使用网站邮箱协作和协调工作组电子邮件

组织和组织内部的团队通常一次处理多个不同的电子邮件线程。 很容易出现行交叉、信息丢失或被忽略以及通信中断的情况。 网站邮箱能帮助你将与工作组或项目相关的电子邮件协调并保存在同一位置,让工作组中的所有人都可以查看所有通信。

重要: 自 2017 年 3 SharePoint 起,网站邮箱功能将弃用。 此功能将在未来版本中完全删除。 新 SharePoint 组织不再有权访问网站邮箱功能。 现有 SharePoint 组织无法再创建新的网站邮箱。 在 2017 年 3 月之前设置和部署的任何网站邮箱将继续正常运行。
我们将提供一个流程来帮助在 2017 年 9 月将现有网站邮箱网站Microsoft 365 组。 如果您当前使用 SharePoint 中的网站邮箱功能,则应考虑改为 Microsoft 365 组 以支持您的电子邮件协作方案。 有关详细信息,请参阅使用Microsoft 365组而不是网站邮箱

注意: 网站邮箱功能仍受支持,但在 SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016 、 SharePoint Server 2013 和 SharePoint Server 2010 中已弃用。 建议客户浏览共享邮箱作为网站邮箱的替代方法。

在“快速启动”上,单击“邮箱”。

“快速启动”上的“邮箱”

网站邮箱以第二个独立的收件箱和文件夹结构打开,并置于您的个人电子邮件帐户旁边。 发送到网站邮箱帐户和从网站邮箱帐户发送邮件的所有对网站具有参与者权限 SharePoint 共享。

设置网站邮箱

您可以将网站邮箱添加为邮件收件人、从邮箱发送邮件或将其添加到收藏夹。 若要将邮箱添加到网站,请参阅 添加网站邮箱应用以在网站的上下文中保留电子邮件。 您的网站需要启用邮件。 如果未联系管理员。

在重要电子邮件线程中包括网站邮箱时,该线程中信息的副本存储在团队中任何人都可以访问的位置。

在电子邮件的"收件人"、送或"密件抄送"行中添加网站邮箱。

“抄送”字段中包含网站邮箱的电子邮件。

您可以将网站邮箱电子邮件地址添加到任何团队联系人组或通讯组列表。 通过这种方式,相关电子邮件即可自动存储到工作组的网站邮箱中。

当您从网站邮箱撰写和发送电子邮件时,它显示为来自您。

对网站具有"参与者"权限的每个人都可以访问网站邮箱,以便多人可以协作起草电子邮件。

若要撰写邮件,请单击"新建邮件"。

网站邮箱的“新建邮件”按钮。

这将在网站邮箱中打开新邮件。

在网站邮箱中向电子邮件添加地址

如果您在使用 Outlook 中的“收藏夹”列表,那么将网站邮箱的文件夹包含到“收藏夹”列表中也可能是非常有用的。

在 Outlook 中,您可以右键单击某个网站邮箱文件夹,例如“收件箱”,然后单击“在收藏夹中显示”。 如果你的"收藏夹"列表中有两个同名的文件夹 (例如,两个收件箱) ,Outlook 会自动将邮箱名称添加到文件夹名称中 (例如"收件箱 - HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") 以便你可以识别哪个文件夹是哪个文件夹。

有关收藏夹Outlook,请参阅在收藏夹中保留常用邮件文件夹

使用网站邮箱与团队协作

团队可以使用网站邮箱协作撰写重要的电子邮件或收集相关的团队级电子邮件对话。 团队还可使用网站邮箱安全地共享重要文档。

网站设置网站邮箱后,会使用网站名称创建一个新电子邮件帐户。 例如,团队网站使用 URL:http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite。 该网站邮箱的电子邮件地址 HRTeamSite@contoso.sharepoint.com。

Web 部件图块

许多团队定期通过电子邮件进行对话。 这些对话通常会得到一些有用的参考信息。 您可以将线程中最有用的电子邮件转发到网站邮箱以保留它。 然后,对您的网站具有"参与"权限的每个人都可以打开网站邮箱并查看该邮件。 工作组成员稍后可以打开网站邮箱,搜索该帐户中捕获的邮件,并查看该问题的历史记录。

收集这些团队级电子邮件对话的另一个思路是在向团队发送电子邮件时抄送网站邮箱电子邮件地址。 您还可以将网站邮箱电子邮件地址添加到联系人组或通讯组列表,以便每当向工作组发送邮件时,系统会自动包含该电子邮件地址。

“抄送”字段中包含网站邮箱的电子邮件。

如果您将团队的文档存储在您的网站 SharePoint ,您可以利用网站邮箱应用程序与具有网站访问权限的用户共享这些文档。

重要: 当用户查看网站邮箱Outlook,他们将看到该网站的文档库中所有文档的列表。 网站邮箱会向所有用户显示相同的文档列表,因此部分用户可能会看到他们无权打开的文档。

如果您使用的是 Exchange,您的文档也会显示在 Outlook 中的文件夹中,从而更轻松地将文档转发给其他人。

从网站邮箱转发文档

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