在 SharePoint Server 中规划文档集

关于文档集

文档集是 SharePoint Server 2016 中的一项功能，使组织可以管理单个可交付结果或工作产品，其中包括多个文档或文件。 文档集是一种特殊的文件夹，它将唯一的文档集属性、文件夹和文档的属性和行为结合在一起，并提供用户界面（UI）、元数据和对象模型元素，以帮助管理工作产品的所有方面。

对于许多组织中的团队和用户，需要一组文档或工作产品，以便更好地管理项目或可交付结果。 例如，法律团队可能需要收集、创建和管理与特定案例相关的各种文档、照片和音频文件。 或者，销售团队可能需要从各种来源编译文档，以创建和管理潜在客户的建议（RFP）请求。 文档集使这些团队和用户能够将这些文档集作为单个集合、可交付结果或工作产品进行管理。 然后，文档集所有者可以创建自定义欢迎页面，该页面可显示包含的项目和有关工作产品的重要信息。

在 SharePoint Server 2016 中，想要一致地创建和管理文档集的组织可以为他们通常创建的每个工作产品配置文档集内容类型。 然后，文档集内容类型可以定义已批准的内容类型、属性、默认项目、列、工作流和策略。 然后，可以从父内容类型创建其他自定义文档集内容类型，每个内容类型从父文档集内容类型继承属性和设置。 将内容类型添加到库后，用户可以使用 "新建" 命令创建一个文档集，该文档集继承文档集内容类型的属性。 文档集内容类型提供了其他设置，可使你指定允许的内容类型、默认内容、共享列、欢迎页面栏和默认欢迎页面视图。

有关内容类型的详细信息，请参阅规划内容类型和工作流（SharePoint Server 2010）。

有关如何在 SharePoint Server 2016 中创建和管理文档集的详细信息，请参阅在 " SharePoint Server 2016 帮助" 中创建和配置新的文档集内容类型。

管理文档集

SharePoint Server 2016 中的文档集与文件夹共享许多相同的属性和属性。 但是，在规划文档集解决方案时，应注意一些重要事项。

• 文档集中可存在的文档数量没有限制。 但是，显示加载时间可能受默认情况下在5000项处设置的列表视图阈值的限制。 文档集中允许有文件夹，但不能在文档集中使用元数据导航。 因此，在确定文档集中应存在多少个项目时，请务必考虑超过列表视图阈值和导航设计问题的可能性。 此外，当你对文档集使用 "发送到" 功能时，文档集中的所有文档的总和不能大于50MB。 对于具有大量项目的集合或工作产品，文档库中的文件夹结构可能是更好的解决方案。

• 文档库中可能存在的文档集数量没有限制。 但是，列表中可以显示的文档集数将受到列表视图阈值的限制。

• 使用共享元数据时，如果有10个以上的项目在文档集中使用共享元数据，则每隔15分钟的计时器作业都会运行元数据更新。 例如，如果库的顶层有10个文档，并且文档集中有一个包含共享元数据的文档，则不会运行时间作业。 但是，如果你添加另一个具有9个文档的文档集，计时器作业将运行。

• 使用文档集路由时，发送到内容管理器的文档集将保留在放置库中，并由内容管理器处理计时器作业移动到适当的位置，默认情况下，默认情况下会运行。

若要在网站集中使用文档集，必须启用 "文档集" 功能。

为网站集启用文档集功能

1. 在 "网站设置" 页面上的 "网站集管理" 下，单击 "网站集功能"。

2. 在 "功能" 页面上的 "文档集" 中，单击 "激活"。

启用 "文档集" 功能后，您可以创建文档集内容类型。

规划文档集内容类型

你可以使用 "分析文档使用情况" 工作表来规划解决方案的文档集内容类型，可通过使用在SharePoint 2013 中标识用户和分析文档使用的文章完成此工作表。 然后，你可以使用内容类型工作表（http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&) = 0x409）来记录你将在解决方案中使用的每个新文档集内容类型的决策。

使用 "内容类型" 工作表计划文档集内容类型

1. 在 "内容类型" 工作表的 "内容类型   " 字段中输入文档集。

2. 输入将定义 "新建文档集" 内容类型的网站 URL。 请注意，内容类型在定义它们的网站和该网站下方的所有网站中可用。

3. 确定父内容类型    在 "内容类型" 工作表的 "父内容类型   " 字段中输入父文档集内容类型。 这将是你已计划的核心文档集内容类型或自定义文档集内容类型。

4. 确定文档集设置    在 "内容类型" 工作表中确定并指定以下文档集设置：

   1. 确定允许的内容类型    指定将在此文档集内容类型中允许的默认内容类型。

   2. 确定默认内容    如果你要创建的文档集内容类型将配置为在创建文档集的新实例时自动创建默认内容，你可以手动将文件添加到文档集。 只能添加文档集的允许内容类型的文件。

   3. 确定共享列    指定是否应自动将文档集的列值与包含在该集中的所有文档同步。

   4. 确定欢迎页列    指定每个文档集的欢迎页面上应显示哪些列。

   5. 确定 "欢迎" 页面视图    指定视图以在欢迎页面上显示文档集的内容。

5. 确定列和列的顺序    在 "内容类型" 工作表的 "计划列   " 表中：

   1. 输入从父内容类型继承的每个列。 在 "新建"   列中，为每个条目键入 "否"。

   2. 对于每个其他列，输入要创建的预定义列或列的名称。 输入其他列的名称及其类型，并指示它们是否为新列。

6. 在工作表的 "计划模板   " 部分中，键入 "无"。

7. 确定工作流    如果存在与文档集内容类型相关的可用工作流，则可以选择将其与内容类型相关联。 然后，可以在该内容类型的任何列表项上启动该工作流。 有关工作流计划的完整讨论，请参阅计划工作流。 查看工作流并确定哪些工作流可用后，在 "内容类型" 工作表的 "计划工作流   " 表中输入要与内容类型相关联的每个工作流。 如果工作流不是从父内容类型继承的，请在 "新"   列中输入信息。

8. 确定策略    策略是一组内容的规则;策略功能提供每个规则的详细信息，例如，能否打印内容类型的项目或应审核项目的哪些操作。 有关策略规划的详细信息，请参阅SharePoint Server 2013 中的规划信息管理策略。 查看策略并确定哪些策略功能和策略模板可用后，在 "内容类型" 工作表的 "规划策略   " 部分中，执行下列操作：

   1. 如果父内容类型具有策略设置，它们将在新内容类型中应用不变。 这确保了设置之后的策略在所有相关内容类型中强制实施。 如果当前内容类型从其父类型继承其策略设置，则在 "内容类型" 工作表的 "计划策略   " 部分中，对问题回答"是" "父内容类型" 中定义的策略。

   2. 如果当前内容类型基于父内容类型继承策略，请在 "记录策略的计划   " 部分的 "策略名称"   字段中，键入策略模板的名称。 同样，如果当前内容类型不继承策略，而你希望应用策略模板，请在 "记录策略的计划   的策略名称"   部分中，键入策略模板的名称。

   3. 如果当前内容类型从父内容类型继承一个或多个单独的策略功能，请在工作表的 "计划策略   " 部分中的功能   表中输入每个策略功能。 相反，如果当前内容类型不继承策略，而你希望将策略功能与当前内容类型相关联，请在 "功能   " 表中输入这些策略功能。 请注意，不能将单个策略功能和策略按名称关联到内容类型。

工作表

使用以下工作表记录本文中讨论的信息：

• 内容类型工作表（http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&) = 0x409）

• 分析文档使用情况工作表（http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&) = 0x409）