摘要： 了解 2013 年 10 月文档管理解决方案和文档管理SharePoint过程。
本文包含文档管理解决方案的各种元素的简要说明，这些元素基于 SharePoint Server 2016 。
文档管理控制组织的文档的生命周期 - 文档的创建、审阅和发布方式，以及文档最终处置或保留方式。 尽管术语"管理"意味着信息由组织高层控制，但有效的文档管理系统应反映使用它的组织文化。 用于文档管理的工具应足够灵活，使你可以严格控制文档的生命周期（如果符合企业的文化和目标），而且还要让你实施结构更松散的系统（如果更适合你的企业）。
文档管理系统的元素
有效的文档管理解决方案指定以下内容：
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可在组织中创建哪些类型的文档和其他内容。
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要用于每种文档类型的模板。
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为每种文档类型提供哪些元数据。
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文档生命周期每个阶段的存储位置。
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如何在文档的生命周期每个阶段控制对文档的访问。
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如何在组织内部移动文档，因为团队成员参与文档的创建、审阅、审批、发布和处置。
SharePoint Foundation 2013 包括实现文档管理所有这些方面的功能。 SharePoint Server 2016 包含相同的功能，并添加了以下项：
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要应用于文档的策略，以便审核与文档相关的操作、适当保留或处置文档，以及保护对组织重要的内容。
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如何将文档作为公司记录处理，这些记录必须按照法律要求和企业准则进行保留。
要确保信息工作者可以轻松地利用这些功能，而无需离开其日常操作和熟悉的工具， Microsoft Office 系统 中的应用程序（如 Microsoft Outlook 和 Word ）还包括支持文档生命周期中每个阶段的功能。
规划过程
文档管理规划过程包括以下主要步骤：
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标识文档管理角色 确保你的计划包含组织的关键利益干系人的反馈，你拥有实施解决方案的最佳团队，并且你知道谁将参与文档管理流程。
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分析文档使用情况 确定处理文档的人后，确定他们处理的文档类型及其使用方式。 有关详细信息，请参阅识别用户并分析 (SharePoint Server 2010) 。
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规划文档的组织 您可以在网站集、网站和库中组织文档。 SharePoint Server 2016 提供了一系列功能来帮助组织和存储文档，从专用网站到松散结构化的文档库，以便快速创建和协作文档。 在库中，还可以将内容组织到文件夹和子文件夹中。 有关详细信息，请参阅文档库规划 (SharePoint Server 2010) 。
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规划内容如何在位置之间移动 可能需要在其生命周期的不同阶段将文档从一个站点或库移动或复制到另一个站点或库。 有关详细信息，请参阅文档库规划中的"规划内容流" (SharePoint Server 2010) 。
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计划内容类型 使用内容类型组织有关文档的信息，例如元数据、文档模板和工作流过程。 这是帮助组织文档并在整个组织中强制实施一致性的重要步骤。 有关详细信息，请参阅 Server 2010 (SharePoint 的内容类型和工作流) 。
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规划工作流 为组织规划工作流时，当每个参与者在文档的生命周期中协作时，你可以控制和跟踪文档如何从一个团队成员移到另一个团队成员。 SharePoint Server 2016 包括常见团队任务（如审阅和审批文档）的工作流。 SharePoint Server 2016 还支持创建和安装自定义工作流。 有关详细信息，请参阅 Server 2010 (SharePoint 的内容类型和工作流) 。
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规划内容治理 你可以根据内容类型或存储位置规划适当的控制度。 例如，您可能需要先签出特定库中的文档，然后才能对其进行编辑。 有关详细信息，请参阅 Server 2010 (SharePoint版本控制、内容审批和) 。
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计划策略 对于每个内容类型，请规划信息管理策略，以确保根据组织的机构和法律要求审核、保留和处理文档。 SharePoint Server 2016 包括实施审核、文档保留和条形码策略 (以确保打印的内容可以与相应的电子版本相关联) 。 有关详细信息，请参阅Server 2010 (SharePoint信息管理策略) 。
注意: 策略在 SharePoint Foundation 2013 中不可用。
