在假期前后管理电子邮件

我们都去过那里，对吗？在一个令人兴奋的旋风假期后，你回来工作，打开 Outlook，并发现两千条未读邮件等着你。这足以让你想回去度假。或者再也不要度假了。

但 Outlook 是一个功能强大的程序，它可以帮助你快速驯服收件箱 -- 可能比你想象的要快得多。

在假期后管理电子邮件

准备度假

让我们和雷切尔一起准备离开十天假期。

Rachel 负责五个单独的项目的沟通和协调，她是 20 个不同的邮件列表的成员，她每天还收到少量的个人电子邮件。

当雷切尔离开办公室时，切斯特将是她三个项目main联络点，谢丽尔将处理另外两个项目。

上一次瑞秋度假时，她设置了她的自动答复，让大家知道她将在十天后回来，但她没有做别的事情。当她返回时，她的收件箱已从 50 封增加到 500 封。

这一次，瑞秋在离开前一天花几分钟的时间与 Outlook 的几个关键功能，以帮助她从假期中恢复无压力。

Rachel 知道设置自动答复可能会给她的同事避免很多问题和困惑。由于她已 Microsoft 365 ，她选择 “文件 > 自动答复”并键入以下文本。

你好，

感谢你的留言。我在 2019 年 5 月 1 日到 2019 年 5 月 10 日期间外出。当我离开时，我不会检查电子邮件。

有关 Contoso、Fourth Coffee 和 Tailspin Toys 项目的帮助，请联系 Chester Beane。

有关 Northwind 项目的帮助，请联系 Cheryl Jenkins。

—雷切尔

她可以设置她的自动答复，以打开她离开的当天，并关闭她返回的一天。这是一个很好的步骤 1。但是，Rachel 知道 Outlook 具有其他功能，她可以用来帮助她控制收件箱。

若要设置自己的自动答复，请参阅从 Outlook 发送自动外出答复。

现在，Rachel 可以转到步骤 2：创建规则。

如果你在度假前没有雷切尔那么有条理呢？

让我们跟着纳尔逊，他试图在十天假期后处理超载的收件箱。纳尔逊确实设置了自动回复，但他在离开时没有给同事任何指示。

当纳尔逊从假期回来时，他的收件箱里有1243封邮件。幸运的是，Nelson 将 Outlook 作为其 Microsoft 365 订阅的一部分，因此他可以使用一些 Outlook 关键功能快速轻松地对这些邮件进行排序、筛选和处理。

首先，纳尔逊按优先级对消息进行排序。这会将所有高优先级邮件（他必须快速处理的邮件）放在收件箱顶部。

按重要性对邮件进行排序。

为此，他选择邮件列表顶部的“ 按日期” 下拉列表，然后选择“重要性”。这会为他对收件箱进行排序。

Nelson 现在可以花 15 分钟时间回答这五封高重要性邮件，将它们存档到文件夹中，然后再次单击下拉列表并选择 “低 ”，从而更改排序顺序，从而将低重要性邮件置于其邮件列表的顶部。这些消息只得到快速扫描，然后他删除除其中一个。午餐邀请、消防演习通知和三天前停电警告不是他需要回复的消息。