创建或删除长文本字段

应用对象
Microsoft 365 专属 Access Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

长文本字段可用于存储大量信息，例如备注、批注和说明。 长文本数据类型最多存储 65,536 个字母数字字符。 它还支持格式设置，例如不同的颜色、字体和突出显示。

您要做什么？

在数据表视图中添加长文本字段

可以在 数据表视图中添加长文本字段。

添加到现有表

  1. 在“数据表视图”中打开表。
  2. 如有必要，请水平滚动到第一个空白字段。
  3. 选择 “单击以添加”，然后从列表中选择“ 长文本 ”。
  4. 双击新标题行，然后为新字段键入有意义的名称。
  5. 保存所做的更改。

添加到新表

  1. 在“ 创建 ”选项卡上的“ 表 ”组中，选择“ 表”。
  2. 选择“保存”。 在“ 另存为 ”对话框中，输入新表的名称。
  3. 选择 “单击以添加”，然后从列表中选择“ 长文本 ”。
  4. 双击新标题行，然后为新字段键入有意义的名称。
  5. 保存所做的更改。

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在“设计”视图中添加长文本字段

可以在 设计视图中添加长文本字段。

添加到现有表

  1. 在“设计视图”中打开表。
  2. 在设计器的 “字段名称” 列中，输入“长文本”字段的名称。 例如，“地址”、“备注”或“注释”。
  3. 选择字段名称旁边的 “数据类型” 列，然后从列表中选择“ 长文本 ”。
  4. 保存所做的更改。

添加到新表

  1. 在“ 创建 ”选项卡上的“ 表 ”组中，选择“ 表”。
  2. 右键单击新表的文档选项卡，然后在快捷菜单中选择“ 设计视图 ”。
  3. 如果出现“ 另存为 ”对话框，请输入新表的名称。
  4. 在 “字段名称” 列中，选择第一个空白行，并输入字段的名称。 公用名称包括“注释”或“备注”。
  5. 选择字段名称旁边的 “数据类型” 列，然后从列表中选择“ 长文本 ”。
  6. 保存所做的更改。

如果将窗体或报表文本框绑定到长文本字段，还必须将该文本框的 “文本格式” 属性设置为 “Rtf”。

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设置或更改长文本字段属性

可以使用 数据表视图 设置字段属性的子集，例如 “必需” 或 “唯一”。 使用 设计视图 设置所有可用属性，包括 输入掩码 或 标题。

  1. 在“设计视图”中打开表。
  2. 在表设计器下半部分的“ 常规 ”选项卡上的 “字段属性”下，找到要更改的属性。
  3. 选择属性名称旁边的字段。 根据 属性，可以输入数据，通过选择 启动表达式生成器，或者从列表中选择一个选项。 有关如何使用每个字段属性的信息，请选择属性，然后按 F1。

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删除长文本字段

可以使用 数据表视图 或 设计视图 从表中删除长文本字段。

重要

删除包含数据的长文本字段时，将永久丢失该数据。 无法撤消删除操作。 在删除任何表字段或其他数据库组件之前备份数据库。

在数据表视图中删除

  1. 在“数据表视图”中打开表。
  2. 找到“长文本”字段，右键单击名称) (标题行，然后选择“ 删除字段”。
  3. 选择“ 是 ”以确认删除。

在“设计”视图中删除

  1. 在“设计视图”中打开表。
  2. 右键单击“长文本”字段旁边的空白方块) (行选择器，然后选择“ 删除行”。
  3. 选择“ 是 ”以确认删除。

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长文本字段属性引用

使用 设计视图 将长文本字段添加到表中时，可以设置和更改该字段的多个属性。 下表列出了长文本字段属性，并描述了每个属性的作用，包括设置或更改属性的结果。

财产 使用
格式 输入自定义格式字符以定义显示格式。 此处定义的格式显示在数据表、窗体和报表中。
标题 指定长文本字段的名称。 此属性最多接受 2,048 个字符。 如果未指定描述文字，Access 将应用默认字段名称。
默认值 添加新记录时，自动向此字段分配指定值。 例如，如果指定一个值，例如 Enter up to 65 KB of text.，它会提醒用户最多可以输入 65,536 个字符。
验证规则 指定记录、字段或控件中输入的数据的要求。 输入的数据违反了为字段定义的规则时，可以使用 “验证文本” 属性指定生成的错误消息。 最大长度：2,048 个字符。 有关使用验证规则的详细信息，请参阅 使用验证规则限制数据输入。
验证文本 指定当用户违反验证规则时显示的错误消息中的文本。 有关创建验证规则的详细信息，请参阅 使用验证规则限制数据输入。
必需 如果设置为 “是”，则必须在字段或绑定到该字段的任何控件中输入值，并且该值不能为 Null。
允许空字符串 设置为 “是”时，可以在字段中输入长度为零的字符串。 长度为零的字符串不包含任何字符。 使用它来指示您知道某个字段不存在值。 输入长度为零的字符串，方法是键入两个双引号，两者之间没有空格 ("") 。
已索引 可以使用索引来加快针对大量数据运行的查询、排序和分组操作的速度。 还可以使用索引来防止用户输入重复的信息。 选择：
  • 否：关闭默认) (索引。
  • 是 (复制正常) ：索引字段并允许重复值。 例如，名字和姓氏可能重复。
  • 是 (无重复) ：对字段编制索引，不允许重复值。
Unicode 压缩 Access 使用 Unicode 来表示短文本、长文本和超链接字段中的数据。 Unicode 占用更多存储空间，因为它使用每个字符 2 个字节而不是 1 个字节。 为了帮助减小文件大小，短文本、长文本或超链接字段的 Unicode 压缩 属性的默认值为 “是”。 如果设置为 “是”，则存储第一个字节时会压缩其第一个字节 0 的任何字符，并在检索时将其解压缩。 长文本字段中的数据不会压缩，除非压缩后需要 4,096 字节或更少的存储空间。 因此，长文本字段的内容可能压缩在一条记录中，但不压缩在另一条记录中。
输入法模式​​ 指定输入法编辑器，这是一种工具，用于将英语版本的 Access 与日语或韩语创建的文件配合使用。 默认值： 无控件。 有关使用此属性的详细信息，请按 F1。
输入法语句模式 指定可以使用输入法编辑器输入的数据类型。 有关使用此属性的详细信息，请按 F1。
文本格式 启用或禁用格式文本编辑。 选择“ 格式文本” 以启用格式文本编辑。 如果为字段启用格式文本编辑，然后将文本框控件绑定到字段，则还必须为控件启用格式文本编辑。 有关将数据格式设置为格式文本的详细信息，请参阅 创建或删除 RTF 字段。
文本对齐 指定长文本字段中数据的对齐方式。 选择：
  • 常规：文本向左对齐，数字和日期向右对齐。
  • 左：将所有文本、日期和数字左对齐。
  • 居中：将所有文本、日期和数字居中。
  • 右：将所有文本、日期和数字向右对齐。
  • 分布：将所有文本、日期和数字均匀对齐字段或文本框的两侧。
仅追加​​ 确定是否跟踪字段值更改。 有两个设置：
  • 是：跟踪更改。 若要查看字段值历史记录，请右键单击该字段，然后选择“ 显示列历史记录”。
  • 否：不跟踪更改。
警告：将此属性设置为 “否 ”会删除任何现有的字段值历史记录。

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