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完成项目后,可能不再需要立即访问该项目,并且可能需要隐藏它,使其无法显示在项目中心和团队成员的“我的任务”视图中。 存档和隐藏已完成的项目可减少这些视图中的“混乱”,并有助于防止用户对不再处于活动状态的项目进行更改。

有一种“标准”方法用于使用 Microsoft Project Server 2010 有效地存档项目。 如果该方法不能满足你的需求,则有一些其他方法可能更适合你的组织。 本文介绍这些方法以及长期存档的最佳做法。

本文内容

使用标准方法存档项目

存档项目的标准方法是多步骤过程:

  • 步骤 1:取消发布所有项目任务

  • 步骤 2:关闭项目摘要任务中的更新

  • 步骤 3:为不是管理员的用户设置安全组

  • 步骤 4:设置存档安全类别

  • 步骤 5:存档项目团队网站

这些步骤由项目经理和管理员执行,如以下每个部分中所述。

步骤 1:取消发布所有项目任务

如果项目以前已发布给团队成员,而你现在希望从其视图中删除项目及其任务,则项目经理需要取消发布要存档的项目中的所有任务。 项目经理可以在 Microsoft Project Web App 开始此过程,但实际的未发布过程是在 Microsoft Project 专业版 2010 中完成的。

注意:  取消发布任务不会从项目中删除任何接受和应用的工作。 但是,将删除与任务关联的任何更新审批历史记录。

若要取消发布所有项目任务,请执行以下操作:

  1. 在“快速启动”中的 “项目”下,单击 “项目中心”。

  2. 在“项目名称”列中单击要存档 的项目名称

  3. “任务”选项卡上的“项目”组中,单击“编辑”按钮上的箭头,然后单击“Project Professional”。

  4. 在 Project 专业版 2010 中,滚动到 甘特图 视图的表部分的最右侧列,单击 “添加新列 ”标题,然后单击 “发布”。 如果 甘特图 视图已显示 “发布” 列,请跳过此步骤。

  5. 在项目中每个任务的 “发布” 列中,单击 “否”。

    提示:  若要加快大型项目的此过程,请将第一个任务设置为 “否”。 然后,单击单元格右下角的句柄,并拖动它以复制 “发布” 列中的单元格内容。

  6. “文件” 选项卡上,单击 “发布”。

  7. 项目发布后,关闭并签入项目。

步骤 2:关闭项目摘要任务中的更新

接下来,项目经理可能需要关闭项目摘要任务中的更新,以便无法进行时间表报告。

若要关闭项目摘要任务中的更新,请执行以下操作:

  1. 在“快速启动”中的 “项目”下,单击 “项目中心”。

  2. 在“项目名称”列中单击要存档 的项目名称

  3. “选项” 选项卡上的 “显示/隐藏” 组中,选中 “项目摘要任务 ”复选框。

  4. “选项”选项卡上的“任务”组中,单击“关闭”汇报

  5. 在“ 选择任务” 部分中,选中项目摘要任务的复选框 (ID 为 0) ,然后单击 “发布”。

步骤 3:为不是管理员的用户设置安全组

项目经理准备项目进行存档后,管理员将创建一个安全组,其中包含除管理员以外的所有用户。

为不是管理员的用户创建安全组:

  1. 在“快速启动”中的 “设置”下,单击 “服务器设置”。

  2. “服务器设置”页上的“安全性”下,单击“管理组”。

  3. 单击“新建组”。

  4. 在“组信息”部分中,在“组名称”框中键入所有非管理员用户

  5. “用户 ”部分的 “可用用户 ”框中,选择所有不是管理员的用户的名称,然后单击 “添加 ”将其移动到 “所选用户 ”框。

  6. 单击“保存”。

步骤 4:设置存档安全类别

管理员创建“所有非管理员用户”组后,下一步是创建存档安全类别。 在此过程中,管理员通过将项目包括在此类别中来选择要存档的项目。

若要创建 存档 安全类别,请执行以下操作:

  1. 在“快速启动”中的 “设置”下,单击 “服务器设置”。

  2. “服务器设置”页上 ,在 “安全性”下,单击 “管理类别”。

  3. 在“ 管理类别 ”页上,单击 “新建类别”。

  4. “名称和说明”部分中,在“类别名称”框中键入“存档”。

  5. “用户和组”部分的“可用用户和组”下,单击“所有非管理员用户”,然后单击“添加”将组移动到“具有权限的用户和组”框。

  6. 在“所有非管理员用户 (组) 的权限下,选中”拒绝“复选框以获取所有权限。

    提示: 项目资源) (每个顶级权限节点选择“拒绝”复选框,以拒绝每个节点下缩进的所有权限。

  7. “项目 ”部分中, 选择“仅指示的项目”,然后单击“ 可用项目 ”框中要存档的项目名称。

    注意:  请务必不要选中 上述项目安全权限下列出的任何复选框。 这样做可能会对其他项目和资源造成权限问题。

  8. 单击 “添加 ”将项目移动到 “所选项目 ”框。

  9. 单击“保存”。

步骤 5:存档项目团队网站

许多项目使用关联的项目团队网站来收集补充项目计划的信息。 你可能希望确保此信息也已存档。 Microsoft SharePoint Server 2010 启用站点级备份。 有关管理员如何完成此步骤的详细信息,请参阅 SharePoint Server 2010) (导出网站、列表或文档库

备份站点后,管理员可以删除该网站。

删除项目团队网站:

  1. 在“快速启动”中的 “设置”下,单击 “服务器设置”。

  2. “服务器设置”页上的“操作策略”下,单击“项目站点”。

  3. 单击包含已备份的项目团队网站的行,然后单击 “删除网站”。

  4. 单击“确定”,确认删除。

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使用备用方法存档项目

存档的标准方法是彻底的,如果需要,可以实现恢复。 但是,广泛的存档并不总是组织需要的。 有时,将已完成的项目隐藏在视图中或在本地保存项目足以满足存档要求。

如果存档的标准方法似乎不符合你的需求,下面是一些替代方法:

  • 在项目中心中隐藏项目    如果只想隐藏项目中心内已完成的项目,可以将 存档 标志添加到 “项目详细信息 ”页,然后筛选 项目中心 视图,仅显示 “存档 ”标志设置为 “否”的项目。

  • 从 Draft 数据库中删除项目    另一种选择是确保项目备份到 存档 数据库,然后从 草稿数据库、 已发布数据库和 报告 数据库中删除项目。 如果以后需要存档项目中的数据,请使用“服务器设置”页上的“管理还原”选项将其带回草稿数据库,然后重新发布项目。

  • 将项目另存为 .MPP 文件    如果要从 Project Server 中完全删除项目,另一个选项是使用 Project 专业版 2010 从 Project Server 打开项目,然后将项目另存为 MPP 文件。 有关详细信息,请参阅“ 保存项目”中的标题为“在本地保存项目”的部分。 建议使用所有自定义字段数据保存项目,以便将 MPP 文件与对 Project Server 中的自定义字段所做的任何其他更改隔离。 将项目保存并备份为 MPP 文件后,可能会将其从 Project Server 中删除。 如果需要在以后恢复项目,可以在连接到 Project Server 时 Project 专业版 2010 中打开 MPP 文件,然后将项目保存到服务器。

注意:  使用此方法将中断 Project Server 中项目与其项目团队站点之间的任何可交付结果、问题和风险链接。

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长期存档的最佳做法

项目 MPP 文件格式、Project Server 内容数据库架构和 SharePoint 站点架构不时更改以反映新功能。 这可能会对向后兼容性产生影响,因为保存为 MPP 文件的项目、Project Server 内容数据库的旧备份或项目团队站点备份可能无法立即使用。

最佳做法是始终计划将已存档的内容包含在升级计划中。 这样可以减少恢复旧项目的时间,否则可能需要几个升级步骤。

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