设计和自定义工作流简介

列表工作流

列表工作流是 SharePoint 2007 中可用的工作流类型。 由于它具有为其创建的列表的上下文, 因此列表工作流会自动访问其将在其上运行的列表项的自定义字段的值, 例如文档库的 "自定义备注" 字段。 列表工作流无法供此网站或其他网站上的其他列表或库使用。 若要对多个列表使用相同的工作流功能, 必须在所有位置手动重新创建工作流。

如果你知道你只需要为特定列表设计的工作流, 列表工作流将具有自动为列表的自定义域提供的优势。

可重用列表工作流

可以在网站集的顶级网站中创建可重用列表工作流 (可重用工作流), 并且该工作流可以进行全局可重用, 这意味着该工作流可以与网站集中的任何列表、库或内容类型相关联。 您还可以在网站集的任何子网站中创建可重用的工作流;此工作流可在该特定子网站中重复使用。

您还可以从一个网站导出可重用工作流, 然后在其他网站中上传和激活该工作流。 例如, 你可以在测试环境中创建一个可重用工作流, 对它进行测试, 然后将其导出到生产环境。 SharePoint Designer 2010 支持将工作流作为模板导出。

默认情况下, 可重用工作流不具有特定列表或库的上下文。 因此, 默认情况下, 它们仅提供在列表和库 (如 "创建" 和 "创建者") 中通用的列。

如果您的可重用工作流要求特定列出现在您与之关联的列表或库中, 则可以将这些列添加为关联列。 当可重复使用的工作流与该列表或库相关联时, 关联栏会自动添加到列表或库。

创建可重用工作流时, 也可以选择将可重用工作流筛选为特定内容类型。 这使你能够在SharePoint Designer 2010 中处理内容类型的字段。 例如, 如果可重复使用的列表工作流与文档内容类型相关联, 则在特定于内容类型的工作流字段中查看和使用, 例如 "文档 ID"。 然后, 在浏览器中, 你可以将可重复使用的工作流与特定内容类型或从该内容类型继承的任何内容类型相关联。 如果将工作流关联到网站内容类型, 则会使该工作流可用于该内容类型已添加到的网站上的每个列表和库中的所有项目。 如果将工作流配置为全局可重用工作流, 您甚至可以将其提供给集合中的网站。

如果您希望用户能够使用您在多个网站、列表、库和内容类型上设计的工作流, 可重用的工作流可能最能满足您的需求。 我们预计 SharePoint 2010 的大多数工作流将使用可重用的工作流。

网站工作流

网站工作流与网站相关联, 而不是与列表、库或内容类型相关联。 因此, 与大多数工作流不同, 网站工作流未在特定列表项上运行。 因此, 对于网站工作流不可用的项目, 可以使用许多操作。

在浏览器中, 通过单击 "网站操作" 菜单, 单击 "查看所有网站内容", 然后单击 "网站工作流" 来启动网站工作流或查看运行网站工作流的状态。

如果你想要创建工作流, 但不需要工作流的列表、库或内容类型, 网站工作流可能最能满足你的需求。 例如, 你可以创建网站工作流, 以便用户提供有关网站的反馈。

什么是事件？

事件是启动或启动工作流的内容。 事件还可用于管理工作流中操作的计时, 例如等待要更改的项目的状态。 有三个事件可以启动工作流:

• 创建了一个项目。

• 更改了项目。

• 工作流参与者单击 SharePoint 网站上的 "开始" 按钮。

你可以创建参与者手动启动的工作流, 或者创建在创建或更改列表项时自动启动的工作流。 例如, 你希望配置你的自定义设计更改请求审批工作流, 以便可以手动启动该工作流, 并且在项目发生更改时, 而不是最初创建项目时。 在工作流的 "设置" 页面上, 在 "启动选项" 中, 选择 "禁用项目创建时自动启动"。

当工作流参与者手动启动工作流时, 该人员首先浏览到该工作流附加到的列表或库。 任何至少具有 "参与" 权限级别的人员都可以启动设计为手动启动的工作流。 若要手动启动工作流, 参与者单击项目, 单击菜单上的 "工作流", 然后从显示该项目可用的所有工作流的页面中选择工作流。 参与者填写工作流启动窗体 (如有必要), 然后通过单击窗体上的 "开始" 按钮来启动工作流。 启动工作流会为该特定项目创建该工作流的一个新实例。

对于手动启动的工作流, 启动窗体可以像左侧的图像一样简单, 或者更复杂, 如右侧的图像。

简单窗体

更复杂的窗体

您还可以在设计工作流时将自定义域添加到启动窗体。 然后, 工作流参与者可以通过填写此表单向工作流提供信息, 这些设置将传递到工作流。 此时将启动新的工作流实例, 并且该工作流可以查找并使用在工作流中的任何位置通过表单提供的信息。 你还可以指定将在关联窗体中用于可重用工作流的字段。

什么是操作？

操作是工作流中最基本的工作单元。 SharePoint Designer 2010 提供了一组现成的可重用操作, 可供你合并到工作流中。 例如, 你的工作流可以:

• 创建、复制、更改或删除列表项 (包括文档)。

• 签入或签出项目。

• 发送电子邮件。

• 为团队网站的 "任务" 列表中的人员创建任务。

• 从参与者处收集可在工作流中稍后引用的数据。

• 暂停或停止工作流。

• 将工作流信息记录到历史记录列表, 以供否认或工作流调试使用。

• 设置工作流变量或执行计算。

SharePoint Server 2010 包括三个新任务操作: 启动审批流程、启动反馈流程和启动自定义任务流程。 SharePoint Server 2010 中包含的 "大 3" 工作流 (审批、收集反馈和收集签名工作流) 是通过这些操作生成的。 "审批" 操作可在审批过程中对所有重要事件进行图面, 使您可以轻松地设计工作工作流过程, 其中许多人在特定文档上进行交互或协作。

工作流可以包含任意数量的操作。 刚才列出的操作由工作流执行, 但其他操作可能由工作流参与者执行。 例如, 在 "审批" 工作流中, 实际审阅和审批文档的行为由工作流参与者完成。 工作流参与者执行的操作由分配给该人员的任务在 "指定的任务" 列表中表示。 Diagram1 中的五个操作: 示例图表工作流, 本文开头附近是:

• 发送电子邮件以通知审阅者

• 查看文档 (分配给工作流参与者的任务)

• 将文档移动到已批准的文档库

• 发送电子邮件通知团队

• 发送电子邮件以通知文档作者

在最基本的意义上, 当你设计工作流时, 请确定所需的操作序列, 然后使用工作流编辑器来组装该操作序列。 例如, 在 "图 1: 示例审批" 工作流中, 你想要的第一个操作是发送电子邮件以通知审阅者。

因此, 在工作流编辑器中, 单击第一个步骤, 键入部分或全部电子邮件, 然后选择 "发送电子邮件"。

什么是条件？

设计工作流时, 可以使用工作流编辑器创建规则, 将条件逻辑应用到 SharePoint 网站、列表、项目和内容类型。 规则建立一个条件, 仅当该条件为 true 时, 工作流才会执行相关联的操作。 例如, 你可以创建一个规则, 其中仅当特定人员创建了项目时, 工作流才向该邮件发送审阅者。 您还可以为每个分支添加多个条件。 例如, 你可以创建一个规则, 其中仅当某个项目是由特定人员创建的 (1), 并且文档标题包含特定关键字时, 才将电子邮件发送给审阅者。 最后, 你可以将多个操作与一个条件相关联。 例如, 你可以创建一个规则, 其中项目由特定人员创建, 然后 (1) 将审阅者发送一封电子邮件, (2) 会将工作流信息记录到历史记录列表中。

若要进行求和, 规则是与一个或多个操作相关联的一个或多个条件: 如果条件中的所有子句均为 true, 请执行所有相关联的操作。

在前面的示例中, 用户为工作流指定了一组两个条件和两个操作。 但是, 你可以在工作流中创建多个分支: 如果条件 A 为 true, 请执行一项操作;如果条件 B 为 true, 请执行其他操作。 若要向步骤添加分支, 请单击 "插入 Else" (如果是 "分支")。 例如, 在 "审批" 工作流中, 如果审阅者批准了文档, 则工作流将执行一系列操作;如果审阅者拒绝文档, 则相同的工作流将执行不同的操作。 这是一个条件分支。

在工作流编辑器中, 此步骤具有两个分支, 外观如下所示。

您还可以创建没有条件的分支。 这样, 当条件或条件集为 true 时, 工作流将执行一个操作, 如果它们为 false, 则执行其他操作。 例如, 如果条件为 true, 则工作流中的以下步骤将邮件发送给审批者;否则, 工作流将仅向工作流发起人发送消息。 通过添加没有条件的分支, 工作流将在第一个分支中的条件为 false 的任何情况下执行该分支中的操作。

SharePoint Designer 2010 提供了几种现成的可重用条件供您合并到工作流中。 例如, 你可以指定工作流仅在项目执行时执行关联的操作:

• 在特定时间范围内创建或修改。

• 由特定人员创建或修改。

• 具有包含指定关键字的 title 字段。

• 是特定类型的文件, 或文件大小在特定范围内。 (仅当工作流附加到文档库时, 此条件才可用。)

有关SharePoint Designer 2010 中可用条件的详细信息, 请参阅工作流条件 SharePoint Designer 2010: 快速参考指南。

此外, 你可以在SharePoint Designer 2010 中创建自定义条件和高级条件, 你可以在其中指定各种参数范围。 使用自定义条件, 您可以将当前列表中的字段与值进行比较。 例如, 你可以创建自定义条件, 其中 "审批状态" 字段为 "已批准" 时, 请执行相关操作。 有了高级条件, 您可以将一个值与另一个值进行比较。 这允许你创建任何列表中的字段与另一个列表中的值之间的比较。 例如, 你可以为 "共享文档" 库创建高级条件, 其中 "任务" 列表中的 "状态" 字段的值等于 "待定" 时, 请执行相关操作。

并行操作与串行操作

如果你有多个操作与某个条件相关联, 则可以将操作设置为同时运行 (并行) 或一个之后的其他操作 (串行) (串行), 默认值为。

串行操作    例如, 在以下工作流中, 你可以设置两个操作, 以便在审批文档时, 将文档复制到 "存档" 文档库, 然后 (随后) 发送一条消息。 在工作流编辑器中 , 指示第二个操作在第一个操作之后发生。

并行操作例如, 在 "在以下工作流中" 中, 你可以设置两个操作, 以便在审批文档时同时发送一条消息, 并且将文档 (同时) 复制到已批准的文档库。 在工作流编辑器中,指示第二个操作与第一个操作在同一时间发生。 这对于花费大量时间的任务和操作尤其有用。 例如, 在任务的情况下, 它可用于控制任务的分配时间。

什么是步骤？

工作流由一个或多个步骤组成。 每个步骤可以包含许多操作和关联的条件。 您甚至可以在其他步骤中嵌套步骤。 你可以执行此操作来帮助组织你的工作流。 你可以将步骤视为工作流编辑器中的功能块。 例如, 以下工作流具有两个步骤, 如工作流编辑器中所示。

步骤允许你对条件和操作进行分组, 以便可以在第二组之前计算和执行一组规则 (条件和操作)。

将工作流中的操作配置为使用工作流作者的权限运行。 在SharePoint Designer 2010 中, 你可以使用模拟步骤让工作流执行操作 模拟工作流作者, 而不是工作流发起人。 模拟步骤在审批和发布方案中非常有用, 在这种情况下, 提交要审批的内容和审批内容的人员具有不同的权限。

工作流作者是上次发布工作流的人员。 当其他用户重新发布工作流时, 工作流作者不会更改工作流的正在进行的实例。 重新发布工作流后启动的工作流实例将使用已更新的工作流作者。

在以下情况下, 启动工作流的人员不具有将文件添加到存档库的权限, 但工作流作者需要执行此操作。 当人员启动工作流时, 如果条件在模拟步骤中计算为 true, 则使用工作流作者的权限将文档复制到存档库。 步骤2不是模拟步骤, 因此它以工作流发起人的身份运行。 最佳做法是仅对需要工作流作者权限才能成功的最小操作集使用模拟步骤。

一个步骤或多个步骤？ 某些工作流可以设计为一个步骤中的一系列操作, 也可以是一系列步骤。 例如, 以下步骤中的操作可能分解为单独的步骤或作为单独的步骤嵌套在条件块中

下面是使用条件块中的嵌套步骤的进程示例。

步骤是组织工作流的一种方式。 在工作流中使用步骤的确切方式是非常出色, 最高可达个人首选项。 例如, 工作流可能在不使用条件的步骤中具有许多操作。 在这种情况下, 你可能希望将操作分成几个步骤, 以便更好地组织它们。 在转到下一步之前, 一个步骤中的规则将被处理为结论, 因此你希望按所需的相同步骤规则进行分组来影响所需的特定操作或操作。

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增强功能, InfoPath 2010 表单在SharePoint Server 2010 上

如果您的服务器运行的是SharePoint Server 2010 (而不是SharePoint Foundation 2010 ), 则工作流表单 (关联、启动和任务) 现在是InfoPath 2010 表单。 可轻松更改 infopath 表单的外观和布局, 并且可以向 InfoPath 表单添加验证规则。 若要在InfoPath 2010 中编辑工作流表单, 只需单击窗体, infopath 将直接从 SharePoint Designer 2010 打开该表单。 InfoPath 表单适用于列表、库和工作流。

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工作流可视化

如果以下情况, 你还将看到工作流的状态的工作流可视化:

• 发布工作流时在SharePoint Designer 2010 中选中"在状态页上显示工作流可视化" 选项

• 发布工作流的计算机安装了 Visio Premium 2010

• 工作流正在SharePoint Server 2010 上运行

• Visio Graphics Services 正在服务器上运行

使用工作流可视化, 工作流的 visio 图表会自动创建并显示在 "工作流状态" 页面上的 visio Web 部件中。 工作流可视化显示特定工作流所在位置的 "实时" 视图。

查看项目的 "工作流" 页面您也可以单击列表中的项目, 然后单击菜单上的 "工作流"。

当用户在项目SharePoint Foundation 2010 或SharePoint Server 2010 上启动工作流时, 该项目所在的列表或库会添加一个新列。 默认情况下, 列名称与工作流的名称相匹配。 此只读列显示该工作流中的项目的当前状态。 首次运行每个工作流时, 将自动添加此状态列。

在每列中, 工作流状态是一个链接。 例如, 当您单击 "正在进行" 时, 您将看到该工作流实例的 "工作流状态" 页面。

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