在 Office 桌面应用中保存或转换为 PDF 或 XPS

可以使用 Office 程序将文件另存或转换为 PDF，以便可以共享文件或使用专业印刷机打印文件。你不需要任何其他软件或加载项。

如果希望文件具有以下特征，则使用 PDF 格式：

示例包括简历、法律文档、新闻稿、打算 (未) 编辑和打印的文件，以及用于专业打印的文件。

重要:

若要查看分步说明，请从下拉列表中选择 Office 程序。

您使用的是哪种 Office 程序？

打开要发布为 PDF 的表或报表。
在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导出 ”组中，选择 “PDF”或“XPS”。
在“文件名”字段中，键入或选择文档名称。
在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。
- 如果文档需要高打印质量，请选择Standard (联机发布和打印) 。
- 如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。
选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。选择“确定”。
选择“发布”。

注意: 无法将 Power View 工作表另存为 PDF 文件。

选择“文件”选项卡。
选择“ 另存为” 或 “保存副本”。
在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。
在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。
- 如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“发布后打开文件”复选框。
- 如果文档需要高打印质量，请选择Standard (联机发布和打印) 。
- 如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。
选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。有关 Excel 中的“选项”对话框的详细信息，请参阅有关 PDF 选项的详细信息。完成后，选择 “确定 ”。
选择“保存”。

选择“文件”选项卡。
选择“导出”。
在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。
在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。
- 如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“发布后打开文件”复选框。
- 如果文档需要高打印质量，请选择Standard (联机发布和打印) 。
- 如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小” (联机发布) 。
选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。完成后，选择 “确定 ”。
选择“保存”。

在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 导出”。
选择 “创建 PDF/XPS 文档 ”，然后选择“ 创建 PDF/XPS”。
在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。
在“保存类型”列表中，选择“PDF Files (*.pdf) 或 XPS Files (*.xps) ”，然后选择“确定”。
在“ 文档导出选项 ”对话框中，选择 “发布范围”，是否 包括非打印信息 ，以及 ISO 19500-1 符合性 (PDF/A) 。

格式设置提示

Project 不支持每个 PDF 或 XPS 格式设置功能，但你仍然可以使用某些打印选项来更改最终文档的外观。

选择“文件”>“打印”，然后更改以下任意选项：

在“页面设置”对话框中，可以更改这些选项卡上的选项：

选择“文件”选项卡。
选择“另存为”。
在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。
在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。
如果要更改文档的优化方式，请选择“ 更改”。 (Publisher 2013 或 Publisher 2016.) 中选择选项
- 对图片分辨率和非打印信息进行所需的任何更改。
- 选择“ 打印选项” 以更改文档的打印选项。
- 完成后，选择 “确定 ”。
如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“发布后打开文件”复选框。
选择“保存”。

在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 导出”。
选择 “创建 PDF/XPS 文档 ”，然后选择“ 创建 PDF/XPS”。
在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。
在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。
- 如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“保存后自动查看文件”复选框。
- 如果文档需要高打印质量，请选择Standard (联机发布和打印) 。
- 如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。
选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。选择“确定”。
选择“发布”。

选择“ 更多选项” > “选项” 以自定义 PDF。

若只将文档的某些页面制作成 PDF 文件，请选择“页范围”下的某个选项。
若要在 PDF 中包含修订，请在“发布内容”下选择“显示了标记的文档”。否则，确保选中“文档”。
若要在 PDF 文件中创建一组书签，请选择“创建书签时使用”。然后，选择“标题”，或者如果向文档添加了书签，则选择“Word 书签”。
如果想要在 PDF 中包括文档属性，请确保选中“文档属性”。
若要使文档更易于在屏幕阅读软件中阅读，请选择“辅助功能文档结构标记”。
符合 ISO 19005-1 标准(PDF/A) 此选项将 PDF 文档输出为版本 1.7 的 PDF（这是一种存档标准）。 PDF/A 有助于确保以后在不同计算机上打开文档时的外观相同。
无法嵌入字体时以位图形式显示文本 如果无法将字体嵌入到文档中，PDF 将使用文本的位图图像，使 PDF 与原始文档的外观相同。如果未选择此选项，并且文件使用无法嵌入的字体，则 PDF 阅读器可能会替换其他字体。
使用密码加密文档 若要限制访问权限，使只有拥有密码的用户才能打开 PDF，请选择此选项。选择“确定”时，Word打开“加密 PDF 文档”框，可在其中键入并重新输入密码。