可在 Access 中创建从简单到复杂的各种不同报表。 首先需考虑报表的记录源。 无论报表是简单的记录列表还是按地区分组的销售汇总，都必须先确定哪些字段包含要在报表中显示的数据，以及它们所在的表或查询。
选择记录源后，通常会发现创建报表最简单的方法是使用“报表向导”。 “报表向导”是 Access 中的一个功能，可引导用户完成一系列问题，然后根据回答生成报表。
您要做什么？
选择记录源
报表包含从表或查询中拉取的信息，以及与报表设计一起存储的信息（如标签、标题和图形）。 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。 如果要包含的字段均位于单个表中，请使用该表作为记录源。 如果字段位于多个表中，则需使用一个或多个查询作为记录源。 这些查询可能已存在于数据库中，或者可能需要专门创建新的查询来满足报表需求。
使用“报表”工具创建报表
“报表”工具提供创建报表的最快方法，因为它会立即生成报表，而不提示用户提供信息。 该报表显示基础表或查询中的所有字段。 “报表”工具可能无法创建最终希望的无暇报表，但它是快速查看基础数据的极有效方法。 随后，可保存报表并在“布局”视图或“设计”视图中进行修改，以便更好地满足自己的需求。
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在“导航窗格”中，单击要作为报表基础的表或查询。
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在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“报表”。
Access 生成报表并将其显示在“布局”视图中。
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若要深入了解如何查看和打印报表，请参阅查看、打印报表或以电子邮件形式发送报表部分。
查看报表后，可将其保存，然后关闭该报表和用作记录源的基础表或查询。 下次打开报表时，Access 将显示记录源中的最新数据。
使用“报表向导”创建报表
可使用“报表向导”更细致地选择报表上要显示的字段。 如果事先已指定表和查询之间的关系，则还可指定数据的分组和排序方式，并可使用来自多个表或查询的字段。
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在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“报表向导”。
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按照“报表向导”页面上的说明进行操作。 在最后一页上，单击“完成”。
预览报表时，可看到报表以打印形式显示。 还可增加缩放比例，放大细节。 若要深入了解如何查看和打印报表，请参阅查看、打印报表或以电子邮件形式发送报表部分。
注意: 如果希望报表包含多个表和查询中的字段，在“报表向导”的第一页上选择第一个表或查询中的字段后，请不要单击“下一步”或“完成”。 而是重复这些步骤，选择一个表或查询，再单击要包括在报表中的任何其他字段。 然后单击“下一步”或“完成”继续操作。
使用“标签向导”创建标签
使用“标签向导”轻松创建各种标准尺寸的标签。
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在“导航窗格”中，双击打开将作为标签记录源的表或查询。
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在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“标签”。
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按照“标签向导”页面上的说明进行操作。 在最后一页上，单击“完成”。
Access 在“打印预览”中显示标签，以便查看其打印时的外观。 可使用 Access 状态栏上的滑块控件放大细节。 若要深入了解如何查看和打印报表，请参阅查看、打印报表或以电子邮件形式发送报表部分。
注意: “打印预览”是唯一可用于查看多个列的视图，其他视图均以单列显示数据。
使用“空报表”工具创建报表
如果不想使用“报表”工具或“报表向导”，则可使用“空报表”工具从头开始生成报表。 这种方法可快速生成报表，尤其适用于计划仅在报表中包含几个字段的情况。 以下步骤介绍如何使用“空报表”工具：
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在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“空报表”。
“布局”视图中随即显示一个空报表，Access 窗口右侧显示“字段列表”窗格。
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在“字段列表”窗格，单击要在报表上显示的字段所在的一个或多个表旁边的加号。
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一次一个地将每个字段拖动到报表上，或者按住 Ctrl 并选择多个字段，然后将其同时拖动到报表上。
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使用“报表设计”选项卡上的“页眉/页脚”组中的工具向报表添加徽标、标题、页码或日期和时间。
了解报表节
在 Access 中，报表的设计划分为多个节。 可在“设计”视图中查看报表，了解各节。 若要创建有用的报表，需了解每节的工作原理。 例如，选择放置计算控件的节决定 Access 计算结果的方式。 以下列表总结了节类型及其用法：
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报表标头 此部分仅在报表开头打印一次。 报表页眉用于显示一般出现在封面上的信息，如徽标、标题或日期。 在报表标头中放置使用 Sum 聚合函数的计算控件时，计算的总和针对整个报表。 报表页眉位于页面页眉之前。
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页面页眉 此部分打印在每个页面的顶部。 例如，使用页眉在每个页面上重复报表标题。
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组标头 此部分在每组新记录的开头打印。 使用组页眉可显示组名。 例如，在按产品分组的报表中，使用组页眉可以显示产品名称。 在组标头中放置使用 Sum 聚合函数的计算控件时，求和是当前组的总和。
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主体 此部分针对记录源中的每一行打印一次。 此位置用于放置组成报表主体的控件。
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组页脚 此部分打印在每组记录的末尾。 使用组页脚可显示组的汇总信息。
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页脚 此部分打印在每页的末尾。 使用页面页脚可显示页码或每页信息。
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报表页脚 此部分仅在报表末尾打印一次。 使用报表页脚可显示整个报表的报表总和或其他汇总信息。
注意: 在“设计”视图中，报表页脚显示在页面页脚下方。 但打印或预览报表时，报表页脚显示在页面页脚的上方，紧接在最后一个组页脚或最后页上的主体行之后。
了解控件
控件是显示数据、执行操作以及查看和处理强化用户界面的信息（例如标签和图像）的对象。 Access 支持 3 类控件：绑定控件、未绑定控件和计算控件：
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绑定控件 数据源为表或查询中的字段的控件是绑定控件。 使用绑定控件显示数据库中字段的值。 值可以是文本、日期、数字、是/否值、图片或图形。 文本框是最常见的绑定控件类型。 例如，窗体上显示员工姓氏的文本框可能会从“雇员”表中的“姓氏”字段获取此信息。
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未绑定控件 没有数据源的控件 (字段或表达式) 是未绑定的控件。 使用未绑定的控件来显示信息、线条、矩形和图片。 例如，显示报表标题的标签是未绑定的控件。
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计算控件 数据源为表达式而不是字段的控件是计算控件。 通过将 表达式 定义为控件的数据源，可以指定控件中所需的值。 表达式是运算符 (的组合，例如 = 和 + ) 、控件名称、字段名称、返回单个值的函数和常量值。 例如，以下表达式通过将“单价”字段中的值乘以 0.75) (常量值来计算折扣为 25% 的项目的价格。
= [单价] * 0.75
表达式所用数据可来自报表的基础表或查询中的字段，或者报表中的控件。
创建报表时，最高效的方法可能是先添加和排列所有绑定控件，特别是在报表中大多数控件均为绑定控件的情况下。 然后，可以使用“报表设计”选项卡上“控件”组中的工具添加未绑定和计算的 控件 ，以完成 设计 。
通过识别控件从中获取数据的字段，将控件绑定到该字段。 通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表，可创建绑定到选定字段的控件。 “字段列表”窗格显示报表基础表或查询的字段。 若要显示“ 字段列表 ”窗格，请在“ 报表设计 ”选项卡上的“ 工具”组中，单击“ 添加现有字段”。
或者，可通过在控件本身或控件属性表的 ControlSource 值框中键入字段名，将字段绑定到控件。 属性表定义控件的特征，例如控件的名称、数据源和格式。
创建控件的最佳方式是使用“字段列表”窗格，这主要有以下两个原因：
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绑定控件具有附加标签，默认情况下，该标签使用字段名（或者在基础表或查询中为该字段定义的标题）作为其标题，因此用户无需自行键入标题。
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绑定控件继承了许多与基础表或查询中字段相同的设置（例如“格式”、“小数位置”和“输入掩码”属性）。 因此，创建绑定到字段的控件时，可确保该字段的这些属性保持不变。
如果已创建未绑定控件并希望将其绑定到某个字段，请将控件的“ControlSource”属性设置为该字段的名称。 有关“ControlSource”属性的详细信息，请搜索 "ControlSource" 帮助。
在“布局”视图中微调报表
创建报表后，可在“布局”视图中轻松微调报表设计。 以实际报表数据为向导，可调整列宽、重新排列各列，并添加分组级别和总计。 可在报表设计上放置新字段，并设置报表及其控件的属性。
若要切换到“布局”视图，请在“导航窗格”中右键单击报表名，然后单击“布局视图”。
Access 将在“布局”视图中显示报表。
可使用属性表修改报表及其控件和节的属性。 若要显示属性表，请按 F4。
可使用“字段列表”窗格将基础表或查询中的字段添加到报表设计。 若要显示“字段列表”窗格，请执行下列操作之一：
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在“ 报表布局设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中，单击“ 添加现有字段”。
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按 Alt+F8。
然后，可通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表来添加字段。
在“设计”视图中微调报表
还可在“设计”视图中微调报表设计。 若要向报表添加新的控件和字段，可将其添加到设计网格。 通过属性表，可访问大量属性，并可对这些属性进行设置以自定义报表。
若要切换到“设计”视图，请在“导航窗格”中右键单击报表名，然后单击“设计视图”。
Access 将在“设计”视图中显示报表。
可使用属性表修改报表自身及其所含控件和节的属性。 若要显示属性表，请按 F4。
可使用“字段列表”窗格将基础表或查询中的字段添加到报表设计。 若要显示“字段列表”窗格，请执行下列操作之一：
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在“ 报表设计”选项卡上的“ 工具”组中，单击“ 添加现有字段”。
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按 Alt+F8。
然后，可通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表来添加字段。
从“字段列表”窗格添加字段
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若要添加单个字段，请将字段从“字段列表”窗格拖动到要在报表上显示的节。
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若要一次添加多个字段，请按住 Ctrl 并单击所需字段。 然后，将所选字段拖动到报表上。
将字段拖放到报表节后，Access 会为每个字段创建绑定文本框控件，并自动在每个字段旁放置一个标签控件。
向报表添加控件
某些控件会自动创建，例如将字段从“字段列表”窗格添加到报表时会创建绑定文本框控件。 可以使用“报表设计”选项卡上“ 控件 ”组中的工具在 “设计 ”视图中创建许多其他控件。
确定工具名称
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将鼠标指针置于工具上。
Access 会显示该工具的名称。
使用“控件”组中的工具创建控件
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单击要添加的控件类型的工具。 例如，若要创建检查框，请单击“复选框
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在报表设计网格中，单击放置控件左上角的位置。 单击一次即可创建默认大小的控件，或单击该工具，然后在报表设计网格中拖动以创建所需大小的控件。
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如果首次尝试时未能完美放置控件，可通过以下步骤移动该控件：
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单击控件将其选中。
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将鼠标指针置于该控件边缘，直到指针变为四向箭头
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将控件拖至所需位置。
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此过程会创建一个“未绑定”控件。 如果控件是可以显示数据的类型（例如文本框或复选框），则需先在控件的“ControlSource”属性中输入字段名或表达式，然后控件才会显示任何数据。 请参阅本主题中的了解控件部分，了解详细信息。
显示属性表
若要在“设计”视图中显示属性表，请执行下列操作之一：
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在“ 传送设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中，单击“ 属性表”。
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按 F4。
保存工作
保存报表设计后，可根据需要随时运行该报表。 报表设计保持不变，但每次打印或查看报表时均会获取当前数据。 如需更改报表，可修改报表设计或根据原报表创建类似的新报表。
保存报表设计
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单击“ 文件 ”> “保存” 或按 Ctrl + S。
或者，单击“快速访问工具栏”上的“保存”。
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如果报表未命名，请在“报表名称”框中键入名称，然后单击“确定”。
用新名称保存报表设计
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单击“ 文件 > 另存为 > 对象另存为”。
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在“另存为”对话框中的“报表另存为”框内键入新报表的名称，然后单击“确定”。
查看、打印报表或以电子邮件形式发送报表
保存报表设计后，即可反复使用。 报表设计保持不变，但每次查看或打印报表时均会获取当前数据。 如需更改报表，可修改报表设计或根据原报表创建类似的新报表。
查看报表
可通过多种方式查看报表。 选择何种方法取决于想要如何使用报表及其数据：
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如果要在打印前对报表中的数据进行临时更改，或者要将报表中的数据复制到剪贴板，请使用“报表”视图。
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如果希望在查看数据时更改报表的设计，请使用“布局”视图。
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如果只想查看打印时报表的外观，请使用“打印预览”。
注意: 如果报表格式设置有多列，“打印预览”中只显示列布局。 “布局”视图和“报表”视图将报表显示为单个列。
在“报表”视图中查看报表
在“导航窗格”中双击报表时，默认使用“报表”视图显示报表。 如果报表未打开，请在“导航窗格”中双击报表，即可在“报表”视图中查看该报表。
如果报表已打开，请在“导航窗格”中右键单击报表名称，然后单击“报表视图”。
在“报表”视图中处理数据
在“报表”视图中，可选择文本并将其复制到剪贴板。 若要选择整行，请单击并拖动要选择的行旁边的边距。 随后可通过执行下列操作之一，将这些行复制到剪贴板：
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在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。
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右键单击选中的行，然后单击“复制”。
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使用键盘快捷方式 - 按 Ctrl+C。
使用筛选器可仅显示所需行
无需退出“报表”视图，即可直接将筛选器应用到报表。 例如，如果报表中有一列“国家/地区”，而你只想查看国家/地区为“加拿大”的行，请执行以下操作：
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在报表中找到单词“加拿大”，然后右键单击它。
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单击“等于“加拿大””。
Access 随即创建并应用筛选器。
打开和关闭筛选器
可在已筛选和未筛选显示结果之间切换，方法是在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中单击“切换筛选”。 这只是打开和关闭筛选器，而不会将其删除。
删除筛选器
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右键单击要从中删除筛选器的字段。
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单击“ 从字段名称清除筛选器”。 (为 fieldname 列出实际字段。)
删除筛选器后，使用“切换筛选”命令无法将其切换回打开状态。 必须先重新创建筛选器。
注意: 如果将筛选器应用于报表，然后保存并关闭该报表，则会保存该筛选器。 但是，下次打开报表时，Access 不会应用该筛选器。 若要重新应用筛选器，请在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“切换筛选”。
使用“打印预览”预览报表
在“导航窗格”中，右键单击报表，然后在快捷菜单上单击“打印预览”。
可使用导航按钮按顺序查看报表每一页或跳转到报表中的任意页。
1.单击此处显示第一页。
2.单击此处显示上一页。
3.单击此处显示下一页。
4.单击此处显示最后一页。
5.在此框中键入页码，然后按 Enter 键，跳转到特定页。
在“打印预览”中，可放大查看细节，也可缩小查看数据在页面上的位置布局。 将光标放在报表上方，单击一次。 若要使缩放效果相反，则再单击一次。 此外，还可以使用 Access 状态栏上的缩放控件进一步放大或缩小。
若要关闭“打印预览”，请执行下列操作之一：
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在“打印预览”选项卡上，单击“关闭打印预览”。
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在导航窗格中右键单击报表，然后在快捷菜单上单击“ 布局视图 ”或“ 设计视图 ”。
提示: 预览报表后，可将结果导出到 Microsoft Word、Microsoft Excel 或多个其他 Office 程序。 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击所需格式按钮，并按照说明进行操作。
打印报表
可在报表处于打开状态（任何视图中皆可），甚至关闭状态时，打印报表。 打印前，请务必仔细检查页面设置，例如页边距或页面方向。 Access 将页面设置随报表一起保存，因此只需设置一次。 如果打印需求有变，可在之后再次进行设置。
更改页面设置
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在“打印预览”中打开报表。 可在任何视图中更改页面设置，但“打印预览”是最佳选择，因为在此视图中可即时查看任何更改效果。
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在“ 打印预览 ”选项卡上的“ 页面布局 ”和“ 页面大小 ”组中，单击“ 纵向
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更改后，使用导航按钮查看多个页面，确保后续页面上未产生任何格式设置问题。
将报表发送到打印机
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在任意视图中打开报表，或在“导航窗格”中选择报表。
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单击“文件”>“打印”>“打印”。
Access 随即显示“打印”对话框。
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在打印机、打印范围和打印份数等选项中输入自己的选择。
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单击“确定”。
以电子邮件形式发送报表
可以电子邮件形式将报表发送给收件人，而不是打印纸质版本：
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在“导航窗格”中，单击报表将其选中。 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“电子邮件”。
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在“对象发送为”对话框的“选择输出格式”列表中，单击要使用的文件格式。
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完成其余的对话框。
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在电子邮件应用程序中，键入邮件详细信息，然后发送邮件。
