Project Online 中的项目通信的最佳做法

作为项目经理, 您与许多项目利益干系人进行通信-从执行项目任务的团队成员到组织管理人员和项目客户。由于通信对项目的成功至关重要, 并且您向不同类型的利益干系人传达不同类型的信息, 因此您需要一个可靠的项目沟通计划。你可以通过 Project Online 套餐使用 Project Web App 来实施你的通信计划的许多方面, 并与适当的人员交换正确的信息类型。

本文内容

为什么项目沟通如此重要？
在项目中进行通信的最佳做法
在 Project Online 中发布通信计划
向团队成员展示如何访问项目日程
标识和设置正确的报表

为什么项目沟通如此重要？

通过单个项目中涉及的许多人 (大型或小型), 通信在项目成功或失败方面具有极其巨大的作用。当通信不需要时, 你的项目可能会遇到 missteps, 如假设、重复劳动或与之相反的工作。此外, 利益干系人可能会认为他们在孤立的小仓库中, unheard 和不受支持, 这可能导致士气不佳和效率下降。

另一方面, 当通信正常时, 你的项目可在处理、识别和阻止问题和风险、解决问题、解决问题以及根据声音事实做出决策时体验效率。在项目中促进良好通信可提高项目按时和预算范围内的可能性。

什么是良好的通信？它与适当的人交换正确的信息。确保能够听到所有级别的利益干系人。有用于正式和非正式对话的频道, 这些频道将项目向前推进其目标。

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在项目中进行通信的最佳做法

考虑项目通信的正确时机是在项目的规划阶段。实际上, 在项目的前几个任务中添加通信流程开发可向团队发送通知, 表明每个团队成员的工作都是项目成功的关键。

以下各部分详细介绍了如何在项目的整个生命周期中处理通信的四个问题, 以及如何将您的答案编译为适用于每个人的通信计划。

您需要与谁进行通信？

您需要与有兴趣的每个人进行沟通, 或者承担项目成功的风险, 即项目利益干系人。考虑这些利益干系人的情况。他们可能处于组织中的不同级别, 一些可能是您的组织外部的。以下是一些可能的项目利益干系人:

项目工作组成员。这些人员正在执行项目的实际工作。
项目组合管理器。如果您的组织规模较大, 同时运行大量项目, 您可能需要与项目组合经理进行沟通。
资源管理器。与公文包经理一样, 如果您的组织主要基于 project, 则您可能需要与资源经理密切协作, 以确保具有相应技能集的人员可以使用。
管理层管理。较高的管理层通常需要了解项目的发展方式, 尤其是在计划和成本方面。
主办方或客户。可能有不同于管理层的承办人或客户, 并且其支付项目的费用。
最终用户代表。此人表示项目在完成时可能会带来好处或以其他方式影响的人。

他们需要哪些类型的信息？

由于第一条通信规则是了解你的受众, 因此当你自定义与每组利益干系人需要了解的内容时, 你可以获得最大程度的通信投资回报。

例如, 项目工作组成员需要知道他们所分配的任务, 以及根据他们的任务执行工作的人员。他们可能还需要偶尔查看完整的项目日程, 以保持对范围和重点方向的良好理解。

与需要重要详细信息的团队成员不同, 高级管理人员或项目发起人对项目的发展方式需要非常高的概括。他们最关心的是针对项目日程和预算的性能, 并且希望知道项目是否已完成目标。

查看利益干系人列表, 并从其观点考虑项目。这将帮助你确定要与他们交换哪些信息, 以及通信应采用的形式。此外, 还可与利益干系人交谈, 了解他们的沟通方式以及他们喜欢的沟通方式。

不同类型的通信需要多长时间才能发生？

尝试达到合适的平衡: 通讯太少, 并且项目风险比本应更 mishaps;过多的通信和会, 利益干系人感觉工作是 busywork 的, 这会影响实施或监督项目的时间。

每周状态报告和时间表是项目工作组更新到日程安排的标准, 尽管每天需要20分钟的 "独立式" 会议是最可取的。同样, 主办方和客户也可能需要每周的项目日程摘要和成本业绩。如果您使用 "公文包经理" 或 "最终用户代表" 进行签入, 则可能是每月或每季度的通信。

每个项目及其通信需求各不相同。请仔细考虑与你的项目的不同利益干系人通信的频率。同样, 请与您的利益干系人联系, 了解他们所需的内容, 并愿意进行调整以适应项目及其人员。

将使用哪种技术来交换信息？

了解您和您的利益干系人可以使用的组织技术资源。定期面对面会议和通过电子邮件交换信息通常是标准的。但是, 使用类似 Skype for Business 的工具可能对地理位置分散的利益干系人非常重要, 并且可以包括音频、视频、屏幕共享和虚拟白板。即时消息 (IM) 可以比电子邮件更直接和指向点, 并且可以帮助风险承担者更快地获取所需的信息。使用 Yammer 之类的工具, 你的团队可以在专用社交网络中互相连接。您可以共享信息、与流程聊天、解决问题以及做出决策。

无论您做什么, 都可以尝试使用每个人都熟悉的技术工具。但是, 如果满足项目和团队的需要, 请不要再尝试一种新技术, 或者, 如果这种做法最合适, 则可以返回到 "老式" 通信方法。要点是有助于在项目团队中更好地协作。