“收集反馈”工作流详述

“收集反馈”工作流详述

SharePoint 产品中包含的工作流是可用于自动执行业务流程的功能,使它们更加一致和高效。 您可以使用 SharePoint 收集 反馈 工作流将 SharePoint 产品中存储的文档和其他项目路由到一个或多个人员,以征求其反馈。 通过 SharePoint 工作流处理您的流程,您拥有更多时间完成所有其他需要完成的工作。

注意: 自 2020 年 8 月 1 日之后,SharePoint 2010 工作流已停用,已在 2020 年 11 月 1 日从现有租户中删除。 如果使用 SharePoint 2010 工作流,我们建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息,请参阅 SharePoint 2010 工作流停用

有关详细信息,请参阅 SharePoint 中包含的工作流概述

重要: 默认情况下,"收集反馈"工作流未激活,并且未在关联表单的"选择工作流模板"列表框中列出。 若要使其可供使用,网站管理员必须在网站集级别激活它们。

如果只需完成收集反馈工作流任务    只需向下滚动到"完成 " 段并展开它。 目前可能不需要任何其他段。

手动流程与自动工作流的比较

SharePoint 工作流包括:

  • 高效且一致    "收集反馈"工作流会自动传送文档或项目,分配审阅任务并跟踪其进度,并根据需要发送提醒和通知。 可以从中心状态页监视和调整工作流中的活动,工作流运行中的事件历史记录在完成后将保留 60 天。

  • 减少工作    "收集反馈"工作流可节省时间和麻烦,同时简化和标准化反馈流程。

下面是收集反馈工作流非常简单版本的图表。

简单的“收集反馈”工作流图表

使用本文的提示

本文中的信息以 10 个可扩展段提供。

单击此处获取有关本文的一些技巧

如果只需完成收集反馈工作流任务    只需向下滚动到"完成 " 段并展开它。 目前可能不需要任何其他段。

如果要添加、启动、监视和维护工作流    如果不熟悉这些任务,你可能会发现在首次设计和添加工作流时按段细分完成本文非常有用。 熟悉信息和文章布局后,你将能够直接转到任何回访所需的段。

图形上的备注    本系列工作流文章中的屏幕图像和概念图通常基于审批工作流类型。 但是,出于概念或说明方面的要求,本文中的图像和图表已针对收集反馈工作流进行了自定义。

有关打印本文的字词    这是一篇很长的文章。 如果只想打印所选段, 请确保打印时 仅展开这些段。 (,如果要在打印副本中包括完整的图形,请横向打印,而不是纵向打印。)

有关搜索的字词    在搜索本文中任何文本或术语之前,请确保要搜索的所有段已展开。

想进行什么操作?

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详细了解收集反馈工作流

详细了解收集反馈工作流

"收集反馈"工作流是一项 SharePoint 功能,用于将存储在 SharePoint 列表或库中的文档或其他项目路由给一名或多人,让他们获得反馈。 工作流可自动执行、简化和标准化整个过程。

工作流将项目传送给参与者

SharePoint 产品中包含的基本收集反馈工作流用作模板。 使用此模板,可以将多个收集反馈工作流添加到网站。 添加的每个工作流都是基本收集反馈工作流的唯一版本,每个工作流都有自己的专用工作方式,基于添加时指定的设置。

此段中的节

  1. "收集反馈"工作流可以为我做什么?

  2. 收集反馈工作流不能执行哪些操作?

  3. 谁可以使用这种类型的工作流?

  4. 如何计划、添加、运行和维护这种类型的工作流?

1. 收集反馈工作流可以为我做什么?

  • 当您首次将"收集反馈"工作流添加到列表、库或网站集时,您可以指定要包含的参与者数,并指示其任务是在串行) 中一个接一个地分配 (,还是一次分配给 (个) 。 您甚至可以决定是否将参与者的任务划分为两个或多个单独的阶段,以及指定完成每个任务所允许的最终截止日期和/或时间。 每次在项目上手动启动工作流时,都可以修改这些设置。

  • 工作流将任务分配给每个指定的参与者。 每个参与者在多种可能的响应中选择:发送有关项目的反馈、请求项目更改、重新分配任务或删除任务。

  • 当工作流正在运行时,可以监视进度,并根据需要 (单个) 集中的"工作流状态"页进行调整。

  • 工作流完成后的 60 天内,"工作流状态"页上仍提供运行期间发生的所有工作流事件的列表 (或工作流的实例 ) , 供非正式参考。

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2. 收集反馈 工作流不能执行哪些操作?

"收集反馈"工作流不用于收集项目的审批和拒绝,或控制网站的网页发布。 如果要添加参与者批准或拒绝他们审阅的项目的工作流,请参阅"另请参阅"部分中的"全部关于审批工作流"一文。

此外,收集反馈工作流不旨在收集签名。 如果要使用工作流收集 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft InfoPath 表单中的签名,请参阅"另请参阅"部分中的文章"收集签名工作流"。

若要了解如何使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 进一步自定义 SharePoint产品中包含的任何工作流,请参阅 Microsoft 软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。

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3. 谁可以使用这种类型的工作流?

若要添加    工作流 默认情况下,必须具有"管理列表"权限才能 添加 工作流。 ("所有者"组默认具有"管理列表"权限;"成员"组和"访问者"组不)

若要启动    工作流,默认情况下,您必须具有"编辑项目" 权限才能启动 已添加的工作流。 ("成员"组和"所有者"组都默认具有"编辑项目"权限;"访问者"组不会.)

或者,"所有者"可以选择配置特定的工作流,以便只有"所有者"组的成员才能启动这些工作流。 (为此,请在关联表单的第一页上选中"需要管理列表权限以启动此工作流"复选框。)

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4. 如何计划、添加、运行和维护这种类型的工作流?

这些阶段为基本阶段:

  • 在工作流运行 (之前,请添加、启动)    
    在添加工作流之前,请规划要添加工作流 (列表或库或整个网站集) 以及其工作方式的详细信息。 添加并配置工作流后,具有所需权限的任何人都可以启动特定项目的工作流。 工作流还可以设置为自动 运行。 可以基于两个触发事件中的一个或两个激活自动运行:在列表或库中添加或创建任何项时,或者更改列表或库中的任何项时。

  • 当工作流运行 (时,请监视、调整)    
    工作流运行时,单个参与者完成其分配的任务。 自动提醒将发送给未能达到任务期限的参与者。 同时,可以从该特定工作流实例的中心工作流状态页面监视工作流的进度。 可在运行工作流时从同一页面进行调整;并且,如有必要,可以从该工作流取消或结束工作流。

  • 工作流运行 (审阅、报告、更改)    
    工作流完成后,可在"工作流状态"页上查看 (或实例) 运行的完整历史记录,最多 60 天。 在同一页中,可以创建有关此工作流版本性能的统计报告。 最后,如果有任何要更改工作流运行方式的信息,可以打开和编辑首次添加工作流时完成的关联表单。

下面的流程图从添加新工作流的用户的角度演示了这些阶段。

工作流程

下一步做什么?

在计划新的"收集反馈"工作流之前,请首先查看本文的 "允许 "部分,然后继续阅读" 计划" 部分。

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“允许”部分的 Expando 图标

仅允许任务表单或项目内的反馈

仅允许任务表单或项目内的反馈

以下两个问题可以帮助你就工作流做出一个基本决策:

  • 是否只允许参与者在任务表单上的"评论"字段中提交反馈,还是还可以在项目本身中插入修订和批注?

  • 如果参与者可以在项目本身中插入修订和批注,他们是在协作环境中这样做,其中多个参与者可以同时编辑文档,或者每个参与者是否签出文档,在其自己的审阅期间拥有唯一的编辑权限?

下图可帮助阐明这些替代项。

不同模式的允许和提供反馈

继续阅读时,请记住以下几点:

  • 无法从当前签出的项目上启动工作流。

  • "收集反馈"工作流类型包括一个选项,当对所审阅的项目进行了任何更改时立即取消工作流。

  • 仅在项目在所创建程序的已安装版本中打开时,才能在项中插入修订和批注,而当在该程序的 Web 应用程序版本中打开时,不能插入修订和批注。

此段中的节

  1. 仅允许在任务表单中提供反馈

  2. 允许任务表单和项目表单中提供反馈 (协作版本)

  3. 在任务窗体和项目窗体中 (独有访问权限版本)

1. 仅允许在任务表单中提供反馈

这种排列方式的优势是机械地成为最简单的排列方式。 参与者只有两种建议更改的方式,这两种方法都涉及任务表单:

  • 提交评论。

  • 请求在工作流仍在运行时对项做出更改。

当然,主要缺点是参与者不能直接在项中指示特定更改。 建议的更改数量越大,参与者就越可能希望直接在项目中工作。

有关保护项免受更改的注释    确保参与者不会在项目本身中做出任何更改的最简单方法就是在运行期间签出该项目。 但是,就像我们刚才说,工作流无法从当前签出的任何项目开始。

有两种方法可解决此问题:

  • 可以等到工作流启动,然后在运行期间检查该项。 (如果工作流自动启动,请确保在关联表单第二页上的 "抄 送"字段中列出。 然后,当您收到有关某个项目已开始工作流的通知时,请检查该项 out.) 此方法的一个限制是,当您签出同一项时,其他工作流将无法启动。

  • 或者,您可以让项目保持签入状态,但确保参与者知道,他们既不会签出该项目,也不对该项做出任何更改,这一点非常重要。 当然,建议在任务通知中包括此说明。 如果你的参与者是"收集反馈"工作流的新参与者,那么建议在工作流开始之前发送单独的电子邮件,或者与参与者进行单独交谈,以更清楚地表明观点。

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2. 允许在任务表单和项目表单中提供反馈 (协作版本)

这种排列方式使项目始终可供所有参与者使用。 没有人需要等待其他人完成审阅,然后开始自己的审阅。 SharePoint 产品中的协作功能使得这种灵活性成为可能。

只需确保参与者知道他们必须执行以下操作:

  • 在项目进行更改时,让项目保持签入状态。

  • 打开所创建程序的已安装版本中的 项,而不是该程序的 Web 应用程序版本中的 项。

  • 在更改进行更改或插入任何批注之前,请启用修订。

  • 将其更改保存到服务器。

请记住,"收集反馈"工作流类型包括一个选项,当对所审阅的项目进行了任何更改时立即取消工作流。 如果选中该选项,则任何参与者首次将更改保存到项目(甚至修订和/或批注)时,将立即取消工作流。

此外,如果打算允许对项目本身进行更改,请确保在列表或库的"版本控制设置"中,"要求在编辑文档之前签出文档"设置为"否"。

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3. 在任务窗体和项目窗体中 (独有访问权限版本)

在此排列方式中,一次只允许一个参与者签出该项目并更改该项目:

  • 如果工作流中的任务一次分配一 (串行) 这可能不是问题。

  • 如果任务一次全部 (并行) ,参与者有时可能必须等待其他参与者完成对该项目的访问。

由于在项目签出时无法对项目开始工作流,因此,在项目上运行此工作流之前,必须确保已签入项目。

让你的参与者知道他们应执行以下操作:

  • 在打开项目之前,请检查该项目。

  • 打开所创建程序的已安装版本中的 项,而不是该程序的 Web 应用程序版本中的 项。

  • 在更改进行更改或插入任何批注之前,请启用修订。

  • 将其更改保存到服务器,并一旦他们完成对它的处理就重新检查该项目。

同样,请记住,"收集反馈"工作流类型包含一个选项,当对正在审阅的项目进行了任何更改时立即取消工作流。 如果选中该选项,则任何参与者首次将更改保存到项目(甚至修订和/或批注)时,将立即取消工作流。

下一步做什么?

如果已准备好计划新的"收集反馈"工作流,请继续阅读本文的 "计划 "部分。

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“计划”部分的概念图标

计划新的收集反馈工作流

计划新的收集反馈工作流

在此段中,我们确定了需要做出的决策以及添加收集反馈工作流版本之前需要汇总的信息。

如果您已经熟悉如何添加此类型的工作流,并且只需要有关特定步骤的提醒,您可以直接转到本文中相应的 ADD 段 (列表/库或网站集) 。

此段中的节

  1. 模板和版本

  2. 关联表单介绍

  3. 要回答的十二个问题

1. 模板和版本

SharePoint 产品中包含的工作流 用作主模板 ,您添加到列表、库和网站集的特定单个工作流基于这些模板。

例如,每次添加"收集反馈"工作流时,实际上就是添加常规收集反馈工作流模板的版本。 为每个版本提供自己的名称和自己的设置,在添加该特定版本时,在关联表单中指定这些设置。 这样,可以添加多个工作流,所有版本都基于"收集反馈"工作流主模板,但每个版本的命名和定制都适合使用的特定方式。

在此图中,已添加三个基于"审批"工作流模板的工作流 -一个工作流用于单个库中的所有内容类型,一个工作流用于单个库中的单个内容类型,另一个工作流用于整个网站集中的单个内容类型。

基于“审批”工作流模板的三个工作流

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2. 关联表单介绍

每当基于包含的工作流模板之一添加新工作流版本时,填写关联表单以指定新版本的运行方式。

在下面的部分中,您将找到一个问题列表,这些问题将准备您完成关联表单。 但是,首先,请花一两点时间查看窗体及其字段。

关联表单的第一页

初始表单的第一页

关联表单的第二页

已识别初始表单字段的关联表单的第二页

注意: 第二页上红色框中的字段也会显示在启动窗体上,每次手动启动工作流时都显示该表单,并且可以在该窗体中编辑该单个运行。

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3. 要回答的十二个问题

获得本部分中所有问题的答案后,即可添加工作流。

  1. 这是正确的工作流类型吗?

  2. 一个列表或库,还是整个网站集? (和) 一种内容类型还是所有内容类型?

  3. 好名称是什么?

  4. 任务列表和历史记录列表:现有还是新?

  5. 如何 (此工作流) 由谁启动?

  6. 继承自此工作流的内容类型是否也会获取此工作流?

  7. 参与者:哪些人按哪种顺序?

  8. 参与者需要哪些附加信息?

  9. 仅在任务表单中或项目内提供反馈?

  10. 任务何时到期?

  11. 此工作流何时结束?

  12. 谁需要收到通知?

01. 这是正确的工作流类型吗?

本文介绍在菜单中显示为"收集反馈 - SharePoint 2010"的工作流模板。 如果不确定此工作流类型是最佳选择,请重新参阅本文的 LEARN 部分。 有关可用的其他工作流模板的进一步信息,请参阅"另请参阅"部分中的"关于 SharePoint中包含的 工作流" 一文。

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02. 一个列表或库,还是整个网站集? (和) 一种内容类型还是所有内容类型?

您可以使新版本的"收集反馈"工作流仅在单个列表或库中可用,也可以使其在整个网站集中可用。

  • 如果为单个列表或库添加工作流,可以将其设置为在所有内容类型或仅在单个内容类型中运行

  • 但是,如果为整个网站集添加工作流,则必须将其设置为仅在单个网站内容类型中运行。

网站集图及三种添加方式说明

什么是内容类型?

存储在 SharePoint 列表或库中的每个文档或其他项目都属于一种或另一种 内容类型。 内容类型可以像文档或Excel电子表格一样基本且通用,也可以像法律合同或设计规范一样高度专业。 默认情况下,某些内容类型在 SharePoint 产品中可用,但您可以自定义这些类型并添加您自己创建其他内容类型。

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03. 什么是好名称?

为工作流版本提供一个名称,用于:

  • 清楚地指示它用于什么。

  • 清楚地将其与其他工作流区区。

示例

假设你是一组编辑者的成员。 你的组想要使用两个不同的收集反馈工作流:

  • 您将对由您自己的组的成员提交的每个文档运行第一个工作流。 此工作流仅从 组的经理 收集反馈。

  • 您将对自己组外部人员提交的每个文档运行第二个工作流。 此工作流从 组的每一个成员收集 反馈。

你可能会将第一个工作流从提交反馈中命名,将第二个工作流命名为"外部提交反馈"。

提示: 像往常一样,建议建立一致的命名约定,并确保参与工作流的每个人都熟悉这些约定。

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04. 任务列表和历史记录列表:现有还是新?

您可以使工作流使用网站的默认"任务"列表和"历史记录"列表、使用其他现有列表,或仅针对此工作流请求新列表。

  • 如果网站将有许多工作流,或者某些工作流涉及大量任务,请考虑请求每个工作流的新列表。 (管理过长列表是可能会降低性能的其中一项操作。 系统维护多个短列表比一个很长的列表更快速)

  • 如果此工作流的任务和历史记录将包含你想要与常规列表分开的敏感或机密数据,则你应明确指示需要此工作流的新单独列表。 (添加工作流后,请确保为新列表设置适当的权限。)

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05. (工作流) 由谁启动?

工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动或以任一方式启动:

  • 手动启动特定文档或项目上的"收集反馈"工作流时,将显示另一个表单( 即启动表单)。 初始表单包含关联表单第二页中的 大多数 设置。 这样一来,如果启动工作流的用户想要更改当前实例的这些设置 (更改) ,可以在单击"启动"之前 更改这些设置。

  • 当然,通过自动启动,无法显示启动表单,因此使用关联表单中指定的默认设置,无需任何更改。

下图显示了手动启动和自动启动的区别。

手动启动与自动启动的表单比较

在启动表单中执行的任何更改 仅在工作流的当前 实例期间应用。 若要更改工作流的永久、默认设置,请编辑原始关联表单,如本文更改部分所说明。

手动启动

如果允许手动启动,则具有必要权限的任何人都可以随时在任何符合条件的项目上启动工作流。

手动启动的好处是,你和同事只能在你选择时运行工作流,并且每次运行它时,都有机会使用启动表单更改某些设置。

快速示例    如果只想对团队外部的写入者创作的项目运行工作流,则仅手动启动工作流将阻止它在你和团队成员创作的项目上自动运行。 (另一种解决方案:维护团队中作者的项目列表或库,以及针对来自所有其他作者的项目的单独列表或库。 这样,可以自动运行工作流,但只能在外部作者列表.)

手动启动的主要缺点是有人必须记住在适合时运行工作流。

自动启动

可以将工作流设置为由以下任一事件或每个事件自动启动:

  • 在列表中创建一个新项或将其上传到列表或库中。

  • 列表或库中已存储的项目已更改。

自动启动的优点是无需记住启动工作流。 它每次发生触发事件时都会运行。

快速示例    假设组织的会计需要审阅上传到预算库中或创建的每一个预算。 您可以向该库添加"收集反馈"工作流,并指定您的会计师作为唯一参与者。 你可以将工作流设置为每次将新项添加到列表中 ("创建"时) 启动。 这样,你的会计师将始终保持最新状态。

自动启动有两个缺点:

  • 每当发生触发事件时,无法停止工作流运行。

  • 不能更改单个实例开头的任何设置。

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06. 继承自此工作流的内容类型是否也获取此工作流?

当您将工作流添加到整个网站集的内容类型时,您可以选择同时将工作流添加到网站集中继承自要添加工作流的内容类型的所有其他内容类型。 (如果要为单个列表或库添加工作流,此选项不会显示在关联表单中。)

备注

  • 完成所有附加添加的操作可能需要很长时间才能完成。

  • 如果要将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断,则运行此操作之前,请确保你是这些网站或子网站中"所有者"组的成员。

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07. 参与者:哪些人按哪种顺序?

你需要为要为其分配审阅任务的每个人提供姓名或电子邮件地址。

一个阶段还是多个    阶段? 可以选择只有一个阶段的审阅任务,也可以选择具有多个阶段。 如果具有多个阶段,这些阶段将一个一个地执行。

并行评审还是串行    评审? 对于任何一个阶段的参与者,您可以选择同时为其审阅任务同时分配 (并行) 或按您指示的顺序将其审阅任务一个接一个地分配给 () 。 例如,如果您将工作流设置为在首次拒绝后结束,或者您希望参与者能够进一步查看早期参与者的评论(作为审阅上下文的一部分)时,串行选项非常有用。

示例

此简单方案演示了多个阶段和串行评审的一些优势:

假设 Frank 正在添加新的"收集反馈"工作流。 他想让同事 Anna 和 Sean 先审阅每个项目,然后再自己审阅。 这样,他就可以在开始自己的评论之前查看其评论。 Frank 可以通过两种方式之一进行设置:

  • Frank 使用串行评审    设置了单阶段串行评审,其中 Anna 和 Sean 是前两个参与者,而他也是第三个参与者。
    在此安排中,Anna 必须在分配 Sean 的任务之前提交她的反馈;然后,Sean 必须在分配 Frank 的任务之前提交她的反馈。
    下面是 Frank 如何设置他的单阶段串行评审。
    突出显示串行阶段设置的表单

  • 通过使用两个阶段,如果 Frank 希望同时为 Anna 和 Sean 分配审阅,以便 Sean 不必等待 Anna 完成,然后她才能开始,那么他可以在工作流中设置两个阶段:第一个阶段是 Anna 和 Sean 的审阅的并行阶段,第二个阶段是供他单独审阅。 如果第一个阶段未完成,则第二个阶段永远不会启动。
    下面将说明 Frank 如何设置他的两阶段并行评审。
    突出显示并行阶段设置的表单

下面是这两种解决方案的示意图。

串行工作流和两个阶段的并行工作流

外部参与者    有一个特殊的流程,用于包括不是 SharePoint 组织成员的参与者。 在此过程中,网站成员充当外部参与者的代理。

下面是该过程的示意图:

纳入外部参与者的流程图

向每个组分配一个任务,或为每个组成员分配一个任务?    如果您在工作流参与者中包括组地址或通讯组列表,您可以让工作流向该组的每个成员分配一个任务,或只将一个任务分配给整个组 (但仍会向每个成员) 发送该单个任务的通知。 当只有一个任务分配给整个组时,该组的任何成员都可以声明并完成该单个任务。 (您将在本文的 COMPLETE 段中找到有关声明组任务的说明。)

段顶部

08. 参与者需要哪些附加信息?

在关联表单中,有一个文本字段,可在其中提供有关要求、资源等的说明、详细信息。

可能会在此文本字段中解答的问题:

  • 如果参与者有难题或疑问,应联系谁?

  • 审阅者是否只能在任务表单中提交反馈,或者还可以在项目内插入修订和批注

  • 如果审阅 可以在项目本身中插入修订和批注,他们应在对项目进行更改之前先签出该项目,还是将其保持签入状态,以便多个审阅者可以同时处理它?

  • 如果工作流只将单个任务分配给每个组或通讯组列表,请在此处提及每个此类组的单个成员应在完成任务之前声明该任务。 这样,组的其他成员不会通过开始相同的任务来浪费时间。 (您将在本文的 COMPLETE 段中找到有关声明组任务的说明。)

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09. 仅在任务表单中或项目内提供反馈?

关于这个重要问题,有几个注意事项。 如果尚未这样做,请打开并阅读本文的 ALLOW 段了解详细信息。

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10. 任务何时到期?

可通过以下两种方式之一或两种方式指示工作流任务何时到期:

按日历日期    可以指定所有任务到期的单个日历日期。

  • 如果将工作流设置为自动启动,通常不应使用此选项。 这是因为,每次工作流自动 启动时, 指定的日期值不会自动相对于当前日期自行调整。

按任务工期    可以指定从分配该任务开始,每个任务完成所允许的天数、周数或月数。

  • 日历截止日期覆盖指定的任务工期。 也就是说:如果今天是 6 月 10 日,而今天分配了一个工期为 3 天的任务,但该任务的日历截止日期也是 6 月 11 日,则任务将在 (年 6 月 11 日日历截止日期) 而不是) 年 6 月 13 日 (日到期。

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11. 此工作流何时结束?

为了避免在不必要的审阅上浪费时间,可以选择在项目发生任何更改时立即取消工作流。

如果选择此选项,则参与者只能在任务表单中提供反馈。 也就是说,它们不能在项目本身中插入修订和批注,因为这会更改项目,进而取消工作流。 如果选择此选项,请确保在"请求"字段中包含备注,指示参与者不要直接在项目进行任何更改供审阅。

注意: 工作流无法从当前已签出的项目开始。 工作流启动后,可签出要审阅的项目,防止其发生更改。 (签出项目时,无法对该项目启动任何其他工作流。)

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12. 谁需要收到通知?

"抄 送"字段中的关联表单第二页上,您可以输入应每次启动或结束此工作流时应收到通知的任何人的姓名或地址。

  • 在此处输入 名称不会 将工作流任务分配给此人。

  • 手动启动工作流时, 启动 工作流的用户将收到启动和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 当工作流自动启动时, 最初 添加工作流的用户将接收启动和停止通知,而无需在此字段中指定。

下一步做什么?

如果已准备好将新的"收集反馈"工作流添加到列表、库或网站集,请转到本文中相应的"添加 (列表/库或网站集) 部分。

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“添加”部分的概念图标

仅为一个列表或库 (添加"收集反馈"工作流)

添加"收集反馈"工作流
(一个列表或库)

如果尚不熟悉如何添加工作流,在继续执行此段中的步骤之前,查看本文前面的LEARN、ALLOWPLAN段可能会很有用。

此段中的节

  1. 准备工作

  2. 添加工作流

1. 开始之前

在添加工作流之前,需要有两个事项:

电子邮件    为了使工作流能够发送电子邮件通知和提醒,必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果不确定此操作是否已完成,请与 SharePoint 管理员联系。

权限    默认设置要求您具有"管理列表"权限,才能添加列表、库或网站集的工作流。 ("所有者"组默认具有"管理列表"权限;"成员"组和"访问者"组不同。 有关权限详细信息,请参阅本文 的 LEARN 段。)

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2. 添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 打开要添加工作流的列表或库。

  2. 在功能区上,单击"列表"或"库"选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如,在日历列表中,此选项卡名为"日历"。

  3. 在"设置"组中,单击"工作流设置"。

  4. 在"工作流设置"页上,为要运行的工作流指定单个内容类型,或者为 (所有内容类型指定) ,然后单击"添加工作流"。
    添加具有“全部”内容类型的“工作流”页,添加标注出的“工作流”

  5. 完成关联表单的第一页。
    (说明如下图)

带有编号标注的关联表单的第一页

标注 1

内容类型

将默认选择保留为 "全部",或选择特定的内容类型。

标注 2

工作流

选择" 收集反馈 - SharePoint 2010" 模板。

注意: 如果 "收集反馈 - SharePoint 2010" 模板未显示在列表中,请与 SharePoint 管理员联系,了解如何为网站集或工作区激活该模板。

标注 3

名称

键入此工作流的名称。 该名称将为此列表或库的用户标识此工作流。

有关为工作流命名的建议,请参阅本文的 PLAN 段。

标注 4

任务列表

选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表,或单击"任务" (新) 以创建一个新列表。

有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) ,请参阅本文的 PLAN 段。

标注 5

历史记录列表

选择要用于此工作流的历史记录列表。 可以选择现有历史记录列表,或单击 "新建历史记录 列表"以创建一个新列表。

有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) ,请参阅 本文的计划部分

标注 6

"开始"选项

指定启动此工作流的方式。

有关各种选项的信息,请参阅 本文 的计划部分。

  1. 如果此窗体中的所有设置都是您需要的设置,请单击"下一步"。

  2. 完成关联表单的第二页。
    (说明如下图)

    注意: 每次手动启动工作流时,SharePoint 产品都向用户显示关联表单第二页中的前几个选项(下图中的数字 1到 7,从"分配到"到"送)",以便您可以只为一个实例更改这些选项。

带有编号标注的关联表单的第二页

标注 1

分配到

输入工作流要为其分配任务的用户的姓名或地址。

  • 如果任务一次分配一个, (串行)    
    按任务分配顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务 (并行)    
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果要将任务分配给 SharePoint 组织外部的某人   
    有关包括外部参与者的信息,请参阅本文的完整部分。

标注 2

Order

指定应一次分配一个任务 (串行任务,还是) 一次 (并行) 。

有关使用串行和并行阶段的信息,请参阅本文的 PLAN 段。

标注 3

添加新阶段

添加除刚刚配置的第一个阶段之外的任何阶段。

  • 若要 删除 整个阶段,请单击该阶段的 "分配 对象"字段,然后按 Ctrl+DELETE。

有关使用多个阶段的信息,请参阅 本文 的计划部分。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给你在"分配给"字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到任务通知,并且每个成员都有自己的任务来完成。)

  • 若要仅个任务分配给在"分配给"字段中输入的每个组,请清除此复选框。 (组的每个成员都会收到任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。 您将在本文的 COMPLETE 段中找到有关声明组任务 的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何附加说明或资源,包括:

  • 有关问题和问题的联系人

  • 是否只能在任务表单中提交反馈,还是只能在项目本身中提交反馈。 (如果项目内是审阅者可以签出文档,还是必须保持文档签入状态,
    则) 有关详细信息,请参阅本文的 ALLOW 段。

  • 有关声明分配给整个组或通讯组列表的单个任务(如果适用)的注释。
    有关声明组任务的说明,请参阅本文 的 COMPLETE 段。

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期,和/或指定从分配任务时起每个任务完成所允许的天数、周数或月数。

  • 如果此工作流会自动启动,通常建议将"所有任务的截止日期"字段留空,并仅使用两个工期字段来控制截止日期。 如果手动启动工作流,始终可以在启动表单中提供精确的截止日期。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的信息,请参阅本文的 "计划 "部分。

标注 7

CC

输入工作流每次启动或结束时应收到通知的任何人的姓名或电子邮件地址。

  • 在此处输入名称不会分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时, 启动 工作流的用户将收到启动和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 当工作流自动启动时, 最初 添加工作流的用户将接收启动和停止通知,而无需在此字段中指定。

标注 8

结束工作流

若要在审阅的项目发生任何更改后立即停止和取消工作流,请选择此选项。

请记住,如果选择此选项,审阅者无法在未结束工作流的情况下在项目中添加修订和批注。

  1. 如果按需要的方式拥有此页面的所有设置,请单击 "保存" 以创建工作流。

SharePoint 产品将创建新的工作流版本。

下一步做什么?

如果已准备好,请转到本文的"开始" 部分并启动第一个实例以测试新工作流。

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“添加”部分的概念图标

为整个网站集 ("收集反馈"工作流)

添加"收集反馈"工作流
(整个网站集的)

如果尚不熟悉如何添加工作流,在继续执行此段中的步骤之前,查看本文前面的LEARN、ALLOWPLAN段可能会很有用。

此段中的节

  1. 准备工作

  2. 添加工作流

1. 开始之前

在添加工作流之前,需要有两个事项:

电子邮件 若要让工作流发送电子邮件通知和提醒,必须为您的网站启用电子邮件。 如果不确定此操作是否已完成,请与 SharePoint 管理员联系。

权限    SharePoint 默认设置要求您具有"管理列表"权限,才能为列表、库或网站集添加工作流。 ("所有者"组默认具有"管理列表"权限;"成员"组和"访问者"组不同。 有关权限详细信息,请参阅本文 的 LEARN 段。)

段顶部

2. 添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 转到网站集主页, (网站集内网站或子网站的主页) 。

  2. 单击"设置"图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 ,然后单击"网站设置"。

  3. 在"网站设置"页面上的"Web 设计器库"下,单击"网站内容类型"。

  4. 在"网站内容类型"页面上,单击要添加工作流的网站内容类型的名称。

    注意: 只能为单个内容类型的项目添加添加到整个 网站集的 工作流。

    文档内容类型(突出显示类型)

    1. 在所选内容类型的页面上的"设置"下,单击"工作流设置"。
      “设置”部分中的工作流设置链接

    2. 在"工作流设置"页上,单击 "添加工作流" 链接。
      添加工作流链接

    3. 完成关联表单的第一页。
      (说明如下图)

带有编号标注的关联表单的第一页

标注 1

工作流

选择" 审批 - SharePoint 2013" 模板。

注意: 如果列表中未显示"审批 - SharePoint 2013" 模板,请与 SharePoint 管理员联系,了解如何为网站集或工作区激活该模板。

标注 2

名称

键入此工作流的名称。 该名称将为此网站集的用户标识此工作流。

有关为工作流命名的建议,请参阅本文的 PLAN 段。

标注 3

任务列表

选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表,或单击"任务" (新) 以创建一个新列表。

有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) ,请参阅本文的 PLAN 段。

标注 4

历史记录列表

选择要用于此工作流的历史记录列表。 可以选择现有历史记录列表,或单击 "新建历史记录 列表"以创建一个新列表。

有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) ,请参阅 本文的计划部分

标注 5

"开始"选项

指定启动此工作流的方式。

有关各种选项的信息,请参阅 本文 的计划部分。

标注 6

更新列表和网站内容类型?

指定是否应该将此工作流添加到 (网站关联的) ,并列出从此内容类型继承 的内容 类型。

  • 完成所有附加添加的操作可能需要很长时间才能完成。

  • 如果要将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断,则运行此操作之前,请确保你是这些网站或子网站中"所有者"组的成员。

  1. 如果此页面中的所有设置都按您的要求设置,请单击"下一步"。

  2. 完成关联表单的第二页。
    (说明如下图)

    注意: 每次手动启动工作流时,SharePoint 产品都向用户显示关联表单第二页中的前几个选项(下图中的数字 1到 7,从"审阅者"到"送",以便您可以只为一个实例更改这些选项)。

带有编号标注的关联表单的第二页

标注 1

分配到

输入工作流要为其分配任务的用户的姓名或地址。

  • 如果任务一次分配一个, (串行)    
    按任务分配顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务 (并行)    
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果要将任务分配给 SharePoint 组织外部的某人   
    有关包括外部参与者的信息,请参阅本文的完整部分。

标注 2

Order

指定此阶段中的任务是应一次分配一个,还是 (串行) 一 (并行) 。

有关使用串行和并行阶段的信息,请参阅本文的 PLAN 段。

标注 3

添加新阶段

添加除刚刚配置的第一个阶段之外的任何阶段。

  • 若要 删除 整个阶段,请单击该阶段的 "分配 对象"字段,然后按 Ctrl+DELETE。

有关使用多个阶段的信息,请参阅 本文 的计划部分。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给你在"分配给"字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到任务通知,并且每个成员都有自己的任务来完成。)

  • 若要仅将一个任务分配给在"分配给"字段中输入的每个组, 请清除此复选框。 (组的每个成员都会收到任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。 您将在本文的 COMPLETE 段中找到有关声明组任务 的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何附加说明或资源,包括:

  • 有关问题和问题的联系人

  • 是否只能在任务表单中提交反馈,还是只能在项目本身中提交反馈。 (如果项目内是审阅者可以签出文档,还是必须保持文档签入状态,
    则) 有关详细信息,请参阅本文的 ALLOW 段。

  • 有关声明分配给整个组或通讯组列表的单个任务(如果适用)的注释。
    有关声明组任务的说明,请参阅本文 的 COMPLETE 段。

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期,和/或指定从分配任务时起每个任务完成所允许的天数、周数或月数。

  • 如果此工作流会自动启动,通常建议将"所有任务的截止日期"字段留空,并仅使用两个工期字段来控制截止日期。 如果手动启动工作流,始终可以在启动表单中提供精确的截止日期。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的信息,请参阅本文的 "计划 "部分。

标注 7

CC

输入工作流每次启动或结束时应收到通知的任何人的姓名或电子邮件地址。

  • 在此处输入名称不会分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的用户将收到启动和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 当工作流自动启动时,最初添加工作流的用户将接收启动和停止通知,而无需在此字段中指定。

标注 8

结束工作流

若要在审阅的项目发生任何更改后立即停止和取消工作流,请选择此选项。

请记住,如果选择此选项,审阅者无法在未结束工作流的情况下在项目中添加修订和批注。

  1. 如果按需要的方式拥有此页面的所有设置,请单击 "保存" 以创建工作流。

SharePoint 产品将创建新的工作流版本。

下一步做什么?

如果已准备好,请转到本文的"开始" 部分并启动第一个实例以测试新工作流。

段顶部| 文章顶部

“启动”部分的概念图标

启动"收集反馈"工作流

启动"收集反馈"工作流

工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动或以任一方式启动:

  • 具有必要权限的任何人随时手动执行。

  • 每当 发生指定的触发事件时(即,每当向列表或库添加项和 / 或以任何方式更改列表中已有的项目时)都自动。
    (在原始添加和配置工作流期间,在关联表单的第一页中指定触发事件。 有关详细信息,请参阅本文的 PLAN 段。)

注意: 工作流无法从当前签出的任何项上启动。 (启动工作流后 ,可以签出 项目;但之后,在该项目再次签入之前,无法对该项目启动其他工作流。)

此段中的节

  1. 自动启动工作流

  2. 手动启动工作流

  3. 从列表或库手动启动

  4. 从计划内手动Microsoft Office启动

1. 自动启动工作流

如果工作流配置为自动启动,则每次发生触发事件时,工作流都会在触发它的项上运行。

启动时,工作流分配第一个任务,并将任务通知发送给每个被分配者。 同时,它还将不同于 (通知) 发送给最初添加工作流的用户以及关联表单第二页的 "抄 送"字段中列出的任何人。

注意: 首次添加将自动启动的新工作流时,关联表单) 第二页上的"所有任务截止日期"域 (通常应留空,因为其中指定的任何显式日期值不会自动根据工作流每次启动的日期自行调整。 有关详细信息,请参阅 本文的计划 部分。

段顶部

2. 手动启动工作流

权限说明    通常,必须具有"编辑项目"权限才能启动工作流。 (默认情况下,"成员"组和"所有者"组都具有此权限,但"访问者"组没有此权限。 但是,所有者还可以选择按工作流要求对启动工作流的用户使用"管理列表"权限。 通过选择此选项,所有者实质上可以指定只有他们和其他所有者才能启动特定工作流。 有关详细信息,请参阅本文的 Learn 段.)

两个起点

可以从两个地方之一手动启动工作流:

  • 从存储项 的列表或库中

  • 从项目本身 内部,在Microsoft Office的"项目"程序中打开。 (请注意,这必须是完整的已安装程序,而不是 Web 应用程序版本.)

此段中的其余两个部分提供了这两种方法的说明。

段顶部

3. 从列表或库手动开始

  1. 转到存储要运行工作流的项目的列表或库。

  2. 单击项目名称前面的图标以选择该项目,然后在功能区的"文件"选项卡上的"工作流"组中,单击"工作流"。

  3. 在"工作流: 项名称" 页上的 "启动新工作流"下,单击要运行的工作流。
    启动工作流的链接

  4. 在启动表单中,进行要应用到此特定工作流实例的任何更改。

    注意: 此处所做的更改(初始形式 )仅在工作流 的当前实例期间使用。 如果要进行每次运行工作流时都会应用的任何更改,或者要更改此窗体中不显示的工作流设置,请参阅本文的 CHANGE 段。

带有编号标注的初始表单

标注 1

分配到

对希望工作流将任务分配给的联系人列表进行更改。

  • 如果一次分配一个任务   
    按任务分配顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果要将任务分配给 SharePoint 组织外部的某人   
    有关包括外部参与者的信息,请参阅本文的完整部分。

标注 2

Order

确保与在串行) 中 (一次或一次 (并行分配每个) 任务的规范是您需要的。

有关使用串行和并行阶段的信息,请参阅本文的 PLAN 段。

标注 3

添加新阶段

添加除当前配置的阶段以外的任何阶段。

  • 若要 删除 整个阶段,请单击该阶段的 "分配 对象"字段,然后按 Ctrl+DELETE。

有关使用多个阶段的信息,请参阅 本文 的计划部分。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给你在"分配给"字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到任务通知,并且每个成员都有自己的任务来完成。)

  • 若要仅将一个任务分配给在"分配给"字段中输入的每个组,请清除此复选框。 (组的每个成员都会收到任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。 您将在本文的 COMPLETE 段中找到有关声明组任务 的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何附加说明或资源,包括:

  • 有关问题和问题的联系人

  • 是否只能在任务表单中提交反馈,还是只能在项目本身中提交反馈。 (如果项目内是审阅者可以签出文档,还是必须保持文档签入状态,
    则) 有关详细信息,请参阅本文的 ALLOW 段。

  • 有关声明分配给整个组或通讯组列表的单个任务(如果适用)的注释。
    有关声明组任务的说明,请参阅本文 的 COMPLETE 段。

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期,和/或指定从分配任务时起每个任务完成所允许的天数、周数或月数。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的信息,请参阅本文的 "计划 "部分。

标注 7

CC

进行任何需要添加或删除的添加或删除。 请记住:

  • 在此处输入名称不会分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的用户将收到启动和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 当工作流自动启动时,最初添加工作流的用户将接收启动和停止通知,而无需在此字段中指定。

  1. 如果按自己需要的方式在启动表单中拥有所有设置,请单击 "启动" 以启动工作流。

工作流分配第一个任务,同时向启动表单的 "抄 送"字段中列出的任何人发送启动通知。

段顶部

4. 从手动启动程序Microsoft Office启动

  1. 在计算机上打开已安装的 Office 程序中的 项。

  2. 在打开的项中,单击"文件"选项卡,&"保存并发送",然后单击要对项目运行的工作流。

  3. 如果看到以下消息,告知工作流需要签入文件,请单击" 签入" 按钮。

  4. 单击大"开始 工作流" 按钮。

  5. 在"更改工作流"页面上的启动窗体中,进行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意: 此处所做的更改(初始形式 )仅在工作流 的当前实例期间使用。 如果要进行每次运行工作流时都会应用的任何更改,或者要更改此窗体中不显示的工作流设置,请参阅本文的 CHANGE 段。

    带有编号标注的初始表单

标注 1

分配到

对希望工作流将任务分配给的联系人列表进行更改。

  • 如果一次分配一个任务   
    按任务分配顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果要将任务分配给 SharePoint 组织外部的某人   
    有关包括外部参与者的信息,请参阅本文的完整部分。

标注 2

Order

确保与在串行) 中 (一次或一次 (并行分配每个) 任务的规范是您需要的。

有关使用串行和并行阶段的信息,请参阅本文的 PLAN 段。

标注 3

添加新阶段

添加除当前配置的阶段以外的任何阶段。

  • 若要 删除 整个阶段,请单击该阶段的 "分配 对象"字段,然后按 Ctrl+DELETE。

有关使用多个阶段的信息,请参阅 本文 的计划部分。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给你在"分配给"字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到任务通知,并且每个成员都有自己的任务来完成。)

  • 若要仅将一个任务分配给在"分配给"字段中输入的每个组,请清除此复选框。 (组的每个成员都会收到任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。 您将在本文的 COMPLETE 段中找到有关声明组任务 的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何附加说明或资源,包括:

  • 有关问题和问题的联系人

  • 是否只能在任务表单中提交反馈,还是只能在项目本身中提交反馈。 (如果项目内是审阅者可以签出文档,还是必须保持文档签入状态,
    则) 有关详细信息,请参阅本文的 ALLOW 段。

有关声明分配给整个组或通讯组列表的单个任务(如果适用)的注释。
有关声明组任务的说明,请参阅本文 的 COMPLETE 段。

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期,和/或指定从分配任务时起每个任务完成所允许的天数、周数或月数。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的信息,请参阅本文的 "计划 "部分。

标注 7

CC

进行任何需要添加或删除的添加或删除。 请记住:

  • 在此处输入名称不会分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的用户将收到启动和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 当工作流自动启动时,最初添加工作流的用户将接收启动和停止通知,而无需在此字段中指定。

  1. 如果以想要的方式在启动表单中设置,请单击 "启动" 以启动工作流。

工作流分配第一个任务,同时向启动表单的 "抄 送"字段中列出的任何人发送启动通知。

下一步做什么?

  • 如果这是第一次运行此工作流,其他参与者是否需要信息和帮助才能完成其分配的任务? (他们可能会发现 本文的完整 部分很有用。)

  • 此外,建议检查参与者是否收到其电子邮件通知,尤其是通知未被垃圾邮件筛选器错误处理。

  • 当然,你可能有一个或多个工作流任务需要自己完成。 有关详细信息 ,请转到 本文的 COMPLETE 段。

  • 同时,若要了解如何跟踪工作流的当前实例的进度,请转到本文的 MONITOR 段。

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“完成”部分的概念图标

完成"收集反馈"工作流任务

完成收集反馈工作流任务

如果这是您第一次在收集反馈工作流中分配了任务,您可能会发现在完成任务之前完整查看本文的此部分非常有用。 这样,你就会注意到可能打开的所有选项。

注意: 如果您知道已分配给您的工作流任务,但您的电子邮件收件箱中未显示通知消息,请确保该通知未被垃圾邮件筛选器错误路由。 如果有,请相应地调整筛选器的设置。

首先,请确保你已阅读正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此,在开始之前,请确保已分配的任务确实是收集反馈工作流任务,而不是某种其他工作流类型的任务。

查找以下任何 位置 的文本"请查看":

  • 任务通知的"主题"行中 请审批任务通知的“主题”行上的文本

  • 在要审阅的项目的消息栏
    请审批项目中的消息栏上的文本

  • 在"工作流状态"页上的任务
    标题中 请审阅“状态”页面上的任务名称中的文本

如果在这些位置中看不到"请查看"文本,请与工作流的启动者或最初添加工作流的用户核实,了解其基于的工作流模板,或者它是否为自定义工作流。 您将在本文的"另请参阅"部分找到有关如何使用 SharePoint 产品中包含的其他类型的工作流的文章的链接。

但是, 如果你的任务是 收集反馈任务,请继续阅读!

此段中的节

  1. 过程概述

  2. 从任务通知消息访问项和任务窗体

  3. 从列表或库中访问项和任务窗体

  4. 查看项目

  5. 完成并提交任务表单

  6. 过期通知

  7. 在组任务完成之前声明 (可选)

  8. 请求对可选 (项)

  9. 将任务重新分配给其他人 (可选)

  10. 代表外部参与者完成任务, (可选)

1. 过程概述

在工作流中分配任务时,通常通过以下三种方式之一了解该任务:

  • 你会收到一封电子邮件任务通知。

  • 打开Microsoft Office文档,并看到一个消息栏,告知你已分配有相关任务。

  • 检查 SharePoint 网站,发现当前已分配给您的一个或多个任务。

当发现已分配"收集反馈"工作流任务时,通常会执行两项操作:

  • 查看项目    打开并查看该项目。

  • 完成任务    使用任务表单提交审阅结果。

因此,完成任务通常涉及以下三项:

  • 作为电子邮件 (接收的通知)

  • 提交用于审阅的项目 (打开并审阅)

  • 任务窗体 (打开、完成和提交)

下面是这三个项目的外观。

任务通知消息、要审阅的项目和任务表单

注意: 任务通知消息中功能区上的"打开此任务"按钮仅在以完整安装的 Outlook 版本打开邮件时显示,而不是在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时显示。

段顶部

2. 从任务通知消息访问项和任务窗体

请按以下步骤操作:

  1. 在任务通知消息的"若要 完成此任务 说明"中,单击指向该项目的链接。

  2. 在打开的项中,单击消息栏 上的 "打开此任务"按钮。

从电子邮件通知消息访问项目和任务表单

注意: 任务通知消息中功能区上的"打开此任务"按钮仅在以完整安装的 Outlook 版本打开邮件时显示,而不是在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时显示。

段顶部

3. 从列表或库访问项和任务窗体

请按以下步骤操作:

  1. 在存储要审阅的项目的列表或库中,单击与项和工作流关联的"正在进行"链接。

  2. 在"工作流状态"页上,单击任务的标题。

  3. 在任务窗体中,在" 此工作流 任务应用于消息栏"中,单击指向项目的链接。

从列表或库访问项目和任务

段顶部

4. 查看项目

本示例中的项是 Microsoft Word 文档。

提示: 如果这是一个组任务,即分配给整个组或通讯组列表的单个任务,以便单个组的成员可以完成整个组的任务,则建议在查看项目之前声明该任务。 这样一来,就降低了组的另一个成员也查看文章的可能性。 有关说明,请参阅此段中的第 7 部分:在完成之前声明 组任务

带有两个黄色消息栏的要审阅的项目

请注意文档顶部的两个黄色消息栏:

服务器读取-   只有此文档在只读模式下打开 , 也就是说,可以阅读文档,但不能对该文档进行更改。

运行工作流的用户可以选择只允许在任务表单中提供反馈,或者允许在项目本身中跟踪更改和批注。 如果不确定是否要处理项目本身,请与启动工作流的人或最初添加工作流的人核实。 如果要 插入 修订和批注,请单击"编辑 文档" 按钮。

需要确保的一些操作:

  • 请确保在插入修订和批注之前,是否应签出文档,或者是否应将其保持签入状态,以便多个审阅者可以同时处理该文档。

  • 在插入任何更改或批注之前,请确保打开修订。 有关详细信息,请参阅本文中的 ALLOW 段。

  • 确保完成项目处理后,将更改保存到服务器。 如果已签出该项,请再次签入。

工作流    任务 当您准备好完成并提交任务表单时,单击"打开 此任务" 按钮。

段顶部

5. 完成并提交任务表单

"收集反馈"工作流任务的任务表单如下所示。

标注了字段的“收集反馈”任务表单

请注意,"删除 ("和"此工作流"任务前两个控件适用于项目标题) 当从项目内部打开进行审阅时,该控件不会显示在任务窗体中。

标注 1

删除项目

若要从工作流的当前实例中删除此任务,请单击此处的链接。

  • 删除任务不会删除要审阅的项目。

  • 已删除的任务不再显示在"工作流状态" 页的" 任务"区域中。 (,删除操作仍记录在 page.) 的"历史记录"区域中

注意: 如果未启动此工作流实例,可能需要在删除任务之前与启动该工作流的用户核实。

标注 2

此工作流任务适用于项目标题

若要打开项目进行审阅,请单击此处的链接。

标注 3

状态、请求者、合并注释、截止日期

不能编辑或更改这四个字段中的条目,但您可能会发现其中的信息很有用。

请注意,"合并的批注"框不仅包含有关如何完成任务的其他任何说明,还包含在此工作流实例中已完成其任务的参与者在表单中提交的所有批注。

同样,在提交您自己的表单后,您包括在"批注"框中的任何文本 ( 4) 也会显示在后续参与者的"合并批注"框中。

标注 4

备注

在此处键入或粘贴反馈。

在此处输入的任何文本都将记录在"工作流历史记录"中,并且还会显示在后续参与者的"合并 (3) 字段中。

标注 5

发送反馈

当您在"评论"字段 (4) 中键入要参与的任何反馈并/或在项目本身中插入任何修订和批注时,请单击此按钮以提交反馈并完成任务。

注意: 在 item本身中进行更改之前,请确保应该这样做。有关详细信息,请参阅段中的第 4部分查看项目

标注 6

取消

若要关闭任务窗体而不保存任何更改或响应,请单击此按钮。 该任务将保持未完成并分配给你。

标注 7

请求更改

若要请求对正在审阅的项目进行更改,请单击此按钮。

有关您将在窗体中输入请求详细信息的插图,有关进一步说明,请转到此段中的第 8 节请求对项 进行更改

注意: 某些工作流任务可能会关闭此选项。

标注 8

重新分配任务

若要将此任务重新分配给其他人,请单击此按钮。

有关将输入重新分配详细信息的页面的插图,有关进一步说明,请转到此段中的第 9 节,将任务重新分配 给其他人

注意: 某些工作流任务可能会关闭此选项。

段顶部

6. 过期通知

如果任务或整个工作流实例已过期,则通知会自动发送到:

  • 任务分配到的人。

  • 工作流的启动者 ((如果启动是自动的)添加到最初添加工作流) 。

段顶部

7. 完成之前声明组任务 (可选)

如果只将单个任务分配给你所属的整个组,则该组的任何成员都可以代表整个组声明并完成该单个任务。

在查看项目 之前 声明任务。 一旦声明任务,该任务就会分配给你,组的其他成员无法完成它。 (这样,只有一个人执行必要的工作。)

  1. 在"工作流状态"页上,指向分配给组的任务的名称,直到出现箭头。

  2. 单击箭头,单击 "编辑项目 ",然后在任务窗体中单击"声明 任务" 按钮。
    如何申请组任务

刷新"工作流状态"页面时,可以看到任务不再分配给组,而是现在专门分配给您。

稍后,如果要将任务再次释放到组而不完成,请使用相同的步骤返回到任务窗体,但现在单击"释放 任务" 按钮。

任务表单中的“发布任务”按钮

返回查看项目

8. 请求对项目 (可选)

在开始此过程之前,请注意,如果对项目进行了任何更改,工作流可能会设置为立即结束。 与最初或最初添加工作流的人核实可能是一个不错的主意,以确保进行更改以及工作流在此时结束。

我们将通过将更改请求选项放入一个方案来演示它:

首先,假设你的名字是 Frank。

然后,假设名为 Anna 的同事已针对她创建的文档启动了"收集反馈"工作流。

查看 Anna 的新文档时,你会感觉简介太长。

单击工作流 任务 表单底部的"请求更改"按钮,然后完成此窗体。

项目中请求更改的表单

标注 1

请求更改从

输入请求更改的联系人的姓名或电子邮件地址。

(将请求发送给启动此工作流运行的人,或者,如果工作流自动启动,发送给最初添加此收集反馈工作流的用户,也可以将此字段留空。)

标注 2

新建请求

描述所需的更改,并提供更改人员需要的任何信息。

(此处输入的任何文本都将添加到"合并批注"区域。)

标注 3

新建持续时间

执行以下三项操作之一:

  • 若要保留现有截止日期    ,请保留此字段为空。

  • 若要完全删除截止日期,   请键入数字0。

  • 若要指定新的截止日期    ,请在此处键入数字,然后指定以下字段中的工期单位。 综合起来,这两个条目标识更改任务到期前的时间段。

标注 4

新的工期单位

如果要指定新的任务工期,请结合使用此字段和"新建工期"域来标识任务到期前的时间段。 (例如 :3 天1 个月2周 .)

如果按所需的方式拥有所有表单条目,请单击"发送",当前任务将标记为"完成 "。 (尚未完成。 在 Anna 完成更改任务后,将再次分配审阅任务。)

同时,Anna 收到以下电子邮件通知:

当请求在项目中进行更改时,发送通知

在概览插图中的主题行 (数字 1 后) Anna 可以判断这不是普通的收集反馈通知,而是更改项目内容的请求。 她在数字 2 中的"更改请求的文本" (找到所请求的特定) 。

Anna 检查该项,将请求的更改 (或不) ,然后保存 ((如果有) )并再次检查该项。 (请记住,如果工作流设置为在项目发生任何更改后立即结束,此操作将导致工作流结束。)

然后,Anna 转到"工作流状态"页,从"任务"区域打开她的 更改请求 任务。


完成请求的更改后,提交表单

Anna 在"批注"字段中添加任何要添加的信息,然后单击"发送答复"。 工作流执行两个操作:

  • 它将 Anna 的更改请求任务标记为"已完成"。

  • 它向用户分配一个新的审阅任务 (添加在"合并批注"区域中的 Anna 批注) 并向您发送有关该任务的通知。

现在,你可以继续完成对已更改项目的审阅。

同时,所有这些操作在"工作流状态"页的"工作流历史记录"部分中进行跟踪和显示,如下图所示。

“工作流历史记录”显示更改请求的操作

下面是整个过程的示意图。

更改请求的流程图

段顶部

9. 将任务重新分配给其他人 (可选)

如果希望其他人完成已分配给你的工作流任务,请单击工作流任务表单中的"重新分配任务"按钮。

将显示此窗体。

任务重新分配表单

标注 1

将任务重新分配到

输入要分配此任务的人的姓名或地址。

若要将此任务分配给工作流的启动者,或者将此字段留空(如果工作流自动启动,则分配给最初添加此工作流的用户)。

标注 2

新建请求

提供任务分配对象完成任务所需的任何信息。 (此处输入的任何文本都将添加到"合并批注"区域。)

标注 3

新建持续时间

执行以下三项操作之一:

  • 若要保留现有截止日期    ,请保留此字段为空。

  • 若要完全删除截止日期,   请键入数字0。

  • 若要指定新的截止日期    ,请在此处键入数字,然后指定以下字段中的工期单位。 综合起来,这两个条目标识更改任务到期前的时间段。

标注 4

新的工期单位

如果要指定新的任务工期,请结合使用此字段和"新建工期"域来标识任务到期前的时间段。 (例如 :3 天1 个月2周 .)

表单完成后,单击"发送"。 您的任务标记为 "已完成",新任务将分配给现在负责该任务的人,并发送任务通知。

您提供的任何新信息都包含在新任务通知中的"委派者"文本中, (图 1 中的) 。

重新分配任务的任务通知

同时,所有这些更改在"工作流状态"页的"任务和历史记录"部分进行跟踪和显示,如下所示。

重新分配任务的“工作流状态”页上的“任务”和“历史记录”区域

段顶部

10. 代表外部参与者完成任务, (可选)

有一个特殊的流程,用于包括不是 SharePoint 组织成员的参与者。 在此进程中,网站成员充当 外部 参与者的代理:

  1. 在关联表单的第二页上,将外部参与者的电子邮件地址包括在相应的"分配方"阶段中。

  2. 工作流实际上将外部参与者的任务分配给启动工作流的网站成员,或者,如果工作流自动启动,则分配给最初添加工作流的成员。 实际分配任务的此人充当外部参与者的代理。

  3. 此网站成员会收到一个任务通知,其中说明如何将项目副本发送给外部参与者进行审阅。 (同时,外部参与者将收到任务通知的副本,该副本可以用作有用的警报或提醒)

  4. 实际分配了任务的网站成员将项目副本发送给外部参与者。

  5. 外部参与者会审阅该项目,并将响应发回给网站成员。

  6. 当外部参与者的响应到达时,网站成员代表外部参与者完成 SharePoint 产品中的任务。

下面是该过程的示意图。

纳入外部参与者的流程图

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监控部分图标

监视、调整或停止正在运行的收集反馈工作流

监视、调整或停止正在运行的收集反馈工作流

可以从中监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的"工作流状态"页。

首先,我们将展示如何访问该页面,然后我们将展示如何使用您在这里找到的选项和信息。 最后,我们将展示两个其他页面,可在其中获取其他监视信息。

此段中的节

  1. 访问"工作流状态"页

  2. 使用"工作流状态"页监视工作流进度

  3. 更改已 (任务的活动)

  4. 将将来 (任务更改为尚未分配)

  5. 取消或结束此工作流运行

  6. 了解在项目上运行的工作流

  7. 监视整个网站集的工作流

1. 访问"工作流状态"页

在项目所在的列表或库中,单击需要的项目和工作流的"正在进行"链接。

此示例中,项目是名为"主题草稿"的文档,工作流为"审批 3"。

单击工作流状态链接

"工作流状态"页随即打开。

注意: 

  • 如果列表或库包含大量项目,您可以使用排序和/或筛选来更快速地查找要查找的项目。 如果发现重复排序和/或筛选的方式相同,您可能会发现创建自动执行该特定排列的自定义视图非常有用。

  • 若要访问"工作流状态"页,还可以单击"已启动"电子邮件通知中的"查看此工作流的状态"链接,或单击感兴趣的特定实例的"已完成"电子邮件通知中的"查看工作流历史记录"链接。

段顶部

2. 使用"工作流状态"页监视工作流进度

此处,在"工作流状态"页的每个部分插图下,可找到该部分回答的监视问题。

工作流信息部分

“工作流状态”页的“工作流信息”部分

解答的问题:

  • 工作流的此实例由谁启动?

  • 此实例是何时启动的?

  • 此实例中的最后一个操作是何时发生的?

  • 此实例在哪个项上运行?

  • 此实例的当前状态是什么?

"任务"部分

“工作流状态”页的“任务”区域

解答的问题:

  • 哪些任务已创建和分配,其当前状态是什么?

  • 哪些任务已完成,这些任务的结果是什么?

  • 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么?

此部分中不会显示已删除的任务和尚未分配的任务。

工作流历史记录部分

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

解答的问题:

  • 此工作流实例中已发生哪些事件?

  • 请注意,过期任务和过期任务通知 不会 在此区域中显示。

段顶部

3. 将活动 (更改为已分配给)

有两种方法可更改已分配但尚未完成的任务:

  • 更改 单个 活动任务

  • 更改 所有 活动任务

更改 单个 活动任务

权限 若要对分配给你自己外的人的单个任务执行任何更改,必须具有"管理列表"权限。 ("所有者"组默认具有"管理列表"权限;"成员"组和"访问者"组不同。 因此,例如,可以拥有权限来启动工作流,但不能更改其他参与者的任务。)

如果拥有所需的权限:

  1. 在"工作流状态"页面上,单击"任务" 列表中任务的标题
    单击列表中的任务标题

  2. 使用任务窗体完成、删除或重新分配任务,或者请求对项目进行更改。

有关如何使用任务窗体的更详细说明,请参阅本文的 COMPLETE 段。

更改 所有 活动任务

权限 下图中所有四个命令链接都显示在具有"管理列表"权限的任何人的"工作流状态"页面上。 前个链接显示在启动工作流实例的用户的页面上,但"结束此工作流"链接不会显示,除非此人也具有" 管理列表"权限。 (,"所有者"组默认具有"管理列表"权限;"成员"组和"访问者"组)

  1. 在"工作流状态"页上,在"工作流可视化"正下方的区域中,单击"更新收集反馈 "链接的活动 任务。

  2. 在打开的窗体中进行更改,然后单击"确定"。

    • 反映您更改的消息将发送给当前在此运行中分配任务的人。

    • 已完成或删除的任务和尚未分配的任务不受您在此窗体中所做的更改的影响。

    • 如果要对尚未分配的任务进行更改,请参阅此段中的以下部分:更改 将来的任务

      更改活动任务的表单

标注 1

每个任务的工期、工期单位

若要保留现有截止日期,   请保留"每个任务的工"为空,并且不要更改"工期单位"。

若要删除截止日期,以便没有   ,请键入"每个任务的工期"中的数字0。

若要通过扩展任务工    期来将截止日期移开,请使用两个工期字段指定要延长工期的单位数和类型。

标注 2

请求

若要更改请求文本    ,请对文本框进行任意更改。

  1. 如果按需要的方式具有表单中所有字段,请单击"确定"。

更新 当前 实例中所有活动任务。

段顶部

4. 将 (任务更改为尚未)

权限 下图中所有四个命令链接都显示在具有"管理列表"权限的任何人的"工作流状态"页面上。 前三个链接显示在工作流实例的启动者页面上,但"结束此工作流"链接不会显示,除非此人也具有" 管理列表"权限。 (,"所有者"组默认具有"管理列表"权限;"成员"组和"访问者"组)

  1. 在"工作流状态"页面上,在"工作流可视化"正下方的区域中,单击"添加或更新收集反馈 "链接的审阅 者。

  2. 在打开的窗体中进行更改,然后单击"更新"。

    注意: 已创建和分配的任务 不受 您在此窗体中所做的更改的影响。

更改将来任务的表单

标注 1

参与者、顺序、展开组

  • 添加或删除参与者或更改任务顺序    在"参与者"字段中添加、删除和/或重新排列参与者姓名或 地址的顺序。

  • 删除整个阶段 单击该 阶段的"分配对象"字段,然后按 Ctrl+DELETE。

注意: 可以使用"展开组"复选框指定列出的通讯组是只应为整个组分配一个任务,还是为每个 成员分配一个任务。

有关使用这些字段的信息,请参阅本文的列表/ 或网站集 (计划段) 添加段。

标注 2

请求

  • 若要更改请求文本    ,请对框中的文本进行任何更改。

标注 3

所有任务的截止日期、每个任务的工期、工期单位

  • 若要更改或删除日历截止日期    ,请删除现有日期,然后提供一个新日期,或者,若要完全删除特定的截止日期,请留空字段。 (不要在此字段中键入零。 此字段必须包含日历日期值或为空.)

  • 若要保留现有工   期,请保留"每个任务的工期"为空,不更改"工期单位"。

  • 若要删除工期,以便没有   ,请键入"每个任务的工期"中的数字0。

  • 若要延长任务    工期,请使用两个工期字段指定要延长工期的单位数和类型。 有关设置截止日期和持续时间的信息,请参阅 本文 的计划部分。

  1. 如果按需要的方式具有表单中所有字段,请单击"确定"。

当前实例中所有将来的任务都将反映更改。

段顶部

5. 取消或结束此工作流运行

可通过两种方法在工作流实例正常完成之前停止正在运行的工作流实例:

  • 取消工作流    所有任务都取消,但保留在" 工作流状态" 页的"任务"区域中。

  • 结束此工作流    所有任务都将取消,并且将从"工作流状态 "页 的"任务"区域中删除。 (它们仍反映在"工作流历史记录"区域中。)

这两种方法的说明如下。

取消 (已取消但保留在"任务"列表和"历史记录")

权限 下图中所有四个命令链接都显示在具有"管理列表"权限的任何人的"工作流状态"页面上。 前个链接显示在启动工作流实例的用户的页面上,但"结束此工作流"链接不会显示,除非此人也具有" 管理列表"权限。 (,"所有者"组默认具有"管理列表"权限;"成员"组和"访问者"组)

如果不再需要或不再需要工作流的当前实例,可以停止它。

  • 在"工作流状态"页上工作流可视化效果正下方的区域中,单击"取消 所有收集反馈任务" 链接。

所有当前任务都被取消,工作流以"已取消" 状态结束。 取消的任务仍在"任务"区域以及"工作流历史记录"区域中列出。

终止 ("列表中已删除但在"历史记录"列表中保留的所有)

权限 下图中所有四个命令链接都显示在具有"管理列表"权限的任何人的"工作流状态"页面上。 前个链接显示在启动工作流实例的用户的页面上,但"结束此工作流"链接不会显示,除非此人也具有" 管理列表"权限。 (,"所有者"组默认具有"管理列表"权限;"成员"组和"访问者"组)

如果发生错误,或者工作流停止且未能响应,则它可以结束。

  • 在"工作流状态"页上,在"工作流可视化"正下方的区域中,单击" 结束此工作流" 链接。

工作流创建的所有任务都将取消,并且会从"工作流状态"页面上的"任务"区域中删除,尽管它们仍反映在"工作流历史记录"区域中。 工作流以"已取消" 状态结束

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6. 了解在项目上运行的工作流

在任何项的"工作流"页上,可找到该项目上当前运行的工作流列表。

  1. 转到存储项的列表或库。

  2. 单击项目名称前面的图标以选择该项目,然后在功能区的"文件"选项卡上的"工作流"组中,单击"工作流"。

  3. 在"工作流:项名称"页面的"运行工作流"下,可找到项上当前运行的工作流实例列表。

注意: 请注意,单个工作流版本的多个实例 不能 同时在同一项上运行。 例如:添加了两个基于收集反馈模板的工作流。 一个名为"计划反馈",另一个名为"预算反馈"。 在任何一个项上,任何一个项都可以运行计划反馈和预算反馈的每个实例,但不能运行任一工作流的两个实例

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7. 监视整个网站集的工作流

网站集管理员可以一目了然地查看:

  • 基于每个工作流模板的网站集中当前存在多少个工作流。

  • 每个工作流模板本身当前在网站集中是处于活动状态还是非活动。

  • 基于每个工作流模板的工作流版本实例数当前正在网站集中运行。

方法如下:

  1. 打开网站集的主页, (网站集内网站或子网站的主页) 。

  2. 单击"设置"图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 ,然后单击"网站设置"。

  3. 在"网站设置"页面上的"网站管理"下,单击"工作流"。

"工作流"页随即打开,并显示信息。

下一步做什么?

如果这是第一次运行此工作流版本,可能需要使用本文"审阅"段中的说明查看实例中的事件 ,并发现工作流是否按需要运行。

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“审阅”部分的概念图标

查看收集反馈工作流结果并创建报告

查看收集反馈工作流结果并创建报告

工作流实例完成后,你可以查看其历史记录中记录的事件。 (可以在实例完成后最多 60 天内访问任何实例的记录。)

重要: 请注意,工作流历史记录仅供非正式参考。 不能用于官方审核,也不能用于任何其他法律、证据目的。

还可以跨实例运行有关工作流总体性能的报告。

此段中的节

  1. 查看最新实例中的事件

  2. 访问实例历史记录最多 60 天

  3. 创建工作流性能报告

1. 查看最新实例中的事件

只要项目仍位于同一列表或库中,并且在同一项上再次运行同一工作流之前,就可以从列表或库访问最近实例的历史记录。

若要查看在任何项上运行的工作流的最新实例的"工作流状态"页,可以执行以下操作:

  • 在项目所在的列表或库中,单击需要的项目和工作流的状态链接。

此示例中,项目是标题为"主题草稿"的文档,工作流为"新建文档审批"。

单击工作流状态链接

在"工作流状态"页上," 工作流 历史记录"部分位于底部附近。

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

段顶部

2. 访问实例历史记录最多 60 天

如果在同一项上再次运行同一工作流后,想要查看实例的历史记录,应怎么做?

实际上,可以从以下两个入口点之一(列表或库或工作流完成通知)中最多执行 60 天。 (60 天是 SharePoint 产品保留工作流的任务历史记录的天数。)

从列表或库中

  1. 转到存储项的列表或库。

  2. 单击项目名称前面的图标以选择该项目,然后在功能区的"文件"选项卡上的"工作流"组中,单击"工作流"。

  3. 在"工作流: 项名称" 页上的"已完成 工作流"下,单击要审阅的工作流实例的名称或状态。

    项目“工作流”页面上的“已完成的工作流”列表 该实例的"工作流状态"页随即打开。

从工作流完成通知

  • 打开要查看的实例的工作流完成通知,然后单击" 查看工作流历史记录" 链接。


突出显示历史记录链接的工作流已完成通知 该实例的"工作流状态"页随即打开。

若要保留所有完成通知,可能需要创建 Outlook 规则。 设置规则,将"主题"行中已完成文本的所有传入邮件复制到其自己的独立文件夹中。 (确保 Outlook 规则复制传入邮件,而不只是移动这些邮件,否则它们也不会显示在收件箱中。) 若要详细了解如何创建 Outlook 规则,请参阅使用 规则管理电子邮件一文

段顶部

3. 创建工作流性能报告

若要了解一个工作流版本在一段时间和多个实例上通常如何执行,可以创建两个预定义报表中的一个或两个:

  • 活动持续时间报告    使用此报表查看工作流中每个活动完成时间的平均时间,以及完成该工作流的每个完整运行或实例所花的时间。

  • 取消和错误报告    使用此报告查看工作流是经常被取消,还是在完成之前遇到错误。

为工作流创建可用报表

  1. 在列表或库中,在工作流的 " 状态"列中,单击任何状态信息链接。
    单击工作流状态

  2. 在"工作流状态"页上的"工作流历史记录"下,单击"查看工作流报告"。
    单击“工作流历史记录”部分的“查看工作流报告”链接

  3. 找到要查看其报表的工作流,然后单击要查看的报表的名称。
    单击活动持续时间报告的链接

  4. 在"自定义"页上,保留或更改报表文件的创建位置,然后单击"确定"。

    在文件保存位置单击“确定” 报表将创建并保存到指定位置。

  5. 报表完成后,可以单击下图中显示的链接来查看它。 否则,请单击 "确定 "完成并关闭对话框。 (以后,当您准备好查看报表时,您将在上一步中指定的位置找到它
    。) 单击链接以查看报告

下一步做什么?

如果你的工作流功能与你想要的一样,则你已设置为开始使用它。

如果要更改其工作方式,请参阅本文的 CHANGE 段。

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“调整”部分的概念图形

更改、禁用或删除收集反馈工作流

更改、禁用或删除收集反馈工作流

运行新的"收集反馈"工作流的第一个实例并查看结果后,可能需要对工作流的配置方式进行一个或多个更改。

此外,可能希望在将来的各种时间对配置进行进一步更改。

最后,有时你可能想要在更短或更长时间内禁用工作流,但不删除它 , 或者确实可以选择完全删除它。

此段中的节

  1. 更改工作流的永久设置

  2. 禁用或删除工作流

1. 更改工作流的永久设置

若要对现有工作流的设置进行永久更改,请打开和编辑最初用于添加它的关联窗体。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开运行工作流的列表或库。

  2. 在功能区上,单击"列表"或"库"选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如,在日历列表中,此选项卡名为"日历"。

  3. 在"设置"组中,单击"工作流设置"。

  4. 在"工作流设置 "页面上 的"工作流名称 (单击以更改) ,单击要更改其设置的工作流的名称。

    注意: 如果"收集反馈"工作流未显示在列表中,则它可能仅与一种内容类型相关联。 此列表中显示哪些工作流由位于列表正上方 此类型控件的"显示工作流关联"控制。 (请参阅插图.) 单击下拉菜单中的内容类型选项,发现哪个选项显示你需要的工作流。 当希望的工作流出现在列表中时,单击工作流的名称。

  5. 在最初用于添加工作流的同一个两页关联窗体中,进行并保存您所做的更改。

    有关关联窗体中的字段和控件详细信息,请参阅本文列表/库或 网站集 (计划段) 添加段。

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页, (网站集内网站或子网站的主页) 。

  2. 单击"设置"图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 ,然后单击"网站设置"。

  3. 在"网站设置"页面上的"库"下,单击"网站内容类型"。

  4. 在"网站内容类型"页面上,单击运行工作流的网站内容类型的名称。

  5. 在所选内容类型的页面上的"设置 "下,单击" 工作流设置"。

  6. 在"工作流设置 "页面上 的"工作流名称 (单击以更改) ,单击要更改其设置的工作流的名称。

  7. 在最初用于添加工作流的同一个两页关联窗体中,进行并保存您所做的更改。

    有关关联窗体中的字段和控件详细信息,请参阅本文列表/库或 网站集 (计划段) 添加段。

段顶部

2. 禁用或删除工作流

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开运行工作流的列表或库。

  2. 在功能区上,单击"列表"或"库"选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如,在日历列表中,此选项卡名为"日历"。

  3. 在"设置"组中,单击"工作流设置"。

  4. 在"工作流设置"页上,单击 "删除工作流" 链接。
    标注了“删除工作流”链接的“工作流设置”页面

  5. 使用"删除工作流"页上的窗体禁用、重新启用或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

表单包含五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前在项上运行的工作流的实例数。

  • 允许    使工作流能够继续正常运行的选项。

  • 无新实例    允许工作流的任何当前正在运行的实例完成,但禁用工作流的选项,因为它无法运行任何新实例。 (此操作 是可 逆的。 若要稍后重新启用工作流,请返回到此页面,然后选择 "允许.)

  • 删除    从列表或库中删除工作流的选项。 所有正在运行的实例将立即终止,并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 。)

段顶部

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页, (网站集内网站或子网站的主页) 。

  2. 单击"设置"图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 ,然后单击"网站设置"。

  3. 在"网站设置"页面上的"库"下,单击"网站内容类型"。

  4. 在"网站内容类型"页面上,单击运行工作流的网站内容类型的名称。

  5. 在所选内容类型的页面上的"设置 "下,单击"工作流设置"。

  6. 在"工作流设置"页上,单击 "删除工作流" 链接。

  7. 使用"删除工作流"页上的窗体禁用、重新启用或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

表单包含五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前在项上运行的工作流的实例数。

  • 允许    使工作流能够继续正常运行的选项。

  • 无新实例    允许工作流的任何当前正在运行的实例完成,但禁用工作流的选项,因为它无法运行任何新实例。 (此操作 是可 逆的。 若要稍后重新启用工作流,请返回到此页面,然后选择 "允许.)

  • 删除    从网站集中删除工作流的选项。 所有正在运行的实例将立即终止,并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 n't reversible.)

下一步做什么?

如果进行了任何更改,请运行工作流的测试实例来仔细检查更改的效果。

段顶部

进一步自定义

有多种方法可以进一步自定义 SharePoint 产品中包含的工作流。

甚至可以从头开始创建自定义工作流。

可以使用以下任何或所有程序:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    自定义工作流表单、操作和行为。

  • Microsoft Visual Studio    生成自己的自定义工作流操作。

有关详细信息,请参阅 MICROSOFT 软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。

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