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下表列出了与使用 Windows 的人员共享文件的最佳做法。
最佳做法 |
说明 |
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使用通用图像格式 |
诸如 JPEG、PNG 和 GIF 之类的通用图像格式可以同时在 Mac 和 Windows 版本的 Office 中使用。 PNG 格式提供 gamma 矫正,非常适合在 Mac 和 Windows 操作环境中使用。 避免使用 Mac 操作环境独有的格式,如 PICT。 |
以默认文件格式保存文件 |
Office for Mac 2011、Office 2016 for Mac 以及 Microsoft Office 2010 和更高版本共享相同的默认文件格式,因此,如果在保存文件时使用默认文件格式设置,则会自动提高兼容性。 对于 Excel,默认文件格式是 Excel 工作簿 (.xlsx)。 对于 PowerPoint,默认文件格式是 PowerPoint 演示文稿 (.pptx)。 对于 Word,默认文件格式是 Word 文档 (.docx)。 |
在保存文件时使用文件扩展名 |
包括文件扩展名(如对于 Word 文档使用 .docx)可以更方便地在 Windows 中处理文件并能够让他人识别文件的格式。 在首次保存文件时,请单击“另存为”框旁边的箭头,然后清除“隐藏扩展名”复选框。 |
避免在文件名中使用特定字符 |
在文件名中,避免使用以下字符,这些字符在基于 Windows 的计算机上无法读取:星号 (*)、反斜杠 (\)、正斜杠 (/)、冒号 (:)、大于符号 (>)、小于符号 (<)、问号 (?)、引号 (") 和竖线 (|)。 |
使用通用字体 |
使用可同时在 Mac 和 Windows 操作环境中使用的字体。 例如,可同时在 Mac 和 Windows 操作环境中使用的字体包括 Arial、Verdana、Georgia 和 Times New Roman。 使用通用字体有助于确保文档中的字符在 Windows 中按所需的形式显示。 |
使用通用影片格式 |
避免使用 Quicktime 影片。 应使用 Motion Picture Experts Group(MPEG 2、MPEG 4)或 Video for Windows (AVI)。 有关 QuickTime 影片如何在 Windows 中显示的详细信息,请参阅我的 QuickTime 影片无法在 Office for Windows 中播放。 你插入的影片与你的文档链接。 如果需要在其他计算机上打开文档,请记得在复制文档时复制影片。 如果不复制影片,文档将仅显示影片的标志帧图片。 |
避免链接到图片和声音 |
应嵌入图片和声音。 |
避免使用 AppleScript 脚本 |
AppleScript 脚本不能在 Windows 操作系统上运行。 |
在打印之前预览文档 |
换行、分页以及处理图形文件格式的方式在不同操作系统中可能不一样,从而影响打印文档的外观。 在打印文档之前,请先预览文档,然后在必要时进行优化,以便打印的文档符合所需的方式。 |
下表列出了与使用 Windows 的人员共享文件的最佳做法。
最佳做法 |
说明 |
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使用兼容性报告 |
兼容性报告可检查你的 Word 文档、Excel 工作簿和 PowerPoint 演示文稿是否与 Windows 版本兼容,以便在共享文件之前解决兼容性问题。 |
使用通用图像格式 |
诸如 JPEG、PNG 和 GIF 之类的通用图像格式可以同时在 Mac 和 Windows 版本的 Office 中使用。 PNG 格式提供 gamma 矫正,非常适合在 Mac 和 Windows 操作环境中使用。 避免使用 Mac 操作环境独有的格式,如 PICT。 |
使用默认 XML 文件格式保存文件 |
Office for Mac 2011 和 Microsoft Office 2010 共用同一默认文件格式,因此,如果在保存文件时使用默认文件格式设置,则可以自动改善兼容性。 对于 Excel,默认文件格式是 Excel 工作簿 (.xlsx)。 对于 PowerPoint,默认文件格式是 PowerPoint 演示文稿 (.pptx)。 对于 Word,默认文件格式是 Word 文档 (.docx)。 |
在保存文件时使用文件扩展名 |
包括文件扩展名(如对于 Word 文档使用 .docx)可以更方便地在 Windows 中处理文件并能够让他人识别文件的格式。 在首次保存文件时,请单击“另存为”框旁边的箭头,然后清除“隐藏扩展名”复选框。 |
避免在文件名中使用特定字符 |
在文件名中,避免使用以下字符,这些字符在基于 Windows 的计算机上无法读取:星号 (*)、反斜杠 (\)、正斜杠 (/)、冒号 (:)、大于符号 (>)、小于符号 (<)、问号 (?)、引号 (") 和竖线 (|)。 |
使用通用字体 |
使用可同时在 Mac 和 Windows 操作环境中使用的字体。 例如,可同时在 Mac 和 Windows 操作环境中使用的字体包括 Arial、Verdana、Georgia 和 Times New Roman。 使用通用字体有助于确保文档中的字符在 Windows 中按所需的形式显示。 |
使用通用影片格式 |
避免使用 Quicktime 影片。 应使用 Motion Picture Experts Group(MPEG 2、MPEG 4)或 Video for Windows (AVI)。 有关 QuickTime 影片如何在 Windows 中显示的详细信息,请参阅我的 QuickTime 影片无法在 Office for Windows 中播放。 你插入的影片与你的文档链接。 如果需要在其他计算机上打开文档,请记得在复制文档时复制影片。 如果不复制影片,文档将仅显示影片的标志帧图片。 |
避免链接到图片和声音 |
应嵌入图片和声音。 |
避免使用 AppleScript 脚本 |
AppleScript 脚本不能在 Windows 操作系统上运行。 |
在打印之前预览文档 |
换行、分页以及处理图形文件格式的方式在不同操作系统中可能不一样,从而影响打印文档的外观。 在打印文档之前,请先预览文档,然后在必要时进行优化,以便打印的文档符合所需的方式。 |
请注意密码的长度限制 |
Excel for Mac 和 Word for Mac 中的密码限制为 15 个字符。 不能打开在基于 Windows 的 Excel 或 Word 版本中通过密码保护的工作簿或文档,密码长度超过 15 个字符时也不能打开。 如果要在 Office for Mac 中打开此类文件,请让基于 Windows 的作者调整密码长度。 |