Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler 是一种基于 Web 的程序,当您没有 Microsoft Outlook 或者位于不基于 Windows 的操作系统上时,则可以使用该程序创建 Lync 会议。借助 Web Scheduler,您可以使用最喜欢的电子邮件程序创建新会议、更改现有会议和发送邀请。

贵公司的支持团队将向您提供用于登录 Web Scheduler 的用户名和密码。

本文内容

创建 Lync 会议

Lync 会议支持联机会议和电话会议。参与者可以使用计算机加入会议以查看演示文稿,或者通过电话呼叫进入会议以仅收听音频。

  1. 转到 https://sched.lync.com 并使用您的用户名和密码登录 Web Scheduler。

  2. 单击“新建会议”。

  3. 在“主题”框中,为会议键入主题。

  4. 您可以将会议位置保留为“联机会议”,如果有与会者亲临现场参加会议,则也可以添加一个位置(如会议室)。

  5. 在“消息”框中键入较短消息或会议议程(可选)。

  6. 使用下拉菜单选择会议的时区。

  7. 选择会议的开始结束日期/时间。

  8. 默认情况下,所有人(包括公司外部的人员)都可以绕过大厅,这是一个虚拟等待区域,您可以在这里允许或拒绝访问。 有关如何修改这些选项的信息,请参阅访问和演示者

  9. 默认情况下,您所在组织中受到邀请的任何人都具有演示者权限。有关如何修改这些选项的信息,请参阅访问和演示者

  10. 在“参与者和音频”下方,在可用框中添加参与者姓名,用分号 (;) 分隔。

  11. 单击“检查姓名”以验证您是否具有正确的名称。 对于公司外部的被邀请者,请键入完整的电子邮件地址(如 mailto:contoso@contoso.com)。

注意: Web Scheduler 不检查参与者或会议室的可用性。

  1. 如果您的帐户设置了音频会议提供商,则会议邀请将包括免费电话号码、收费电话号码和参与者代码。会议参与者可以使用计算机音频或者呼叫会议,具体取决于其偏好。

  2. 单击“保存”。

向会议参与者发送邀请

要发送会议邀请,请选择下列方法之一:

使用电子邮件程序发送邀请

使用此方法时,请从 Web Scheduler 中复制会议详细信息,并粘贴到您使用任何电子邮件程序创建的会议邀请中。

提示: 您也可以通过在 Web Scheduler 会议详细信息页面上单击“查看会议加入信息”来访问会议信息。

  1. 创建会议完毕后,单击“保存”。

  2. 包含会议信息的窗口将会打开。

  3. 突出显示会议详细信息(包括会议 URL、音频会议号码和会议 ID)。

  4. 右键单击文本,然后单击“复制”。

  5. 打开任何电子邮件程序,并创建定期会议请求。

  6. 将 Lync 联机会议详细信息(在步骤 4 中复制)粘贴到邀请中。

  7. 添加参与者,验证会议日期/时间,键入会议议程,然后发送邀请。

使用 iCalendar 发送邀请

iCalendar 允许不同电子邮件系统的用户交换日历信息。iCalendar 邀请的收件人必须安装受支持的软件才能打开和响应会议邀请。

  1. 在“我的会议”部分中,按主题选择会议,然后单击“导出为 iCalendar”。

  2. 当系统通过您的电子邮件程序提示时,单击“打开”。

    注意: iCalendar 包括当您安排会议时添加的所有信息(例如,消息、参与者、会议位置、日期和时间)。

  3. 当日历条目打开时,请将其转发到您在安排会议时添加为参与者的人员。

  4. 然后,被邀请者可以使用其首选电子邮件程序(例如,Outlook、Notes、iCal 等等)打开 iCalendar 文件。

访问和演示者

默认的“访问和演示者”选项对于典型小组会议最为适合。您可以根据您的要求、会议类型或参与者自定义会议选项。

在会议详细信息页面上的“访问和演讲者”部分下方,选择哪些人可以绕过大厅以及哪些人可以作为演示者加入会议。

哪些人将绕过大厅

访问选项

发生什么情况

在下列情况下推荐:

仅组织者(已锁定)

仅组织者绕过大厅。其他所有人必须等待,直到得到许可。

您不希望用户在会议之前查看内容,或者您正在讨论机密信息。

我从公司邀请的人员

在您的网络上没有帐户的人员和未受邀请的人员必须在大厅中等待,直至得到许可。

您正在讨论机密信息,希望仅允许公司内部的特定人员加入。

我公司的人员

在您的网络上没有帐户的人员必须在大厅中等待,直至得到许可。

所有参与者都在您组织的网络上具有帐户,并且您没有讨论机密信息。

包括我公司外部人员在内的每个人

没有人在大厅中等待。

您正在邀请外部参与者,并且未讨论机密信息。

重要: 即使启用了会议厅,呼叫进入会议的参与者也将自动绕过会议厅。

哪些人是演示者

演示者选项

哪些人是演示者

在下列情况下推荐:

仅组织者

仅安排会议的人员。

演示时参与者不必与会议内容进行交互。您可以在会议期间指定其他演示者。

我公司的人员

您邀请的在您的网络上拥有帐户的每个人。

企业内部组工作会话,所有参与者可以共享和修改会议内容。

包括我公司外部人员在内的每个人(无限制)

您邀请的每个人。

与在您的网络上没有帐户的人员进行的组工作会话。

我选择的人员

您和您选择的参与者。

具有多个特定演示者的演示。

注意: 不能使用“我选择的人员”选项邀请外部参与者或通讯组列表作为演示者。 在会议室中时,您可以向个人授予演示者访问权限。

加入会议

您可以使用邀请中的会议链接登录会议,或者单击 Web Scheduler 中的“加入会议”选项卡启动会议。

  1. 在“我的会议”中,单击您的会议。

  2. 在会议详细信息页面上,单击“加入会议”选项卡。

  3. Lync 随即打开,允许您登录会议。

查看或编辑现有会议

您可以在 Web Scheduler 的“我的会议”选项卡下方查看您已经组织的所有会议。请注意,Web Scheduler 仅列出您已经组织的会议,而不是您受邀参加的会议。

  1. 单击某个会议以打开会议详细信息页面,其中包含会议的简短摘要、一组可操作的选项卡和会议信息。

  2. 单击“编辑”。

  3. 进行所需的更改,然后单击“保存”。

  4. 在成功通知上单击“确定”,并验证修改后的信息。

重要: 当更新会议时,您需要手动向被邀请者发送更新的信息。Web Scheduler 不会自动更新您的日历。

  • 如果使用 iCalendar 发送邀请,请再次单击“导出为 iCalendar”以打开邀请,然后发送更新。

  • 如果在定期会议邀请中复制了 Lync 会议详细信息,请打开邀请,使用新会议详细信息进行更新,并重新发送给参与者。

删除或取消会议

在计划结束时间后的 14 天内,您的会议将会到期,但是如果要清理 Web Scheduler 或取消会议,请删除会议。

  1. 在“我的会议”选项卡下方,单击要删除的会议。

  2. 在会议详细信息页面上,单击“删除会议”选项卡。

  3. 在确认框中单击“是”。

    重要: 您需要向参与者发送取消通知,因为 Web Scheduler 不会自动更新您的日历。

  4. 如果使用 iCalendar 发送了邀请,请打开邀请,并单击“取消”。这将向收件人发送取消通知。

  5. 如果在定期会议邀请中复制了 Lync 会议详细信息,请打开邀请,然后单击“取消”以向被邀请者发送取消通知。

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