注意: Microsoft Access 不支持使用应用的敏感度标签导入 Excel 数据。 解决方法是，可以在导入之前删除标签，然后在导入后重新应用标签。 有关详细信息，请参阅 在 Office 中将敏感度标签应用于文件和电子邮件。
Access 和 Microsoft Excel 有许多相似之处，因此很难确定应使用哪个程序。 例如，这两个程序都可以存储大量数据，运行功能强大的查询和分析工具来切片和切块该数据，并执行返回所需数据的复杂计算。
但是，每个程序都有明显的优势，具体取决于要管理的数据类型以及要对这些数据执行的操作。 例如，如果目标是以可供多个用户访问的格式保持数据完整性，则 Access 是最佳选择，而 Excel 更适合要深入分析的复杂数字数据。
在许多情况下，可以使用这两个程序，将每个程序用于最适合的目的。 通常，Access 更适合管理数据：帮助你保持数据井然有序、易于搜索，并且可供多个同时用户使用。 Excel 通常更适合分析数据：执行复杂的计算、探索可能的结果以及生成高质量的图表。 如果使用 Access 来存储数据，并使用 Excel 对其进行分析，则可以获得这两个程序的优势。
在决定使用哪个程序之前，你可能希望比较每个程序的优点，了解何时最好使用其中一个程序，并找出如何使用这两个程序来实现所需的结果。
注意: 所有 Microsoft Office 套件都包含 Excel，但并非所有套件都包含 Access。
比较每个计划的优点
如果要以最佳性能和准确性访问和更新信息，则选择正确的程序至关重要。 若要确定哪个程序最适合要完成的任务，比较每个程序在数据存储、数据分析、多用户协作和安全性方面提供的优势可能会有所帮助。
平面数据与关系数据 若要帮助确定哪种程序最适合存储数据，请问自己以下问题：数据是否是关系型？ 可有效包含在单个表或工作表中的数据称为 平面 数据或 非关系 数据。 例如，如果要创建一个简单的客户列表，每个客户只有一个地址和联系人，Excel 可能是更好的选择。 但是，如果要存储更复杂的客户列表，其中包含每个客户的帐单和送货地址，或存储每个客户的多个联系人，Access 是更好的解决方案。
在 关系数据库 中，可将信息组织到多个表中。 在设计良好的关系数据库中，每个表都是平面的，只包含有关一种类型的数据的信息。 例如，如果创建客户数据库，客户的姓名应存储在一个表中，而这些客户的帐单和送货地址应存储在单独的表中。 最好将地址与名称分开存储，因为每个客户可以有多个地址，并且你希望能够为每个客户输入多个地址，而无需为每个地址重新输入客户名称。
本地数据与外部数据 可以使用 Access 连接到来自各种外部数据源的数据，以便查看、查询和编辑该数据，而无需导入数据。 例如，Access 提供命令连接到 Microsoft SQL Server 数据库、dBASE 文件或 Outlook 文件夹中的现有数据，以及许多其他数据源。 可以使用 Excel 连接到各种数据源，包括 Access、SQL Server 和 Analysis Services 数据库、文本和 XML 文件以及 ODBC 和 OLE DB 数据源。 但是，不能通过 Excel 用户界面编辑数据来更改源数据。
Access 和 Excel 都提供用于连接到 Windows SharePoint Services 列表中的数据的命令。 但是，Excel 仅提供与 SharePoint 列表的只读连接;而 Access 允许从 SharePoint 列表读取和写入数据。
数据完整性与灵活性 唯一标识符有助于保留数据的完整性，并确保两行 (或记录) 不包含完全相同的数据。 唯一标识符还提供在搜索数据或对数据进行排序时检索数据的最快方法。 在 Access 中，可以使用“自动编号”数据类型来自动生成每个记录的唯一标识符。 然后，可以使用这些标识符将一个表中的记录与另一个表中的一个或多个记录相关联。
Access 应用于数据的结构有助于确保数据完整性。 Access 可能要求一个表中的新记录在不同的表中具有现有的相应值，这样你便无法创建“孤立”记录。 例如，你不希望订单不包含客户信息。 访问可能要求“订单”表中的每条新记录在“客户”表中都有相应的客户值。 值所需的对应称为 引用完整性 。
还可以施加自己的约束和规则，以进一步确保正确输入数据。 Excel 允许您以更自由的形式输入数据，但由于 Excel 不支持关系数据，因此它不支持引用完整性。 但是，可以使用 “数据验证” 命令来控制 Excel 中的数据输入。
查询 如果经常必须以各种方式查看数据，具体取决于不断变化的条件或事件，Access 可能是存储和处理数据时更好的选择。 Access 允许使用结构化查询语言 (SQL) 查询快速检索所需的数据行和列，无论数据包含在一个表还是多个表中。 还可以在查询中使用表达式来创建计算字段。 在 Access 中使用表达式类似于在 Excel 中使用公式计算值的过程。 还可以使用 Access 查询来汇总数据并显示聚合值，例如总和、平均值和计数。
建 模 在 Excel 中，可以使用 模拟分析 工具来预测工作表模型的结果。 What-if 分析允许对数据运行不同的方案（例如最佳情况和最坏情况），并在摘要报告中比较多个方案的结果数据。 Access 中没有类似的功能可用。
透视和图表 在这两个程序中，可以创建数据透视表和数据透视表图表。 但是，与 Access 相比，Excel 提供了更高级的数据透视表报告和图表功能。 如果计划创建大量数据透视表或定期提供专业外观的图表，则应在 Excel 中使用数据透视表或数据透视表图表，而不是 Access 中的相同功能。
Access 和 Excel 都可以在协作环境（如 Windows SharePoint Services 和网络文件共享）中使用，但多个用户访问数据的方式存在差异。
多用户对数据的访问权限 在正常操作下，Access 允许多个用户同时打开单个数据库：这很有效，因为 Access 仅锁定正在编辑的数据;因此，其他用户可以在不发生冲突的情况下编辑不同的记录。 在 Excel 中，您可以与其他用户共享工作簿，但当用户在不同时间而不是同时处理该工作簿中的数据时，多用户协作效果最佳。 实际上，Access 数据库的用户协作处理一 组数据，Excel 工作簿的用户协作处理 文档。
使用 Windows SharePoint Services 进行协作 这两个程序都与 Microsoft Windows SharePoint Services 技术（如 SharePoint 列表和文档库）集成。
Access 提供了多种在 SharePoint 网站上与多个用户协作的方法。 例如，您可以将完整数据库上传到 Windows SharePoint Services 文档库，使窗体和报表可用作 Windows SharePoint Services 视图，并将数据库链接到 SharePoint 列表中存储的数据。
Excel 仅提供一种在 SharePoint Services 网站上与多个用户协作的方法。 您可以将工作簿上传到 Windows SharePoint Services 文档库，其中单个用户可以签出工作簿进行更改，从而阻止其他用户同时修改工作簿。 用户无需从文档库签出即可编辑工作簿，在这种情况下，他们必须与其他用户协调以避免数据冲突。
使用网络文件夹进行协作 如果将 Access 数据库存储在共享网络文件夹中，则多个用户可以打开该数据库并同时处理其数据。 当用户编辑单个记录时，这些记录将被锁定。 如果将 Excel 工作簿存储在共享网络文件夹中，则一次只能有一个用户编辑该工作簿。 出于查看目的，多个用户可以打开工作簿，而另一个用户正在编辑工作簿，但这些用户不能对数据进行任何更改，直到编辑工作簿的用户关闭它。
这两个程序都提供类似的功能（密码和加密），可帮助你防止数据丢失并保护数据免受未经授权的访问。 但是，Access 和 Excel 在用户级数据保护的工作方式方面存在一些差异。
数据丢失防护 在 Access 中，你的工作会持续保存，以便在发生意外故障时，你不太可能 (丢失大量工作（如果有任何) ）。 但是，由于 Access 会持续保存你的工作，因此你也可能做出你后来决定不想提交的更改。 若要确保可以按所需方式还原数据库，应按符合需要的计划创建数据库文件的备份副本。 可以从备份中恢复整个数据库，也可以仅还原所需的表或其他数据库对象。 如果使用文件系统备份实用工具，还可以使用文件系统备份中的数据库副本来还原数据。 在 Excel 中，可以在更新数据时按照设置的时间间隔保存自动恢复信息。
用户级数据保护 在 Excel 中，可以通过隐藏数据列和行从视图中删除关键或私有数据，然后保护整个工作表以控制用户对隐藏数据的访问。 除了保护工作表及其元素外，还可以锁定和解锁工作表中的单元格，以防止其他用户无意中修改重要数据。
文件级安全性 在文件级别，可以在这两个程序中使用 加密 ，以防止未经授权的用户看到数据。 还可以要求输入 密码 以打开数据库文件或工作簿。 此外，可以通过使用 数字签名 来帮助保护数据库文件或工作簿。
限制对数据的访问 在 Excel 中，可以指定基于用户的权限来访问数据或设置只读权限，以防止其他用户更改他们有权访问的数据。 Access 不提供用户级安全功能，但 Access 支持它连接到的任何数据库服务器的用户安全模型。 例如，如果链接到 SharePoint 列表，Access 会通知用户对 SharePoint 列表的权限。 如果要将未经授权的用户排除在 Access 数据中，可以通过设置密码来加密数据库。 用户必须输入密码才能从数据库读取数据，即使他们使用其他程序（如 Excel）对其进行访问也是如此。
有关如何帮助保护数据的详细信息，请参阅 在 Access 2007 或更高版本中设置或更改 Access 2003 用户级安全性和Excel 中的保护和安全性。
何时使用 Access
一般情况下，当必须定期跟踪和记录数据，然后显示、导出或打印该数据的子集时，Access 是最佳选择。 访问表单提供比 Excel 工作表更方便的界面来处理数据。 可以使用 Access 自动执行频繁执行的操作，Access 报表允许以印刷或电子形式汇总数据。 Access 为数据提供更多结构;例如，可以控制可以输入哪些类型的数据、可以输入哪些值，还可以指定一个表中的数据与其他表中的数据的关联方式。 此结构有助于确保只输入正确的数据类型。
Access 将数据存储在看起来与工作表大致相同的表中，但 Access 表设计用于与其他表中存储的数据相关的复杂查询。
在以下情况下使用 Access：
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预计在数据库中工作的许多人需要可靠的选项来安全地处理数据更新，例如记录锁定和冲突解决。
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预计需要向作为平面表或非关系表发起的数据集添加更多表。
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想要运行复杂查询。
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希望生成各种报表或邮件标签。
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管理联系人 可以管理联系人和邮寄地址，然后在 Access 中创建报表，或者将数据与 Microsoft Office Word 合并，以打印信函、信封或邮件标签。
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库存和资产跟踪 你可以创建家中或公司中物品的清单，并将照片或其他相关文档与数据一起存储。
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订单跟踪 你可以输入有关产品、客户和订单的信息，然后创建按照员工、区域、时间段或一些其他值显示销售额的报表。
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任务跟踪 你可以跟踪一组人员的任务，并在其他人更新其现有任务的同时向同一数据库中输入新任务。
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组织借阅库 可以使用 Access 来存储有关书籍和 CD 的数据，并跟踪你借给谁。
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活动规划 可以输入有关活动日期、地点和参与者的信息，然后打印关于活动的日程表或摘要。
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营养跟踪 跟踪食谱，并记录饮食和锻炼活动。
何时使用 Excel
作为电子表格程序，Excel 可以将大量数据存储在包含一个或多个工作表的工作簿中。 但是，Excel 已针对数据分析和计算进行优化，而不是用作数据库管理系统（如 Access）。 可以使用此灵活的程序构建用于分析数据的模型、编写简单和复杂的公式以对该数据执行计算、以任何所需方式透视数据，并在各种专业图表中呈现数据。 Microsoft Create 有多个 Excel 设计模板 可供选择
在以下情况下使用 Excel：
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需要数据的平面视图或非关系视图，而不是使用多个表的 关系数据库 ，并且当数据大多为数值时。
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经常对数据运行计算和统计比较。
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希望使用数据透视表以紧凑灵活的布局查看分层数据。
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计划定期创建图表，并希望使用 Excel 中可用的新图表格式。
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希望通过使用条件格式图标、数据条和色阶来强调数据。
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想要对数据执行复杂的假设分析操作，例如统计、工程和回归分析。
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想要跟踪简单列表中的项目，无论是个人使用还是出于有限的协作目的。
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会计专用 您可以在许多财务会计报表（例如现金流量表、 损益表或损益表）中使用 Excel 的强大计算功能。
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预算 无论你的需求是与个人或业务相关的，都可以在 Excel 中创建任何类型的预算，例如，营销预算计划、活动预算或退休预算。
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帐单和销售 Excel 还可用于管理计费和销售数据，并且可以轻松创建所需的表单，例如，销售发票、装箱单或采购订单。
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报告 您可以在 Excel 中创建各种类型的报表，以反映数据分析或汇总数据，例如，度量项目性能、预测数据、汇总数据或当前差异数据的报表。
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计划 Excel 是创建专业计划或有用规划者的绝佳工具，例如，每周课堂计划、营销研究计划、年终税务计划，或帮助你计划每周膳食、派对或假期的规划者。
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跟踪 可以使用 Excel 跟踪时间表或列表中的数据，例如，用于跟踪工作的时间表或跟踪设备的清单列表。
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使用日历 由于 Excel 具有网格般的性质，因此非常适合创建任何类型的日历，例如，用于跟踪学年活动的学术日历，或用于跟踪业务事件和里程碑的会计年度日历。
有关其中任一类别中有用的 Excel 模板，请参阅 Microsoft Office Online 上的 Excel 模板 。
结合使用 Access 和 Excel
有时，你可能希望利用这两个计划必须提供的好处。 例如，你在 Excel 中创建了一个工作表，你可以在其中计算和分析数据，但工作表变得太大和复杂，许多其他用户需要有权访问数据。 此时，您可能希望将工作表导入或链接到 Access 并将其用作数据库，而不是在 Excel 中使用它。 或者，您可能在 Access 数据库中具有数据，您希望为其创建一些详细的 Excel 数据透视表和外观专业的 Excel 图表。
无论先使用哪个程序，你始终可以将数据从一个程序传输到另一个程序，在那里你可以继续使用它。 无论是否使用数据连接，都可以通过复制、导入或导出数据将数据引入 Excel (反之亦然，) 。
有关如何在两个程序之间交换数据的详细信息，请参阅 将数据从 Excel 移动到 Access。
