与客户或同事共享 Microsoft 365 文档文件的副本时，最好检查文档中是否存在隐藏数据或个人信息，并将其删除。
注意
Microsoft 无权访问你文档中的任何信息，除非你将文档发送给 Microsoft，
“文档检查器”可帮助您查找和删除存储在计划共享的文档中的隐藏数据和个人信息。 以下是使用方法。
- 在 “文件 ”选项卡上，依次选择 “信息”、“ 检查问题” 和“ 检查文档”。
提示
如果只想不带批注地打印，请在“ 文件 ”选项卡上选择“ 打印”，选择“ 打印所有页面”，并清除 “打印标记”。
文档检查器在 Word 文档中查找和删除的内容
文档检查器显示多个不同的检查器，可帮助您在共享之前查找和删除 Word 文档中的隐藏数据和个人信息。
重要
我们强烈建议您在 原始文档的副本上使用“文档检查器”，因为并非总是可以恢复“文档检查器”删除的数据。 有关更多详细信息，请参阅 使用文档检查器。
快速查找和删除数据和信息：
- 在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或存储。
- 选择“检查”。
- 查看检查结果，然后对要删除的任何项目选择 “全部删除 ”。
有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
- 选择 “重新检查 ”或 “关闭”。
注意
文档检查器无法删除某些信息，下表对此进行了说明。
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检查器名称 |
查找并删除 |
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批注、修订、版本和注释 |
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文档属性和个人信息 |
- 文档属性，包括“文档属性”对话框的“摘要”、“统计值”和“自定义”选项卡中的信息
- 电子邮件标题
- 传送名单
- 请求审阅信息
- 文档服务器属性
- 文档管理策略信息
- 内容类型信息
- 最后一个值 (数据绑定字段的数据绑定链接信息将转换为文本)
- 用户名
- 模板名称
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页眉、页脚和水印 |
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隐藏文字 |
设置为隐藏文字（“字体”对话框中提供的一种字体效果）格式的文字
注意： 此检查器无法检测到被其他方法隐藏的文本 (例如，白色背景上的白色文本) 。 |
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自定义 XML 数据 |
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不可见内容 |
不可见的对象，因为它们已被格式化为不可见
注意： 此检查器无法检测被其他对象覆盖的对象。 |
注意
如果您的组织通过添加检查器模块对“文档检查器”进行了自定义，您或许能够检查文档中是否存在其他类型的信息。
Word 文档可以包含下列类型的隐藏数据和个人信息：
-
注释、修订、版本和墨迹批注中的修订标记 如果已与其他人协作创建文档，则文档可能包含跟踪更改中的修订标记、批注、墨迹批注或版本等项目。 此信息可以让其他人查看处理文档的人员姓名、审阅者的注释以及对文档所做的更改，以及您可能不想在团队外部共享的内容。
-
文档属性和个人信息 文档属性或元数据包括有关文档的详细信息，例如作者、主题和标题。 文档属性还包括由 Microsoft 365 程序自动维护的信息，例如最近保存文档的人员的姓名和文档创建日期。 如果使用了特定的功能，您的文档还可能包括其他类型的个人身份信息 (PII)，例如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单和模板名称。
-
页眉、页脚和水印 Word 文档可以在页眉和页脚中包含信息。 此外，您可能在 Word 文档中添加了水印。
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隐藏文本 Word 文档可以包含格式设置为隐藏文本的文本。 如果您不了解文档是否包含隐藏文字，可以使用“文档检查器”来搜索隐藏文字。
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文档服务器属性如果文档保存到文档管理服务器上的某个位置（如文档工作区网站或基于 Windows SharePoint Services 的库），则文档可能包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。
-
自定义 XML 数据 文档可以包含文档本身不可见的自定义 XML 数据。 “文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。
重要
我们强烈建议您在 原始文档的副本上使用“文档检查器”，因为并非总是可以恢复“文档检查器”删除的数据。
打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的 Word 文档。
在 “文件 ”选项卡上，选择 “另存为”，然后在 “文件名 ”框中键入名称以保存原始文档的副本。
在原始文档副本的“ 文件 ”选项卡上，选择 “信息”。
选择 “检查问题”，然后选择“ 检查文档”。
在“文档检查器”对话框中，选中相应的复选框以选择要检查的隐藏内容类型。
选择“检查”。
在“文档检查器”对话框中审阅检查结果。
选择要从文档中删除的隐藏内容类型的检查结果旁边的 “全部删除 ”。
重要
- 如果从文档中移除隐藏内容，可能无法通过选择 “撤消”来还原它。
- 如果要从以 OpenDocument 文本 (.odt) 格式保存的文档中删除隐藏数据和个人信息，则每次以该格式保存文档时都必须运行文档检查器。
文档检查器可以帮助你在共享之前查找并删除存储在 Excel 文档中的隐藏数据和个人信息。
注意
虽然可以从发送给其他人的工作簿中删除隐藏数据和个人信息，但如果 Excel 工作簿已保存为 共享工作簿，则无法删除批注、批注、文档属性和个人信息。 若要从共享工作簿中删除此信息，请首先复制并 关闭共享工作簿功能。
文档检查器在 Excel 文档中查找和删除的内容
此表列出了文档检查器可以在工作簿中查找和删除的隐藏数据和个人信息的类型。
重要
我们强烈建议您在 原始工作簿的副本上使用“文档检查器”，因为并非总是可以还原“文档检查器”删除的数据。 有关更多详细信息，请参阅 使用文档检查器。
快速查找和删除数据和信息：
- 在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或存储。
- 选择“检查”。
- 查看检查结果，然后对要删除的任何项目选择 “全部删除 ”。
有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
- 选择 “重新检查 ”或 “关闭”。
并非所有信息都可以删除，有关详细信息，请参阅 文档检查器找到但无法删除的信息。
注意
如果您的组织已向文档检查器添加了自定义的检查器模块，您可能会看到其他类型的信息。
| 对于这些项目： |
文档检查器可以查找并删除的信息： |
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批注和注释 |
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文档属性和个人信息 |
- 文档属性，包括“文档属性”对话框的“摘要”、“统计值”和“自定义”选项卡中的信息
- 文档位置，选择“ 全部删除”时，将从文件中清除现有文档位置。 在关闭 Excel 并再次重新打开文件之前，保存时不会将文档位置添加回文件。
- 电子邮件标题
- 传送名单
- 请求审阅信息
- 文档服务器属性
- 文档管理策略信息
- 内容类型信息
- 用户名
- 打印机路径信息
- 方案备注
- 用于发布网页的文件路径
- 定义的名称和表名称的批注
- 非活动外部数据连接
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页眉和页脚 |
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隐藏行和列 |
- 隐藏行
- 包含数据的隐藏列
- 如果工作簿中存在不包含数据的隐藏列，并且位于包含数据的列之间，则还会检测到并删除这些空的隐藏列。
- 如果您的工作簿中的隐藏行或列包含数据，则删除它们可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。 如果您不清楚隐藏行或列所包含的信息内容，请关闭文档检查器，取消隐藏隐藏行或列，然后检查它们的内容。
- 文档检查器不检测可能位于隐藏列中的形状、图表、控件、Microsoft ActiveX 对象和控件、图片或 SmartArt 图形。
- 如果隐藏行或隐藏列是表标题、列表标题或数据透视表的一部分，则不将其删除。 这些行和列是取消隐藏的。
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隐藏工作表 |
隐藏工作表
注意： 如果工作簿中隐藏的工作表包含数据，则可以通过删除它们来更改工作簿中的计算或公式结果。 如果您不了解隐藏工作表所包含的信息内容，请关闭文档检查器，取消隐藏隐藏工作表，然后检查它们的内容。 |
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自定义 XML 数据 |
可能存储在工作簿内的自定义 XML 数据 |
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不可见内容 |
因设置为不可见格式而看不到的对象
注意： “文稿检查器”不会检测被其他对象覆盖的对象。 |
文档检查器可帮助你查找和删除 Excel 工作簿中的隐藏数据和个人信息。
重要
我们强烈建议您在 原始工作簿的副本上使用“文档检查器”，因为并非总是可以还原“文档检查器”删除的数据。
打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的工作簿。
在 “文件 ”选项卡上，选择 “另存为”，然后在 “文件名 ”框中键入不同的名称以保存原始工作簿的副本。
在原始工作簿副本的“ 文件 ”选项卡上，选择 “信息”。
选择 “检查问题”，然后选择“ 检查文档”。
在“文档检查器”框中，检查要检查的隐藏内容类型的框。 有关各个检查器的详细信息，请参阅 文档检查器在 Excel 文档中查找和删除的内容。
选择“检查”。
在“ 文档检查器 ”框中查看检查结果。
选择要从文档中删除的隐藏内容类型的检查结果旁边的 全部删除 。
重要
- 如果从工作簿中删除隐藏内容，可能无法通过选择 “撤消”来还原它。
- 如果删除包含数据的隐藏行、列或工作表，可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。 如果您不了解隐藏行、列或工作表所包含的信息内容，请关闭文档检查器，取消隐藏隐藏行、列或工作表，然后检查它们的内容。
-
批注和批注、文档属性和个人信息以及页眉和页脚的检查器不能在已另存为共享工作簿的工作簿中使用 (“查看>共享工作簿) ”。 这是因为共享工作簿使用个人信息以使不同的人能够在同一个工作簿上进行协作。 要从共享工作簿中删除此信息，请先复制此工作簿，然后取消共享。 若要取消共享工作簿，请在 “审阅 ”选项卡上选择 “共享工作簿” ，然后清除“ 允许多个用户同时进行更改”。
- 如果要从保存为 OpenDocument 电子表格 (.ods) 格式的电子表格中删除隐藏的数据和个人信息，需要在每次使用此格式保存电子表格时都运行文档检查器。
以下是一些可能成为 Excel 工作簿中隐藏数据和个人信息来源的项目：
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批注和墨迹 注释如果你与其他人协作创建了工作簿，则工作簿可能包含批注或墨迹批注等项目。 此信息可以让其他人查看工作簿的工作人员姓名、审阅者的注释以及对工作簿所做的更改。
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文档属性和个人信息 与其他 Microsoft 365 应用一样，Excel 中的元数据或文档属性包括作者、主题和标题等详细信息。 Microsoft 365 会自动保留最近保存工作簿的人员的姓名、创建文档的日期以及文档位置。 PII) (可能还有其他类型的个人身份信息，例如电子邮件标题、发送以供审阅信息、路由单、打印机属性 (例如打印机路径和安全打印密码) ，以及用于发布网页的文件路径信息。
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页眉和页脚 工作簿可以在页眉和页脚中包含信息。
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隐藏行、隐藏列和工作表 工作簿可以有隐藏的行、列和整个工作表。 如果您分发的工作簿副本中有隐藏行、列或工作表，其他人可能会取消隐藏这些对象，以便查看其中包含的数据。
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文档服务器属性保存到文档管理服务器上某个位置的工作簿（例如文档工作区网站或基于 Windows SharePoint Services 的库）可能包含与服务器位置相关的其他文档属性或信息。
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自定义 XML 数据 工作簿可以具有文档本身不可见的自定义 XML 数据。 “文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。
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隐形内容 工作簿可以包含不可见的对象，因为它们被格式化为不可见。
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外部链接 工作簿可以具有指向其他工作簿中数据的链接 (外部链接) 。 然后，包含该数据的工作表的名称将与工作簿一起保存，但可能不可见。
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嵌入的文件或对象 工作簿可以具有嵌入文件 (如 Microsoft 365 或文本文档) 或嵌入对象 (例如图表或方程式) ，这些对象可能包含不可见的数据。
-
VBA 代码的宏 工作簿可以有可能包含隐藏数据的宏、VBA 模块、COM 或 ActiveX 控件、用户表单或用户定义的函数 (UDF)。
-
可能有缓存数据的项目 工作簿可以有为数据透视表、数据透视图、切片器、日程表和多维数据集公式缓存的不可见数据。
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Excel 调查工作簿可以隐藏在 Excel 网页版中输入并与工作簿一起保存但在那里不可见的 Excel 调查问题。
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Scenario Manager 方案 工作簿可以包含使用场景管理器定义的方案。 这些方案可能包含缓存或隐藏的数据。
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筛选器 工作簿可以有可能导致将缓存数据或隐藏数据保存到工作簿中的活动自动筛选器或表筛选器。
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隐藏名称 工作簿可以有可能是隐藏数据的来源的隐藏名称。
文档检查器可以检测到可能具有在您的工作簿中不可见的数据的下列项目。 它不能为您删除这些项目，因为可能导致工作簿无法正常工作。 您可以检查找到的每个项目，并确定是否要手动将其删除或替换为无隐藏数据的项目，如静态图片。
| 对于这些项目： |
文档检查器可以找到： |
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外部链接 |
指向其他工作簿中的数据的链接。 包含保存在工作簿中，但在工作簿中不可见的数据的工作表的名称。 外部链接包括以下位置中使用的外部引用：
- 工作表单元格
- 名称
- 对象，如文本框或形状
- 图表标题
- 图表数据系列
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嵌入文件或对象 |
嵌入文件 (如 Microsoft 365 或文本文档) 或嵌入对象 (如图表或方程式) ，这些文件可能包含工作簿中不可见的数据。 下面是一些对象类型的示例：
- 位图图像对象
- Microsoft 公式 3.0 对象
- Microsoft Graph 图表对象
- PowerPoint 演示文稿对象
- Visio 绘图对象
- Word 文档对象
- OpenDocument 文本对象
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VBA 代码的宏 |
可能在工作簿中有隐藏数据的宏或 VBA 项目。 这包括：
- 宏，包括 Excel 4.0 宏工作表 (XLM)
- VBA 模块
- COM 或 ActiveX 控件
- 用户表单，包括 Excel 5.0 表单
- 用户定义的函数 (UDF)
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包含缓存数据的 BI 功能 |
可能有保存到工作簿中，且可能包含不可见的数据的缓存数据的 BI 功能。 文档检查器可以检查可能有数据透视表缓存、切片器缓存或多维数据集公式缓存的下列项目：
- 数据透视表和数据透视图
- 切片器和日程表
- 多维数据集公式
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Excel 调查 |
在 Excel 网页版中创建并与工作簿一起保存但不在工作簿中显示的 Excel 调查问题。 |
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方案管理器方案 |
使用方案管理器定义并可能导致将缓存数据或隐藏数据保存到工作簿中的方案。 |
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筛选器 |
可能导致工作簿中包含缓存数据或隐藏数据的筛选器。 文档检查器可以检查为您的数据应用的自动筛选器和表筛选器。 |
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隐藏名称 |
可能将隐藏数据存储到工作簿中的隐藏名称。 |
可以使用文档检查器查找和删除 PowerPoint 演示文稿中的隐藏信息。
提示
如果只想不带批注地打印，请在“ 文件 ”选项卡上选择“ 打印”，选择“ 打印所有页面”，并清除 “打印标记”。
下表列出了文档检查器可以在 PowerPoint 演示文稿中查找和删除的隐藏数据和个人信息的类型。
重要
我们强烈建议您在 原始演示文稿的副本上使用“文档检查器”，因为并非总是可以恢复“文档检查器”删除的数据。 有关更多详细信息，请参阅 使用文档检查器。
快速查找和删除数据和信息：
- 在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或存储。
- 选择“检查”。
- 查看检查结果，然后对要删除的任何项目选择 “全部删除 ”。
有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
- 选择 “重新检查 ”或 “关闭”。
并非所有隐藏的数据和信息都可以使用文档检查器删除。 有关详细信息，请参阅 文档检查器查找但无法删除的信息。
如果您的组织通过添加检查器模块自定义了“文档检查器”，您也许能够检查演示文稿中是否存在其他类型的信息。
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检查器名称 |
查找并删除 |
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批注和注释 |
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文档属性和个人信息 |
- 文档属性，包括“文档属性”对话框的“摘要”、“统计值”和“自定义”选项卡中的信息
- 电子邮件标题
- 传送名单
- 请求审阅信息
- 文档服务器属性
- 文档管理策略信息
- 内容类型信息
- 用于发布网页的文件路径
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修订跟踪数据 |
有关谁编辑了文件以及何时编辑文件的数据。 |
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不可见的幻灯片内容 |
因设置为不可见格式而看不到的对象
此检查器不检测被其他对象覆盖的对象。 |
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幻灯片外内容 |
- 在演示文稿中不能直接看到的内容或对象（因为它们位于幻灯片区域外），包括：
- 剪贴画
- 文本框
- 图形
- 表格
“文档检查器”不检测或删除具有动画效果的幻灯片外对象。
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演示文稿备注 |
添加到演示文稿的“备注”部分的文本
“文档检查器”不能删除添加到演示文稿的“备注”部分中的图片。 |
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自定义 XML 数据 |
可能存储在演示文稿内的自定义 XML 数据 |
重要
我们强烈建议您在 原始演示文稿的副本上使用“文档检查器”，因为并非总是可以恢复“文档检查器”删除的数据。
打开要检查隐藏数据和个人信息的 PowerPoint 演示文稿。
在 “文件 ”选项卡上，选择 “另存为”，然后在 “文件名 ”框中键入名称以保存原始演示文稿的副本。
在原始演示文稿的副本中，在 “文件 ”选项卡上，选择 “信息”。
选择“检查问题”，然后选择“ 检查文档”。
在“文档检查器”对话框中，选中相应的复选框以选择要检查的隐藏内容类型。 有关各个检查器的详细信息，请参阅 通过检查文档、演示文稿或工作簿删除隐藏数据和个人信息。
选择“检查”。
在“文档检查器”对话框中审阅检查结果。
选择要从文档中删除的隐藏内容类型的检查结果旁边的 “全部删除 ”。
- 如果从演示文稿中删除隐藏内容，可能无法通过选择 “撤消”还原它。
- 如果要从保存为“OpenDocument 演示文稿(.odp)”格式的演示文稿中删除隐藏的数据和个人信息，必须在每次使用此格式保存演示文稿时都运行文档检查器。
使用文档检查器删除个人信息后，如果继续修改演示文稿，PowerPoint 将在保存此文件时继续自动删除个人信息。 但是，如果此演示文稿仍需要更多协作编辑， (例如，你需要保留共同创作者姓名与其留下的批注相关联) ，则可以通过单击“已启用个人信息删除”通知中的“更改设置”按钮来阻止 PowerPoint 自动删除个人信息。
PowerPoint 演示文稿可以保存多种类型的隐藏数据和个人信息。 虽然此信息可能不会立即可见，但仍可以从演示文稿中检索。
隐藏信息可能包括 PowerPoint 添加的数据，以便你与其他人协作创建演示文稿。 它还可以包括您特意指定为隐藏的信息。
PowerPoint 演示文稿可以包含下列类型的隐藏数据和个人信息：
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批注和墨迹 注释如果与其他人协作创建演示文稿，则演示文稿可能包含批注或墨迹批注等项目。 此信息可以让其他人查看所做的更改、处理演示文稿的人员的姓名，以及审阅者的评论。
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修订跟踪数据协作处理存储在云中的共享文档时，PowerPoint 2016 for Microsoft 365 将存储有关谁对文档进行了更改以及何时进行更改的数据。
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文档属性和个人信息 文档属性（也称为元数据）包含有关演示文稿的详细信息，例如作者、主题和标题。 文档属性还包括由 Microsoft 365 程序自动维护的信息，例如最近保存文档的人员的姓名和文档创建日期。 如果您使用了特定功能，文档可能还包含其他类型的个人身份信息 (PII)，如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单以及发布网页的文件路径信息。
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不可见的幻灯片内容 演示文稿可能包含不可见的对象，因为它们被格式化为不可见。
-
幻灯片外内容PowerPoint 演示文稿可能包含由于已从幻灯片拖动到幻灯片外区域而无法立即看到的对象。 幻灯片以外内容可包含文本框、剪贴画、图形以及表格。
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演示文稿笔记 PowerPoint 演示文稿的“备注”部分可能包含你可能不想公开共享的文本，特别是如果备注仅供演示文稿的人员使用。
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文档服务器属性如果演示文稿保存到文档管理服务器上的某个位置（如文档工作区网站或基于 Windows SharePoint Services 的库），则该演示文稿可能包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。
-
自定义 XML 数据 演示文稿可以包含文档本身不可见的自定义 XML 数据。 “文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。
“文档检查器”会检测以下可能包含演示文稿中不可见的数据的项。 “文档检查器”无法为您移除这些项目，因为这可能会导致演示文稿无法正常工作。 您可以检查找到的每个项目，并确定是否要手动将其删除或替换为无隐藏数据的项目，如静态图片。
| 对于这些项目： |
文档检查器可以找到： |
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嵌入文件或对象 |
嵌入文件 (如 Microsoft 365 或文本文档) 或嵌入对象 (如图表或方程式) ，这些文件可能包含工作簿中不可见的数据。 下面是一些对象类型的示例：
- 位图图像对象
- Microsoft 公式 3.0 对象
- Microsoft Graph 图表对象
- PowerPoint 演示文稿对象
- Visio 绘图对象
- Word 文档对象
- OpenDocument 文本对象
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宏或 VBA 代码 |
演示文稿中可能具有隐藏数据的宏或 VBA 项。 其中包括：
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文档检查器和个人数据
在面向 Microsoft 365 预览体验成员的 PowerPoint 2016 内部版本 8403 中引入的修订跟踪数据说明了文档检查器的局限性。 例如，Kelly 和 Linda 协作处理 Microsoft 365 中的演示文稿 A。 修订跟踪数据 (，即用户名和他们进行编辑) 的时间将添加到演示文稿中。 如果 Mohammed 随后在早期版本的 PowerPoint 中打开演示文稿 A，并对文件运行文档检查器删除个人数据，则该版本的 PowerPoint 中的文档检查器将无法检测和删除由 Kelly 和 Linda 使用的较新的 Microsoft 365 版本的 PowerPoint 添加到演示文稿中的修订跟踪数据。 Mohammed 必须升级到当前版本的 PowerPoint 并运行文档检查器才能删除修订跟踪数据
在 Visio 中，你可以在与他人共享 Visio 文档副本之前移除隐藏信息和个人信息。
重要
我们强烈建议您删除 原始文档副本中的个人信息和隐藏信息，因为并不总是可以恢复删除的数据。
可从 Visio 的以下功能区域删除个人和隐藏信息：
- 在文档页面上插入的批注
-
作者、经理和公司) (文件属性
- 审阅者姓名、首字母缩写和标记
- 模具文件路径
- 模板文件路径和名称
注意
如果文档可供共享服务器上的其他人访问，则每当有人打开该文档时，都会显示有关打开该文件的用户的名称以及存储该文件的计算机的名称的信息。 为了帮助保护此信息，请确保任何共享文档只能由受信任的用户访问。
可以通过执行以下步骤来查找和删除 Visio 演示文稿中的隐藏信息。
在“文件”选项卡上，选择“信息”。
选择“检查问题”，然后选择“ 删除个人信息”。
在 “个人信息 ”选项卡上，选择 “从文档中删除这些项目”。
提示
如果希望在尝试重新插入个人信息时看到警告，请选中“如果我尝试重新插入此信息检查警告”框。
若要从外部数据源中删除潜在的敏感数据，请选择 从文档中存储的外部源中删除数据。
注意
选中此检查框不会删除已链接到形状的数据。 它会从逻辑示意图中删除数据源，但如果逻辑示意图中存在来自数据源的任何数据，则需要手动将其删除。
