向 Outlook 连接外部列表

您可以使用客户、任务、约会或包含产品的外部 Microsoft Outlook 2013 。 一经连接后,您可使用熟悉的 Outlook 用户界面查看、编辑和打印数据,如同原 Outlook 用户界面一如同所示。

如果您要更新的数据是联系信息,例如与客户相关,您可以呼叫他们、向他们发送电子邮件并发出会议请求。 数据的同步是双向同步。 在 Outlook 2013 中进行的更改将自动与外部数据源同步。 对外部数据源进行的更改将自动与 Outlook 2013 中的项目同步,尽管可能需要执行刷新操作。

有关详细信息,请参阅查找有关外部数据的内容

您要做什么?

准备工作

处理外部数据需要先执行多项必要的任务,以允许安全访问数据。 下列信息可以帮助您计划后续步骤。 另外,如果您在尝试处理外部数据时遇到问题,此信息可以帮助您确定问题。 要访问外部数据,您或管理员必须执行以下操作:

常见先决条件任务

准备外部数据源    管理员可能需要创建帐户并提供数据源权限,以确保合适的人员具有访问数据的权限且数据不会落终不到适当的人员手中。 在外部数据库中,管理员可能还需要创建特定的表格、视图、查询等,将结果限制为所需内容,并帮助提高性能。

配置 SharePoint 服务和帐户    管理员必须激活 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Services。

配置 Secure Store 服务    管理员必须执行以下操作:确定外部数据源的最佳访问模式、创建目标应用程序并设置目标应用程序的凭据。

配置 Business Data Connectivity Services    管理员必须确保创建外部内容类型的用户具有访问 Business Data Connectivity 元数据存储区的权限,并确保相应用户有权访问外部列表基于的外部内容类型。

创建外部内容类型    用户必须定义外部内容类型,其中包含连接、访问权限、操作方法、列、筛选器和其他元数据相关的信息,用于从外部数据源检索数据。

创建外部列表    用户必须根据需要创建外部内容类型和一个或多个外部列表视图的外部列表。

确保 Office 产品已可供使用    要将外部数据与 Office 产品同步,必须具有 Windows 7 或更高版本,并且必须在每个客户端计算机上具有下列免费软件产品、SQL Server 针对每台客户端计算机上的 OData V3 兼容 4.0、.NET Framework 4 和 WCF 数据服务 5.0 (如有必要,系统将自动提示您下载软件) 。 此外,请确保 Office 安装选项Business Connectivity Services使用的 (默认) 。 此选项会安装 Business Connectivity Services 客户端运行时,该运行时将执行以下操作:缓存和同步外部数据、将业务数据映射到外部内容类型、显示 Office 产品中的外部项选取器,并在 Office 产品内运行自定义解决方案。

特定于 Outlook 的先决条件任务

激活外部列表的"脱机同步"功能    外部列表的流内和 网站功能(脱机同步)也必须处于活动状态。 此功能默认处于活动状态(在高级别)状态,但默认情况下不处于网站级别处于活动状态。

创建一个支持 Outlook 的外部内容类型     创建外部内容类型时,用户必须启用"脱机同步支持"选项并将"Office 项类型"字段设置为下列选项之一:联系人约会、任务文章

映射对应的字段    用户必须将一个或多个外部内容类型字段映射到其相应的 Outlook 字段。

将外部内容类型(例如,客户)映射Customer到 Outlook 项类型(如联系人)时,必须明确地将外部内容类型中的各个字段(如"客户名字"、"客户姓氏"、"客户地址"和"客户电话")映射到各自的 OutlookCustomer Address项类型字段(例如,联系人的"字"、"姓氏"、"商务地址"和"商务电话")。

不需要映射所有对应字段,但必须映射以下字段。

Outlook 项类型

Outlook 项字段

联系人

LastName

任务

主题

约会

开始、结束和主题

文章

主题

未映射的字段根据数字的显示形式,如下所示:

  • 相应    在 Outlook 窗体的默认页面底部追加到窗体区域 (2 至 5 个) 。

  • 分隔    添加为新页面,添加至 Outlook 表单或 (6 个或更多) 。

如果外部内容类型未直接映射到任何 Outlook 项类型,则可以将字段映射到"发布 Outlook 项类型"(这是最常用的项类型)。

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将外部列表连接到 Outlook 2013

  1. 导航到包含外部列表的 SharePoint 网站。

  2. 单击">连接到 Outlook"的列表

  3. 必要时, Outlook 2013 会打开并创建新的 Outlook 数据文件 (BCSStorage.pst) ,称为"导航窗格 "中的 SharePoint 外部 列表,然后创建名称为"<网站> - <外部列表> 的文件夹。

提示: 默认情况下,数据每隔 6 小时自动刷新,但是此值可更改。 为确保查看外部数据源中的最新数据,请右键单击该文件夹,然后单击"立即 同步"。

注意: 默认情况下, Outlook 2013 共享仅显示由外部内容类型的作者明确映射到相应 Outlook 字段的字段。 或者,要查看不映射或取消映射,外部列表中的所有字段都可执行以下操作:

  • 在"联系人"选项卡上的" (中打开一个项目,单击Show<名称>.)

  • 创建自定义 Outlook 视图并包括外部列表中的所有字段。

在 Outlook 帮助系统中查找有关显示字段和创建自定义视图的详细信息。

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