通过使用查询统计数据的个数

本文介绍如何对查询在 Access 中返回的数据进行计数。 例如，在窗体或报表上，可以对一个或多个表字段或控件中的项进行计数。 还可以计算平均值，并查找最小、最大、最早和最新值。 Access 还提供了一项称为“总计行”的功能，它使你可以在不更改查询设计的情况下对数据表中的数据进行计数。

您要做什么？

• 了解数据计数方法
• 使用 Total 行对数据进行计数
• 使用总计查询对数据进行计数
• 聚合函数引用

了解数据计数方法

可以使用 函数对字段或值列中的项数进行 Count 计数。 函数 Count 属于一组称为 聚合函数的函数。 使用聚合函数计算数据列并返回单个值。 除了 ， CountAccess 还提供了多个聚合函数，例如：

• Sum，以添加数字列。
• Average，用于计算数字列的平均值。
• Maximum，用于查找字段中的最大值。
• Minimum，用于查找字段中的最小值。
• Standard Deviation，以度量值与平均值的分布范围。
• Variance，用于测量列中所有值的统计方差。

Access 提供了两种向查询添加 Count 和其他聚合函数的方法：

• 在“数据表”视图中打开查询，并添加“总计”行。 使用 Total 行，可以在查询结果集的一个或多个列中使用聚合函数，而无需更改查询设计。
• 创建总计查询。 总计查询可跨记录组计算小计。 例如，如果要按城市或季度对所有销售额进行分类，请使用总计查询按所需类别对记录进行分组，然后对销售数字求和。 相反，“总计”行计算一列或多列的总计， (字段) 数据。

有关使用其他聚合函数的方法的详细信息，请参阅 在数据表中显示列总计一文。

以下部分中的步骤说明如何添加 Total 行并使用总计查询对数据进行计数。 请记住，函数 Count 使用的数据类型比其他聚合函数多。 例如，可以针对除包含复杂重复标量数据的字段类型（如多值列表字段）之外的任何字段类型运行 Count 。

相比之下，许多聚合函数仅适用于使用特定数据类型的字段。 例如，函数 Sum 仅适用于设置为 Number、Decimal 或 Currency 数据类型的字段。 有关每个函数所需的数据类型的详细信息，请参阅本文后面的 聚合函数参考 。

有关数据类型的一般信息，请参阅 修改或更改字段的数据类型集一文。

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使用 Total 行对数据进行计数

通过在数据表视图中打开查询，添加行，然后选择 Count 函数或其他聚合函数（如 Sum、 Minimum、 Maximum或 Average），可以向查询添加 Total 行。 本部分中的步骤说明如何创建基本选择查询并添加“总计”行。

创建基本选择查询

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。
2. 双击要在查询中使用的一个或多个表，然后单击“ 关闭”。 所选表在查询设计器的上半部分显示为窗口。 下图显示了查询设计器中的一个典型表：
3. 双击要在查询中使用的表字段。 可以包含包含描述性数据的字段（如名称和说明），但必须包含要计数的值的字段。 每个字段都显示在查询设计网格中的列中。
4. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 结果 ”组中，单击“ 运行”。 查询的结果显示在数据表视图中。
5. （可选）返回到“设计”视图并调整查询。 为此，请右键单击查询的文档选项卡，然后选择“ 设计视图”。 然后，可以根据需要添加或删除表字段。 若要删除字段，请选择设计网格中的列，然后按 Delete。
6. （可选）保存查询。

添加总计行

1. 在数据表视图中打开查询。 右键单击查询的文档选项卡，然后单击“ 数据表视图”。 - 或 - 在导航窗格中，双击查询。 执行此操作将运行查询并将结果加载到数据表中。
2. 在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。 数据表中最后一行数据下方会显示一个新的 “总计 ”行。
3. 在 “总计 ”行中，单击要求和的字段，然后从列表中选择“ 计数 ”。

隐藏总计行

• 在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。

有关使用 Total 行的详细信息，请参阅在 数据表中显示列总计一文。

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使用总计查询对数据进行计数

需要对查询返回的部分或全部记录进行计数时，可以使用总计查询而不是 Total 行来计算数据。 例如，可以计算销售交易数或单个城市中的交易数。

通常需要在数据库的另一部分（如报表）中使用结果值时，请使用总计查询而不是 Total 行。

对查询中的所有记录进行计数

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。
2. 双击要在查询中使用的表，然后单击“ 关闭”。 该表显示在查询设计器上部的窗口中。
3. 双击要在查询中使用的字段，并确保包含要计数的字段。 可以对大多数数据类型的字段进行计数，例外是包含复杂重复标量数据的字段，例如多值列表字段。
4. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 总计”。 “总计”行显示在设计网格中，“分组依据”显示在查询中每个字段的行中。
5. 在 “总计 ”行中，单击要计数的字段，然后从生成的列表中选择“ 计数 ”。
6. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 结果 ”组中，单击“ 运行”。 查询的结果显示在数据表视图中。
7. （可选）保存查询。

对组或类别中的记录进行计数

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。
2. 双击要在查询中使用的一个或多个表，然后单击“ 关闭”。 表显示在查询设计器上部的窗口中。
3. 双击包含类别数据的字段，以及包含要计数的值的字段。 查询不能包含其他描述性字段。
4. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 显示/隐藏 ”组中，单击“ 总计”。 “总计”行显示在设计网格中，“分组依据”显示在查询中每个字段的行中。
5. 在 “总计 ”行中，单击要计数的字段，然后从生成的列表中选择“ 计数 ”。
6. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 结果 ”组中，单击“ 运行”。 查询的结果显示在数据表视图中。
7. （可选）保存查询。

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聚合函数引用

下表列出了 Access 提供的用于 Total 行和查询的聚合函数。 Access 为查询提供的聚合函数比对 Total 行提供的聚合函数更多。

函数	说明	适用的数据类型
Sum	累加列中各项的值。 仅适用于数值和货币数据。	数字、小数、货币
Average	计算某列的平均值。 列中必须包含数值、货币或日期/时间数据。 该函数会忽略空值。	数字、小数、货币、日期/时间
Count	对列中的项数进行计数。	除包含复杂重复标量数据的数据类型之外的所有数据类型，例如多值列表列。 有关多值列表的详细信息，请参阅 创建或删除多值字段。
Maximum	返回具有最大值的项。 对于文本数据，最大值是最后一个字母顺序值，Access 忽略大小写。 该函数会忽略空值。	数字、小数、货币、日期/时间
Minimum	返回具有最小值的项。 对于文本数据，最小值是第一个字母顺序值，Access 忽略大小写。 该函数会忽略空值。	数字、小数、货币、日期/时间
Standard Deviation	测量值与平均值的分布范围。 有关使用此函数的详细信息，请参阅 在数据表中显示列总计。	数字、小数、货币
Variance	计算列中所有值的统计方差。 该函数仅可用于数值和货币数据。 如果表包含的行数少于两行，Access 将返回 null 值。 有关方差函数的详细信息，请参阅 在数据表中显示列总计。	数字、小数、货币

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