将保留标签应用于 SharePoint 或 OneDrive 中的文件

可以将保留期标签应用于 SharePoint 和 OneDrive 的文件,不管是单独还是共同的。 

你看到的标签已由组织自定义。 如果对要应用哪个标签有疑问,请联系技术支持或 IT 部门。  

将保留标签应用于项目

在 OneDrive 或 SharePoint 库中,可以标记大多数文件,例如 Word 、 PowerPoint 、 Excel 等中创建的 Office 文档,甚至是OneNote 文件。 还可以标记非 Office 文件,如 PDF.)

在库中,还可以标记文件夹。 标记文件夹时,该保留标签将应用于该文件夹中的所有文件。

在 SharePoint 列表中,您可以标记某些类型的项目。

在标签或 OneDrive 中应用 SharePoint

  1. 选择项目。 

  2. 在右上角,选择"打开详细信息窗格" "信息"或"打开详细信息窗格"按钮

    突出显示"打开详细信息窗格"按钮

  3. "应用标签"下,选择"选择标签"以打开选项列表。

    在"属性"部分中的"应用标签"下,单击打开选项列表。

  4.  为文档选择合适的保留标签。 (若要了解标签之间的差异,可以指向每个标签以查看其说明及其保留期。)

  5. 如果显示 "保存" 选项,请选择它。

为 SharePoint 文档库设置默认保留标签

  1. 打开文档库。

  2. 在窗口右上角附近,选择"设置"图标 SharePoint 库或列表中的"设置"图标。  

  3. 选择"库设置"。

  4. 在"设置"页上的"权限和管理"下,选择"将标签应用于此列表或库中的项目"。

  5. "应用标签 "页上,选择下拉框,然后选择要应用的标签。

    从现在开始,选择的标签将应用于添加到文档库的所有新文件。

  6. 可选:若要同时将标签应用于文档库中当前的所有文件,请选择"将标签应用于库中的现有项目"。

  7. 选择“保存”。

注意: 可以在文件级别覆盖保留标签。 换言之,为库设置默认标签后,您仍可以在必要时为库中的单个项目分配备用标签。

创建包含保留标签的视图

在 SharePoint (和 Teams) 中, OneDrive ) 创建包含"标签"列或"项目是记录"列的视图。 通过此视图,可一目了然地查看分配给所有项目的保留标签以及记录的项目。 但是请注意,不能按"项是 记录 "列筛选视图。 下面将了解如何创建此类视图。

首先,使"保留标签"列可见: 

  1. 在任何列的顶部,选择向下箭头 点击 V 形图标,展开详细信息。 ,然后选择"列设置>显示/隐藏列"。

    在新式 SharePoint >库中选择列标题时,"列"设置会选择"显示/隐藏列"选项
  2. 在" 编辑视图列" 窗格中,选中"保留期 标签"框

    选择"保留标签",使该列在库或列表中可见。
  3. 完成后,选择"应用"。

如果需要,可以保存视图以便以后快速访问:

  1. 在命令栏的右端,选择"视图选项">"将视图另存为":

    在"切换视图选项"下,选择"将视图另存为"。
  2. 为视图分配名称。

  3. 选择是否希望视图公开供其他人查看。

  4. 选择“保存”。

某些操作不允许用于标记的项目

当项目具有保留标签时,根据标签配置和位置,不允许执行某些操作。 例如,不能删除 SharePoint 中标记的项目,但可以在 OneDrive 中删除。

如果您在 SharePoint 中看到一条消息,指出无法编辑已标记的项目,这是因为它已被标记为 记录。 如果第一次解锁此项目,你或许可以编辑它。 有关说明,请参阅下一部分。

解锁记录 

某些保留标签能够"锁定"项目, 因为它是必须保留 的记录 例如,这可以防止项被删除。 对于合约等内容,这是一个重要的记录记录度量值。 但是,你或许能够解锁项目,以便可以使用新版本来修改或更新它们。 

注意: 是否可以解锁项目取决于管理员控制的设置,包括标签配置、网站配置以及您是否具有"参与"权限。

  1. 在库或列表中,选择要解锁的项目。

  2. 在窗口右上角附近,选择"打开详细信息窗格 " "信息"或"打开详细信息窗格"按钮

    突出显示"打开详细信息窗格"按钮

  3. 在"详细信息"窗格的"记录状态"下,选择"锁定"。

  4. 切换控件显示在设置名称旁边。 单击开关以从"锁定"切换到"已解锁"。

    选择切换控件以从"锁定"切换为"已解锁",反之亦然。

解锁项目后,可对其进行编辑。 完成编辑后,还可按照上述步骤将"记录状态"切换回"锁定",再次锁定该项目。   

另请参阅

对于管理员:比较允许或阻止哪些操作的限制

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