可以单独或一起将保留标签应用于 SharePoint 和 OneDrive 中的文件。
你看到的标签已由组织自定义。 如果对要应用哪个标签有疑问，请联系支持人员或 IT 部门。
将保留标签应用于项
在 OneDrive 或 SharePoint 库中，可以将保留标签应用于文件，例如在 Word、PowerPoint、Excel 或 OneNote 笔记本中创建的 Microsoft 365 文档。 还可以标记非 Office 文件，例如 PDF 文档或图像文件。 也可以标记 SharePoint列表项 。
也可以将标签应用于库或文件夹。 标记库或文件夹时，默认情况下，该保留标签会应用于该文件夹中未标记的文件。 了解有关 SharePoint 默认标签的详细信息。
在 OneDrive 或 SharePoint 中应用标签
- 选择项目。
- 在右上角，选择 打开详细信息窗格信息
- 在 “应用标签”下，选择“ 选择标签 ”以打开选项列表。
- 为文档选择相应的保留标签。 (要了解标签之间的差异，您可以指向每个标签以查看其说明及其保留期。)
- 如果出现 “保存 ”选项，请选择它。
为 SharePoint 文档库设置默认保留标签
- 打开文档库。
- 在窗口右上角附近，选择“设置”图标：
- 选择 “库设置”。
- 在 “设置 ”页的 “权限和管理”下，选择“ 将标签应用于此列表或库中的项目”。
- 在 “应用标签 ”页面上，选择下拉框，然后选择要应用的标签。
从现在开始，选择的标签将自动应用于添加到文档库的所有新文件。 - 可选：若要自动将标签应用于文档库中的当前所有文件，请选择“ 将标签应用于库中的现有项目”。
- 选择“保存”。
注意
可以在文件级别覆盖保留标签。 换句话说，在为库设置默认标签后，如有必要，您仍然可以为库中的单个或多个项目分配备用标签。
创建包含保留标签的视图
在 SharePoint (和 Teams（但不是 OneDrive) ）中，可以创建包含“ 标签 ”列或“ 项目是记录 ”列的库视图。 通过此视图，您可以一目了然地查看分配给所有项目的保留标签以及哪些项目是记录。 但是请注意，不能按“项目是记录”列筛选视图。 下面介绍如何创建此类视图。
首先，使“保留标签”列可见：
在任何列的顶部，选择向下箭头
，然后选择 列设置>显示/隐藏列。
在 “编辑视图列 ”窗格中，选择 “保留标签”框。
完成后，选择“ 应用”。
如果需要，可以保存视图以便日后快速访问：
在命令栏右端，选择“视图选项”“视图另存为>：
为视图指定名称。
选择是否要将视图公开给其他人看。
选择“保存”。
不允许对标记的项执行某些操作
如果商品带有保留标签，则不允许执行某些操作，具体取决于管理员选择的设置。
如果在 SharePoint 中看到一条消息说无法编辑标记的项，这是因为它已标记为 记录。 如果首次解锁此物品，则可以编辑它。 有关说明，请参阅下一部分。
锁定或解锁记录
某些保留标签能够“锁定”某个项目，因为它是必须保留的记录。例如，这可以防止删除该项目。 对于合同等内容，这是一项重要的记录保存措施。 但是，您也许能够解锁物品，以便可以使用新版本对其进行修订或更新。
注意
是否可以锁定或解锁项目由管理员控制下的设置决定，包括标签配置、网站配置以及您是否具有 “参与” 权限。
- 在库或列表中，选择要锁定或解锁的项目。
- 在窗口右上角附近，选择“ 打开详细信息窗格：
- 在 “详细信息” 窗格的 “记录状态”下，选择 “已锁定”。
- 切换控件将显示在设置名称旁边。 单击开关以从 “已锁定 ”切换到 “未锁定”，反之亦然。
解锁项目后，即可对其进行编辑。 完成编辑后，还可以按照上述步骤将 “记录”状态 切换回 “已锁定”，从而再次锁定项目。
重要
如果管理员已关闭版本控制，并且记录一开始处于解锁状态，则您可以锁定该项目，但随后无法再次解锁。 换句话说，对于此方案，它是单向操作，而不是切换。
另请参阅
对于管理员： 比较允许或阻止哪些操作的限制