通过检查文档、演示文稿或工作簿删除隐藏数据和个人信息

文档检查器在Word文档中查找和删除的内容

文档检查器显示多个不同的检查器，可帮助你在共享前查找和删除Word文档中的隐藏数据和个人信息。

若要快速查找和删除数据和信息，请：

1. 在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或保存。 
2. 选择“检查”。
3. 查看检查结果，并在要删除的任何项目上选择“ 全部 删除”。
   有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
4. 选择“ 重新检查 ”或 “关闭”。

隐藏数据和个人信息的类型

Word 文档可以包含下列类型的隐藏数据和个人信息：

• 修订中的批注、修订标记、版本和墨迹批注 如果已与其他人协作创建文档，文档可能包含修订、批注、墨迹批注或版本的修订标记等项。 此信息可以让其他人查看处理文档的人员的姓名、审阅者的评论和对文档所做的更改，以及你可能不希望在团队外部共享的内容。
• 文档属性和个人信息 文档属性或元数据包括有关文档的详细信息，例如作者、主题和标题。 文档属性还包括由 Microsoft 365 程序自动维护的信息，例如最近保存文档的人员的姓名和文档的创建日期。 如果使用了特定的功能，您的文档还可能包括其他类型的个人身份信息 (PII)，例如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单和模板名称。
• 页眉、页脚和水印Word文档可以包含页眉和页脚中的信息。 此外，您可能在 Word 文档中添加了水印。
• 隐藏文本Word文档可以包含格式为隐藏文本的文本。 如果您不了解文档是否包含隐藏文字，可以使用“文档检查器”来搜索隐藏文字。
• 文档服务器属性如果文档已保存到文档管理服务器上的某个位置（例如文档工作区网站或基于Windows SharePoint Services的库），则该文档可能包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。
• 自定义 XML 数据 文档可以包含文档本身不可见的自定义 XML 数据。 “文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。

使用文档检查器查找和删除隐藏数据和个人信息

1. 打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的 Word 文档。

2. 在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 另存为”，然后在“ 文件名 ”框中键入名称以保存原始文档的副本。

3. 在原始文档的副本中，在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 信息”。

4. 选择“ 检查问题”，然后选择“ 检查文档”。

5. 在“文档检查器”对话框中，选中相应的复选框以选择要检查的隐藏内容类型。

6. 选择“检查”。

7. 在“文档检查器”对话框中审阅检查结果。

8. 对于要从文档中删除的隐藏内容类型，请选择检查结果旁边的“ 全部 删除”。

   重要

   • 如果从文档中删除隐藏内容，则可能无法通过选择 “撤消”来还原它。
   • 如果要从以 OpenDocument Text (.odt) 格式保存的文档中删除隐藏数据和个人信息，则必须在每次以该格式保存文档时运行文档检查器。

文档检查器可帮助你在共享之前查找和删除 Excel 文档中存储的隐藏数据和个人信息。

文档检查器在 Excel 文档中查找和删除的内容

下表列出了文档检查器可以在工作簿中查找和删除的隐藏数据和个人信息的类型。

若要快速查找和删除数据和信息，请：

1. 在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或保存。
2. 选择“检查”。
3. 查看检查结果，并在要删除的任何项目上选择“ 全部 删除”。
   有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
4. 选择“ 重新检查 ”或 “关闭”。

并非所有信息都可以删除，有关详细信息，请参阅 文档检查器找到但无法删除的信息。

查找并删除隐藏数据和个人信息

文档检查器可帮助你查找和删除 Excel 工作簿中的隐藏数据和个人信息。

1. 打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的工作簿。

2. 在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 另存为”，并在“ 文件名 ”框中键入其他名称以保存原始工作簿的副本。

3. 在原始工作簿的副本中，在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 信息”。

4. 选择“ 检查问题”，然后选择“ 检查文档”。

5. 在“文档检查器”框中，检查要检查的隐藏内容类型的框。 有关各个检查器的详细信息，请参阅 文档检查器在 Excel 文档中查找和删除的内容。

6. 选择“检查”。

7. 在“ 文档检查器 ”框中查看检查结果。

8. 对于要从文档中删除的隐藏内容类型，请选择检查结果旁边的“ 全部 删除”。

   重要

   • 如果从工作簿中删除隐藏内容，则可能无法通过选择“ 撤消”来还原它。
   • 如果删除包含数据的隐藏行、列或工作表，可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。 如果您不了解隐藏行、列或工作表所包含的信息内容，请关闭文档检查器，取消隐藏隐藏行、列或工作表，然后检查它们的内容。
   • 注释和批注、文档属性和个人信息以及页眉和页脚的检查器不能在保存为共享工作簿的工作簿中使用， (审阅>共享工作簿) 。 这是因为共享工作簿使用个人信息以使不同的人能够在同一个工作簿上进行协作。 要从共享工作簿中删除此信息，请先复制此工作簿，然后取消共享。 若要取消共享工作簿，请在“ 审阅 ”选项卡上选择“ 共享工作簿” ，并清除 “允许多个用户同时进行更改”。
   • 如果要从保存为 OpenDocument 电子表格 (.ods) 格式的电子表格中删除隐藏的数据和个人信息，需要在每次使用此格式保存电子表格时都运行文档检查器。

Excel 中隐藏数据和个人信息的类型

以下是一些可以成为 Excel 工作簿中隐藏数据和个人信息的源的项目：

• 批注和墨迹批注 如果与其他人协作创建工作簿，则工作簿可能包含批注或墨迹批注等项目。 此信息可让其他人查看处理你的工作簿的人员的姓名、审阅者的评论，以及对工作簿所做的更改。
• 文档属性和个人信息 与其他 Microsoft 365 应用中一样，Excel 中的元数据或文档属性包括作者、主题和标题等详细信息。 Microsoft 365 自动维护最近保存工作簿的人员的姓名、文档的创建日期和文档位置。 PII) (可能存在其他类型的个人身份信息，例如电子邮件标题、发送以供审阅信息、路由单、打印机属性 (（例如，打印机路径和安全打印密码) ）以及用于发布网页的文件路径信息。
• 页眉和页脚 工作簿可以在页眉和页脚中包含信息。
• 隐藏的行、列和工作表 工作簿可以包含隐藏的行、列和整个工作表。 如果您分发的工作簿副本中有隐藏行、列或工作表，其他人可能会取消隐藏这些对象，以便查看其中包含的数据。
• 文档服务器属性保存到文档管理服务器上的某个位置的工作簿（例如文档工作区网站或基于Windows SharePoint Services的库）可能包含与服务器位置相关的其他文档属性或信息。
• 自定义 XML 数据 工作簿可以具有在文档本身中不可见的自定义 XML 数据。 “文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。
• 不可见内容 工作簿可以具有不可见的对象，因为它们的格式设置为不可见。
• 外部链接 工作簿可以有指向其他工作簿中的数据链接， (外部链接) 。 然后，包含该数据的工作表的名称将随工作簿一起保存，但可能不可见。
• 嵌入的文件或对象 工作簿可以具有嵌入文件 (，例如Microsoft 365 或文本文档) 或嵌入对象 (，例如图表或公式) ，这些数据可能不可见。
• VBA 代码的宏 工作簿可以有可能包含隐藏数据的宏、VBA 模块、COM 或 ActiveX 控件、用户表单或用户定义的函数 (UDF)。
• 可能有缓存数据的项目 工作簿可以有为数据透视表、数据透视图、切片器、日程表和多维数据集公式缓存的不可见数据。
• Excel Surveys工作簿可以包含隐藏的 Excel 调查问题，这些问题在Excel 网页版中输入并随工作簿一起保存，但不可见。
• 方案管理器方案 工作簿可以具有使用方案管理器定义的方案。 这些方案可能包含缓存或隐藏的数据。
• 筛选器 工作簿可以有可能导致将缓存数据或隐藏数据保存到工作簿中的活动自动筛选器或表筛选器。
• 隐藏名称 工作簿可以有可能是隐藏数据的来源的隐藏名称。

文档检查器可以查找但不能删除的信息

文档检查器可以检测到可能具有在您的工作簿中不可见的数据的下列项目。 它不能为您删除这些项目，因为可能导致工作簿无法正常工作。 您可以检查找到的每个项目，并确定是否要手动将其删除或替换为无隐藏数据的项目，如静态图片。

可以使用文档检查器查找和删除 PowerPoint 演示文稿中的隐藏信息。

文档检查器可以查找并删除的信息

下表列出了文档检查器可以在 PowerPoint 演示文稿中查找和删除的隐藏数据和个人信息的类型。

若要快速查找和删除数据和信息，请：

1. 在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或保存。
2. 选择“检查”。
3. 查看检查结果，并在要删除的任何项目上选择“ 全部 删除”。
   有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
4. 选择“ 重新检查 ”或 “关闭”。

并非所有隐藏数据和信息都可以使用文档检查器删除。 有关详细信息，请参阅 文档检查器找到但无法删除的信息。

如果您的组织通过添加检查器模块自定义了“文档检查器”，您也许能够检查演示文稿中是否存在其他类型的信息。

查找并删除隐藏数据和个人信息

1. 打开要检查隐藏数据和个人信息的 PowerPoint 演示文稿。

2. 在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 另存为”，然后在“ 文件名 ”框中键入名称以保存原始演示文稿的副本。

3. 在原始演示文稿的副本中，在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 信息”。

4. 选择“检查问题”，然后选择“ 检查文档”。

5. 在“文档检查器”对话框中，选中相应的复选框以选择要检查的隐藏内容类型。 有关各个检查员的详细信息，请参阅 通过检查文档、演示文稿或工作簿删除隐藏数据和个人信息。

6. 选择“检查”。

7. 在“文档检查器”对话框中审阅检查结果。

8. 对于要从文档中删除的隐藏内容类型，请选择检查结果旁边的“ 全部 删除”。

   • 如果从演示文稿中删除隐藏内容，则可能无法通过选择 “撤消”来还原它。
   • 如果要从保存为“OpenDocument 演示文稿(.odp)”格式的演示文稿中删除隐藏的数据和个人信息，必须在每次使用此格式保存演示文稿时都运行文档检查器。

使用文档检查器删除个人信息后，如果继续修改演示文稿，PowerPoint 将继续在保存此文件时自动删除个人信息。 但是，如果此演示文稿仍需要更多协作编辑 (例如，您需要保留与其) 留下的评论关联的共同作者的姓名，您可以通过单击“启用个人信息删除”通知中的“更改设置”按钮来阻止 PowerPoint 自动删除个人信息。

隐藏数据和个人信息的类型

PowerPoint 演示文稿可以保存多种类型的隐藏数据和个人信息。 虽然此信息可能不立即可见，但仍可以从演示文稿中检索。

隐藏的信息可以包括 PowerPoint 添加的数据，以便您可以与他人协作创建演示文稿。 它还可以包括您特意指定为隐藏的信息。

PowerPoint 演示文稿可以包含下列类型的隐藏数据和个人信息：

• 批注和墨迹批注 如果与他人协作创建演示文稿，则演示文稿可能包含批注或墨迹批注等项。 此信息可让其他人查看所做的更改、处理演示文稿的人员的姓名以及审阅者的评论。
• 修订跟踪数据协作处理存储在云中的共享文档时，PowerPoint 2016 for Microsoft 365 存储有关谁对文档进行更改以及更改时间的数据。
• 文档属性和个人信息 文档属性（也称为元数据）包括有关演示文稿的详细信息，例如作者、主题和标题。 文档属性还包括由 Microsoft 365 程序自动维护的信息，例如最近保存文档的人员的姓名和文档的创建日期。 如果您使用了特定功能，文档可能还包含其他类型的个人身份信息 (PII)，如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单以及发布网页的文件路径信息。
• 不可见的幻灯片内容 演示文稿可能包含不可见的对象，因为它们的格式设置为不可见。
• 幻灯片外内容PowerPoint 演示文稿可以包含不立即可见的对象，因为它们已从幻灯片中拖动到幻灯片外区域。 幻灯片以外内容可包含文本框、剪贴画、图形以及表格。
• 演示文稿备注 PowerPoint 演示文稿的“备注”部分可以包含你可能不希望公开共享的文本，尤其是如果备注是专门为演示者使用而编写的。
• 文档服务器属性如果演示文稿已保存到文档管理服务器上的某个位置（例如文档工作区网站或基于Windows SharePoint Services的库），则该演示文稿可能包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。
• 自定义 XML 数据 演示文稿可以包含文档本身不可见的自定义 XML 数据。 “文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。

文档检查器可以查找但不能删除的信息

文档检查器检测到以下项目，这些项可能包含演示文稿中不可见的数据。 文档检查器无法为你删除这些项目，因为它可能会导致演示文稿无法正常工作。 您可以检查找到的每个项目，并确定是否要手动将其删除或替换为无隐藏数据的项目，如静态图片。

文档检查器和个人数据

PowerPoint 2016内部版本 8403 中为 Microsoft 365 预览体验成员引入的修订跟踪数据说明了文档检查器的限制。 例如，Kelly 和 Linda 在 Microsoft 365 中协作处理演示文稿 A。 修订跟踪数据 (，即用户名和编辑) 添加到演示文稿的时间。 如果 Mohammed 随后在早期版本的 PowerPoint 中打开演示文稿 A，并在文件上运行文档检查器以删除个人数据，则该版本的 PowerPoint 中的文档检查器将无法检测和删除 Kelly 和 Linda 使用的较新、Microsoft 365 版本的 PowerPoint 添加到演示文稿中的修订跟踪数据。 Mohammed 无法在未升级到当前版本的 PowerPoint 然后运行文档检查器的情况下删除修订跟踪数据

在 Visio 中，可以在与其他人共享 Visio 文档副本之前删除隐藏和个人信息。

可以从 Visio 的以下功能区域删除个人和隐藏信息：

• 在文档页面上插入的批注
• 作者、经理和公司) (文件属性
• 审阅者名称、缩写和标记
• 模具文件路径
• 模板文件路径和名称

可以按照以下步骤查找和删除 Visio 演示文稿中的隐藏信息。

1. 在“文件”选项卡上，选择“信息”。

2. 选择“检查问题”，然后选择“ 删除个人信息”。

3. 在“ 个人信息 ”选项卡上，选择“ 从文档中删除这些项目”。

   提示

   如果要在尝试重新插入个人信息时看到警告，请选择“如果我尝试重新插入此信息检查警告我”框。

4. 若要从外部数据源中删除潜在的敏感数据，请选择“ 从文档存储的外部源中删除数据”。

   注意

   选中此检查框不会删除已链接到形状的数据。 它会从关系图中删除数据源，但如果数据源中的任何数据位于关系图中，则需要手动将其删除。