查询设计 ”选项卡的 “结果 ”组中，单击 “运行”。 查询结果将显示在数据表视图中。
5. 或者，返回到“设计”视图并调整查询。 为此，请右键单击查询的“文档”选项卡，然后选择“ 设计视图”。 然后，可以根据需要添加或删除表字段。 若要删除字段，请选择设计网格中的列，然后按 Delete。
6. （可选）保存查询。

添加“总计”行

1. 在“数据表”视图中打开查询。 右键单击查询的文档选项卡，然后单击“ 数据表视图”。 -或- 在导航窗格中，双击查询。 这样做会运行查询并将结果加载到数据表中。
2. 在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。 数据表中的最后一行数据下方将显示一个新的 “总计 ”行。
3. 在 “总计 ”行中，单击要求和的字段，然后从列表中选择“ 计数 ”。

隐藏汇总行

• 在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。

有关使用“总计”行的详细信息，请参阅 文章在数据表中显示列总计。

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使用总计查询对数据进行计数

当需要对查询返回的部分或所有记录进行计数时，可以使用总计查询而不是“总计”行来计数数据。 例如，您可以计算销售交易记录数或单个城市中的交易记录数。

通常，当需要在数据库的其他部分（例如报表）中使用结果值时，使用总计查询，而不是总计行。

对查询中的所有记录进行计数

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。
2. 双击要在查询中使用的表，然后单击 “关闭”。 该表显示在查询设计器上半部分的窗口中。
3. 双击要在查询中使用的字段，并确保包含要计数的字段。 可以对大多数数据类型的字段进行计数，但包含复杂、重复标量数据的字段（如多值列表的字段）除外。
4. 在 “查询设计 ”选项卡的“ 显示/隐藏 ”组中，单击 “总计”。 “ 总计 ”行显示在设计网格中，“ 分组依据 ”显示在查询中每个字段的行中。
5. 在 “总计 ”行中，单击要计数的字段，然后从结果列表中选择 “计数 ”。
6. 在 “查询设计 ”选项卡的 “结果 ”组中，单击 “运行”。 查询结果将显示在数据表视图中。
7. 或者，保存查询。

对组或类别中的记录进行计数

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。
2. 双击要在查询中使用的一个或多个表，然后单击“ 关闭”。 一个或多个表显示在查询设计器上半部分的窗口中。
3. 双击包含类别数据的字段以及包含要计数的值的字段。 查询不能包含其他描述性字段。
4. 在 “查询设计 ”选项卡的“ 显示/隐藏 ”组中，单击 “总计”。 “ 总计 ”行显示在设计网格中，“ 分组依据 ”显示在查询中每个字段的行中。
5. 在 “总计 ”行中，单击要计数的字段，然后从结果列表中选择 “计数 ”。
6. 在 “查询设计 ”选项卡的 “结果 ”组中，单击 “运行”。 查询结果将显示在数据表视图中。
7. 或者，保存查询。

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聚合函数引用

下表列出了 Access 提供用于“总计”行和查询的聚合函数。 Access 为查询提供的聚合函数多于对“总计”行的聚合函数。

函数	说明	适用的数据类型
Sum	累加列中各项的值。 仅适用于数值和货币数据。	数字、小数、货币
Average	计算某列的平均值。 列中必须包含数值、货币或日期/时间数据。 该函数会忽略空值。	数字、小数、货币、日期/时间
Count	对列中的项数进行计数。	所有数据类型，包含复杂重复标量数据的数据类型除外，例如多值列表的列。 有关多值列表的详细信息，请参阅 创建或删除多值字段。
Maximum	返回具有最大值的项。 对于文本数据，最高值是最后一个字母值，Access 将忽略大小写。 该函数会忽略空值。	数字、小数、货币、日期/时间
Minimum	返回具有最小值的项。 对于文本数据，最小值是第一个字母值，Access 将忽略大小写。 该函数会忽略空值。	数字、小数、货币、日期/时间
Standard Deviation	测量值与平均值的分布范围。 有关使用此函数的详细信息，请参阅 在数据表中显示列总计。	数字、小数、货币
Variance	计算列中所有值的统计方差。 该函数仅可用于数值和货币数据。 如果表包含的行少于两行，则 Access 返回 null 值。 有关方差函数的详细信息，请参阅 在数据表中显示列总计。	数字、小数、货币

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