使用 Office 时，可以通过多种方法在应用程序之间共享信息。 复制和粘贴是一种方法，但是也可以链接信息以使其自动更新，或嵌入信息以便仅当通过打开文件手动更新信息时才更新。 还可以通过使用链接对象链接到文件的某一部分，如 Excel 工作簿中的一些单元格。
链接与嵌入之间的优缺点 比较
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链接 |
嵌入 |
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自动更新信息 |
可以轻松打开用于创建嵌入信息的应用程序 |
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让文件保持极小 |
导致文件比包含链接信息的文件大 |
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需要两个文件都可以访问才能查看信息 |
需要两个文件都可以访问才能更新信息，但不能查看信息 |
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需要在线分发文件时不适合 |
需要在线分发文件时适合，因为所有信息都包含在一个文件中 |
Word
如果将数据保留在 Excel 文件中，将相关信息保留在 Word 文件中，则可以通过链接信息来简化更新。 例如，假设要将最新退货链接到月状态报表。 状态报表是 Word 文档，而退货则位于 Excel 工作表中。 通过链接文档和工作表，只要更新了退货，状态报表都将自动更新。 或者，你可能希望将 Word 文档中的说明插入多个 Excel 文件中。 通过使用链接，可以更新说明，然后更新将在所有 Excel 文件中出现。
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单击要插入链接的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“从文件”。
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找到并单击要链接到的文件，然后单击"选项 "。
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选中" 链接到文件" 复选框。
提示: 要让读者只能看到可单击显示信息的图标，请选中“显示为图标”复选框。
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如果使用 Word，请单击"插入"，如果使用的是 Word，请单击"确定Excel。
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在“编辑”菜单中，单击“链接”。
如果“链接”命令不可用，说明文件中不包含链接的信息。
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在“源文件”下，单击链接的文件，然后单击“打开源文件”。
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进行所需的更改。
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在“文件”菜单上，单击“保存”以保存所做的更改，然后关闭应用程序。
请注意，包含该链接的文件中包含所做的更改。
如果希望这两个文件保持连接，但不希望主文件随另一个文件的更改而更新，可以嵌入信息。 例如，如果不希望 Excel 工作表更改时状态报告随之更改，或者不希望说明更改时 Excel 工作表随之更改，可以嵌入信息。 由于信息完全包含在一个文件中，所以如果要将文件的在线版本分发给不能访问嵌入文件的用户时，嵌入非常有用。
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单击要嵌入文件的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“从文件”。
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选择想要的文件，然后单击"选项 "。
如果嵌入 Excel 工作表，该工作表必须是工作簿中的第一个工作表。
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清除 "链接到文件" 复选框。
提示: 要让读者只能看到可单击显示信息的图标，请选中“显示为图标”复选框。
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如果使用 Word，请单击"插入"，如果使用的是 Word，请单击"确定Excel。
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双击嵌入的对象。
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进行更改，然后保存它们。
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在“文件”菜单上，单击“关闭并返回到 [文件名]”。
请注意，嵌入文件中包含你所做的更改。
可以链接到文件的一部分。 例如，在每月状态报告中，您可能希望链接到工作表中的特定单元格区域Excel而不是整个工作表。 例如，你可能希望链接到 Word 文档中的特定说明，而不是整个文档。
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选择要粘贴的信息，例如，Excel 工作表中的一个单元格区域。
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在“编辑”菜单中，单击“复制”。
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切换到另一个文件，然后单击希望显示信息的位置。
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在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”，然后单击“粘贴链接”。
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在“作为”框中，单击对象的类型，如“Microsoft Excel 工作表对象”，然后单击“确定”。
PowerPoint
如果希望这两个文件保持连接，但不希望主文件随另一个文件的更改而更新，可以嵌入信息。 例如，假设要将最新退货嵌入到月状态报表。 状态报表是 PowerPoint 演示文稿，而退货则位于 Excel 工作表中。 通过在演示文稿中嵌入工作表，这两个文件保持连接。
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单击要嵌入文件的位置。
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在" 插入" 菜单上，单击" 对象"，然后单击" 从文件"。
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找到要嵌入的文件并单击。
如果嵌入 Excel 工作表，该工作表必须是工作簿中的第一个工作表。
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单击“插入”，然后单击“确定”。
如果在嵌入文件中看不到信息，请拖动 尺寸控点，直到看到文件内容。
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双击嵌入的文件。
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进行所需的更改。
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单击 "文件"，然后单击"更新 "。
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在“文件”菜单上，单击“关闭并返回到 [文件名]”。
请注意，嵌入文件中包含你所做的更改。
可以嵌入文件的一部分。 例如，在月状态报告中，你可能希望嵌入某个 Excel 工作表的特定单元格区域，而非整个工作表。
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选择要粘贴的信息，例如，Excel 工作表中的一个单元格区域。
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在“编辑”菜单中，单击“复制”。
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切换到另一个文件，然后单击希望显示信息的位置。
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在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。
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在“粘贴为”框中，单击对象的类型，如“Microsoft Excel 工作表对象”，然后单击“确定”。
Excel
如果将数据保留在 Excel 文件中，将相关信息保留在 Word 文件中，则可以通过链接信息来简化更新。 例如，假设要将最新退货链接到月状态报表。 状态报表是 Word 文档，而退货则位于 Excel 工作表中。 通过链接文档和工作表，只要更新了退货，状态报表都将自动更新。 或者，你可能希望将 Word 文档中的说明插入多个 Excel 文件中。 通过使用链接，可以更新说明，然后更新将在所有 Excel 文件中出现。
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单击要插入链接的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“从文件”。
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选择要链接到的文件，然后单击"选项 "。
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选中 "链接到文件" 复选框，
提示: 要让读者只能看到可单击显示信息的图标，请选中“显示为图标”复选框。
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如果使用 Word，请单击"插入"，如果使用的是 Word，请单击"确定Excel。
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在"数据 "菜单 上，单击" 编辑链接"。
如果 "编辑链接 "命令不可用，则文件不包含链接信息。
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在“源文件”下，单击链接的文件，然后单击“打开源文件”。
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进行所需的更改。
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在“文件”菜单上，单击“保存”以保存所做的更改，然后关闭应用程序。
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单击链接的文件。 请注意，该文件包含更改。
如果希望这两个文件保持连接，但不希望主文件随另一个文件的更改而更新，可以嵌入信息。 例如，如果不希望 Excel 工作表更改时状态报告随之更改，或者不希望说明更改时 Excel 工作表随之更改，可以嵌入信息。 由于信息完全包含在一个文件中，所以如果要将文件的在线版本分发给不能访问嵌入文件的用户时，嵌入非常有用。
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单击要嵌入文件的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“从文件”。
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选择要嵌入的文件，然后单击"选项 "。
如果嵌入 Excel 工作表，该工作表必须是工作簿中的第一个工作表。
提示: 要让读者只能看到可单击显示信息的图标，请选中“显示为图标”复选框。
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清除“链接到文件”复选框，然后如果使用的是 Word，请单击“插入”，如果使用的是 Excel，则单击“确定”。
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双击嵌入的文件。
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进行所需的更改。
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在"文件 "菜单 上，单击" 更新"。
请注意，嵌入文件中包含你所做的更改。
可以链接到文件的一部分。 例如，你可能希望链接到某个 Excel 工作表的特定单元格区域，而非整个工作表。
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选择要粘贴的信息，例如，Word 文档中的一些句子。
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在“编辑”菜单中，单击“复制”。
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切换到另一个文件，然后单击希望显示信息的位置。
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在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”，然后单击“粘贴链接”。
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在“作为”框中，单击对象的类型，如“Microsoft Word 文档对象”，然后单击“确定”。
Word
如果将数据保留在 Excel 文件中，将相关信息保留在 Word 文件中，则可以通过链接信息来简化更新。 例如，假设要将最新退货链接到月状态报表。 状态报表是 Word 文档，而退货则位于 Excel 工作表中。 通过链接文档和工作表，只要更新了退货，状态报表都将自动更新。 或者，你可能希望将 Word 文档中的说明插入多个 Excel 文件中。 通过使用链接，可以更新说明，然后更新将在所有 Excel 文件中出现。
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单击要插入链接的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“从文件”。
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找到要链接到的文件并单击。
提示: 要让读者只能看到可单击显示信息的图标，请选中“显示为图标”复选框。
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选中“链接到文件”复选框，然后如果使用的是 Word，请单击“插入”，如果使用的是 Excel，则单击“确定”。
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在“编辑”菜单中，单击“链接”。
如果“链接”命令不可用，说明文件中不包含链接的信息。
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在“源文件”下，单击链接的文件，然后单击“打开源文件”。
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进行所需的更改。
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在“文件”菜单上，单击“保存”以保存所做的更改，然后关闭应用程序。
请注意，包含该链接的文件中包含所做的更改。
如果希望这两个文件保持连接，但不希望主文件随另一个文件的更改而更新，可以嵌入信息。 例如，如果不希望 Excel 工作表更改时状态报告随之更改，或者不希望说明更改时 Excel 工作表随之更改，可以嵌入信息。 由于信息完全包含在一个文件中，所以如果要将文件的在线版本分发给不能访问嵌入文件的用户时，嵌入非常有用。
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单击要嵌入文件的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“从文件”。
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找到要嵌入的文件并单击。
如果嵌入 Excel 工作表，该工作表必须是工作簿中的第一个工作表。
提示: 要让读者只能看到可单击显示信息的图标，请选中“显示为图标”复选框。
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清除“链接到文件”复选框，然后如果使用的是 Word，请单击“插入”，如果使用的是 Excel，则单击“确定”。
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单击嵌入的文件。
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在“编辑”菜单上，指向“[对象类型] 对象”，如“工作表对象”，然后单击“编辑”。
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进行所需的更改。
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在“文件”菜单上，单击“关闭并返回到 [文件名]”。
请注意，嵌入文件中包含你所做的更改。
可以链接到文件的一部分。 例如，在每月状态报告中，您可能希望链接到工作表中的特定单元格区域Excel而不是整个工作表。 例如，你可能希望链接到 Word 文档中的特定说明，而不是整个文档。
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选择要粘贴的信息，例如，Excel 工作表中的一个单元格区域。
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在“编辑”菜单中，单击“复制”。
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切换到另一个文件，然后单击希望显示信息的位置。
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在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”，然后单击“粘贴链接”。
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在“作为”框中，单击对象的类型，如“Microsoft Excel 工作表对象”，然后单击“确定”。
PowerPoint
如果希望这两个文件保持连接，但不希望主文件随另一个文件的更改而更新，可以嵌入信息。 例如，假设要将最新退货嵌入到月状态报表。 状态报表是 PowerPoint 演示文稿，而退货则位于 Excel 工作表中。 通过在演示文稿中嵌入工作表，这两个文件保持连接。
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单击要嵌入文件的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“由文件创建”。
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找到要嵌入的文件并单击。
如果嵌入 Excel 工作表，该工作表必须是工作簿中的第一个工作表。
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单击“插入”，然后单击“确定”。
如果在嵌入文件中看不到信息，请拖动 尺寸控点，直到看到文件内容。
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单击嵌入的文件。
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在“编辑”菜单上，指向“[对象类型] 对象”，如“工作表对象”，然后单击“编辑”。
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进行所需的更改。
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在“文件”菜单上，单击“关闭并返回到 [文件名]”。
请注意，嵌入文件中包含你所做的更改。
可以嵌入文件的一部分。 例如，在月状态报告中，你可能希望嵌入某个 Excel 工作表的特定单元格区域，而非整个工作表。
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选择要粘贴的信息，例如，Excel 工作表中的一个单元格区域。
-
在“编辑”菜单中，单击“复制”。
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切换到另一个文件，然后单击希望显示信息的位置。
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在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。
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在“粘贴为”框中，单击对象的类型，如“Microsoft Excel 工作表对象”，然后单击“确定”。
Excel
如果将数据保留在 Excel 文件中，将相关信息保留在 Word 文件中，则可以通过链接信息来简化更新。 例如，假设要将最新退货链接到月状态报表。 状态报表是 Word 文档，而退货则位于 Excel 工作表中。 通过链接文档和工作表，只要更新了退货，状态报表都将自动更新。 或者，你可能希望将 Word 文档中的说明插入多个 Excel 文件中。 通过使用链接，可以更新说明，然后更新将在所有 Excel 文件中出现。
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单击要插入链接的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“从文件”。
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找到要链接到的文件并单击。
提示: 要让读者只能看到可单击显示信息的图标，请选中“显示为图标”复选框。
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选中“链接到文件”复选框，然后如果使用的是 Word，请单击“插入”，如果使用的是 Excel，则单击“确定”。
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在“编辑”菜单中，单击“链接”。
如果“链接”命令不可用，说明文件中不包含链接的信息。
-
在“源文件”下，单击链接的文件，然后单击“打开源文件”。
-
进行所需的更改。
-
在“文件”菜单上，单击“保存”以保存所做的更改，然后关闭应用程序。
请注意，包含该链接的文件中包含所做的更改。
如果希望这两个文件保持连接，但不希望主文件随另一个文件的更改而更新，可以嵌入信息。 例如，如果不希望 Excel 工作表更改时状态报告随之更改，或者不希望说明更改时 Excel 工作表随之更改，可以嵌入信息。 由于信息完全包含在一个文件中，所以如果要将文件的在线版本分发给不能访问嵌入文件的用户时，嵌入非常有用。
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单击要嵌入文件的位置。
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在“插入”菜单上单击“对象”，然后单击“从文件”。
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找到要嵌入的文件并单击。
如果嵌入 Excel 工作表，该工作表必须是工作簿中的第一个工作表。
提示: 要让读者只能看到可单击显示信息的图标，请选中“显示为图标”复选框。
-
清除“链接到文件”复选框，然后如果使用的是 Word，请单击“插入”，如果使用的是 Excel，则单击“确定”。
-
单击嵌入的文件。
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在“编辑”菜单上，指向“[对象类型] 对象”，如“工作表对象”，然后单击“编辑”。
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进行所需的更改。
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在“文件”菜单上，单击“关闭并返回到 [文件名]”。
请注意，嵌入文件中包含你所做的更改。
可以链接到文件的一部分。 例如，你可能希望链接到某个 Excel 工作表的特定单元格区域，而非整个工作表。
-
选择要粘贴的信息，例如，Word 文档中的一些句子。
-
在“编辑”菜单中，单击“复制”。
-
切换到另一个文件，然后单击希望显示信息的位置。
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在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”，然后单击“粘贴链接”。
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在“作为”框中，单击对象的类型，如“Microsoft Word 文档对象”，然后单击“确定”。
