本文介绍了启动 Access 和创建将在台式计算机（而不是通过 Web）使用的数据库的基本过程。 它说明如何使用模板创建桌面数据库，以及如何通过创建自己的表、窗体、报表和其他数据库对象从头开始构建数据库。 它还介绍了一些可用于将现有数据导入新数据库的方法。
本文内容
概述
首次启动 Access 时或关闭数据库而不关闭 Access，将显示 MicrosoftOffice Backstage 视图。
Backstage 视图是一个起点，你可以从它开始创建新数据库、打开现有数据库、查看 Office.com 中的特色内容 - 任何你可以使用 Access 对数据库文件或数据库外部（而不是在数据库内）执行的操作。
创建数据库
打开 Access 时，Backstage 视图显示 “新建 ”选项卡。“ 新建 ”选项卡提供了多种创建新数据库的方法：
- 空白数据库 如果需要，可以从头开始。 如果您有非常具体的设计要求或有需要容纳或合并的现有数据，这是一个不错的选择。
- 随 Access 一起安装的模板 如果您要开始一个新项目并希望抢占先机，请考虑使用模板。 默认情况下，Access 附带多个模板。
- 来自 Office.com 的模板除了 Access 附带的模板，你还可以在 Office.com 上找到更多模板。 甚至无需打开浏览器，可从 “新建 ”选项卡获取模板。
添加到数据库
在数据库中工作后，可以添加字段、表或应用程序部件。
应用程序部件是一项功能，可让您将多个相关的数据库对象（如同一个对象）一起使用。 例如，应用程序部件可能由一个表和一个基于该表的窗体组成。 您可以使用应用程序部分同时添加表和表单。
您还可以创建查询、窗体、报表、宏 - 您习惯使用的所有数据库对象。
使用模板创建数据库
Access 附带了各种模板，可以按原样使用，也可以作为起点使用。 模板是一个即用型数据库，包含执行特定任务所需的所有表、查询、表单、宏和报告。 例如，您可以使用一些模板来跟踪问题、管理联系人或保留费用记录。 某些模板包含一些示例记录以帮助演示其使用情况。
如果这些模板之一满足你的需求，那么使用它通常是启动数据库的最快方法。 但是，如果其他程序中的数据想要导入到 Access 中，则最好在不使用模板的情况下创建数据库。 模板已经定义了数据结构，可能需要大量工作来使现有数据适应模板的结构。
- 如果已打开数据库，请在 “文件 ”选项卡上单击 “关闭”。 Backstage 视图显示 “新建 ”选项卡。
- “ 新建 ”选项卡中提供了多组模板，其中一些模板内置于 Access 中。 可以从 Office.com 下载其他模板。 有关详细信息，请参阅本文的下一部分。
- 选择要使用的模板。
- Access 会在“ 文件名 ”框中建议数据库的文件名，你可以根据需要更改文件名。 要将数据库保存在与文件名框下方显示的文件夹不同的文件夹中，请单击
，浏览到要保存数据库的文件夹，然后单击“ 确定”。 或者，可以创建数据库并将其链接到 SharePoint 网站。 - 单击“创建”。
Access 会从所选模板创建数据库，然后打开该数据库。 对于许多模板，会显示一个表单，您可以在其中开始输入数据。 如果您的模板包含示例数据，则可以通过单击记录) 左侧的阴影框或条 (记录选择器，然后执行以下操作来删除每个记录：
在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“删除”。
- 若要开始输入数据，请单击窗体上的第一个空单元格，然后开始键入。 使用导航窗格浏览可能要使用的其他窗体或报表。 某些模板包括一个导航窗体，允许您在不同的数据库对象之间移动。
有关使用模板的详细信息，请参阅使用 模板创建 Access 桌面数据库一文。
在不使用模板的情况下创建数据库
如果您对使用模板不感兴趣，可以通过构建自己的表、窗体、报表和其他数据库对象来创建数据库。 在大多数情况下，这涉及以下一项或两项：
- 将数据输入、粘贴或导入到创建新数据库时创建的表中，然后使用“创建”选项卡上的“表”命令对创建的新表重复此过程。
- 从其他源导入数据并在此过程中创建新表。
创建空白数据库
- 在 “文件 ”选项卡上，单击“ 新建”，然后单击 “空白数据库”。
- 在“ 文件名 ”框中键入文件名。 若要更改文件的默认位置，请单击“ 浏览”找到一个位置，将数据库 (放在“ 文件名 ”框旁边) ，浏览到新位置，然后单击 “确定”。
- 单击“创建”。
Access 会使用名为 Table1 的空表创建数据库，然后在数据表视图中打开 Table1。 将光标放置在 “单击以添加” 列的第一个空单元格中。 - 开始键入内容以添加数据，也可以粘贴其他源中的数据，如 将数据从其他源复制到 Access 表部分中所述。
在数据表视图中输入数据的设计非常类似于在 Excel 工作表中工作。 输入数据时创建表结构。 向数据表添加新列时，将在表中定义一个新字段。 Access 会根据输入的数据自动设置每个字段的数据类型。
如果此时不想在 Table1 中输入数据，请单击 “关闭”
。 如果对表进行了任何更改，Access 会提示您保存更改。 单击 “是 ”保存更改，单击 “否” 以放弃更改，或单击“ 取消 ”保持表打开状态。
提示
Access 会在位于 [install drive]：\Program Files\MicrosoftOffice\Templates\1033\Access\ 的文件夹中查找名为 Blank.accdb 的文件。 如果存在， 则 Blank.accdb 将作为所有新空白数据库的模板。 它包含的任何内容都由所有新的空白数据库继承。 这是分发默认内容（如零件编号或公司免责声明和政策）的好方法。
重要
如果关闭 Table1 时未保存至少一次，Access 会删除整个表，即使你在表中输入了数据，也是如此。
添加表格
可以使用“创建”选项卡上“表”组中的命令将新表添加到现有数据库中。
从数据表视图开始创建表 在数据表视图中，可立即输入数据，并让 Access 在后台生成表结构。 字段名称按数字方式 (Field1、Field2 等) 分配，Access 会根据输入的数据自动设置每个字段的数据类型。
- 在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表”。
Access 将创建表并选择“ 单击以添加 ”列中的第一个空单元格。 - 在 “表字段 ”选项卡的“ 添加 & 删除 ”组中，单击要添加的字段类型。 如果没有看到所需的类型，请单击 “其他字段”
。 - Access 显示常用字段类型的列表。 单击所需的字段类型，Access 会在插入点将新字段添加到数据表中。
可以通过拖动来移动字段。 在数据表中拖动字段时，将显示一个垂直插入栏，该字段将放置的位置出现。 - 若要添加数据，请开始在第一个空单元格中键入内容，或粘贴来自其他源的数据，如 将数据从其他源复制到 Access 表部分中所述。
- 若要重命名列 (字段) ，请双击列标题，然后键入新名称。
应为每个字段指定有意义的名称，以便在“ 字段列表 ”窗格中看到它时可以分辨出它包含的内容。 - 若要移动列，请单击其标题以选择列，然后将列拖动到所需位置。 还可以选择多个连续列，然后将它们一次性拖动到新位置。 若要选择多个连续列，请单击第一列的列标题，然后在按住 SHIFT 的同时，单击最后一列的列标题。
从设计视图开始创建表 在“设计”视图中，首先创建表结构。 然后切换到“数据表视图”以输入数据，或使用其他方法（如粘贴或导入）输入数据。
在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表设计”。
对于表中的每个字段，在 “字段名称” 列中键入名称，然后从 “数据类型 ”列表中选择一种数据类型。
如果需要，可以在“ 说明 ”列中键入每个字段的说明。 然后，当光标位于数据表视图中的该字段中时，说明将显示在状态栏上。 说明还用作通过从 “字段列表 ”窗格拖动字段创建的窗体或报表中的任何控件以及使用“窗体向导”或“报表向导”时为该字段创建的任何控件的状态栏文本。
添加所有字段后，保存表：
- 在“文件”选项卡上，单击“保存”。
您可以随时切换到“数据表视图”并单击第一个空单元格，开始在表中键入数据。 还可以粘贴其他源中的数据，如 将数据从其他源复制到 Access 表部分中所述。
在设计视图中设置字段属性 无论如何创建表，最好检查和设置字段属性。 虽然某些属性在数据表视图中可用，但某些属性只能在设计视图中设置。 若要切换到设计视图，请在导航窗格中右键单击表，然后单击“ 设计视图”。 若要查看字段的属性，请单击设计网格中的字段。 属性显示在设计网格下方的 字段属性下。
要查看每个字段属性的描述，请单击该属性，然后阅读 字段属性下属性列表旁边框中的描述。 您可以通过单击“帮助”按钮获取更多详细信息。
下表描述了一些通常会调整的字段属性。
| 属性 | 说明 |
|---|---|
| 字段大小 | 对于文本字段，此属性设置字段中可存储的最大字符数。 最大值为 255。 对于“数字”字段，此属性设置将存储 (“长整数”、“双精度”等) 数字的类型。 为了获得最高效的数据存储，建议您分配您认为需要用于数据的最小空间量。 如果您的需求发生变化，您可以稍后向上调整该值。 |
| 格式 | 此属性设置数据的显示方式。 它不会影响实际数据，因为它存储在字段中。 可以选择预定义格式或输入自定义格式。 |
| 输入掩码 | 使用此属性可为将在此字段中输入的所有数据指定模式。 这有助于确保正确输入所有数据，并且其中包含所需的字符数。 有关构建输入掩码的帮助，请单击属性框右侧的  。 |
| 默认值 | 使用此属性指定每次添加新记录时将显示在此字段中的默认值。 例如，如果您有一个日期/时间字段，并且始终需要在其中记录添加记录的日期，则可以输入“日期 () ” (而不) 引号作为默认值。 |
| 必选 | 此属性设置此字段中是否需要值。 如果将此属性设置为 “是”，则除非为此字段输入值，否则 Access 不允许添加新记录。 |
将数据从其他源复制到 Access 表中
如果数据当前存储在其他程序（如 Excel）中，则可以将其复制并粘贴到 Access 表中。 一般情况下，如果数据已经分隔成几列，就像在 Excel 工作表中一样，这种方法最有效。 如果数据位于文字处理程序中，最好使用选项卡分隔数据列，或者在复制数据之前将数据转换为文字处理程序中的表。 如果数据需要任何编辑或操作 (例如，将全名分隔为名字和姓氏) ，则可能需要在复制数据之前执行此操作，尤其是在不熟悉 Access 的情况下。
将数据粘贴到空表中时，Access 会根据在空表中找到的数据类型来设置每个字段的数据类型。 例如，如果粘贴的字段中只包含日期值，Access 会将“日期/时间”数据类型应用于该字段。 如果粘贴的字段仅包含词“是”和“否”，Access 会将“是/否”数据类型应用于该字段。
Access 根据在粘贴数据的第一行中找到的内容来命名字段。 如果粘贴数据的第一行类型与后面的行相似，Access 会确定第一行是数据的一部分，并为该字段指定通用名称 (F1、F2 等 ) 。 如果粘贴数据的第一行与后面的行不相似，Access 会确定第一行由字段名称组成。 Access 会相应地为字段命名，并且不包括数据中的第一行。
如果 Access 分配了通用字段名称，应尽快重命名字段以避免混淆。 使用以下过程：
- 按 CTRL+S 保存表。
- 在“数据表”视图中，双击每个列标题，然后为每个列键入描述性字段名称。
- 再次保存表。
注意
也可以通过切换到“设计”视图并编辑字段名称来重命名字段。 若要切换到设计视图，请右键单击导航窗格中的表，然后单击“ 设计视图”。 若要切换回数据表视图，请双击导航窗格中的表。
导入、追加或链接其他源中的数据
你可能有存储在其他程序中的数据，并且想要将该数据导入到新表中或将其追加到 Access 中的现有表。 或者，你可能与将数据保存在其他程序中的人员一起工作，并且你希望通过链接到该程序在 Access 中处理这些数据。 无论使用哪种方法，Access 都可以轻松地处理来自其他源的数据。 可以从 Excel 工作表、其他 Access 数据库中的表、SharePoint 列表或各种其他源导入数据。 使用的过程因来源而略有不同，但以下过程将帮助你入门。
在 Access 中， 在“外部数据 ”选项卡上的“ 导入 & 链接 ”组中，选择 “新建数据源”，然后选择要导入的文件类型的命令。
例如，如果要从 Excel 工作表导入数据，请单击“从文件>Excel 新建数据源>”。注意
如果在“ 导入 & 链接 ”组中找不到正确的格式类型，则可能需要启动最初在其中创建数据的程序，然后使用该程序将数据保存为常见的文件格式 (例如分隔的文本文件) ，然后才能将该数据导入 Access。
在“ 获取外部数据 ”对话框中，单击“ 浏览 ”以查找源数据文件，或在 “文件名 ”框中键入源数据文件的完整路径。
单击希望所有程序都允许导入的选项 (某些程序允许你在 “指定要在当前数据库中存储数据的方式和位置”下追加或链接) 。 可以创建使用导入的数据的新表，或者通过某些程序 () 可以将数据追加到现有表，或创建一个链接表，该链接表维护与源程序中数据的链接。
如果向导启动，请按照向导后几页的说明进行操作。 在该向导的最后一页上，单击“完成”。
如果从 Access 数据库导入对象或链接表，则将显示“ 导入对象 ”或 “链接表 ”对话框。 选择所需项目，然后单击 “确定”。
确切的过程取决于是选择导入、追加还是链接数据。Access 将提示你是否要保存刚完成的导入操作的详细信息。 如果您认为将来将再次执行相同的导入操作，请单击 “保存导入步骤”，然后输入详细信息。 然后，您可以在将来轻松地重复该操作，方法是在“外部数据”选项卡上的“导入 & 链接”组中单击“保存的导入”
。如果不想保存操作的详细信息，请单击关闭。
如果选择导入表，Access 会将数据导入新表，然后在导航窗格的 “表” 组下显示该表。 如果选择将数据追加到现有表中，则数据将添加到该表中。 如果选择链接到数据，Access 将在导航窗格的“ 表 ”组下创建一个链接表。
添加应用程序部件
可以使用应用程序部件向现有数据库添加功能。 应用程序部分可以像单个表一样简单，也可以包含多个相关对象，例如表和绑定表单。
例如，注释应用程序部分由一个包含“自动编号 ID”字段、一个日期字段和一个备注字段的表组成。 您可以将其添加到任何数据库并按原样使用，或者只需最少的自定义即可使用。
- 打开要向其中添加应用程序部件的数据库。
- 单击“创建”选项卡。
- 在 “模板” 组中，单击 “应用程序部件”。 此时将打开可用部件列表。
- 单击要添加的应用程序部件。
打开现有 Access 数据库
在“文件”选项卡上，单击“打开”。
在“ 打开 ”对话框中，浏览到要打开的数据库。
执行下列操作之一：
- 双击数据库，以“ Access 选项” 对话框中指定的默认模式或由管理策略设置的模式打开它。
- 单击 “打开” 以在多用户环境中打开数据库以进行共享访问，以便您和其他用户可以读取和写入数据库。
- 单击“ 打开 ”按钮旁边的箭头，然后单击“ 以只读方式打开 数据库以进行只读访问，以便可以查看但不能对其进行编辑。 其他用户仍可以读取和写入数据库。
- 单击 “打开 ”按钮旁边的箭头，然后单击“ 打开独占” 以使用独占访问打开数据库。 使用独占访问权限打开数据库时，尝试打开该数据库的任何其他人都会收到“文件已在使用中”消息。
- 单击 “打开 ”按钮旁边的箭头，然后单击“ 打开独占只读 ”以打开数据库以进行只读访问。 其他用户仍可以打开数据库，但他们仅限于只读模式。
注意
可以直接以外部文件格式（如 dBASE、MicrosoftExchange 或 Excel）打开数据文件。 还可以直接打开任何 ODBC 数据源，例如 MicrosoftSQL Server。 Access 会自动在与数据文件相同的文件夹中创建新的 Access 数据库，并添加指向外部数据库中每个表的链接。
提示
- 若要打开最近打开的数据库之一，请在 “文件 ”选项卡上单击 “最近使用”，然后单击该数据库的文件名。 Access 将使用与上次打开数据库时相同的选项设置打开数据库。 如果未显示最近使用的文件列表，请在“ 文件 ”选项卡上单击 “选项”。 在“ Access 选项” 对话框中，单击 “客户端设置”。 在 “显示”下，输入要在“最近使用的文档”列表中显示的文档数，最多 50 个。
还可以在 Backstage 视图的导航栏中显示最近的数据库，以便进行两键访问：1) “文件 ”选项卡，2) 要打开的最近数据库。 在“最近”选项卡底部附近，选中“快速访问此数量的最近数据库”检查框，然后调整要显示的数据库数。 - 如果要通过单击“文件”选项卡上的“打开”命令打开数据库，则可以通过单击“打开”对话框中的“我最近使用的文档”来查看先前打开的数据库的快捷方式列表。