总而言之 了解如何将内容类型和工作流集成到你的 SharePoint 2013 文档管理解决方案中。
本文介绍内容类型和工作流，并提供有关如何计划将它们集成到你的 SharePoint Server 2016 文档管理解决方案的指南。 内容类型是一组可重用的元数据（列）、工作流、行为和其他设置，用于在 SharePoint Server 2016 列表或文档库中的项目或文档类别。 内容类型使你能够以集中式、可重用的方式管理信息类别的设置。 工作流可让你将业务流程附加到 SharePoint Server 2016 中的项目。
本文内容：
在使用本文附带的内容类型和工作流规划（https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878）工作表来规划内容类型和工作流之前，请确保您已阅读识别用户并分析 SharePoint 2013 中的文档使用情况，并已完成 "分析文档使用情况" 和与该文章相关联的 "文档参与者" 工作表。
内容类型概述
内容类型定义列表项、文档或文件夹的属性。 每个内容类型均可指定以下内容：
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要与类型的项目关联的属性。
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要与类型的项目关联的元数据。
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可以从其类型的项目中启动的工作流。
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要与类型的项目关联的信息管理策略。
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文档模板（适用于文档内容类型）。
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自定义功能。
你可以将内容类型与列表或库相关联。 执行此操作时，你将指定列表或库可以包含该内容类型的项目，并且该列表或库中的 "新建" 命令将允许用户创建该类型的新项目。
注意: 您还可以直接将属性、工作流、策略和模板与列表或库相关联。 但是，执行此操作会将这些关联限制为列表或库，并且在你的解决方案中不可重用。 在 SharePoint Server 2016 中，网站级工作流可以与多个列表或库相关联。
文档库和列表可以包含多个内容类型。 例如，库可以包含与项目相关的文档和图形。 当列表或库包含多个内容类型时，以下内容适用：
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默认情况下，该列表或库中的 "新建" 命令允许用户在创建新项目时从所有可用的内容类型中进行选择。 内容类型所有者可以配置新命令以仅显示特定内容类型。
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将显示与所有可用内容类型相关联的列。
可以在网站的内容类型库中定义自定义内容类型。 自定义内容类型必须直接或间接派生自核心内容类型（如文档或项目）。 在网站中定义自定义内容类型后，该网站和该网站下的所有网站中均提供自定义内容类型。 若要使内容类型在整个网站集内可用，请在顶级网站的内容类型库中定义它。 在 SharePoint Server 2016 中，你还可以在托管元数据服务实例中定义的内容类型中心内创建自定义内容类型。 当在内容类型中心内创建时，内容类型将提供给其他网站集，这些网站集是与该托管元数据服务实例关联的 web 应用程序的一部分。
注意: 托管元数据服务和内容类型中心在 SharePoint Foundation 2013 中不可用。
例如，如果你的组织使用特定的合同模板，则在网站集的顶级网站的内容类型库中，你可以创建一个内容类型，用于定义查看和完成合同所需的合同、合同的模板和工作流的元数据。 然后，你的网站集中与合同内容类型关联的任何文档库将包含所有这些功能，并将使作者能够基于该模板创建新的合同。
在基于 SharePoint Server 2016 的网站中，每个默认列表项或库项目（如联系人、任务或文档）在网站的内容类型库中都具有相应的核心内容类型。 在规划内容类型时，可以使用这些核心内容类型定义作为起点，并根据需要在现有内容类型基础上创建新的内容类型。
内容类型组织到一个层次结构中，允许一种内容类型从另一种内容类型继承其特征。 此继承使文档的类能够在整个组织中共享特征，并且使团队能够自定义特定网站或列表的这些特征。
例如，企业中的所有用户可交付文档可能需要一组元数据，如帐户编号、项目编号和项目经理。 通过创建可供所有其他客户可交付文档类型继承的顶级客户可交付内容类型，请确保所需信息（如帐号和项目编号）将与组织中客户可交付文档的所有变体相关联。 请注意，如果内容类型所有者将另一个必需列添加到顶级客户可交付内容类型，则内容类型所有者可以将更改传播到继承该内容的所有内容类型，这将向所有客户可交付文档添加新列。
与 Office 2016 的属性集成
在 Microsoft Office 系统 中，当用户从 SharePoint Server 2016 文档管理服务器编辑文档时，文档顶部将显示一个文档信息面板。 文档信息面板在服务器上显示文档属性的可编辑格式。
SharePoint Server 2016 使您可以轻松地自定义内容类型的属性表单。 配置内容类型时，可以启动 InfoPath 2016 ，这将生成基于内容类型属性的默认属性表单。 默认表单包含与未定义自定义窗体时 InfoPath 2016 将使用的相同控件、布局和架构。 然后，你可以像自定义任何其他 InfoPath 2016 窗体一样自定义和部署窗体。 例如，您可以向窗体添加公司徽标、字体和配色方案;将其连接到自定义数据源;添加条件逻辑;并根据用户的角色设计可供用户使用的表单功能。
除了文档信息面板中的编辑属性，使用 Word 2016 的作者还可以将服务器上定义的属性插入到其文档中。 例如，如果文档属性包含项目经理名称，则可以将此名称插入到标题页、页脚或其他任意位置在文档中使用该名称。 如果将新的项目经理分配给某个项目，则可以在文档管理服务器上更新 "项目经理" 属性。 此更新的项目经理名称将反映在已插入到文档中的此属性的每个实例中。
将元数据用于内容类型
元数据是有关用于对内容进行分类和分类的文档的信息。 元数据以列的形式与内容类型相关联。 元数据可以通过将文档与作者、主题、受众和语言等相关联来提供有关文档的上下文信息。 与属性不同，元数据以列的形式存储，并且可以由 SharePoint 搜索引擎进行索引和搜索。
在网站集级别添加的元数据可以与内容类型相关联。 通过将元数据用于内容类型，所有后续内容类型都可以从网站集级别的父内容类型继承部分或全部元数据。 然后，可以在较低级别添加其他元数据，例如单个文档。
列模板
与内容类型关联的元数据的每个项都是列，它是列表中存储信息的位置。 列表或库通常以图形形式显示信息列。 但是，根据与列表关联的视图，列可以显示在其他窗体中，如日历显示中的天数。 在与列表或库相关联的窗体中，列显示为字段。
你可以定义在多个内容类型中使用的列。 若要执行此操作，请在 "列模板" 库中创建它们。 网站集的每个网站中都有一个列模板库。 与内容类型一样，在网站的 "列模板" 库中定义的列在该网站及其下方的所有网站中可用。
文件夹内容类型
文件夹内容类型定义与列表或库中的文件夹相关联的元数据。 将文件夹内容类型应用于列表或库时，该列表或库中的 "新建" 命令将包括 "文件夹内容类型"，这使用户可以创建该类型的文件夹。
你可以在仅在特定内容类型的文件夹中可用的列表或库中定义视图。 如果你希望文件夹包含特定类型的文档，并且希望该文件夹中的视图仅显示与该文件夹中包含的文档类型相关的列，此方法非常有用。
通过使用 SharePoint 产品 对象模型，您可以自定义文件夹内容类型的新命令，以便当用户创建该类型的新文件夹时，将根据存储在服务器上的模板预填充多个文件和文档。 例如，这对实现需要多个文件来参与单个可交付结果文档的复合文档类型很有用。
文档集是 SharePoint Server 2016 中的一项功能，可让你使用 Office 2016 来管理跨多个文档的可交付结果。 文档集是用于管理单个可交付结果或工作产品的特殊类型的文件夹，可在多个位置中包含多个文档。 使用 SharePoint Server 2016 提供的可扩展模板创建文档集。 你还可以自定义文档集模板以表示与你的组织相关的工作产品。 文档集还包括版本控制，可让你在其生命周期的不同点捕获完整文档集的状态。 有关文档集的详细信息，请参阅文档集规划（SharePoint Server 2010）。
规划文档内容类型
规划文档内容类型的第一阶段是查看 "分析文档使用情况（https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873）" 工作表中列出的每个文档类型，以确定现有内容类型是否适用于该类型的文档。 每个文档内容类型应直接从核心文档内容类型或从文档内容类型继承的内容类型继承其设置。 这可确保你的文档类型（如 "标题" 和 "创建者"）的基本列存在，并且你可以将模板与内容类型相关联。 如果核心内容类型（如 "文档"）已足够，请在 "分析文档使用情况" 工作表的 "内容类型" 列中输入内容类型名称。
注意: 支持的核心内容类型不包含 PDF 文件。
有关更改核心内容类型的信息，请下载白皮书 "有关编辑预定义内容类型和网站栏的指南" （https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922）。
计划列表内容类型
列表内容类型的元素包括与内容类型相关联的元数据列和可在该内容类型的项目上运行的工作流。 使用列表内容类型定义您的解决方案独有的一种列表项。 例如，在客户呼叫中心解决方案中，如果支持专业人员调查并解决客户的技术问题，则可以使用列表内容类型来标准化每个支持事件的数据，并使用工作流跟踪事件。
计划工作流
工作流在 SharePoint Server 2016 中实现文档、网页、表单和列表项的业务流程。 它们可以与库、列表或内容类型相关联。
在 "文档管理" 中，使用工作流可将人员的文档传送给人员，以便他们可以完成其文档管理任务，例如审阅文档、审批其发布或管理其处置。 此外，还可以使用自定义工作流将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。 例如，你可以设计工作流，以便在将文档安排为存档时将文档从一个网站复制到另一个网站。
SharePoint Server 2016 包括三态工作流，可用于管理通过三种状态或阶段跟踪项目状态的业务流程。 SharePoint Server 2016 还包括满足文档管理需求的以下工作流：
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收集反馈 发送要审阅的文档。
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审批 发送文档以供审批，通常是发布文档的先决条件。
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种类 管理文档过期和处置。
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收集签名 传送文档以进行签名。
如果要使工作流在使用该内容类型时可用，请将工作流与内容类型相关联。 例如，采购订单内容类型可能需要经理进行审批，然后才能完成交易。 若要确保在启动采购订单时始终可以使用 "审批" 工作流，请创建一个 "采购订单" 内容类型，并将 "审批" 工作流与之关联。 然后将 "采购订单" 内容类型添加到将存储采购订单的任何文档库。
若要为你的文档管理解决方案规划工作流，请分析你计划实现的每个文档内容类型，并确定必须可在该类型的内容上运行的业务流程。 然后，确定你将必须为该内容提供的工作流。
以下是分析合同内容类型的工作流的示例表。
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合同流程 |
合同工作流 |
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查看草稿。 |
收集反馈 |
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获得经理和法律顾问的批准。 |
审批 |
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解决打开的问题。 |
问题跟踪 |
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获取签名。 |
收集签名 |
有关详细信息，请参阅SharePoint 2013 中的工作流。
工作表
使用以下工作表记录本文中讨论的信息：
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内容类型和工作流计划工作表（https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878）
