这听起来是否很陌生? 您通过电子邮件向您的同事发送文件。 他们添加反馈后,您需要从原稿的 3 或 4 个副本中集成批注和更改。

还有另一种方法。 如果您在 SharePoint 或 Microsoft OneDrive 上拥有帐户,您可以将 文件(如 Word 文档)存储到其中一处,然后使用"共享"命令让其他人阅读或编辑您的文件副本。 无需再堆积文件,只需一份包含每个人反馈的副本。 (他们可以对文件执行哪些操作取决于你授予文件) 。

以下是从开始到结束的整个过程。 直接跳到所需的部分。

首先在 Word 中,向位置列表中添加 SharePoint 或 OneDrive。

  1. 在 Word 中,单击“文件”>“另存为”>“添加位置”。

  2. 在“添加位置”下,单击要使用的服务,如 Office 365 SharePointOneDrive

  3. 填写为任一服务显示的“登录”屏幕。 您可能需要与 IT 部门联系,以获取用户名和密码。

    完成后,新位置会出现在 Word 的“另存为”窗格上。

保存到新位置并进行共享

将云 存储位置 添加到位置列表后,可以共享文档。 您只需为每个文件执行一次这样的操作。

  1. 打开要共享的文档。

  2. 单击“文件”>“另存为”。

  3. 在“另存为”页面上,双击要使用的位置(您的 SharePoint 文档库、您计算机上的位置、您的“我的网站”或您的 OneDrive)。

  4. 为文件命名,然后单击“保存”。 如果这让你返回到“信息”选项卡,请再次单击“共享”。

  5. 在“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)下,输入要与之共享文件的用户的姓名或电子邮件地址。

  6. 如果需要,请选择“可编辑”或“可查看”。 第一个选项允许您的同事更改文件,第二个选项让您的文件更加安全。

  7. 在地址行下面的框中输入一条消息(如果需要),然后单击“共享”。

共享已保存的文档

如果您已将文件保存到 SharePoint 或 OneDrive,请执行以下步骤。

  1. 打开要共享的文档。

  2. 单击“文件”>“共享”>“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)。

  3. 输入与你共享的用户的姓名或电子邮件地址。

  4. 如果需要,请单击"可以编辑"或"可以查看"。 第一个选项允许同事更改文件。 第二种可使文件更加安全。

  5. 在地址行下面的框中输入一条消息(如果需要),然后单击“共享”。

停止与他人共享

停止共享文档的方法如下。

  1. 打开您不想要共享的文档。

  2. 单击“文件”>“共享”。

  3. 在“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)下,右键单击要删除的用户,然后单击“删除用户”。

有关 OneDrive 和 Microsoft 365

  • 若要打开 OneDrive 帐户,请参阅"注册 Microsoft 帐户"。

  • 若要订阅 SharePointMicrosoft 365 ,请参阅 Microsoft 365 主页。

  • 如果您的公司有 SharePoint 而且您有关于它的问题,请与您的系统管理员联系。

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