自定义 SAP 工作流任务的电子邮件通知

在 SharePoint Designer 中打开工作流网站

可以对电子邮件任务通知进行自定义。通知邮件是工作流定义的一部分。若要修改通知邮件，请在 Microsoft SharePoint Designer 2010 中打开工作流网站。

1. 在 Windows“开始”菜单上，单击以启动 SharePoint Designer 2010，然后单击“打开网站”。

2. 在“打开网站”对话框的“网站 URL”框中，输入您要处理的工作流的 URL。这样将打开该工作流的“网站信息”页面。

3. 在导航窗格中，单击工作流打开页面，您可以在何处管理工作流设置。

4. 在“工作流”面板中，找到“列表工作流”部分及该通知邮件的任务类型的名称。例如，下图显示了“测试任务”任务类型的此页面。
   

   

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访问通知邮件的设置

对于每个单个任务，Duet Enterprise 都会发送一封通知邮件。若要更改该邮件，必须更改工作流处理每个单个任务的方式。

若要更改每个任务的邮件，请执行下列操作：

1. 双击任务类型的名称以打开该工作流的页面，可以在此页面上查看和管理设置。

2. 在工作流设置页面上，单击编辑工作流 以打开工作流编辑器中。

3. 在编辑器窗格中，找到“步骤 1”，然后单击“审批”。

4. 在审批页上，单击更改单个任务的行为，以打开任务行为页面。

   

5. 在“任务行为”页面上的“任务待定时”窗格中，单击“当前任务分配对象”。

   在下图中，这些操作指示 Duet Enterprise 将任务记录到工作流历史记录列表中，然后向分配有该任务的用户发送电子邮件任务通知。

   

指定任务通知的接收者

默认情况下，Duet Enterprise 使用包含电子邮件地址的动态表单（一个称为“当前任务:分配对象”的变量）发送任务通知邮件。在发送任务通知时，Duet Enterprise 会查找合适的人员或 SAP 角色，然后向该地址发送通知。

若要修改接收者地址，请执行下列操作：

1. 在“定义电子邮件”窗口的“收件人:”行中，单击“通讯簿”按钮。

2. 在“选择用户”对话框中，在“键入名称或电子邮件地址”框中输入一个名称，或者从可用的列表中选择一个接收者，然后单击“添加>>”。

1. 若要从接收者列表中删除一个名称，请在“选择的用户:”框中选择要删除的接收者的名称，然后单击“<<删除”。

2. 选择完用户后，单击“确定”返回到“定义电子邮件”窗口。

更改邮件中的静态文本

可以在邮件中包含静态信息：每次在工作流创建电子邮件任务通知的实例时，此文本都不会改变。

若要包含静态信息，请执行以下操作：

• 在“定义电子邮件”窗口中，将光标置于希望文本显示的位置。然后，直接在邮件正文或主题行中键入信息。

向邮件中添加超链接

可以在工作流任务通知邮件的正文中包括静态超链接，静态超链接是始终链接到相同地址或位置的超链接。若要添加超链接，请使用带有 href 属性的 HTML 定位标记（<a> 和 </a>），并指定目标地址作为 href 属性的值。 

例如，可以使用以下文本和超链接添加指向任务详细信息的链接。

You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint. 

在生成的邮件中，定位标记之间的文本显示为指向指定地址的超链接。

向邮件中添加动态内容

在任务通知中使用动态变化的信息一般都很有用。例如，您可能想在工作流中包括其他人的注释或者包括客户端 ID，使用户可以确信某个具体引用的可靠性。通常，在您添加动态内容时，您会使用当前项目（工作流中的当前任务）中的域的值。

若要向电子邮件任务通知中添加动态内容，请执行下列操作：

1. 在定义电子邮件对话框中，单击添加或更改查阅以打开查找字符串对话框中。

   

   在 SharePoint Designer 2010 中，查找是一项在工作流运行时从数据源中检索数据的功能。工作流可在此后使用该数据执行一些其他工作流操作。

2. 在“数据源”下拉列表中，选择您要添加到通知中的动态信息的数据源。工作流通常使用“当前项目”数据源或“工作流变量和参数”数据源中的动态信息。如果您不知道选择哪个数据源，请与您的工作流管理员联系。

3. 在“源中的域”下拉列表中，选择要使用的域。

   “源中的域”列表中出现的选项取决于所选的“数据源”以及工作流网站设计人员是否为工作流创建了“扩展的业务属性”。

   以下列表提供了有关“当前项目”数据源和“工作流变量和参数”数据源中预定义的域的附加信息。若要查看有关这些数据源中的域的详细信息，请展开此列表中的一个或多个项目。

   数据源的字段 =当前项目。

   “当前项目”数据源指的是工作流中的当前任务。选择此选项后，您就可以从该任务中选择一个值。例如，“当前项目”数据源包括诸如“审批状态”、“签入备注”等域，以及提供有关工作流中的特定活动任务的信息的其他值。此外，“当前项目”的有效域列表将包括配置为“扩展的业务属性”的所有属性。

   此处的“当前项目”数据源所列出的域太多。但是，下表列出了一些最常见的域。

   • 审批状态

   • 审批者备注

   • 签入备注

   • 客户 ID

   • 创建人

   • ID

   • 姓名

   • 路径

   • 模板链接

   • URL 路径

   数据源的字段 = 工作流变量和参数

   下表列出了当您选择“工作流变量和参数”时“源中的域”下拉列表中您可以使用的值。

   域名称	说明
   变量: Comments	此变量包含来自 SAP 任务发起方的注释（如果有）。
   变量: DueDateForAllTasks	此变量包含工作流中所有任务的完成期限。
   变量: MailSubject	此变量包含任务通知电子邮件的主题行。
   变量: NotificationMessage	此变量包含 SAP 任务发起人发送的通知邮件。
   变量: StartDeadline	此变量包含所有任务必须要开始的日期。
   变量: TaskPriority	此变量包含任务的优先级。
   变量: TaskTypeName	此变量包含任务的类型名称。
   变量: WFInitiatorUser	此变量包含工作流发起人的名称。

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4. 单击“确定”接受查阅值并返回到“定义电子邮件”对话框。

5. 单击“确定”接受对该电子邮件任务通知的更改。