向 PDF 文件添加辅助功能标记，以确保使用屏幕阅读器和其他辅助技术的用户可以使用目录、超链接、书签、替换文字等读取和导航文档。 辅助功能标记还有助于在大型显示屏、个人数字助理 (PDA) 和移动手机等不同设备上阅读信息。 在 Windows 、 Microsoft 365 for Mac 和 Office 网页版 的 Microsoft 365 中，可以在以 PDF 格式保存文件时自动添加标记。
准备源文件
确保 PDF 可访问的最快速且最简单的方法是在生成文档或将文档另存为 PDF 之前运行辅助功能检查器 。 解决辅助功能检查器发现的任何问题后， Microsoft 365 将使用该信息在 PDF 中创建辅助功能标记。
在 Microsoft 365 中保存可访问的 PDF
Microsoft 365, Office 2021, Office 2019, Office 2016
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在生成 PDF 之前，请在文档中运行辅助功能检查器，以确保每个人都可以访问它。 有关说明，请转到使用辅助功能检查器改进辅助功能。
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解决辅助功能问题后，请选择“文件 > 另存为”或“ 文件 > 保存副本”。
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执行下列操作之一：
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若要将 PDF 保存到原始文件所在的同一位置，请展开文件名下的文件类型下拉列表，选择“ PDF (*.pdf) ”，然后选择“ 更多选项...”。 “ 另存为 ”对话框随即打开。
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若要浏览保存位置，请选择“ 浏览”。 “ 另存为 ”对话框随即打开。 导航到要保存文件的位置，然后在“另存为类型”列表中选择“PDF”。
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在“ 另存为 ”对话框中，选择“选项”。
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确保选中“ 辅助功能的文档结构标记 ”复选框，然后选择“确定”。
另请参阅
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在生成 PDF 之前，请运行 辅助功能检查器 ，确保文档易于所有能力的人员访问和编辑。
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按 Command + Shift + S，在“ 名称 ”文本框中键入文件名，然后选择“位置”。
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在“文件格式”中，使用向下箭头浏览文件类型并选择“ PDF”。
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选择“最适合电子分发和辅助功能 (使用Microsoft在线服务) 。 这确保 PDF 已标记。
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选择“导出”。
注意: 当选择“最适合电子分发和辅助功能”时，PowerPoint for macOS 仅保留 PDF 中对象上的超链接 (使用Microsoft联机服务) 。
注意: Microsoft 将你的安全和隐私视为至关重要。 若要使用Microsoft联机服务) 选项将Word、Excel 或 PowerPoint 文档转换为最佳电子分发和辅助功能 ( PDF，我们通过 Internet 将文档发送到安全的Microsoft服务进行转换。 转换后的文件将立即发送回你的设备中。 Microsoft 联机服务不会在服务器上存储你的任何文件内容。 可将转换后的文件保存到喜欢的位置。 有关详细信息，请参阅 为什么Microsoft联机服务需要转换某些 Office 文件？
注意: 具有信息权限管理或密码保护的文件不能与 最佳电子分发和辅助功能保存， (使用 Excel 和 PowerPoint 中的Microsoft联机服务) 选项。 在 Word 中，这些文件在删除保护的情况下保存。
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在生成 PDF 之前，请运行 辅助功能检查器 ，确保文档易于所有能力的人员访问和编辑。
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在功能区中，选择“文件”按钮。
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选择“另存为”选项。
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在“ 另存为 ”窗格中，选择“ 下载为 PDF ”，打开“Microsoft Word 网页版 ”对话框。 将看到可用于下载 PDF 文档的链接。
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选择“单击此处以查看文档的 PDF”，然后按 Enter。
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在通知面板中的“当前下载”下查找文档名称，然后执行下列操作之一：
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若要保存在默认位置，请选择“保存”。
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若要保存在其他位置，请按“另存为”。 在“ 另存为 ”对话框中，可以键入新文件名并选择所需的文件夹。 单击“保存”按钮。
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如果要打开该文档或该文件夹，请在通知栏中选择所需选项。
