您可以使用 Outlook 网页中的保留标签和存档策略来帮助管理电子邮件。

  • 保留标签控制邮件的保存时间。

  • 存档策略控制在将邮件移至存档之前在电子邮件文件夹内的保留时长。

这些标签和策略可以同时分配给邮箱中的邮件和文件夹。

注意: 如果 IT 管理员尚未为组织或学校启用保留标签和存档策略,则可能无法使用为帐户分配保留标签和存档策略的选项。

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注意: 保留标签和存档策略由 IT 管理员创建。 可以添加或删除可选保留标签和存档策略。 无法删除所需的标签和策略。

若要为邮件或文件夹分配保留标签或存档策略,可以:

  1. 转到 Microsoft 365 登录页。 输入帐户的电子邮件地址和密码,然后选择"登录"。

  2. 在邮件列表或文件夹窗格中,右键单击要为其分配策略的邮件或文件夹,然后选择"分配策略"。

    下面是可能可用的保留标签和存档策略类型的示例:

    右键单击 "邮件" 以查看分配策略选项
  3. 选择要分配给邮件或文件夹的保留标签或存档策略。

    提示: 如果希望邮件遵循与它所包含文件夹相同的策略,请选择"使用父文件夹策略"。

通过保留标签删除的邮件可能会永久删除,或者可能会移动到"已删除邮件"文件夹中。 项目的可恢复时间由组织的 IT 管理员管理。 默认期限为 30 天。

恢复由保留标签或存档策略删除的邮件:

  • 使用 "恢复已删除邮件 "文件夹中的已删除邮件。 如果项目不再位于"已删除邮件"文件夹中,请参阅 Outlook 网页中的"恢复已删除邮件或电子邮件"。

  • 恢复项目时,必须将其放在没有与之关联的策略的文件夹中,或在恢复项目后从项目中删除该策略。 否则,可能会再次删除该项目。

  • 不能为日历上的项目分配保留标签或存档策略。

  • 保留标签和存档策略每七天处理一次。

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