设置邮件合并规则

向邮寄列表发送信函时, 可以自定义邮件, 例如, 根据数据源的某些域中的值为某些收件人添加 "已过期" 字样。 自定义基于执行合并时运行的规则。

"已过期" 示例将使用 If .。。然后 .。。Else 规则, 为 "截止日期" 字段的值过去的收件人指定包含文本 "过期"。

设置规则在选择邮件合并的收件人后以及在文档中插入合并域之后。。

转到 "邮件">规则, 并根据下面的说明选择规则。

假设您发出一个有关季度会议的邀请。 您的数据源不存储会议日期, 会议日期在邀请中显示多次。

通过在文档中放置书签并包括 Ask 域, 可以为每个会议运行相同的合并。 你必须键入的唯一内容是会议日期, 你将只键入一次。

  1. 在合并文档中, 按 Ctrl + F9, 然后键入名称以创建书签。 在希望在文档中显示 Ask 域的答复的每个位置重复此操作。

  2. 将光标放在文档中刚创建的第一个书签之前的某个位置。

  3. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则"> "提问"。

  4. 选择刚创建的书签 (或键入其名称), 然后在 "提示" 框中输入提示, 如 "事件日期?"。

  5. 选择"确定", 然后再次单击"确定"

  6. 在该过程结束时, 当点击 "完成" & "合并" 时, 选择 "编辑单个文档"。 系统将提示您为每个收件人提供答复。 该响应将插入到您指定的书签中, 在由合并产生的文档中。

详细信息:域代码: Ask 域

假设您发出一个有关季度会议的邀请。 您的数据源不存储会议日期, 会议日期在邀请中仅出现一次。

通过在文档中放置填充域, 可以为每个会议运行相同的合并。 您需要键入的唯一内容是会议日期。

  1. 将光标放在希望填充文本转到的位置。

  2. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则"> "填写"

  3. 在 "提示" 框中输入提示, 如 "事件日期?"。

  4. 选择"确定", 然后再次单击"确定"

  5. 在该过程结束时, 当点击 "完成" & "合并" 时, 选择 "编辑单个文档"。 系统将提示您为每个收件人提供答复。 该响应将插入到 "填充" 字段中, 该字段位于由合并生成的文档中。

详细信息:域代码: 填写域

假设您要向在国内和国际旅行的会议与会者列表发送信件。 对于国内与会者, 您的数据源中的 "国家/地区" 字段可能为空。 可以使用 If .。。然后 .。。Else .。。规则: 对所有收件人的邮件进行个性化设置。 例如, "国家/地区" 字段为 "空白" 的收件人可能会看到 "你将在得时收到", 而其他所有收件人可能会看到 "你将在您的办公桌附近得"。

  1. 将光标放在希望条件文本转到的位置。

  2. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则> If ..." 然后 .。。Else

  3. 在 " 域名" 列表中, 选择数据源中将确定条件文本的字段。

  4. 在 "比较" 列表中, 选择比较数据值的方式。

  5. 在 "比较对象" 框中, 输入比较值 (如果选择为空, 则跳过此值)。

  6. 在 "插入此文本" 框中, 输入满足比较条件时文档中的文本。

  7. 在 "否则插入此文本" 框中, 输入不满足比较条件时文档中的文本。

  8. 选择“确定”。

详细信息:域代码: IF 域

假设您想要函件在 waitlist 中显示每个收件人的位置。 您将按 signups 的时间顺序对收件人列表进行排序, 然后使用 "合并记录 #" 规则在列表中显示收件人的编号位置。

记录编号反映在合并之前应用于数据源的任何排序或筛选。

提示: 使用 "打印日期" 字段旁边的 "合并录制 #" 规则创建唯一发票编号。

  1. 将光标放在要显示记录编号的位置。

  2. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则"> "合并记录 #"。

详细信息:域代码: MergeRec 域

假设您需要相应的函件来显示每个收件人的注册事件的人员总数。 "合并序列 # 规则" 将为您提供合并文档中的记录数。

  1. 将光标放在要显示记录编号的位置。

  2. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则"> "合并序列 #"。

详细信息:域代码: MergeSeq 域

假设您正在使用邮件合并在一张纸上打印您的联系人列表。 使用 "下一条记录" 规则通知 Word 继续到下一条记录, 而不启动新页。

注意: 在 Word 中, 一张邮件标签以表格的形式布局。 若要将下一个地址置于标签中, Word 将使用每个表格单元格中的下一条记录规则。

  1. 将光标放在要显示下一条记录中的数据的位置。

  2. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则>下一条记录

  3. 下一步
    插入所需数据的合并域 例如, 公司名称的列表可能如下所示:

    « Company_Name »
    «下一记录»« Company_Name
    » «下一记录»« Company_Name »

详细信息:域代码: 下一个域

假设您需要一张纸上的国内旅行会议与会者列表, 以及另一张纸上列出的国际旅行的与会者。 对于国内旅行者, 您的数据源中的 "国家/地区" 字段可能为空。 可以使用 "下一条记录", 以防止 Word 在到达 "国家/地区" 字段不为空的收件人时启动新页面。 若要实现此目的, 请首先按国家/地区对数据源进行排序。

  1. 将光标放在要显示下一条记录中的数据的位置。

  2. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则"> "下一条记录"。

  3. 在 " 域名" 列表中, 选择合并域的名称, 例如 "城市"。

  4. 在 "比较" 列表中, 选择比较数据值的方式。 例如,要选择特定城市中的收件人,请选择“等于”。

  5. 在 "比较对象" 框中, 输入要使用的值。 例如, 若要在东京中单独发送收件人, 请键入东京(如果选择为空白, 则跳过此项), 或者不将空白作为比较)。

详细信息:域代码: NextIf 域

假设你正在为会议准备邀请, 其中主题演讲人尚未完成。 可以在整个文档中保留演讲者姓名的占位符, 并包含设置的书签规则, 在该规则中输入演讲者的名称一次, 并显示在所有占位符中。

占位符是引用域;设置书签规则插入文档中未显示的域 (除非按 Alt + F9 显示域代码)。

  1. 将光标放在文档中的任意位置。

  2. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则"> "设置书签", 键入一个名称, 然后选择"确定"

  3. 将光标置于要显示书签文本的位置。

  4. 在 "插入" 选项卡上, 转到 "文档部件" >字段, 然后选择 "引用"。

  5. 选择刚刚创建的书签名称, 然后选择 "确定"。

  6. 在要显示书签文本的任何位置插入 Ref 域。

  7. 在运行合并之前, 右键单击 "设置" 字段, 选择 "编辑字段", 然后在文本框中输入所需的文本。

  8. 选择“确定”。

详细信息:域代码: Set 域 

假设你拥有衣服商店, 发现你有一个特定 T 恤衫的 overstock, 但不是最常用的大小。 准备好发送销售传单时, 你将排除具有特定规模的客户。 如果规则将客户的大小数据的内容与要排除的大小相比较, 请使用 "跳过记录"。

  1. 在 "邮件" 选项卡中, 转到 "规则">跳过 "记录 If"。

  2. 在 " 域名" 列表中, 选择合并域的名称, 例如 "大小"。

  3. 在 "比较" 列表中, 选择比较数据值的方式。 例如, 要挑选特定大小的客户, 请选择 "等于"。

  4. 在 "比较对象" 框中, 输入要使用的值。 例如, 若要挑选 sall 的客户, 请选择 " XS " (如果选择为空白, 则跳过此操作), 或者选择 "非空白" 作为比较。

详细信息:域代码: SkipIf 域

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