使用 Access 数据库中的值来填充列表框、 下拉列表框或组合框

本文内容

• 概述

• 兼容性的注意事项

• 开始之前

• 步骤 1： 添加查询数据连接

• 步骤 2： 配置控件

• 可选： 设置筛选器以限制在控件中的项目

概述

列表框、 下拉列表框或组合框将显示在填写 InfoPath 表单时，用户可以选择的项目。在设计表单模板时，您可以配置这些类型的控件以显示来自辅助数据连接到 Access 数据库的数据。

辅助数据连接的任何数据连接到外部数据源添加到表单模板。您可以配置辅助数据连接来检索用户才能填写基于表单模板的表单，或将表单数据提交到外部数据源，如 Web 服务所需的数据。

向表单模板查询数据添加辅助数据连接，InfoPath 将创建辅助数据源包含数据字段和对应于该数据库中存储数据的方式的组。查询数据连接从 Web 服务检索数据，然后将该数据存储在表单的辅助数据源。

您可以配置辅助数据连接，以在用户计算机上保存的查询结果，这些用户有权访问数据，即使他们的计算机未连接到网络。根据数据的性质，您可能希望仅当用户连接到网络时显示查询结果。

如果您想要限制的列表框控件中的项目数，您可以使用筛选器。当您需要显示的基于用户选择的条件的查询返回的数据子集，请使用筛选器。该条件都必须绑定到数据源中的字段的另一个控件 （如列表框、 组合框、 下拉列表框中或文本框） 中所选项目。

由于辅助数据源中的数据结构必须匹配的数据库中存储数据的方式，不能修改现有字段或辅助数据源中的组。在本文的另请参阅部分找到有关数据连接和数据源的详细信息的链接。

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兼容性的注意事项

只有当您要设计不是浏览器兼容的表单模板表单模板，您可以添加查询数据连接到 Access 数据库。

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准备工作

您可以使用 Access 数据库中的值填充表单模板上的控件之前，您可以从您的数据库管理员需要以下信息：

• 名称和数据库的位置。

  注意: 如果网络上的其他用户将创建基于该表单模板的表单，请确保您的数据库是这些用户可以访问。

• 提供的控件的值的查询的表的名称。当您配置查询数据连接时，将作为主表使用此表或查询。

• 其他表或查询从中主表或查询可能需要数据的名称。在大多数情况下，在数据库中已建立了表关系。如果您需要手动之间建立关系的主表或查询和另一个表或查询，您需要表或查询的相关的字段的名称。

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步骤 1： 添加查询数据连接

如果您不具有您可以使用表单模板中的现有查询数据连接，使用以下过程向表单模板中添加辅助数据连接查询数据。如果您的表单模板已有您可以使用辅助数据连接，则可以跳过此部分并转到步骤 2： 配置控件。

1. 在工具菜单上，单击数据连接。

2. 在数据连接对话框中，单击添加。

3. 在数据连接向导中，单击创建的新连接到，接收数据，请单击，然后单击下一步。

4. 在向导的下一页上，单击数据库 （Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access），然后单击下一步。

5. 在向导的下一页上，单击选择数据库。

6. 在选择数据源对话框中，浏览到您的数据库的位置。

   注意: 如果您的数据库存储在网络位置中，浏览到通用命名约定 (UNC) 路径的位置。不要浏览到通过映射的网络驱动器的网络位置。如果您使用的映射的网络驱动器 （即，指定一个字母到网络驱动器，如 h: 或 z:），将搜索该特定映射的网络驱动器上的数据库的用户创建基于该表单模板的表单。如果用户没有网络驱动器映射中完全相同的方式，窗体将找不到该数据库。

7. 单击您的数据库的名称，然后单击打开。

8. 在选择表对话框中的主表或查询，您想要使用，，请单击，然后单击确定。

9. 在向导的下一页上，选择显示表中的列复选框。

   默认情况下，表或查询中的所有字段都添加到主数据源的表单模板中。

10. 清除不希望包括在主数据源中的字段所对应的复选框。

11. 添加任何其他表或查询，您想要包括在查询数据连接。

    操作方法

    1. 单击添加表。

    2. 在添加表或查询对话框中，单击子表的名称，然后单击下一步。InfoPath 尝试通过匹配两个表中的字段名称设置关系。如果不想使用建议的关系，选择该关系，，然后单击删除关系。若要添加的关系，请单击添加关系。在添加关系对话框中，单击相应的列中，在每个相关字段的名称，然后单击确定。

    3. 单击“完成”。

    4. 若要添加其他子表，请重复这些步骤。

12. 单击“下一步”。

13. 若要使查询数据连接的结果窗体未连接到网络时可用，请选择应用商店中的数据的表单模板的副本复选框。

    安全说明: 选中此复选框在用户计算机上存储的数据，表单中使用此数据连接。如果窗体检索敏感数据从该数据连接，您可能需要禁用此功能来帮助保护数据，以防丢失或盗取计算机或否则未经授权的用户访问。

14. 单击“下一步”。

15. 在向导的下一页上，键入此辅助数据连接的描述性名称，然后验证的摘要部分中的信息正确。

16. 若要配置在打开时自动接收数据的窗体，请选择打开窗体时自动检索数据复选框。

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步骤 2： 配置控件

1. 如果表单模板具有多个视图，单击视图菜单上，转到与控件视图您要在其中显示辅助数据源中的数据视图名称。

2. 双击列表框、 下拉列表框中，或您想要配置的表单模板上的组合框控件。

3. 单击“数据”选项卡。

4. 在列表框项下单击从外部数据源查找值。

5. 在数据源列表中，单击要使用的数据源。

6. 单击选择 XPath ，项框旁边。

7. 在选择域或组对话框中，指定的域或组其域包含将向用户显示的数据，并通过执行下列操作之一将被提交到外部数据源的数据。

   指定用户将看到的数据位于用户提交的相同数据

   • 单击一个字段，然后单击确定。

   指定用户将看到的数据位于不同于用户提交的数据

   注意: 在此方案中，用户将看到的数据来自其中一个域的组中，，然后在同一组中的另一个字段中包含的数据，用户将提交。

   1. 单击组中，，然后单击确定。

   2. 在控件属性对话框中，单击选择 XPath ，值框旁边。

   3. 在选择域或组对话框中，单击字段包含的数据，用户将提交到外部数据源，然后单击确定。

   4. 在控件属性对话框中，单击选择 XPath ，显示名称框旁边。

   5. 在选择域或组对话框中，单击字段包含数据，将显示在控件中，然后单击确定。

8. 如果显示名称框中的字段包含具有相似的显示名称值，而您想要仅显示唯一名称，选择显示仅具有唯一显示名称的条目复选框。

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可选： 设置筛选器以限制在控件中的项目

1. 双击列表框、 下拉列表框中，或您想要配置的表单模板上的组合框控件。

2. 单击“数据”选项卡。

3. 单击选择 XPath 项框旁边。

4. 在选择域或组对话框中，单击字段或组中包含该控件，提供值的域，然后单击筛选数据。

5. 在筛选数据对话框中，单击添加。

   注意: 如果您想要添加到现有的筛选条件，单击要应用，筛选器，然后单击修改。

6. 在指定筛选条件对话框中的第一个框中，单击要筛选的数据域的名称。

7. 在第二个框中，单击要使用的筛选器的类型。

8. 在第三个框中，单击您想要将应用于筛选的条件的类型，然后键入条件。

9. 要配置的筛选器的多个条件，请单击和，然后执行下列操作之一：

   • 若要将现有的条件和新条件应用于您的筛选器中，单击和，然后添加新的条件。

   • 若要将现有的条件或新条件应用于您的筛选器中，单击或，然后添加其他条件。

10. 单击确定以关闭对话框。

11. 要测试所做的更改，请单击“常用”工具栏上的“预览”，或者按 Ctrl+Shift+B。

    在新窗口中打开的表单模板。

12. 在预览窗口中，选择要测试筛选器正常工作的筛选器控件中不同的值。

    筛选器工作不正常

    如果包含一个筛选器的控件中的值不正确，或者因为有太多值或没有足够的值，请尝试以下：

    • 如果您在您的筛选器中使用多个条件，删除所有而不是一个条件以检查从该单个条件返回的正确值。如果第一个条件返回正确的值，然后添加其他条件，并对它进行测试。

    • 筛选器使大写和小写字符之间的差异。如果您想要显示的大写或小写字符开头的数据，创建筛选器大写字母条件在指定筛选条件对话框中，选择或，然后创建一个小写字母条件。

    • 如果恰好相反筛选的值您的期望，例如从所有，而不是从单个供应商的产品的供应商显示的产品，更改在条件中的筛选器类型。例如，如果您的条件使用筛选器类型等于并收到太多产品，请尝试使用筛选器类型不等于。

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