自定义 SAP 工作流任务的电子邮件通知

应用对象
Duet 2010

为某人分配 SAP 工作流任务时，Microsoft SharePoint 和 SAP 的 Duet Enterprise 会自动向分配的人员或组发送包含任务通知的电子邮件。 可以自定义 Duet Enterprise 发送的电子邮件通知消息的内容。 例如，可以添加指向相关信息的链接或添加有关任务的详细信息。

通知消息是特定工作流的内部定义的一部分。 也就是说，特定工作流的所有单独任务都具有相同的关联电子邮件通知消息。 若要修改通知消息，实际上，必须修改任务类型的工作流。

重要

必须具有网站所有者权限才能执行本文中的过程

本文内容

步骤 1 - 访问电子邮件任务通知模板

在 SharePoint Designer中打开工作流网站

可以自定义电子邮件任务通知。 通知消息是工作流定义的一部分。 若要修改通知消息，请在 Microsoft SharePoint Designer 2010 中打开工作流网站。

  1. 在 Windows“开始”菜单中，单击以启动 SharePoint Designer 2010，然后单击“打开网站”。

  2. 在“打开网站”对话框的“网站 URL”框中，输入要使用的工作流的 URL。 这会打开工作流的“网站信息”页。

  3. 在 “导航 ”面板中，单击“ 工作流 ”打开可在其中管理工作流设置的页面。

  4. 在 “工作流 ”面板中，找到 “列出工作流” 部分以及通知消息的任务类型的名称。 例如，下图显示了 TestTask 任务类型的此页面。

    在 SharePoint Designer 中，您可以导航到新创建的 Duet 工作流

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访问通知消息的设置

Duet Enterprise 为每个单独的任务发送通知消息。 若要更改消息，必须更改工作流处理每个单个任务的方式。

若要更改每个任务的消息，请执行以下操作：

  1. 双击任务的名称 type.to 打开工作流的页面，以便查看和管理设置。
  2. 在“工作流设置”页上，单击“ 编辑工作流”“编辑工作流”按钮打开一个页面，其中包含用于修改工作流以 打开工作流编辑器的选项。
  3. 在编辑器窗格中，找到 “步骤 1”，然后单击“ 审批”。
  4. 在“审批”页中，单击“ 更改单个任务的行为 ”，打开“任务行为”页。
    若要更改电子邮件通知的内容，必须更改单个任务的行为
  5. 在“任务行为”页上的“ 任务挂起时 ”窗格中，单击“ 当前任务：分配给”。
    在下图中，这些操作指示 Duet Enterprise 将任务记录在工作流历史记录列表中，然后向分配了该任务的用户发送电子邮件任务通知。
    “任务待定时”窗格定义单个未完成任务的行为

步骤 2 - 修改任务通知的内容

可以使用“定义Email消息”窗口中的选项修改电子邮件任务通知的内容。 消息的内容可以包括静态信息 (普通文本和超链接) 和动态 (变量) 信息。 Duet Enterprise 每次撰写特定消息时都会检索动态信息。

例如，此图使用以下静态信息：编号列表、使用粗体字体的文本和两个超链接、重新分配此任务和详细信息。 此外，该图还显示了保存动态信息的变量的几个示例： CurrentTask：Assigned To、 %Variable：MailSubject%、 %Variable：WFInitiatorUser%等。

可以在“定义电子邮件”对话框中自定义任务通知邮件

指定任务通知的收件人

默认情况下，Duet Enterprise 对任务通知消息使用动态形式的电子邮件地址，这是一个名为 Current Task： Assigned 的变量。 发送任务通知时，Duet Enterprise 会查找正确的人员或 SAP 角色，然后将通知发送到该地址。

修改收件人地址：

  1. 在“定义电子邮件”窗口的“目标：”行中，单击“通讯簿”按钮。
  2. 在 “选择用户 ”对话框中，在“ 键入姓名或电子邮件地址 ”框中输入名称，或从可用列表中选择收件人，然后单击“ 添加>>”。

重要

如果提供静态地址，则每当需要更改地址时，都必须在 SharePoint Designer 2010 中打开工作流并手动更改收件人。

可以在“选择用户”对话框中选择电子邮件任务通知的接收者

  1. 若要从收件人列表中删除姓名，请在 “所选用户： ”框中，选择要删除的收件人的姓名，然后单击“ 删除<<”。
  2. 选择完用户后，单击“ 确定 ”返回到 “定义电子邮件” 窗口。

更改消息中的静态文本

可以在邮件中包含静态信息：每次工作流创建电子邮件任务通知的实例时，此文本将相同。

若要包含静态信息，请：

  • 在 “定义电子邮件” 窗口中，将光标置于要显示文本的位置。 然后，直接在邮件正文或主题行中键入信息。

可以在工作流任务通知消息的正文中包含静态超链接（即始终链接到同一地址或位置的超链接）。 若要添加超链接，请使用带有 href 属性的 <> (和 </a>) 的 HTML 定位点标记，并将目标地址指定为 href 属性的值。

例如，可以使用以下文本和超链接添加指向任务详细信息的链接。

You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint.

在生成的消息中，定位标记之间的文本显示为指向指定地址的超链接。

可以添加指向任务通知邮件内容的超链接

向消息添加动态内容

在任务通知中使用动态更改信息通常很有帮助。 例如，你可能希望包含工作流中其他人的注释或客户端 ID，以便用户可以确定特定引用。 通常，添加动态内容时，将使用当前项中的字段值 (工作流) 中的当前任务。

若要向电子邮件任务通知添加动态内容，请执行以下操作：

  1. 在 “定义电子邮件 ”对话框中，单击“ 添加或更改查找 ”，打开“ 查找字符串 ”对话框。
    可以使用“查找字符串”对话框中的选项为任务通知提供动态内容
    在 SharePoint Designer 2010 中，查找是在工作流运行时从数据源检索数据的一项功能。 然后，工作流可以使用数据来执行其他工作流操作。

  2. 在“ 数据源” 下拉列表中，选择要添加到通知的动态信息的数据源。 工作流通常使用来自 当前项 数据源或 工作流变量和参数 数据源的动态内容。 如果不知道要选择哪个数据源，请与工作流管理员联系。

  3. 在 “源中的字段 ”下拉列表中，选择要使用的字段。
    显示在 “源中的字段 ”列表中的选项取决于所选 的数据源 ，以及工作流网站设计器是否为工作流创建了任何 扩展业务属性 。
    以下列表提供了有关 当前项 数据源以及 工作流变量和参数 数据源中预定义字段的其他信息。 若要查看有关这些数据源中的字段的详细信息，请展开此列表中的一个或多个项。
    数据源 = 当前项的字段。
    当前项数据源是指工作流中的当前任务。 选择此选项可以从该任务中选择一个值。 例如， “当前项” 数据源包括“审批状态”、“签入注释”等字段，以及提供有关工作流中特定活动任务的信息的其他值。 此外， 当前项 的有效字段列表将包括配置为 扩展业务属性的所有属性。
    “当前项”数据源的字段太多，无法在此处列出。 但是，以下列表显示了一些最常见的字段。

    • 审批状态
    • 审批者注释
    • Check-In 注释
    • 客户 ID
    • 创建者
    • ID
    • 名称
    • 路径
    • 模板链接
    • URL 路径

    数据源的字段 = 工作流变量和参数
    下表显示了选择“工作流变量和参数”时，可以从“源中的字段”下拉列表中使用的值。

    字段名称 说明
    变量：注释 此变量包含来自 SAP 任务发起者的注释（如果有）。
    变量：DueDateForAllTasks 此变量包含工作流中所有任务的完成截止时间。
    变量：MailSubject 此变量包含任务通知电子邮件的主题行。
    变量：NotificationMessage 此变量包含来自 SAP 任务发起者的通知消息。
    变量：StartDeadline 此变量包含所有任务必须开始的日期。
    变量：TaskPriority 此变量包含任务的优先级。
    变量：TaskTypeName 此变量包含任务的类型名称。
    Variable：WFInitiatorUser 此变量包含工作流发起程序的名称。

    .

  4. 单击“ 确定 ”接受查阅值并返回到“ 定义电子邮件 ”对话框。

  5. 单击“ 确定” 接受对电子邮件任务通知的更改。

步骤 3 - 发布更改。

在任务设置页的功能区上，单击“ 发布”。 生成的电子邮件将包括你针对所有未来任务所做的更改。