如果你有许多联系人,你的联系人列表可能有点麻烦。 更改联系人的排序方式可以帮助你找到所需的联系人。

若要对联系人进行排序,请执行下列操作:

  1. 单击“人员”。

    单击“人员”

  2. 单击"开始>当前视图>列表"。

  3. 单击要排序的列标题。 例如,若要按姓氏的字母顺序显示联系人,请单击"文件为"。

    单击要作为排序依据的列标题。

提示: 如果为 联系人分配了不同的颜色类别,可以单击"类别 "列标题 以按该方式进行排序。

若要查找特定联系人, 请使用"搜索联系人"功能

更改联系人姓名的格式

您的联系人的格式可能并不完全相同,这可能意味着当您使用"文件为"列进行排序时,这些 联系人不会按预期 显示。 例如,有些可能归档为"名字"和"姓氏",而另一些可能归档为"姓氏"和"名字"。 如果你的联系人未按照你希望的方式排序,请尝试以下操作:

  1. 单击“文件” > “帐户设置” > “帐户设置”。

    单击“文件”>“帐户设置”>“帐户设置”

  2. 在"通讯簿"选项卡上,选取要更改其名称格式的通讯簿,然后单击"更改"。

    单击所需通讯簿,然后单击“更改”。

  3. "显示姓名依据"下,选取"文件 (Smith、John) "。

注意: 如果电子邮件位于 Exchange 服务器上,您可以更改主 Outlook 联系人列表和您创建的任何联系人文件夹中的联系人的姓名格式,但不能更改全局地址列表 (GAL) 中人员的姓名格式。 此通讯簿由管理员自动设置和管理。

更改单个联系人姓名的格式

使用"文件方式"列对联系人列表进行排序后,一个或两个联系人仍可能不会按您需要的方式显示。 若要更改单个联系人的格式设置方式,请执行下列操作:

  1. 双击要更改的联系人。

  2. 在"文件"右侧框中,单击下拉箭头,选择需要的格式。 例如,如果尝试让 JohnArkson 使用姓氏、名字格式进行归档,请从列表中选择"Arkson、John"。

    单击“表示为”右侧的框,选择所需的格式。

    提示: 如果未看到正确的格式,可以使用想要的格式在"文件形式"框中键入名称。

  3. 单击“保存并关闭”。

如果希望联系人列表按联系人的姓氏排序,则必须将显示格式更改为姓氏、名字格式。 更改显示格式后,你可能需要单独更改未随格式更改更新的任何联系人。

更改为姓氏、名字格式

您可以更改主 Microsoft Outlook联系人文件夹或您创建的任何联系人文件夹中的联系人的姓名格式。 这些文件夹列在 Outlook 通讯簿 中。 但是,不能更改"全局地址列表"中名称的名称格式 (GAL) 。 有关 GAL 的详细信息,请参阅下面的为什么无法更改某些联系人的姓名 格式?部分

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“帐户设置”,然后再单击“帐户设置”。

    Backstage 视图中的“帐户设置”

  3. 在"通讯簿"选项卡上的"姓名"列表中,单击Outlook通讯簿",然后单击"更改"。

  4. Outlook通讯簿"下,单击要更改其联系人显示格式的通讯簿。 例如,单击"联系人:邮箱 - 邮箱名称"。

  5. "显示姓名依据"下,单击" (Smith、John) "

  6. 单击"Microsoft通讯簿Outlook帐户"对话框中"设置关闭"。

  7. 退出并重启Outlook。

将单个联系人更改为姓氏、名字格式

更改通讯簿中现有联系人的姓名格式Outlook,更改将应用于您创建的未来条目。 但是,有时并非所有联系人都更新格式更改。 在这些情况下,必须更改每个联系人的格式。

  1. "联系人"中,双击不显示姓氏、名字格式的联系人。

  2. 在打开的联系人的" 文件 形式"框中,单击姓氏、名字格式的名称。 例如,单击"Smith,John"。

  3. 在"联系人"选项卡上的"操作"组中,单击"保存&关闭"。

  4. 针对未以正确名称格式显示的每个联系人重复上述步骤。

注意: 

  • 在联系人卡片中,电子邮件地址的显示名称是电子邮件的"收件人"、抄送和密件抄送行上显示的名称,也是搜索联系人时在通讯簿中显示的名称。 " 显示 名称"是根据在"全名"框中键入联系人姓名 的创建 方式创建的。

  • "公司名称 "框中 以 "开始 "的公司 名称会自动显示在名称中下一个单词的下面。 例如,"电话公司"电话公司"。

为什么无法更改某些联系人的姓名格式?

您的"联系人"Outlook中显示的联系人将 Outlook 通讯簿 。 您也可以创建其他"联系人"文件夹并命名,您可以在其中每个文件夹中更改名称格式。 但是,不能更改"全局地址列表"Microsoft Exchange Server GAL" (名称) 。 GAL 中名称的格式由组织的管理员设置。

  • 全局地址列表 (GAL)     若要显示此通讯簿,必须使用Microsoft Exchange Server帐户。 GAL 包含组织中所有人的姓名和电子邮件地址。 GAL 自动配置有一个Exchange帐户。 管理员Exchange管理员或网络管理员创建和维护 GAL。 GAL 还可以包含外部联系人、通讯组列表、会议室和设备的电子邮件地址。

  • Outlook 通讯簿     此通讯簿不要求你使用Exchange帐户。 "Outlook通讯簿"是自动创建的,其中包含默认"联系人"文件夹中列出电子邮件地址或传真号码的联系人。 单击"通讯簿"列表中的"联系人"时,这些联系人会显示在"通讯簿"对话框中。

    如果创建其他联系人文件夹,可以将每个文件夹的属性设置为将联系人包括为通讯簿Outlook一部分。

您也可以更改在通讯簿中创建的其他通讯簿的名称Outlook。 有关详细信息,请参阅 添加或删除通讯簿

若要查看所有可用的通讯簿,请单击工具栏上的"通讯簿",然后单击"通讯簿"列表中的向下箭头。

"通讯簿"列表中列出了每个"联系人"文件夹。

如果希望联系人列表按联系人的姓氏排序,则必须将显示格式更改为姓氏、名字格式。 更改显示格式后,你可能需要单独更改未随格式更改更新的任何联系人。

更改为姓氏、名字格式

您可以更改"联系人"文件夹或创建 Microsoft Office Outlook 2007 联系人文件夹中的联系人的姓名格式。 这些文件夹列在 Outlook 通讯簿 中。 但是,不能更改"全局地址列表"中名称的名称格式 (GAL) 。 有关 GAL 的详细信息,请参阅下面的为什么无法更改某些联系人的姓名 格式?部分

注意: 以下过程要求重启Outlook,更改才能生效。

  1. 在Outlook"工具"菜单上,单击"帐户设置"。

  2. 在"通讯簿"选项卡上的"姓名"列表中,单击Outlook通讯簿",然后单击"更改"。

    您的通讯簿显示在“通讯簿”选项卡上

  3. Outlook通讯簿"下,单击要更改其联系人显示格式的通讯簿。 例如,单击"联系人:个人文件夹"或"联系人:邮箱 - 邮箱名称"。

  4. "显示姓名依据"下,单击" (Smith、John) "

    为通讯簿中的条目选择姓名格式

  5. 单击 "关闭" 两次。

  6. 关闭并重新启动 Outlook。

  7. 若要验证格式更改,请在"Outlook"菜单上单击"选项"。

  8. 在"首选项"选项卡上的"联系人和便笺"下,单击"联系人选项"。

  9. 在" 联系人选项 "框中,执行下列操作之一:

    • 默认"文件为"顺序列表中,首先验证"最后"和"第一个"。

    • 在"默认文件为"顺序列表中,单击"上次"、"第一个"。

  10. 单击“确定”两次。

将单个联系人更改为姓氏、名字格式

更改通讯簿中现有联系人的姓名格式Outlook,更改将应用于您创建的未来条目。 但是,有时并非所有联系人都更新格式更改。 在这些情况下,必须更改每个联系人的格式。

  1. "联系人"中,双击不显示姓氏、名字格式的联系人。

  2. 在打开的联系人中,在左上角的"文件形式"框中,单击姓氏、名字格式的名称。 例如,单击"Smith,John"。

    联系人中的“表示为”列表

  3. 在"联系人"选项卡上的"操作"组中,单击"保存并关闭"。

  4. 针对未以正确名称格式显示的每个联系人重复上述步骤。

注意: 

  • 在联系人卡片中,电子邮件地址的显示名称是电子邮件的"收件人"、抄送和密件抄送行上显示的名称,也是搜索联系人时在通讯簿中显示的名称。 " 显示 名称"是根据在"全名"框中键入联系人姓名 的创建 方式创建的。

  • "公司名称 "框中 以 "开始 "的公司 名称会自动显示在名称中下一个单词的下面。 例如,"电话公司"电话公司"。

为什么无法更改某些联系人的姓名格式?

您的"联系人" Outlook 2007 中显示的联系人由"联系人"文件夹 Outlook 通讯簿 。 您也可以创建其他"联系人"文件夹并命名,您可以在其中每个文件夹中更改名称格式。 但是,不能更改 MICROSOFT Exchange 全局地址列表和 GAL (名称) 。 GAL 中名称的格式由组织的管理员设置。

  • 全局地址列表 (GAL)     若要显示此通讯簿,必须使用Microsoft Exchange Server帐户。 GAL 包含组织中所有人的姓名和电子邮件地址。 GAL 自动配置有一个Exchange帐户。 管理员Exchange管理员或网络管理员创建和维护 GAL。 GAL 还可以包含外部联系人、通讯组列表、会议室和设备的电子邮件地址。

  • Outlook 通讯簿     此通讯簿不要求你使用Exchange帐户。 "Outlook通讯簿"是自动创建的,其中包含默认"联系人"文件夹中列出电子邮件地址或传真号码的联系人。 单击"通讯簿"列表中的"联系人"时,这些联系人会显示在"通讯簿"对话框中。

    如果创建其他联系人文件夹,可以将每个文件夹的属性设置为将联系人包括为通讯簿Outlook一部分。

您也可以更改在通讯簿中创建的其他通讯簿的名称Outlook。 有关详细信息,请参阅 添加或删除通讯簿

若要查看所有可用的通讯簿,请单击工具栏 上的 "通讯簿",然后单击"通讯簿"下方的箭头。

“通讯簿”列表

"通讯簿"列表中列出了每个"联系人"文件夹。

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