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发布者程序外部存在可用于发布者计划的数据，但如何导入数据并保护数据？ 答案就是建立正确的连接。

使用数据连接向导导入外部数据

在 Publisher 中，使用邮件合并导入外部数据。 使用邮件合并创建大量文档，这些文档大部分相同，但包含一些独特的信息，例如要发送给前 100 位客户的产品公告。 您也可以直接导入文本文件、Excel 工作表和 Access 表或查询，而无需使用连接文件。 有关详细信息，请参阅在Publisher 中创建邮件或电子邮件合并。

将逗号分隔的值 (CSV) 文本文件 (.csv) 非常简单。 如果文本文件是不使用计算机上定义的列表分隔符的 .csv 文件，或者如果文本文件不是 .csv 文件，可以使用 Schema.ini 文件指定正确的文件格式。

导入文件

  1. 单击"邮件>选择">"使用现有列表"。

  2. 在“选择数据源”对话框中，执行下列操作之一：

    • 若要使用现有的 .odc 文件，请双击 .odc 文件。 数据已导入，完成操作。

    • 若要创建新的 .odc 文件，请单击 "新建源"，然后按照过程中的每个步骤操作。

      将显示数据连接向导。

  3. 在"欢迎使用数据连接向导"页中，单击"其他/高级"。

    将出现 "数据链接属性 "对话框。

    有关各种对话框中不同选项的详细信息，请单击"帮助"。

  4. 在"提供程序"选项卡上，选择"Microsoft Jet 4.0 OLE DB 提供程序"，然后单击"下一步"。

  5. 在 "连接" 选项卡上的"选择" 或"输入 数据库名称"框中，输入包含文本文件的文件夹的完整路径。

    若要帮助你找到文件夹，请单击该 框 旁边的"浏览"按钮。

  6. 单击"所有"选项卡，选择"扩展属性"，然后单击"编辑值"。

  7. 在" 属性值" 框中，输入以下项之一：

    • 如果文本文件包含列标题，请输入 "文本";HDR=是。

    • 如果文本文件没有列标题，请输入 "文本";HDR=否。

  8. 单击“确定”。

  9. 若要确保输入了正确的信息，请单击"连接"选项卡，然后单击"测试连接"。

  10. 请执行以下操作之一：

    • 如果收到错误消息，请重新检查在上一步骤中输入的值。

    • 如果收到消息"测试连接成功"，请单击"确定"。

  11. 单击“确定”。

    数据连接向导将再次出现。

  12. 在"选择数据库和表"页的"名称"列下，选择要导入的文本文件，然后单击"下一步"。

  13. 在"保存数据连接文件"和"完成"页的"文件名"框中输入 .odc文件的名称，然后单击"完成"。

    若要更改文件夹位置（默认为"我的数据源"文件夹），请单击"浏览"。

  14. （可选）若要使连接文件更可发现，可以在"说明"、"友好名称"和"搜索关键字"框中输入其他信息。

使用 Schema.ini 文件指定不同的列表分隔符字符或文本文件格式

Schema.ini文件是一个文本文件，其中包含重写 Windows 注册表中默认文本驱动程序设置的条目。 通常，若要使用 Schema.ini 文件，必须执行以下操作：

  • 将Schema.ini文件存储在要导入的文本文件的同一文件夹中。

  • 将文件Schema.ini。

  • 在文件的第一Schema.ini，键入要链接到的文本文件的名称，用方括号括起。

  • 添加其他信息以指定不同的文本文件格式。

以下部分显示了使用 Schema.ini 文件的常见示例。

示例：指定分号字符 (;) 分隔符

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

示例：将制表符指定为分隔符

[Products.txt] Format=TabDelimited

示例：指定固定宽度的文件

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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使用 ODBC 驱动程序导入文本文件至少是一个两步过程。 首先，如有必要，请在计算机上为 ODBC 文本驱动程序定义用户 DSN。 其次，使用用户 DSN 导入文本文件。 如果文本文件是逗号分隔值 (CSV) 文件，该文件不使用计算机上定义的列表分隔符，或者如果文本文件不是 .csv 文件，可以使用 Schema.ini 文件指定正确的文件格式。

定义用户 DSN

  1. 打开控制面板，然后单击"系统和安全">管理工具> ODBC 数据源 (32位) 或 64 位 (ODBC) 。

  2. 在"ODBC 数据源管理员"对话框中的"用户 DSN"选项卡上，单击"添加"。

  3. 在"创建新数据源"对话框中，选择 Microsoft 文本驱动程序 (*.txt;*.csv) ，然后单击"完成"。

    将显示 "ODBC 文本设置 "对话框。

  4. 在"数据源名称 "中输入名称。

  5. 清除" 使用当前目录" 复选框。

  6. 单击"选择目录"。

  7. 在"选择目录"对话框中，找到包含要导入的文本文件的文件夹，确保文本文件显示在"文件名"框下方的列表中，然后单击"确定"。

  8. 单击两次“确定”。

有关各种对话框中不同选项的详细信息，请单击"帮助"。

导入文件

  1. 单击"邮件>选择">"使用现有列表"。

  2. 在“选择数据源”对话框中，执行下列操作之一：

    • 若要使用现有的 .odc 文件，请双击 .odc 文件。 数据导入完毕。

    • 若要创建新的 .odc 文件，请单击 "新建源"，然后按照过程中的每个步骤操作。

      将显示数据连接向导。

  3. 在"欢迎使用数据连接向导"页中，单击ODBC DSN。

  4. 在"连接到 ODBC 数据源"页中，选择刚刚创建的用户 DSN，并单击"下一步"。

  5. 在"选择数据库和表"页中，选择"名称"列下的文本文件，然后单击"下一步"。

  6. 在"保存数据连接文件"和"完成"页的"文件名"框中输入 .odc文件的名称，然后单击"完成"。

    若要更改文件夹位置（默认为"我的数据源"文件夹），请单击"浏览"。

  7. （可选）若要使连接文件更可发现，可以在"说明"、"友好名称"和"搜索关键字"框中输入其他信息。

使用 Schema.ini 文件指定不同的列表分隔符字符或文本文件格式

Schema.ini文件是一个文本文件，其中包含重写 Windows 注册表中默认文本驱动程序设置的条目。 通常，若要使用 Schema.ini 文件，必须执行以下操作：

  • 将Schema.ini文件存储在要导入的文本文件的同一文件夹中。

  • 将文件Schema.ini。

  • 在文件的第一Schema.ini，键入要链接到的文本文件的名称，用方括号括起。

  • 添加其他信息以指定不同的文本文件格式。

以下部分显示了使用 Schema.ini 文件的常见示例。

示例：指定列标题

[Categories.txt] ColNameHeader=True

示例：指定分号字符 (;) 分隔符

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

示例：将制表符指定为分隔符

[Products.txt] Format=TabDelimited

示例：指定固定宽度的文件

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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  1. 单击"邮件>选择">"使用现有列表"。

  2. 在“选择数据源”对话框中，执行下列操作之一：

    • 若要使用现有的 .odc 文件，请双击 .odc 文件。 数据导入完毕。

    • 若要创建新的 .odc 文件，请单击 "新建源"，然后按照过程中的每个步骤操作。

      将显示数据连接向导。

  3. 在" 欢迎使用数据连接 向导"页 中，单击Microsoft SQL Server。

  4. 在 "连接到数据库服务器 "页中，执行以下操作：

    • 在"服务器名称数据库服务器 输入名称 。

      如果数据库在计算机上，请输入本地 () 。

    • 在 "登录凭据"下，执行下列操作之一：

      • 若要使用 Windows 用户名和密码，请单击"使用Windows 身份验证"。

      • 若要使用数据库用户名和密码，请单击"使用以下用户名和密码"，然后在相应的框中输入数据库用户名和密码。

  5. 单击“下一步”。

  6. 在"选择数据库和表"页中，在"数据库"框中选择数据库，在"名称"列下选择表、视图或用户定义的函数，然后单击"下一步"。

  7. 在"保存数据连接文件"和"完成"页的"文件名"框中输入 .odc文件的名称，然后单击"完成"。

    若要更改文件夹位置（默认为"我的数据源"文件夹），请单击"浏览"。

  8. （可选）若要使连接文件更可发现，可以在"说明"、"友好名称"和"搜索关键字"框中输入其他信息。

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使用 ODBC SQL Server从数据库导入数据的过程包括两个步骤。 首先，如有必要，请在计算机上为 ODBC 驱动程序定义用户 DSN。 其次，从数据库导入SQL Server数据。

定义用户 DSN

  1. 打开控制面板，然后单击"系统和安全">管理工具> ODBC 数据源 (32位) 或 64 位 (ODBC) 。

  2. 在"ODBC 数据源管理员"对话框中，选择"用户 DSN"选项卡，然后单击"添加"。

  3. 在"新建数据源"对话框中，选择SQL Server，然后单击"完成"。

    将显示 "新建数据源以 SQL Server对话框。

  4. 在"名称"框中输入 数据源 名称。

  5. （可选）在"说明"框中 输入数据源的说明 。

  6. 在数据库服务器框中输入名称。

    如果数据库在计算机上，请输入本地 () 。

  7. 单击“下一步”。

  8. 在 "SQL Server验证登录 ID 的真实性？"下，执行下列操作之一：

    • 若要使用 Windows 用户名和密码，请单击"使用Windows NT登录 ID 进行身份验证。

    • 若要使用数据库用户名和密码，请单击"使用 SQL Server 身份验证，使用用户输入的登录 ID和密码，然后在相应的框中输入数据库登录 ID 和密码。

  9. 单击"下一步"两次，然后单击"完成"。

  10. 若要确保输入了正确的信息，请单击"测试数据源"。

  11. 请执行以下操作之一：

    • 如果收到错误消息，请重新检查在上一步骤中输入的值。

    • 如果收到消息"测试已成功完成！"，请单击"确定"。

  12. 单击两次“确定”。

有关各种对话框中不同选项的详细信息，请单击"帮助"。

从数据库导入SQL Server数据

  1. 单击"邮件>选择">"使用现有列表"。

  2. 在“选择数据源”对话框中，执行下列操作之一：

    • 若要使用现有的 .odc 文件，请双击 .odc 文件。 数据导入完毕。

    • 若要创建新的 .odc 文件，请单击 "新建源"，然后按照过程中的每个步骤操作。

      将显示数据连接向导。

  3. 在"欢迎使用数据连接向导"页中，单击ODBC DSN。

  4. 在"连接到 ODBC 数据源"页中，选择在上一部分定义的数据源名称，并单击"下一步"。

  5. 在"选择数据库和表"页中，在"数据库"框中选择数据库，选择"名称"列下的表、视图或函数，然后单击"下一步"。

  6. 在"保存数据连接文件"和"完成"页的"文件名"框中输入 .odc文件的名称，然后单击"完成"。

    若要更改文件夹位置（默认为"我的数据源"文件夹），请单击"浏览"。

  7. （可选）若要使连接文件更可发现，可以在"说明"、"友好名称"和"搜索关键字"框中输入其他信息。

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另请参阅

Office 数据连接概述

使用数据连接向导将数据导入 Word

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